档案影像化服务采购合同公告（梅州市社会保险基金管理局2022）
发布时间：2022-10-21 09:34:55
采购计划编号：441401-2022-01568 预算金额：4963395 采购品目：
代理机构：梅州市社会保险基金管理局 项目经办人： 项目负责人：
梅州市社会保险基金管理局梅州市社会保险基金管理局档案影像化服务项目的合同公告
一、合同编号
441401-2022-01568
二、合同名称
梅州市社会保险基金管理局档案影像化服务项目
三、项目编号
441401-2022-01568
四、项目名称
梅州市社会保险基金管理局档案影像化服务项目
五、合同主体
采购人(甲方)：梅州市社会保险基金管理局
地址：新中路82号
联系方式：0753-2302619
供应商(乙方)： 深圳市玖洲信息科技有限公司
地址：深圳市南山区南山街道登良社区登良路23号汉京大厦7E
联系方式：0755-88278492
六、合同主要信息
主要标的：
序号
名称
数量(单位)
单价(元)
总价(元)
1
档案影像化服务
1(项)
1,810,000.00
1,810,000.00
合同金额： 1,810,000.00元，大写金额：壹佰捌拾壹万元整
履约期限：2022年10月17日至2023年03月05日
履约地点：梅州市
采购方式：公开招标
七、合同签订日期
2022年10月17日
八、合同公告日期
2022年10月21日
九、其他补充事宜
合同附件：
广东省政府采购合同书（深圳市玖洲信息科技有限公司）.pdf广东省政府采购合同书（深圳市玖洲信息科技有限公司）.pdf
广东省政府采购合同书（深圳市玖洲信息科技有限公司）.pdf广东省政府采购合同书（深圳市玖洲信息科技有限公司）.pdf
梅州市社会保险基金管理局
2022年10月21日
广东省政府采购合同书项目名称：梅州市社会保险基金管理局档案影像化服务项目项目编号：441401-2022-01568签订地点：广东省梅州市甲方：梅州市社会保险基金管理局电话：0753-2302619传真：0753-2269605地址：广东省梅州市梅江区新中路82号乙方：深圳市玖洲信息科技有限公司电话：0755-88278492传真：0755-88278492地址：深圳市南山区登良路23号汉京大厦7E根据梅州市社会保险基金管理局档案影像化服务项目的采购结果，按照《中华人民共和国政府采购法》，《中华人民共和国民法典（合同编）》的规定，经双方协商，本着平等互利和诚实信用的原则，一致同意遵守本合同如下。、合同金额1、合同总金额为（人民币大写）：壹佰捌拾壹万元整（￥：1810000.00）2、总报价应包含用户需求书中要求的相关服务内容的全部费用、辅助器材费、人员服务费、项目管理费、税费、其他杂费等及合同实施过程中应预见和不可预见费用等；甲方不再支付其他费用。二、服务范围甲方聘请乙方提供以下服务（一）根据国家、省、市等相关档案数字化管理要求，按照社保部门管理的社保业务档案来完成历史电子化扫描归档服务，完成大埔县、丰顺县社保局共3636790页业务档案影像化加工服务。（二）项目实施须严格按照《关于明确全省社保业务历史档案影像化工作标准的通知（粤社保函（2020）498号）文件要求进行。高效准确地对所有库存社保业务档案进行档案扫描加工并将影像化数据上传至甲方指定档案管理系统，并对原件进行妥善整理和规范装订装盒具体要求如下：1、领卷（1）领取档案时，严格办理数字化扫描档案的交接手续，建立严密的各个环节交接程序，做好交接记录。档案交接工作由属地社保局工作人员和乙方的固定人员负责，双方签字确认。2、档案整理（1）基本要求对档案进行排序整理，每一类档案中以单人的材料为一件，每件材料中主表在前、附件在后，若干件组成一卷，每卷厚度1.5-2厘米，截印页码，按统一报表格式录入相应的卷内信息，生成并打印卷内目录，放于卷内材料前面。（2）档案预整理将每卷档案按照个人拆分成件，每件打印并粘贴条码；对档案原件进行页码校对。（3）档案清理对完成预整理的业务档案，检查页码的准确性（错误的页码须重新编码），去除装订线、去除金属物品等杂物，展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分非规范的档案，如纸页大小厚薄不一、发黄发脆，以及破损的档案要进行修补、压整、裱糊。3、档案扫描（1）扫描要求使用彩色模式进行扫描，要求不损坏档案原件，不漏扫：对于纸页较薄或较脆容易破损的应使用平板扫描；A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理；大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。（2）存储和压缩方式采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储，存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。数字图像的存储管理应与原纸质档案的保管模式对应存储（3）图片要求影像真实反映纸质档案原貌、图像完整无误、清晰度高、图像分辨率至少300dpi以上、无黑色斑块等污点、黑边、黑线和网花、能清晰显示档案所有内容、扫描影像主体倾斜角度不超过1度、色彩为256级灰度；当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。（4）设备参数用于档案影像化加工的计算机、扫描仪和条码打印机的性能应不低于以下标准①计算机CPU（频率）W2GHz；内存（容量）≥1GB；有独立显卡：显存≥128MB。②扫描仪支持黑白和彩色扫描，扫描速度：300DPI条件下不低于62PPM/124IPM（PPM:每分钟页数，IPM：每分钟影像数）；扫描模式：支持双面彩色扫描模式；分辨：彩色输出：不低于300DPI；黑白输出：不低于300DPI。③条码打印机打印方式：热转印/直热方式；分辨率：W200DPI。4、影像质检（1）档案扫描后，应对档案影像进行质检。（2）扫描后的图像应确保符合正常的阅读习惯，图像倾斜度小于0.5度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，并确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰。（3）图像处理完毕后，应将扫描完成的图像序列做文件标记分隔，对扫描的资料按卷宗号分成单份资料影像系列。5、信息录入信息著录标准如下：（I）案卷信息录入全宗号：对应的单位全宗号一级类目：对应纸质文件一级类目名称类别号：对应纸质文件目录号二级类目：对应纸质文件二级类目名称案卷顺序号：对应纸质档案案卷号，案卷名称：对应纸质文件三级类目名称年度：对应纸质文件年度月份：对应纸质文件月份密级：对应纸质文件密级保管期限：对应纸质文件保管期限案件件数：对应纸质文件总件数案件页数：对应纸质文件总页数归档部门：对应的档案立卷整理部门立卷人：对应的档案整理立卷相关责任人（2）卷内信息录入档案类别：对应卷内纸质文件三级目录个人编号：按相关信息录入姓名：对应卷内文件的每件文件的个人姓名公民身份号码：对应卷内文件的公民身份证号码单位代码：按相关信息录入单位名称：对应卷内文件的每件文件的单位名称保管期限：对应纸质案卷文件保管期限页号：对应卷内文件的每件主件的页码编号页数：对应卷内文件的每件文件的总页数收集时间：对应卷内文件的每件文件的收集时间办结时间：对应卷内文件的每件文件的办结时间6、编著档号按照广东省社会保险业务档案档号形成规则编著档案号码：行政区划代码-全宗号一年度保管期限-目录号-案卷号一件号。7、数据挂接（1）扫描图像文件应与目录数据进行挂接。将档案图片和对应档案的著录内容进行挂接，建立起档案图片和著录内容的一一对应；挂接正确率要达到100%。（2）中标供应商负责将档案数字化成果数据挂接至采购人使用的电子档案管理系统中确保成果数据的快速查询利用，并将原始数据移交给采购人。（3）中标供应商须完成所有档案数字化成果数据导入和挂接到广东省社会保险基金管理局档案数字资源库管理系统。8、文件备份档案数据备份要求将扫描后的电子信息数据资料（数据库/扫描图像）在与主数据库所在机器相分离的备份机上建立主数据库的一个拷贝。9、档案装订将扫描加工完成的档案排好顺序，以3孔1线棉线装订方式恢复档案原装订并装盒；或按属地社保局要求采用钉装形式。装订孔尽量采用原装订孔。10、档案归还将档案按归档号顺序排序，并按借卷记录的数量将档案归还到库房，双方对还卷情况签字确认。三、甲方乙方的权利和义务（一）甲方的权利和义务：1、甲方负责项目建设的整体组织协调、施工现场监督、组织验收等工作，发现与合同有关条款不符的情况，有权要求乙方立即改正，乙方应无条件改正。2、甲方提供档案影像化服务扫描加工场地和场地内加工期间的水电、空调。3、甲方为乙方提供必要的条件（工作场地、联系调研、组织协调等），并及时配合乙方进行档案提卷，以满足项目的实施需要。4、甲方组织人员实现档案影像化服务验收，实行跟踪验收，发现问题及时通知乙方，保证项目的顺利进行。（二）乙方的权利和义务：1、乙方应接受甲方的监督与管理，全面正确完成合同约定的工作和任务2、乙方负责选派合格的专业技术骨干组成项目实施队伍，到施工现场进行本项目的建设工作。3、乙方负责提供扫描过程中所用到的其他设备（例如电脑、存储设备、扫描仪、打印机等）、所有设备的耗材和办公用品。乙方负责所有设备的维护、保养、维修、配件更换和耗材采购等，甲方不支付任何费用。乙方应保证设备在服务期间能正常使用。项目完工后，乙方撤走设备。4、乙方负责必要的扫描前处理，严格质量管理，保证影像质量达到质量标准，做好质量检验工作。经甲方检查不符合验收标准的内容，乙方应根据甲方要求进行返工，直至符合甲方的验收要求为止。5、乙方负责完成档案扫描后（甲方指定存储方式）的备份工作。乙方需在甲方指定的场地作业，对所使用的场地、设备以及接收档案的安全（防污损、防毁坏、防火、防盗、防泄露、防虫害等）负全责。6、在项目实施期间，乙方派驻在甲方现场的人员应遵守甲方的相关规章制度。乙方工作人员若有违反采购人规定或工作质量出现问题的，甲方有权提出更换人员，乙方应无条件进行更换。7、乙方确保为完成本合同而提供给甲方的服务不侵犯任何第三方权利，如导致第三方主张权利或者甲方遭受索赔，乙方应负责解决并应当赔偿给甲方造成的全部损失。四、服务期间（项目完成期限）1.委托服务期间自2022年10月17日至2023年3月5日止。2、档案扫描工作必须在甲方指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。乙方应做到：（1）乙方参与本项目的所有工作人员必须通过甲方的审核，并登记备案。乙方必须向甲方提供以下资料：《工作人员登记表》（每人一式一份，工作人员身份证复印件），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。（2）项目实施过程中，乙方如需更换或增加工作人员，必须提前3个工作日向甲方提供拟加入人员的资料，取得甲方签字同意后方可更换或增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，乙方需在人员离岗后5个工作日内，在甲方保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。整个项目实施过程中，更换工作人员比例不得高于20%。（3）乙方参与本项目的工作人员必须接受甲方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。（4）未经甲方批准，乙方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。（5）乙方工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。（6）项目实施过程中，乙方的所有岗位工作人员不得携带手机等可拍摄取像的设备进入扫描室。八、质量监督1、乙方不得造成档案遗失，如果造成档案遗失，按5万元/卷作为最低赔偿，同时因档案遗失给甲方的服务对象造成的损失由乙方负责。2、乙方不遵守工作规则导致档案污损的，先进行修复，并按500元/页赔偿；无法修复的，按卷赔偿，每卷赔偿金额2万元3、乙方如因工作失误造成档案泄密，按2万元／件进行赔偿4、漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别大，按照每页10元予以处罚并由乙方更正。5、乙方在档案录入、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度依据以下标准进行赔偿：（1）录错年份、类别、案号等，100元／次；（2）录错案件其他信息，如人员编号、姓名、身份证号，单位编码或名称等，录错一处按10元处罚。（3）整理装订、装错盒等错误，100元/处。（4）出现其他错误情况，100元/次。九、违约责任与赔偿损失1、乙方提供的服务不符合本合同或招标文件、投标文件规定的，甲方有权拒收，并且乙方须向甲方支付本合同总价5%的违约金。2、乙方未能按本合同规定的交货时间提供服务，从逾期之日起每日按本合同总价3%的数额向甲方支付违约金；逾期半个月以上的，甲方有权终止合同，由此造成的甲方经济损失由乙方承担3、甲方无正当理由拒收接受服务，到期拒付服务款项的，甲方向乙方偿付本合同总价5%的违约金。甲方逾期付款，则每日按本合同总价的3%向乙方偿付违约金。4、如果乙方或其工作人员违反本合同约定的保密义务，乙方应向甲方支付合同总价10%的违约金，甲方受到的损失超出违约金的部分，由乙方继续承担赔偿责任。5、其它违约责任按《中华人民共和国民法典（合同编）》处理。十、争议的解决合同执行过程中发生的任何争议，如双方不能通过友好协商解决，由甲方所在地法院管辖。十一、不可抗力1.任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力事件结束后1日内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明或双方谅解确认后，允许延期履行或修订合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。十二、税费在中国境内、外发生的与本合同执行有关的一切税费均由乙方负担。十三、其它1.招标文件、投标文件、中标通知书均为合同的有效组成部分，与本合同具有同等法律效力。2.在执行本合同的过程中，所有经双方签署确认的文件（包括会议纪要、补充协议、往来信函）即成为本合同的有效组成部分。3.如一方地址、电话、传真号码有变更，应在变更当日内书面通知对方，否则，应承担相应责任。4.除甲方事先书面同意外，乙方不得部分或全部转让其应履行的合同项下的义务。十四、合同生效1.本合同在甲乙双方法人代表或其授权代表签字盖章后生效。2.合同一式伍份，甲方贰份，乙方执贰份，代理机构壹份。甲方（盖章）：梅州市社会保险基金管理局乙方（盖章）：深圳市玖洲信息科技有限公司2代表（签字）代表（签字）:2022年10月签订日期：21022年10月签订日期：签订日期：21022年10月开户名称：深圳市玖洲信息科技有限公司银行帐号：44201010100052511566开户行：建设银行股份有限公司深圳海月支行
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案影像化服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
