武汉市规划档案数字化管理 档案整理采购合同公告（武汉市东西湖区自然资源和规划局2022）
武汉市东西湖区自然资源和规划局武汉市东西湖区自然资源与规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目合同公告
一、合同编号：无
二、合同名称：武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目合同
三、项目编号：无
四、项目名称：武汉市东西湖区自然资源与规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目
五、合同主体
1、采购人（甲方）：武汉市东西湖区自然资源和规划局
2、地址：武汉市东西湖区台商大厦
3、联系方式：027-83243235
4、供应商（乙方）：武汉金档科技有限公司
5、地址：武汉市武昌区中北路257号爱尚东亭1-3-1801
6、联系方式：13397152780
六、合同主要信息
1、主要标的名称：工程规划档案
2、规格型号（或服务要求）：卷
3、主要标的数量：5000
4、主要标的单价：158
5、合同金额：78.5(万元)
6、履约期限、地点等简要信息：
2023年2月28日前，两馆一中心
7、履约保证金收取情况：
收取金额： 0(万元) 收取比例： 0%
8、采购方式：公开招标
七、合同签订日期：2022-09-28
八、合同公告日期：2022-11-08
九、其他补充事宜：
根据合同约定，签订了合同补充协议一份
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武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目合同甲方（采购人）：武汉市东西湖区自然资源和规划局乙方（供应商）：武汉金档科技有限公司根据《中华人民共和国合同法》等法律法规的规定，甲方就武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理项目的采购事宜与乙方经充分协商，达成一致意见，共同订立合同，以明确双方的权利与义务，供双方共同遵照执行。第一条采购事项1、采购事项名称：武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目，项目编号：WHLKZC-2022-012A（1187）。2、采购服务内容：5000卷／宗工程规划档案数字化加工（以实际完成卷／宗为准），包括档案整理、档案扫描、档案装具等。3、采购服务范围序号服务项目服务内容档案整理打印档案卷皮、卷内目录和档案盒脊背，扫描完毕后装订、装盒上架2档案扫描对加工的档案进行扫描、图像处理、质检、数据挂接、数据备份等全部数字化加工服务4数字化加工图像处理5数字化加工数据挂接6数字化加工数据质检7档案装订还原8档案实体验收入库9项目验收10数据备份11成果移交（含整理后档案入库上架）4、采购服务工作场地：乙方在甲方提供的指定的工作地点为甲方提供服务，并主动接受甲方对工作场地的监督、检查。第二条采购服务合同的期限本合同的期限：合同签订后乙方入场，在甲方确定档案整理标准后开始计算工作期限，在90个工作日内完成全部档案电子化工作，并通过甲方验收。第三条服务质量要求1、乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。2、乙方的档案规范化整理（整理及数字化等）服务质量应符合关于档案整理的国家标准、行业标准及甲方要求，相关具体规范性标准详见附件1。3、乙方的档案整理服务过程中应符合管理性标准的要求及甲方要求。相关管理性规范标准详见附件1。第四条乙方向甲方提交成果乙方须按照国家档案局、湖北省档案局及武汉市档案局发的相关文件规定和标准，完成本次采购包含的档案整理及数字化工作。数据验收合格后，乙方须将目录和原文数据批量导入甲方现有的数字档案管理系统中，并确保条目信息和扫描影像挂接无误，实现在局域网中进行计算机检索、阅读、下载、打印电子档案。第五条服务费用与付款方式1、服务费用：本合同的服务费用预估总额为人民币柒拾捌万伍仟元整（￥785000.00元）。2、付款方式（1）第一次付款签订合同且乙方进驻项目现场后，甲方在十个工作日内凭乙方开具的发票支付合同服务费用50%的项目款项，计人民币叁拾玖万贰仟伍佰元整（小写￥392，500.00元）；胡区（2）第二次付款乙方完成合同约定全部服务内容，经甲方验收并确认合格后十个工作日内，甲方向乙方支付第二笔款项，付款方式如下：①档案总数量≤5000卷且不超过本合同服务费用785000元时，支付金额=（实际完成档案工作量*本合同补充协议的服务单价*95%）一第一次已付款金额；②档案总数量W5000卷且不超过本合同服务费用785000元时，档案数量≤5000卷的部分按上述①方式计算，其中档案数量超过5000卷的部分，档案单价按本合同补充协议服务单价的80%结算：第一次付款、第二次付款金额总和不超过据实结算总费用的95%；③档案实际完成量据实结算的服务费用超过785000元时，按合同服务费用785000元结算，支付金额=785000*45%（3）第三次付款根据档案实际完成量据实结算服务费用（或合同服务费用785000元）的5%作为项目质保金一年后无息支付。乙方应向甲方出具正式的发票，甲方收到发票后十个工作日内以转账方式付款。（4）每次付款至少10个工作日前，乙方应开具等额、合法有效的增值税发票，否则甲方有权顺延支付且不视为违约。第六条采购服务项目的工作进度安排1、乙方在签订本合同前应制作详细的武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化项目实施计划，经甲方审核后作为本合同的附件2。乙方应按该实施计划严格施行。2、甲方按照武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化项目实施计划的进度安排，对乙方的工作进度进行检查，如连续2个月不能按计划进度完成工作，则视为乙方无法履行本合同，甲方有权根据实际情况来进行合同解除。3、如因甲方档案整理标准不确定或更改，及其他不可抗力因素（疫情管控；自然灾害；政府行为；社会异常事件等）造成项目实施进度延期或无法完成，甲乙两方需进行协调，此期间所耗时间不计入项目实施计划时间范围内，后期甲方应协助乙方完成后期工作。第七条技术要求及质量检查标准1、本次服务技术要求具体条款参照附件1。2、甲方委托具有资质的检验机构对乙方服务项目进行验收。3、甲方对加工单位目录与图像挂接完毕的封存数据分批次进行验收。加工单位数据自检后，分批递交采购人检查后封存入库。4、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到99%（含99%）予以验收通过。5、数据验收以抽检方式进行，抽检比例为30%，要求数据挂接准确率达到100%，其他项目合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。6、抽检合格率在99%以下，该批次提交验收数据全部发回加工单位全面自检，自检修正后再次提交，直至验收合格。7、数据验收合格后，加工单位须将目录和原文数据批量导入采购人现有的数字档案管理系统中，并确保条目信息和扫描影像挂接无误，实现在局域网中进行计算机检索、阅读、下载、打印电子档案。第八条甲方的权利和义务1、甲方应按照约定的金额和付款时间向乙方支付服务费用。2、甲方应指定工作人员负责执行本合同，支持和配合乙方的工作，并为乙方完成本合同规定服务提供必要的条件。3、甲方的委托行为及其他相关档案管理行为，须遵守国家法律法规规定。由于甲方违法违规操作造成的损失，责任由甲方承担。4、甲方有权对乙方进行宏观管理，监督乙方日常的工作秩序，随时进行抽样检查，并将结果反馈给乙方。5、甲方须尊重并保护乙方的商业秘密和知识产权。6、甲方应安排专人协调业务部门与档案部门制定完整的档案三合一制度，并对相关细节（如所有未盖章资料是否确定要盖章；老旧资料的名称与新资料不符是怎样界定整理等）进行确认后通知乙方按标准进行整理。第九条乙方的权利和义务1、乙方保证已获取并持有提供本合同规定服务所必须具备的所有许可证、执照及批文。2、乙方应确保甲方档案的实体安全和信息安全，保护国家秘密、甲方商业秘密和个人隐私安全，保护甲方的知识产权。3、乙方严格按照国家法律法规及与甲方约定的档案保管条件、业务操作程序、服务质量标准，开展档案服务，并积极配合档案行政管理部门、保密行政管理部门、甲方上级主管部门及甲方的业务指导、监督和检查。4、乙方派出的服务人员要相对固定，新进场人员要完成武汉市疫情防控、要求进行相关医学检查，派出人员需完全服从甲方的工作调配，并根据甲方工作要求，按时高质量完成合同项目任务。5、乙方作息时间应不低于甲方，严格遵守甲方工作流程和纪律，服从管理和调度，并明确一名项目组长负责配合完成甲方的管理工作。6、服务过程中，如遇到有争议问题或发生特殊情况，乙方应及时告知甲方具体负责人，乙方不得擅自处理。7、乙方应将可能接触到甲方档案内容或数据的员工名单向本方备案，未向甲方备案的员工不得接触到甲方档案内容或数据，原已备案员工离职也应及时书面告知甲方。8、未经甲方书面授权，乙方不得将本合同服务内容转包给第三方公司。如发现乙方有擅自转包行为，甲方有权解除合同，并要求乙方承担违约责任。9、在乙方为甲方服务期间，乙方工作人员在工作上下班途中以及任何为工作时间内出现的人身安全问题由乙方承担所有责任。第十条保密要求1、乙方须签订《安全保密承诺书》，见附件3。2、乙方须签订《项目安全承诺书》，见附件4。第十一条知识产权1、甲方档案本身所包含的知识产权由原所有人所有。2、乙方根据本合同规定服务对甲方档案进行著录、标引、扫描、摘录、汇编、研究、出版等而产生的知识产权归甲方所有。第十二条合同的解除、终止1、甲乙双方在工作过程中，有不可调和之问题，经过甲乙双方沟通后仍无法继续工作之情况，可以解除或终止合同。2、甲方有权按本合同第六条第2项的规定行使合同解除权。3、甲方有权按本合同第九条第8项的规定行使合同解除权。4、因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失或泄密的重大事件，或使甲方档案面临严重威胁时，甲方有权解除合同第十三条违约责任1、因乙方违约而致使解除台同或终止履行合同的，乙方应承担违约责任，并赔偿由此给甲方造成的一切经济损失。2、乙方未按照合同规定提供服务或服务质量未达要求而导致甲方蒙受经济损失的，乙方应向甲方赔偿直接经济损失。3、因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应问接经济损失。4、由甲方原因造成甲方档案丢失，损毁或泄密的，由甲方承担相应责任，乙方配合甲方开展调查取证。5、若项目未按项目进度表（附件2）完成并通过甲方验收，因甲方没有提供确认的三合一制度，并且对历史资料标准没有确认，导致项目逾期责任由甲方负责，末尽事宜甲乙双方协商解决。如因其他原因造成项目逾期15日以内的，每日应按合同总金额的0.05%向甲方支付违约金；逾期在15日以上30日以内的，每日应按合同总金额的0.05%向甲方支付违约金；违约金的支付并不免除或减轻乙方继续履行合同的义务。逾期超过30日的，甲方有权中止或解除合同，并要求乙方承担违约责任。6、质检不合格的数据，由乙方更正修改后再次提交验收，直至验收通过，更正和修改费用由乙方承担。7、项目通过甲方验收后，因甲方支付相关服务费用不及时而造成的项目延期，甲方需支付乙方相关损失费用，逾期超过15日的，每日应按逾期费用支付金额的0.05%向乙方支付违约金。第十四条售后服务1、本项目质保期为项目验收后一年：2、乙方承诺接到甲方通知后2小时内响应.8小时内上门服务：3、乙方承诺一般问题在8小时内解决，特殊问题要求及时提出甲方可接受的解决方案和服务承诺。第十五条争议解决方式1、如任何一方对合同中的条款有异议，双方协商补充协议。2、本合同在履行过程中发生争议，由双方当事人协商解决：若未达成一致，双方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。第十六条合同生效及其他1、本合同未尽事宜，依照有关法律法规执行：法律法规未做规定的，甲乙双方以达成书面补充协议为准。2、本合同的附件和补充协议均为本合同的组成部分，与本合同具有同等的法律效力。3、本合同经双方盖章、签名后生效。4、本合同一式肆份，双方各执贰份，对双方均具有同等法律效力。5、乙方确认，其在履行合同过程中接收甲方送达的有关文件的送达地址、联系方式、联系人员如下：地址：武汉市武昌区中北路257号爱尚东亭1-3-1801联系人：吴错、黄政联系电话：13397152780电子邮件：994619511@qq.com局（盖章）甲方：武汉市东西湖法定代表人（签字）：委托代理人（签字）经力：胡梅疫9.28有乙方：武汉司（盖章）金法定代表人（委托代理人（签字）本合同附件：附件1：档案整理质量的具体规范标准：（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》（2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》（3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委[2003]4号)（4）《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国***令第51号）（5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）（6）《中华人民共和国档案法》；（7）《文书档案案卷格式》（GB9705-88）；（8）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）；（9）《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）；（10）《中央档案馆档案接收标准》（11）《国家行政机关公文格式》（CB/T9704-1999）（12）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）（13）《照片档案管理规范》（CB/T11821-2002）（14）《中国档案机读目录格式》（CB/T20163-2006）（15）《档案著录规则》（DA/T18-1999）（16）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；（17）《武汉市自然资源和规划局档案数字化生产技术要求》（18）《武汉市自然资源和规划局档案数据建库技术标准》（19）《关于印发武汉市纸质档案数字化实施细则的通知》（武档（2016）13号）附件2：武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目进度表时间服务内容单位数量备注2022年11月20日前档案整理卷5000（以实际卷数为准）档案整理、分类、组卷2022年11月25日前编页码卷5000（以实际卷数为准）编页码2022年12月15日前录入卷5000（以实际卷数为准）录入电子条目2022年12月30日前扫描卷5000（以实际卷数为准）数字化扫描2023年01月30日前叠图纸卷5000（以实际卷数为准）图纸还原2023年02月10日前装订卷5000（以实际卷数为准）档案装订2023年02月15日前修图卷5000（以实际卷数为准）图像处理2023年02月20日前脊背打印、装盒卷5000（以实际卷数为准）装盒、打印脊背2023年02月28日前档案上架、制作标签次5000（以实际卷数为准）2023年02月28日前数据挂接、目录册次1附件3:保密要求安全保密承诺书鉴于贵单位委托我方承担其档案整理及数字化服务，我方可能接触到武汉市东西湖区自然资源和规划局某些非公开的、涉密的档案、文件、和资料。为了维护贵单位的信息安全，保守国家秘密，我方承诺对所有清理的数据承担保密义务，并遵守如下保密规定1、我方承诺在工作期间，保证项目涉及到档案、文件和资料的信息安全，不得以任何形式向第三方（包括家属、亲友）谈论工作中接触的内容。2、我方工作人员在工作过程中接触到的档案、文件和资料时，除确有必要（如自拟文件标题，图像处理等需要查看文件内容外）不得阅读档案、文件和资料内容。3、我方工作人员不得带进、带出各种计算机磁盘、光盘等易于存储文件资料的存储介质。4、因工作需要必须带进的计算机软件工具类应用软件，须经贵单位同意，并在带出时办理检查登记手续。5、贵单位提供我方所需的数据等，仅限于我方基于贵单位需要制作档案数字化产品的应用，我方不得复制以上任何档案、文件和资料，或向第三方泄露任何信息；同时我方在结束本期工作，所加工的数据经贵单位按照合同验收合格后，必须无条件将其工作组机器内的数据清理干净。6、我方工作人员在工作任务实施工程中，非工作需要，不得将档案、文件和资料带出工作场所，不得私自记录或议论贵单位涉密档案、文件和资料的内容。7、我方在工作过程中发现贵单位的档案、文件和资料重复件时，应按要求妥善保管，并及时归还给贵单位，不得保留影印件及任何数据信息。8、我方应承担本承诺约定的保密责任，妥善保管所有档案、文件和资料，并对有关人员进行有效管理，以确保本承诺的履行。9、我方工作人员在工作过程中造成泄密或遗失文件资料的，贵单位可视情节轻重追究我方民事责任甚至刑事责任。10、未尽事宜，按《保密法》等有关规定执行。11、本承诺经承诺人签字盖章立即生效。技有承诺人：公司（盖章）限公司（盖章）金司法定代表（签章）年月日附件4：项目安全承诺书项目安全承诺书鉴于贵单位委托我方承担其档案整理及数字化服务，我方拟派相关工作人员驻场服务，为保障项目安全，明确安全责任，现对武汉市东西湖区自然资源和规划局工程规划档案数字化管理公开招标采购项目实施过程中的安全责任郑重承诺如下：第一条项目负责人职责现委派黄政作为本项目实施的项目负责人，负责本项目实施过程中的相关事宜，包括现场监督管理及与贵单位日常安全事宜的协调和沟通。第二条我方安全责任（一）我方项目负责人为安全责任人负责该项目的日常安全管理工作，我方需严格遵守安全规章制度，自行组织项目实施人员的交通出行。（二）开工前必须对项目所属人员进行安全注意事项和安全措施的教育。（三）项目施工中如需使用贵单位的设备设施等，须经贵单位同意，并对其安全防护措施负责和承担安全责任。（四）教育和监管项目所属人员不得随意进入非该施工作业区域外的场所，不得触摸、启动机械、电器、控制阀等设备，否则因此而引起的事故，我方负全部责任。（五）我方的任何人员均不得在施工区、生活区打架斗殿，幽酒赌博。严禁酒后上班。（六）我方在项目施工期间，所借贵单位的原始档案，严格管理标准，不得丢失、损坏，做好防盗措施，如人员离开施工现场时将所有办公用品及档案整理规范，关好门窗。（七）项目施工人员进场时不得携带火种用品，每日下班前项目负责，人检查施工场地电源及办公设备是否规范处理，关掉电源及办公设备，做好防火措施。（八）项目施工人员严格遵守贵单位管理规定，在规定时间内进行工作，并自觉接受并配合贵单位的安全管理和监督。（九）未经贵单位同意，不参与和项目无关的任何作业工作。若擅自进行其他作业，造成的损失由我方承担。（十）项目实施过程中，我方需自觉配合贵单位安保管理，做好相关人员安全教育和检查监督管理。我方严格遵守本合同条款，履行各自的职责，文明作业，并对有关人员进行有效管理，以确保本承诺的履行。承诺人：武汉金档科技有限公司（盖章）关金法定代表人：（签章）年月日
投标 / 标书制作要点（原创）
本规划档案数字化管理 档案整理涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。武汉市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
