电子 档案扫描采购合同公告（山阴县人民法院2022）
一、合同编号：11N0124901742022401
二、合同名称：山阴县人民法院电子档案扫描项目的合同
三、项目编号：1499002022CCS02002
四、项目名称：山阴县人民法院电子档案扫描项目
五、合同主体
采购人（甲方）：山阴县人民法院机关
地 址：山阴县岱岳镇骏马路西
联系方式：17803491918
供应商（乙方）：宁波明兴金融设备实业有限公司
地 址：咸祥镇咸兴路
联系方式：18935185300
六、合同主体信息
1.主要标的信息：
主要标的名称：山阴县人民法院电子档案扫描项目 数量：1.00 单价（元）：777000.00
规格型号（或服务要求）：服务范围:实现纸质档案数字化，提高我院办案工作效率、提升我院智慧化法院水平。对案件从立案、结案到归案的所有案件材料通过录音、录入扫描等方式实现电子卷宗和纸质卷宗同步进行、同步归档。服务要求:实现纸质档案数字化，提高我院办案工作效率、提升我院智慧化法院水平。对案件从立案、结案到归案的所有案件材料通过录音、录入扫描等方式实现电子卷宗和纸质卷宗同步进行、同步归档。服务时间:合同签订之日起12个月内完成服务标准:合格
2.合同金额（元）：777000.00
3.履约期限、地点等简要信息：/
4.采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期：2022年09月20日
八、合同公告日期：2022年11月21日
九、其他补充事宜：/
附件信息：
山阴县人民法院电子档案扫描项目的合同(11N0124901742022401).pdf山阴县人民法院电子档案扫描项目的合同(11N0124901742022401).pdf
山阴县人民法院电子档案扫描项目合同书项目编号：BHT-FW-2022082901项目名称：山阴县人民法院电子档案扫描项目甲方（需方）：山阴县人民法院乙方（供方）：宁波明兴金融设备实业有限公司，1甲方（需方）：山阴县人民法院地址：山阴县岱岳镇南环西街骏马路西单位负责人：乙方（供方）：宁波明兴金融设备实业有限公司地址：宁波市鄞州区咸祥镇咸兴路法定代表人：朱建明供方在山西博宏泰招标代理有限公司组织的山阴县人民法院电子档案扫描项目竞争性磋商采购中成交，经双方协商一致，签订本合同。一、项目服务内容及价格供方向需方提供服务：序号分项名称单价（元）单位数量总价（元）1档案整理15卷245003675002档案数字化扫描0.3页12250003675003无酸纸档案盒10个3500350004档案管理软件7000套170001.山阴县人民法院档案整理及数字化范围为已归档入库的纸质档案、音频证据材料等。主要内容包括登记交接、整理拆分、装裱修补、目录编排、扫描、图像优化、著录信息、电子目录、数据挂接、数据质检、卷装、上架管理、数据备份及其他相关工作等。，22.达到最高院要求的12项技术指标：实现便捷的电子卷宗管理、实现电子卷宗OCR识别、实现电子卷宗信息回填、完成电子卷宗与各流程系统对接实现在线阅读、实现电子卷宗自动归目、实现与诉讼服务平台对接支持电子卷宗公开、实现电子卷宗辅助文书制作、实现电子卷宗辅助案件审理、实现电子卷宗辅助审判流程管理、实现与电子档案对接完成自动归档、实现法院间电子卷宗网上调阅、实现电子卷宗与业务协同单位交换共享。合同总金额：人民币（大写）：柒拾柒万柒仟元整（小写）：￥777000.00此价格为合同执行不变价，不因国家政策变化而变化。备注：本项目在总金额不变的情况下，各服务内容之间的工作量可以相互转换，最终以各服务内容的实际工作量×单价不得超出预算总金额。（扫描页数计算以A4幅面计算，小于A4幅面按A4幅面计，大于A4幅面按以下规则计算：1页A3=2页A4,1页A2=4页A4,1页A1=8页A4,1页A0=16页A4,超过A0以A0幅面计）。二、项目参考及依据的服务标准1.《中华人民共和国档案法》；2.《中华人民共和国档案实施办法》；3.《档案著录规则》（DA/T18-1999）；4.《档案与文件收集利用条例》；5.《档案装裱技术规范》（DA/T25-2000）；6.《档案分类标引规则》（GB/T15418—94）；，37.《档案服务外包工作规范》（DA/T68—2017）；8.《山阴县人民法院纸质档案数字化技术标准》；9.山阴县人民法院的档案信息化管理系统及其他相关行业标准的要求。三、项目服务要求1、扫描图像处理及格式转换扫描参数要求：300dpi（或300以上分辨率）、彩色。图像处理：对通过扫描取得的档案图像进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保扫描图像清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实体材料保持实质性一致。图片转换：根据档案材料情况选择合适的扫描仪，对档案材料进行扫描，图像处理，检查无误后将图片按照条码份数转换为相应的PDF文件（一份条码材料转换为一份PDF），扫描后，纸质材料需还原装订。注:成册案件材料无需拆订扫描，其他贴封条的成册案件不允许拆开，需选择合适的扫描仪进行扫描。2、档案整理乙方工作人员协助甲方档案室管理员在甲方规定的时间内做好归档案件档案整理。，43.档案交接档案交接：法官或者法官助理将档案整理好并送至档案室归档，交由法院档案室档案管理人员接收，乙方工作人员协助甲方档案室管理员对接收的档案逐页清点，对档案的完整性、真实性进行检查，做好交接工作。4.整理排序根据《山阴县人民法院诉讼档案整理规范》，由甲方档案室管理员对诉讼档案分正、副卷进行排序；乙方去除钉子和杂物，对形状大小不规则的纸质文件进行文件的补边、托裱、裁边、折叠等处理，处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小，每册厚度不得超过1.5cm，超过120页方可分册装订（证据材料较厚的除外）。在整理过程中，乙方工作人员协助甲方档案室管理员再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向甲方反馈。5.装订案卷装订采用线装方式。乙方工作人员协助甲方档案室管理员对完成卷宗打皮的案卷进行正、副卷皮配对，并进一步完善案卷材料的整齐性，将案卷材料的页脚和翻口对齐后使用打孔机在装订边上的中间点上下各五公分的位置直线打三孔，分卷宗按册进行线装。对完成装订的卷宗每册在背面加盖档号章及立卷人印章。仔细核对装订过程的案件材料是否符合装订标准；正、副卷是否配对正确并匹配同一案卷的裁判书。，56.档案质检档案整理扫描质检工作，其工作的核心点是检查以下情况，确保基本杜绝以下整理质量问题：封皮、封盒的案件信息错误；档案实体资料不完整；档案实体资料互换。其工作的重要项是检查以下情况，确保基本避免以下整理质量问题：漏编、跳编、多编页码；没有保持同一份文件的完整性；封皮信息错误；卷内目录打印错误；漏装订；实体未去钉。其工作的次要项是检查以下情况，确保初步排除以下整理质量问题：整理、装订顺序错误；托裱不平整；，6打码位置不正确；打码不清晰；档案袋和卷宗上的盖章、标注遗漏；卷宗封面底部的封条不牢固、装订线留太长或骑缝章没有盖在封条上。扫描件质检，是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确。检查电子影像是否清晰。检查目录与对应影像的挂接是否正确。对于质量达不到要求的文件，做下记录并及时重新扫描。7.验收提交是指对项目所有成果的核实、验收。经过乙方专业人员的初检及项目经理的总质检合格后档案整理资料，方可交由法院进行最后的验收工作（终检），乙方项目经理需全力配合法院进行验收工作。具体要求如下：验收包括对电子档案（图像质量、编目质量、著录质量）及档案，7原件的验收。必须制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能提交山阴县人民法院验收。档案原件验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。除了将数据导入存储设备之外，还需将数字化扫描加工的所有数据利用硬盘备份并移交甲方（硬盘由甲方提供）。完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。8.档案上架甲方验收合格后，乙方指派专人按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架归档号、目录号的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、上架工作。四、甲乙双方权利及义务甲方权利义务1.甲方负责项目建设的场所、水电网络配备、整体组织协调、施工现场监督、组织验收等工作。发现与合同有关条款不符的情况，甲方有权向乙方提出书面整改意见。，82.甲方有权经与乙方协商一致后提出合理变更、替换或修改本项目某些部分的要求，乙方应响应。3.甲方负责配合乙方到相关部门进行需求调研，提供开发工作所需要的资料和必要的配合工作；4.甲方组织人员实现档案数字化验收，实行每天跟踪验收，发现问题及时通知乙方，保证项目的顺利进行。5.甲方应于乙方提交测试、验收申请后及时开展测试、验收，并应按本合同约定的时间按时足额支付合同款项。6.本合同所加工的档案不涉及国家秘密信息，甲方在移交档案给乙方进行加工前需进行排密检查，抽出密件，如因甲方工作疏忽造成泄密事件，甲方自行承担责任。乙方权利义务1.乙方应接受甲方的监督与管理，全面正确完成合同约定的工作和任务。2.在总的建设方案不变的前提下，乙方有义务尽可能提出项目实施的优化建议方案。3.乙方负责选派合格的专业技术骨干组成项目实施队伍。4.乙方技术人员必须坚守岗位，按照本合同约定的上班时间开展工作。在本项目周期内，项目经理及核心技术成员应全程按甲方正常工作时间在甲方指定的办公场地全职进行本次项目有关工作，乙方可根据项目各实施阶段及任务类型派遣与之相应的项目组成员，所派人员应按本合同约定的上班时间在甲方指定的办公场地全职进行本次，9项目有关工作。5.未经甲方同意，乙方不得将本合同项下的项目进行转包或分包。6.在项目实施期间，乙方派驻在甲方现场的技术人员应遵守甲方明确书面告知的相关规章制度，乙方技术人员的人身安全、食宿、工资待遇等其他福利由乙方全部承担，如果发生劳动纠纷，由乙方负责。7.合同签订之日起六个月内完成。五、付款方式1期：支付比例50%，合同签订后60日内，甲方向乙方支付合同金额的50%；2期：支付比例50%，全部项目验收合格后30日内，甲方向乙方支付合同金额的50%。乙方的收款账户如下：单位名称：宁波明兴金融设备实业有限公司开户行：宁波银行股份有限公司咸祥支行账号：53120122000017256甲方的开票信息如下：单位名称：山阴县人民法院统一社会信用代码：111406210124901747开户行：中国农业银行山阴支行账号：04-855001040017190六、知识产权，101.甲方在使用成交服务过程的任何时候不应受到知识产权或版权的纠纷。乙方必须保证甲方在使用合同项下提供的服务时不侵犯任何第三方的专利、商标或版权。否则乙方成须完全独立承担对第三方的专利、商标或版权的侵权责任并承担因此而产生的费用。2.乙方为本项目完成的档案数字化加工成果归甲方所有。3.乙方为本项目提供的软件知识产权归乙方所有。乙方基于甲方独立需求完成的，可以脱离乙方基础软件单独使用的软件、设计成果的知识产权归甲乙双方共同所有，其中一方未经对方同意，不得以任何方式向第三方披露、转让和许可有关的技术成果、计算机软件、技术诀窍、秘密信息、技术资料和文件。除本研发工作需要之外，未得到对方的书面许可，其中一方不得以任何方式商业性地利用上述资料和技术。如一方违反本条的规定，除立即停止侵权行为外，还应向对方支付合同总价的5%的违约金以及赔偿另外一方的相应损失，并承担相应的法律责任。七、项目验收要求1．甲方对乙方挂接完毕的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。验收以抽检方式进行，抽检比率为5%，根据《纸质档案数字化加工验收标准》（标准在入场服务时提供）进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到99.5%以上的，予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》（甲方应在乙方提交验收申请7个工作日内组织验收）。抽检合格率低于99.5%的，提交验收的当批次数据全部发回乙方重新自检，自检合格后再提交验收。在退回自检期间，将不再向加工单位提供扫描档案。同一批次数据提交验收，经两次验收仍不合格的，扣除当批次相应价款，即此批次不进行计价；经三次以上验收不合格的，按合同约定承，11担相应责任。2．档案实体验收。档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%的予以验收通过。3．数据验收合格后，乙方需刻录移动硬盘一式二份移交给甲方（硬盘由甲方提供）；目录和全文数据要向甲方内网系统数据库迁移。4.甲方应于乙方提交验收测试申请之日起7个工作日内组织进行验收：①如果验收合格，甲方出具书面《验收合格证明》，双方负责人代表签字署名或甲乙双方盖章确认。②如果验收不合格，甲方应在3个工作日内明确列明不合格所在之处，并向乙方出具《整改意见书》，乙方根据甲方的整改意见书进行整改，再经甲方验收至合格为止。如甲方在乙方提交申请7个工作日届满时，未组织验收或未出具书面验收结果的，则视为乙方的服务成果内容已完全通过验收，甲方应及时向乙方付款。八、违约责任1.由于乙方非正当原因，未在双方约定的完工期10个工作日内提出验收申请，交付验收资料的，则每逾期一天按逾期交付材料的2‰支付违约金给甲方，累计违约金最高不超过合同总价的5％。如超过双方约定的完工期10天外，乙方仍不能交付验收的，则视为乙方不能交付服务产品。2.如果甲方逾期付款，则每逾期一天按逾期金额每日2‰计算违，12约金向乙方支付，累计违约金最高不超过合同总价的5％，由于财政拨款不到位而导致甲方逾期付款，乙方有权要求甲方按合同总价5%向乙方支付违约金，若经乙方书面合理催款后，甲方仍不能支付合同价款的，乙方有权单方解除合同，由此造成的服务不能按期完成的责任由甲方承担，另外，乙方有权要求甲方按合同总价【5】%向乙方支付违约金。对给乙方造成的经济损失，甲方还应对违约金不足以外的损失向乙方承担弥补的损失，承担赔偿责任。九、安全要求及其他要求（一）安全要求乙方应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和甲方的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在甲方指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。乙方应做到：1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不得以任何理由保存、复印、翻拍、打印各类档案资料，不得对他人泄露档案内容。3.不同的工序之间应采取相应的管理措施，杜绝遗失资料等泄密事故的发生。4.扫描加工场地的安全及保密措施。加工场地应具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控，13工作人员的操作过程，统一记录保存。（二）其他要求1、质保证要求乙方应提供品质保证的具体方案和流程的细节：（1）加工成品严格符合甲方提供的质量检验标准，符合率100%。（2）索引数据和扫描文件之间的对应关系100％正确。（3）签署保密协议，保证档案资料的安全性和保密性，100％确保档案资料不会遗失和档案信息不会泄漏。（4）接受甲方不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，需配合甲方的整改要求，但甲方的抽查不得影响乙方正常工作。2、服务要求（1）服务场地要求：要求在甲方指定地点。（2）服务方式及内容：乙方须从项目整体验收合格之日起，提供1年免费质保服务，全方位响应需求。最迟在2个工作日内排除错误，如不能在2个工作日内解决，须采取临时应急等措施，以保证甲方的正常使用。3、其他要求（1）双方各指定专人负责档案的清点交接工作。（2）乙方在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。（3）乙方在合同签订后按约定将有关扫描设备、软件修改、人，14力配置等总体配备完毕。（4）乙方需及时将项目实施情况汇报给甲方，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向甲方提交工作进度报告。十、争议的解决本合同执行过程中发生的任何争议，如双方不能通过友好协商解决，双方一致同意向项目所在地仲裁院申请仲裁。（在仲裁期间，除有争议部分的事项外，合同其他部分仍应继续履行）。任何一方可以向项目所在地仲裁院申请仲裁（仲裁和诉讼只能约定其一）。因此产生的仲裁费、保全费、律师费、公证费、评估费、鉴定费、公告费等合理费用，均由违约方或责任方承担。本项目合同一式6份，甲方执3份、乙方执3份，具有同等法律效力。甲方：山阴县人民法院代表人（签字）：张春山签约时间：2022年9月20日乙方：宁波明兴金融设备实业有限公司代表人（签字）：朱建明，15签约时间：2022年9月20日，16保密协议甲方：山阴县人民法院乙方：宁波明兴金融设备实业有限公司甲乙双方于2022年9月20日签订《山阴县人民法院电子档案扫描项目》，因该项目【工作秘密】，乙方在上述工作中必须承担如下保密责任和义务。一、严格遵守国家相关的保密管理工作相关法律法规，保守在工作中所涉及的工作秘密，保密有效时间与国家对各具体秘密事项的保密期限要求相一致。不该说的秘密不说，不该知悉的秘密不问，不该看的秘密不看。二、涉及本项目的所有合同、文档、方案、数据等必须由乙方专人负责统一保管，不得擅自保留或外传。项目完成后所有资料应毫无保留地交给甲方保管。三、未经甲方书面许可，乙方不得擅自记录、复制、拍摄、摘抄、收藏在工作中涉及的国家秘密和敏感信息，严禁将涉及本项目的任何资料、数据透露或以其他方式提供给合同以外的其他方或乙方内部与本合同无关的任何人员，乙方不得对保密信息进行拷贝或抄写。四、在合同履行期间，乙方对知悉的甲方保密信息（包括业务信息在内）。五、乙方必须选派道德品质好、责任心强的人员参与本项目，并，17将参与人员的个人资料送甲方审查，经审查合格后方可进行有关项目的实施。六、乙方人员在实施本项目期间，未经甲方工作人员允许，不得进入与本项目无关的甲方其他办公场所，不得带领无关人员进入办公场所。七、乙方工作人员不得以任何方式向外人泄露档案所涉及的工作秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的应承担相应的刑事责任。八、乙方必须与参与本项目的人员签订有关保密协议，以明确参与人员在项目实施期间及离职后的保密责任。保密协议内容应听取甲方意见，并向甲方提供协议的副本等相关资料。九、乙方人员在项目实施过程中，必须严格遵守甲方的有关规章制度，服从管理。十、乙方参与本项目的工作人员必须接受甲方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。十一、除钥匙及眼镜外，乙方工作人员未经甲方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室。乙方违反以上条款者，甲方除按照有关规定追究乙方单位及个人经济上的赔偿责任外，有权提请司法机关追究有关人员及单位的法律责任。，18甲方在合同履行期间知悉的乙方商业秘密，亦应承担保密责任。本协议一式4份，甲方执2份、乙方执2份，均具有同等法律效力。本协议自签订之日起生效，除非甲方自行公布本项目合同所涉及的保密信息外，乙方的保密责任不因本项目合同的终止而终止。本保密协议有效期限：永久。甲方：山阴县人民法院代表人（签字）：张春山签约时间：2022年9月20日乙方：宁波明兴金融设备实业有限公司代表人（签字）：朱建明签约时间：2022年9月20日，19
投标 / 标书制作要点（原创）
本电子 档案扫描涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
