长沙市档案室规范化建设 编制档案管理工作制度 档案咨询服务费 档案整理 数字化加工 视频监控设备 智能门禁 温湿度自动控制系统 消毒柜 防磁柜 档案梯采购合同公告（长沙市消防救援支队2023）
一、合同编号： HNXFCS-GD20231124
二、合同名称： 长沙市消防救援支队轨道交通大队档案室规范化建设项目合同书
三、项目编号： HNPZCS-CS202309082
四、项目名称： 轨道交通大队档案室规范化建设项目
五、合同主体
采购人（甲方）： 长沙市消防救援支队轨道交通大队
地 址： 长沙市雨花区雨花大道1号
联系方式：0731-84161219
供应商（乙方）：湖南集益信息技术有限公司
地 址：长沙市高新开发区麓龙路199号麓谷商务中心A栋101
联系方式：18207310183
六、合同主要信息
主要标的名称：详见附件
规格型号（或服务要求）：详见附件
主要标的数量：1
主要标的单价：详见附件
合同金额： 23.830000万元
履约期限、地点等简要信息：详见附件
采购方式： 竞争性磋商
七、合同签订日期： 2023-12-12
八、合同公告日期： 2023-12-14
九、其他补充事宜：
本合同对应的中标成交公告：
附件：
轨道交通大队档案室规范化建设项目合同书.pdf
轨道交通大队档案室规范化建设项目合同书.pdf
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轨道交通大队档案室规范化建设项目合同书2023年11月甲方：长沙市消防救援支队轨道交通大队乙方：湖南集益信息技术有限公司按照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国民法典》的规定，经双方协商，本着平等互利和诚实信用的原则，一致同意签订本合同如下。一、项目信息（1）项目名称：轨道交通大队档案室规范化建设项目（2）项目编号：HNPZCS-CS202309082（3）项目内容：根据《关于进一步加强和改进全省消防救援队伍但刚在的实施意见》，对长沙市轨道交通大队档案室进行规范化建设，包括档案咨询、管理制度建设及材料汇编，档案整理及数字化加工，档案保管保护设施设备建设三方面的内容，使之达到“省二级”标准。二、合同金额1、合同金额为人民币_贰拾叁万捌仟叁佰元整（￥238300.00）2、本项目的价格形式为固定总价合同，以通过“省二级档案室”的结论为验收合格标准。乙方应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的所有费用，如在项目实施中出现任何遗漏，均由乙方免费提供，甲方不再支付任何费用。三、服务范围甲方聘请乙方提供以下服务：1、本合同项下的服务指：序号服务名称计量单位单价数量小计备注1编制档案管理工作制度项400014000.002编制档案分类方案、归档文件范围和保管期限表项200012000.003编制全宗介绍、组织沿革、大事记等档案编研材料项200012000.004编制其他相关佐证材料项200012000.005档案咨询服务费项40000140000.006档案整理盒5060030000.007数字化加工页0.240000080000.008单机版档案管理系统套800018000.009视频监控设备套250025000.0010智能门禁-指纹锁把120022400.0011温湿度自动控制系统套18000118000.0012消毒柜个280012800.0013防磁柜台320013200.0014档案梯个4001400.0015移动置物架个2001200.0016档案装订机个5001500.0017扫描仪台200012000.0018光盘刻录仪个250012500.0019应急电源个150011500.0020制度上墙套2001200.0021档案存放位置索引幅80180.0022各份移动硬盘2T个80021600.0023防鼠夹个1002200.0024防虫药包405200.0025库房布线项200012000.0026电脑套500015000.0027甲级防火门扇240024800.0028防盗窗个48062880.0029二氧化碳灭火器组40041600.0030除湿机台350027000.0031打印复印一体机台130011300.0032火灾自动报警器个100011000.0033烟感探测器个1104440.0034空气净化器台350013500.0035合计238300.00特别说明：①本项目以通过“省二级档案室”的结论为验收合格标准。②以上报价含税金；2服务周期为合同签订后5个月；3④服务方式为乙方上门服务；提供一年的免费售后服务。2、质保服务：自乙方完成本合同约定服务内容并经甲方验收合格之日起1年。四、服务要求（一）项目参考及依据的标准1、《中华人民共和国档案法》2、《中华人民共和国保密法》3、《档案工作规范化建设评价规范》（DB43/T263-2020）4、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）5、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）6、《国家档案局办公室关于印发（档案数字化外包安全管理规范）的通知》（档办发（20147号）（二）档案整理数字化加工技术要求1、前期准备（1）布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订三方《保密协议》。（2）制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等，制定针对本项目的数据加工标准并提交甲方签字确认。2、档案的接收按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）等要求，将档案分阶段分批次列出《档案数字化加工移交批次目录》，移交领取要求如下：（1）档案资料到达加工现场时，即刻开始清点，不允许延后，当天到达的档案，当天必须填写档案明细表和分类统计表。（2）清点资料时切勿用力翻扯。（3）资料清点时必须至少同时有两人在场，不允许单人操作。（4）清点结果第一时间报送甲方指定的档案管理人员确认、登记，形成双方《档案交接单》。（5）将借出的档案案卷按照年代、类型与保管期限等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转箱中，并加贴标签注明档案的相关信息。33、整理按照档案规范要求对档案进行规范化整理，包括档案清理、分类、排序、编制页码、盖归档章、填写归档章内容、装订、打印档案盒、装盒、上架等工作。4、档案扫描（I）根据文件档案纸张大小选择使用扫描仪（平板扫描仪、快速扫描仪、书刊扫描仪、图纸扫描仪等）设备，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的清晰度，扫描文件经过图像处理后打印的效果不低于对应的复印效果。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况。要求档号、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。（2）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非甲方要求，不能更改为灰度或黑白模式。（3）分辨率：分辨率不低于300dpi。当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。（4）倾斜度：小于1度。（5）扫描完成后，应按照档案装订规范进行装订，装订前要对档案进行全面检查。5、图像处理（1）对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰；对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。（2）扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。采用平衡功能，调整图像深浅一致。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进031行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。对图像进行逐页排列顺序调整。6、图像核查4将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。7、图像补扫将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。8、图像分件将扫描完成的图像文件，按照目录表中的序号进行逐条分件，并将扫描的资料对应分成单份资料影像文件。9、编目著录档案须按照相关标准和规范要求将字段数据录入到档案管理系统中。10、索引校验索引信息、影像信息和档案原件要一一对应。11、品质检查对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行自检，确保自检达到数据质量标准后，才能交付甲方验收。12、装订还原（1）在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置。（2）遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐。（3）保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。13、还卷入库（1）档案管理人员在《还卷单》中签字确认。（2）在数据验收合格后，按批次对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查。14、数据挂接（1）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行一核查。为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。（2）数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，通过专业批量挂接软件上传到档案管理系统中，实现图像文件与案卷级、5文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。15、数据备份数据备份的对象为经验收合格后完整的电子文件，在备份前，应仔细验证备份数据的完整性、真实性与可读性，确保可与档案管理系统挂接并提供检索利用。16、数据验收（1）甲方以抽检方式检查目录数据、图像数据的质量。包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。（2）数据抽检的比率不得低于5%。（3）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予验收“通过”合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。填写数据验收登记表单，记录验收结果。验收结论必须经过审核、签字后方有效。17、成果管理所有数字化加工后的目录数据及电子文件，必须完整无误导入到档案管理系统中或保存在硬盘中，确保查询利用，其中所有的目录数据和电子文件同时用移动硬盘一式两份的方式提交甲方转存。（三）实施人员要求1、乙方在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验、安全保密意识，熟悉档案室“省二级”达标建设内容。2、乙方应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得甲方同意。（四）设备要求乙方为本项目配备必要的符合“省二级”档案室要求的软硬件设备，并确保软硬件设备可正常运行。将设备按照“省二级”要求进行科学摆放。（五）材料编制要求乙方协助甲方编制《档案分类方案》、《文件材料归档范围和保管期限表》、《全宗介绍》、《组织沿革》、《大事记》及达标创建相关佐证材料。五、双方的权利和义务1、甲方的权利和义务1）甲方应明确告知乙方省二级达标创建、档案整理、数字化加工的要求及标准，并及时对乙方的服务内容进行确认和反馈，并指定专人对省二级达标创建、整理、数字化加工工作进行监督指导以及负责日常工作协调。2）甲方为乙方的省二级达标创建、整理、数字化加工工作提供必要的协助和配合，应及时提供本项服务所需档案给乙方，并对需甲方完成的工作积极完成。3）甲方有权了解乙方提供服务的进展情况并监督工作质量，及时对乙方的服务内容进行验收确认和反馈。4）甲方应按照合同约定按时支付相关服务费用给乙方。2、乙方的权利和义务1）乙方指定肖亮（男，身份证号430522198311134615）为项目负责人，对项目全盘负责；指定苏其美（男，身份证号430522198803153871）为项目经理，对项目技术具体负责。乙方需严格按照甲方要求为本项服务派造数量足够、技术熟练、责任心强、服务态度好的专业技术人员以及准备充足的设备等，进入甲方指定场所工作，工作时间与甲方协调安排。乙方不得委托转包给任何第三方制作。2）乙方应维护项目组人员的基本稳定性，更换人员时需提前通知甲方并办理交接手续。乙方有义务根据甲方意见更换不合格的工作人员。3）乙方派遗的工作人员在服务期内，如发生人身安全事故等非甲方原因造成的损害，由乙方负责，与甲方无关。4）乙方应严格按甲方及相关部门对于档案整理、数字化的相关要求提供档案规范化管理服务，保证档案整理的正确性和规范性等。若乙方提供的服务质量经档案主管部门验收不合格，乙方有义务按照甲方要求及时重新制作。5）乙方须按双方约定日期将完成的档案数量提交甲方及相关部门进行验收。6）档案属于甲方的保密信息，乙方须严格遵守本合同第八条约定的保密义务，7不得私自将档案信息、数据和资料携带、复印等任何形式泄漏给外单位或与本工作无关的人员，乙方对因乙方委派人员造成的泄密及档案损毁事件承担责任。7)乙方项目验收合格后，提供三份电子档案及档案目录，一份纸质档案及档案目录给甲方。8）乙方为甲方提供的服务成果经甲方验收合格，有权按照合同约定获得服务费用。9）本合同履行完毕后，乙方对本项服务的成果负责，提供一年的后续维护服务，包括本合同内容范围内档案整理、数字化可能出现的本项目相关所有质量问题的服务。六、服务期间（项目完成期限）乙方在合同生效之日起5个月内完成本项目全部工作，如因不可抗力或非乙方因素导致的延期，项目工期子以顺延。七、付款方式：1、合同签订后30个工作日内支付合同总额的50%作为预付款，完成所有工作经甲方验收并通过“省二级档案室”的评定后支付合同总额的50%。每次付款前，乙方应向甲方提供符合国家规定的正式发票（开票内容为：）及甲方所需的其他付款结算材料，甲方在收到所有材料后启动付款程序，并按流程付款。如乙方迟延提供发票，则付款期限相应顺延，如乙方不提供或提供的发票不符合国家规定，甲方有权拒绝付款。2、付款方式：采用银行转账、汇付等形式。款项打入以下对公账户：账户名称：湖南集益信息技术有限公司开户银行：长沙银行股份有限公司科技支行银户账号：810000387935000001八、验收1、验收标准本项目按湖南省地方标准《档案工作规范化建设评价规范》（DB43/T263—2020）要求，以通过“省二级档案室”的结论为验收通过标准。82、验收要求（一）乙方提交严格的质量控制方案，其中内容应包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。（二）乙方数据自检合格后，递交甲方验收。（三）甲方对乙方提交的档案整理、档案信息化、数据导入进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比率为10%，要求档号、文件名等准确率达到100%，其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回乙方全面自检（不予告知错误位置），直至达到验收要求。（四）档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与排列顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等作为差错计入合格率，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。（五）乙方拟定好“省二级档案室”申报相关材料，由长沙市消防救援支队轨道交通大队提请向档案主管部门验收，验收合格后按付款方式支付相关费用。九、保密1、甲乙双方应遵守国家的有关保密规定，妥善保管对方提供的资料，保守对方的各项秘密，并保护对方的知识产权。乙方应严格履行本项服务可能涉及的档案材料内容、整理成果等的保密义务，包括但不限于：（1）乙方参与本项目的所有工作人员需提供本人身份证明，必要时提供政审材料，并登记备案。乙方需向甲方提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。（2）项目实施过程中，乙方如需更换、增加工作人员，需提前一周向甲方提供拟加入人员的资料，取得甲方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，乙方需在人员离岗后一周内，在甲方保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。（3）乙方参与本项目的工作人员需接受甲方组织的档案保密安全教育，并自觉9学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。（4）除钥匙及眼镜等外，乙方工作人员未经甲方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品控自带出工作室外。（5）未经甲方批准，乙方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。（6）数字化处理工作室内的废纸需集中放置，乙方每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。（7）乙方工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。（8）乙方及其所有工作人员需向甲方提供书面保密承诺。2、乙方违反本合同及保密协议约定的保密义务，导致任何信息出现泄露的，乙方承担一切由此引起的后果，并支付合同总价款10%的违约金。涉嫌刑事犯罪的，甲方有权依法移交公安机关处理。3、前述保密义务不受本合同期限的限制，在相关信息被依法公开前自始有效。十、违约责任与赔偿损失1、如果乙方延迟完成本项目，每逾期一日，乙方应按照合同总价款的千分之一向甲方支付延迟违约金；延迟超过15日，甲方有权解除合同，乙方应向甲方支付合同总价款的5%的违约金。如因不可抗力或非乙方因素导致的延期，则项目工期予以顺延，乙方无需承担违约责任。2、如果乙方交付的服务成果无法通过省二级评定，乙方应在甲方规定的期限内完成整改并再次提出申请。如果乙方无法在前述服务期限内完成整改，则乙方应按照本条第1款承担违约责任；如果乙方整改后交付的服务成果仍无法通过省二级评定，甲方有权解除合同，乙方应向甲方支付合同总价款的5%的违约金。如因非乙方因素导致项目无法通过省二级评定，则乙方无需承担违约责任。3、甲方无正当理由拒绝接受服务，或到期且通过省二级评定后拒付服务款项的，且经乙方书面催告后在合理期限内拒不改正的，甲方向乙方偿付本合同总价5%10的违约金。十一、争端的解决合同履行过程中发生的任何争议，甲乙双方协商解决；如双方不能通过友好协商解决的，任何一方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。十二、不可抗力：任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力情形发生后2日内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明或双方谅解确认后，允许延期履行或修订合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。十三、其它1、本合同所有附件均为本合同的有效组成部分，与本合同具有同等法律效力。2、在本合同履行过程中，所有经双方签署确认的文件（包括会议纪要、补充协议、往来信函）即成为本合同的有效组成部分。3、如一方地址、电话、传真号码有变更，应在变更当日内书面通知对方，否则，应承担相应责任。4、除甲方事先书面同意外，乙方不得部分或全部转让其应履行的合同项下的义务。十四、合同生效1、本合同在甲乙双方签字并盖章（公章或合同专用章）后生效。2、合同壹式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力。合同订立时间：2023年12月12日合同订立地点：长沙市消防救援支队轨道交通大队乙方（盖章）：甲方（盖章）：授权委托人苏其授权委托人联系电话：18207310183联系电话：0731-841612191附件一：保密协议书轨道交通大队档案室规范化建设项目保密协议书乙方遵照《轨道交通大队档案室规范化建设项目合同书》为甲方提供外包服务工作，经双方协商一致，为确保相应工作涉及的档案信息不被泄露，并防止上述保密信息被滥用，甲乙双方达成以下协议：一、本协议仅涉及乙方承担或参与承接该外包服务项目工作过程中及以后的保密责任。二、本协议涉及保密的档案信息包括：1、外包服务合同中涉及的各类档案、信息、策划文档、资料及有关会议文件、纪要和决定，计算机终端中的文件信息和各种资料，已公开的信息除外；2、甲乙双方工作期间工作往来的传真、信函、聊天记录、电子邮件及实施中的其他信息。3、甲乙双方在该外包服务工作实施过程中确认的需要保密的其他信息。乙方如对相关信息是否属于保密信息存疑的，应先按照保密信息进行处理并向甲方进行确认，并根据甲方确认情况进行后续处理。三、乙方责任1、乙方应仅将甲方披露的保密信息只用于对甲方的外包服务工作中，从甲方获得的涉及外包服务工作的各类档案、信息等负有保密责任，未经甲方同意不得提供给任何第三方；2、乙方应妥善保管相关档案，未经甲方同意，不得对其复制、伪造等，不得将档案带出工作区，任何情况下不得将档案私藏或损坏；除工作需求外，不得拍照留存任何档案；3、乙方应对有关人员进行有效管理，与参与外包服务的所有员工签署安全保密协议，以确保本协议的履行，在本协议约定的保密期限内，乙方如发现有关保密2信息被披露，应及时通知甲方，并采取积极的措施避免损失的扩大。四、甲方为实施外包服务工作的需要，除乙方特别声明不能提供给他人的以外，可以将乙方提供的有关信息向本外包服务工作的有关方面提供，此行为不视为甲方违约。乙方在实施外包服务工作过程中，需要向本外包服务工作的有关方面（包括：i乙方其他成员、聘请的专家、政府主管部门）提供保密信息时，需甲方同意或者由1甲方负责提供。五、保密期限自本协议生效或乙方开始提供服务时起至上述保密信息公开或被公众知悉时止。六、违反本协议的约定，由违约方承担相应责任，并赔偿由此产生的一切损失。七、所有项目人员无论是在岗期间还是在离岗后都要遵守相关保密管理规定。八、本协议壹式肆份，甲乙双方各执贰份，均具同等法律效力。自双方签字并盖章之日起生效。甲方：长沙市消防救援支队轨道交通大队乙方：湖南集益信息技术有限公司(签字）：苏其美、授权代表（签字）授权代表1023、12.12日期：2023、12:12日期：13
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案室规范化建设 编制档案管理工作制度 档案咨询服务费 档案整理 数字化加工 视频监控设备 智能门禁 温湿度自动控制系统 消毒柜 防磁柜 档案梯涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。长沙市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
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