智能人机交互技术年会会务服务采购合同公告（长沙经济技术开发区管理委员会2024）
长沙经济技术开发区管理委员会长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项目合同公告
服务类项目政府采购合同协议书 政府采购合同编号：JKCG-CS-202312190083-1 采购人（全称）： 长沙经济技术开发区管理委员会 （甲方） 中标（成交）供应商（全称）： 湖南星光会议会展有限公司 （乙方） 为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。采购人与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。 1.项目管理信息 （1）采购方式： 竞争性磋商 （2）项目名称： 长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项目 （3）采购计划编号： JKCG-202312190083 2.合同标的及金额
序号
标的名称
政府采购品目
型号规格
数量单位
数量
总价(元)
1
长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项目
一般会议服务
详见磋商文件第四章采购需求。
项
1
949225.44
合计金额小写： 949225.44 元 合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分
合同标的及金额明细：
序号
费用名称
明细
单价（元）
备注
1
论坛场地搭建布置
包括但不限于背景板、大门造型、道路导视、注水旗、展板、踏台、指引牌等
83332
2
论坛会场设备搭建
包括但不限于大会场及分会场的舞台、灯光、地毯、音响、讲台等设备搭建
50005
3
摄影摄像
包括但不限于直播、摄像、视频等
67600
4
会务服务
包括但不限于礼仪、司仪、速记、电脑、打印、KV设计、会务人员等
153950
5
论坛接待服务
包括但不限于住宿、车辆接驳、餐饮、茶歇、接待等安保、志愿者、医疗保障等
395300
6
论坛公共保障
包括但不限于安保、志愿者、医疗保障等
30000
7
论坛媒体宣传
包括但不限于媒体传播、媒体公共服务等
10000
8
不可预计费
23900
9
服务费
81408.70
10
税金
53729.74
总金额合计
949225.44元
除合同另有规定，合同单价和总价均已包括了为实施和完成本项目所需的直接费、管理费、利润、规费、编制费、技术服务费、设备费、人工费、税金、保险等费用，以及合同明示或暗示的所有责任、义务和一般风险，甲方不再另行支付其他任何费用。 3.履行期限及地点和方式 3.1 履行期限：
2024-01-05 ——
2024-02-05
3.2 履行地点：甲方指定地点 3.3 履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）： 3.3.1项目建设内容及要求：（一）论坛场地搭建布置
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
会场大厅签到区背景板
桁架喷绘，1200cm*300cm，左右包边150cm
㎡
45
2
led射灯
个
8
2
放背景板上沿
会场大门欢迎造型
L8*H3.6*W1.2m，立体桁架框，正面+侧面，木结构造型+高精度户外车贴、立体字
组
1
2
会场外部道路导视
4米宽*2米高*1.5厚；桁架黑底喷绘
块
2
2
会场外部主题注水旗
5米高+彩印旗面
面
100
2
会场内部大会信息展板
8米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重
块
1
2
论坛信息公告展板
6米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重
块
6
2
大合影拍照踏台
50米宽*1米高；弧形钢架结构；
组
1
1
论坛丽屏指引牌
个
15
2
（二）论坛会场设备搭建
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
A厅（大会场）
P3屏幕：按3m*5m*2块
㎡
30
2
需要三分屏
服务器
㎡
1
2
屏幕上方发光字，预估8m距离
㎡
1
2
舞台前沿绿植租赁
台
10
2
舞台前沿两侧台阶，尺寸：7m*2+灰色地毯包
米
14
2
台阶位置：前沿两侧
光束灯（LED上方）
项
16
2
数量暂定，需沟通灯光效果
LED帕灯
盆
10
2
数量暂定，需沟通灯光效果
面光灯
米
15
2
数量暂定，需沟通灯光效果
LOGO灯
台
2
2
数量暂定，需沟通灯光效果
切割灯
台
2
2
数量暂定，需沟通灯光效果
线阵音响
台
1
2
8+4+4。麦克风暂定每场3-5个
B厅（分会场）
舞台：按8.54m*3.66m
㎡
31
2
灰色加厚地毯
㎡
50
2
P3屏幕：按12m*4.5m
㎡
54
2
服务器
台
1
2
2m宽台阶包地毯*2
米
4
2
面光灯
台
12
2
面光灯光架
套
2
2
提词器
电视机
个
3
2
讲台帖
kt板全包
个
3
2
倒计时牌
kt板，40cm*60cm
块
3
2
翻页笔
进口CUE翻页笔+远距离接收器
套
3
2
讲台花
确认鲜花类型：红色、白色、蓝色鲜花，只可为点缀，不可为主色.主色为浅色：香槟之类的，花味不要太重
个
3
2
（三）摄影摄像
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
照片直播
第一天4名+第二天3名
名
7
1
即时上传即时修图
摄像
1名游机位+直播推流
名
1
1
主题大会3个直播机位+导播台+摇臂+直播推流
项
1
1
大会视频
3分钟精彩视频+每场15秒视频5个+每嘉宾单独演讲视频剪辑；论坛期间现场摄影、摄像、剪辑、整理费用，具体包括：主论坛、平行论坛及特色活动场地的摄影、摄像和拍摄协调人员。
项
1
1
（四）会务服务
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
礼仪
晚宴4名；主题大会4名
名
8
1
速记
主题大会上午1位；分论坛上午2位，下午2位
场
5
1
每场3小时内，超时按300元/小时计费，不满1小时按1小时算
签到统计系统
会议注册签到系统，不需微网站，名单提前导入、发短信
项
1
1
短信按条数收费
笔记本电脑
控台，打印机用
台
5
2
黑白打印机
台
1
3
彩色打印机
台
1
3
签到人员
协助签到，工作人员，
人
8
1
会务人员
项目总控
人
2
10
会务执行人员主论坛6名、平行论坛4名、特色活动4名、会务接待2名
人
16
6
主KV设计及延展
论坛主KV设计、背景板、议程版等其他延展设计，会议手册、纪念册等内容排版等
人
1
15
提要协办方提供往届大会标准设计元素及设计源文件
场外司仪
主题大会场外司仪
人
1
1
（五）论坛接待服务
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
住宿费
院士及重要嘉宾住宿费
间
20
2
10位院士套房、10位重要嘉宾豪华单间
随行人员及工作人员用房
间
25
3
高级间
车辆接驳服务
论坛期间嘉宾、工作人员、参会人员、志愿者的车辆接驳费用。
台
1
2
数量暂按10台大巴、10台商务车*3天计划
餐饮
招待餐叙
人
1
按350元/人，60人
自助餐（参会人员）
位
400
4
第一天报道当日晚餐、第二天中餐、晚餐，第三日中餐
茶歇
会场茶歇
场
3
会务接待人员
院士及重要嘉宾接待人员；
人
25
4
（六）论坛公共保障
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
安保及志愿者服务
论坛期间安保人员和志愿者服务费，同时包括安检设备租赁费及搭建费。预计10位志愿者，工作时间为3天（包括签到1天）。
项
1
3
医疗保障
论坛期间医疗保障相关费用，包括2名医疗人员劳务费和医疗物资及工作用房等费用。
项
1
3
（七）论坛媒体宣传
采购项目标的
规格说明
单位
数量
次/天数
备注
媒体传播
媒体邀请及报道
项
1
3.3.2主要服务内容相关说明乙方包材料、包制作、包质量、包运输、包安装摆放、包管理维护、包拆除、包安全、包税金等全过程服务。服务期内（运输、安装、摆放、维护管理、拆除）如发生安全事故（含人员伤亡等），由乙方负责处理，并承担与之相关的所有责任及费用。1、会展相关设备的安装时间暂定为2024年1月10日09点～2024年1月11日17点，拆卸时间暂定为2024年1月13日18点～2024年1月13日24点，具体时间以签订的采购合同为准。2、配合甲方对会议场地进行各项会场设备及氛围导视摆放考察，具体场地以实际为准。独立完成对接酒店会议场地各项相关的事项工作。3、乙方需派专业人员对接项目筹备需求。完成大会各项相关的设计工作、制作工作、宣传工作等。于大会前20天协助甲方统筹安排大会各项筹备工作的执行。4、合理安排现场设备（含物料、氛围、导视等）的安装及摆放，统筹各操作板块负责人及执行人员。做好大会期间现场各项设计和物料的安装搭建和后期维护、会期的导视更换服务、大会前后的宣传协助工作。5、负责配合甲方提供及汇报筹备工作、数据、执行所需资料。6、负责各项会务资料、现场设备（含物料、氛围、导视等）安装制作服务的资料及信息的收集、导视画面信息内容的衔接及设计、会场进入及布场衔接。建档和结算统计等工作（会后半个月内完成）。7、安全高效的处理突发事件；随时做好临时性维护修缮及补充的统筹和执行任务，必须在10分钟内响应，30分钟内完成维护修缮工作任务。8、按照甲方需求，做好会务接待现场人员管理与组织实施执行服务方案。9、负责对接接待酒店（酒店签到、住房、餐饮、会场等）、车辆（租车使用范围：高铁/机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、会场（各论坛会场签到、布置、会场管理、茶歇等）、嘉宾落地接待（一对一服务、一对多全程管家式服务）等的前期准备、现场协调、执行结算等工作。10、根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。11、负责各板块接待人员的组织、培训。12、负责项目展期采购酒店的签到、房间安排、餐饮安排、资料发放等相关接待流程及服务。13、负责项目会议期间的餐叙、公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约500人每天）。14、负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计重要嘉宾20人）。15、负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。16、安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。17、负责会务接待各项物料的统筹工作。18、配合甲方要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。 4.结算方式
4.1 资金支付方式：
第1次分期支付金额为759380.4元,所占总合同金额百分之80,说明:合同签订后，支付合同总金额的80%第2次分期支付金额为189845.04元,所占总合同金额百分之20,说明:年会顺利结束，会后服务期届满，会后资料整理工作顺利完成，无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等，乙方提供的经甲方验收合格的验收总结报告且双方办理完毕费用结算并乙方提供相应金额的增值税专用发票和请款报告后20个工作日内支付剩余全部费用，具体付款时间以甲方内部审批程序完成以及验收报告、结算资料通过为准（以上付款均不计息）,该期为履约验收期
4.2 收款账户： 上海浦东发展银行长沙侯家塘支行(湖南星光会议会展有限公司:66060155200003166) 4.3 对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。 5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收 5.1 验收程序 采用 简易程序验收 5.2 质量要求 5.2.1乙方必须按照甲方的要求在规定的时间内完成所有物料及设备和氛围及导视设备的安装和拆卸（1）搭建标准：按甲方提供的采购列表及需求清单进行制作安装并摆放到位。（2）摆放要求：严格按照甲方要求，依据会议场地实际情况进行摆放。（3）物料更换：根据甲方要求，乙方应保证展会期间各项物料的正常使用，易损耗材料按实际损耗进行更换，所产生的费用由乙方负责。（4）维护保养：无论任何原因，乙方必须做好各项物料的巡查及维护，如甲方巡查人员发现乙方物料使用期间，有任何使用问题，乙方在接到信息后，30分钟内须整改到位。（5）应急处置：服务期内，乙方必须向甲方报备固定值班人员，24小时电话值守，实时做好应急情况处置，对出现物料不能正常使用现象，由乙方免费维护，确保随时维护更新到位。注：所有现场设备（含物料、氛围、导视等）需使用共计3天（暂定2024年1月11日～2024年1月13日）。5.2.2现场物料搭建任务的特别说明（1）乙方完成现场物料搭建任务后向甲方报告，由双方组织验收，签署验收合格单。（2）交货前检查：①在合同规定的日期前，甲方向乙方发出导视搭建进场的通知，自通知发出之日起乙方必须在规定时间内完成全部导视搭建安装，不计天气和其他条件的影响。②在甲方规定的完成时限之日，乙方应配合甲方做好交货前的检查，如发现乙方未能按质按量完成任务，乙方须在1小时内按甲方要求做好整改和完成规定工作量并经甲方验收合格。③如因乙方原因，在规定期限内未能完成工作任务并经验收合格的，甲方有权解除合同且不予结算。5.2.3人员配备及管理（1）服务团队人员配备（共计不得少于12人）①主要工作人员的配备：供应商为本项目配备的负责人不得少于6人，其中：总控至少2人，设计负责人至少1人，宣传负责人至少1人，文案负责人至少1人，执行负责人至少1人。②对接项目筹备需求的专业人员不得少于3人。③大会期间固定维护操作人员不得少于3人。（2）服务团队人员管理①服务团队全体人员必须服从指挥，听从安排，安全操作，举止文明。②服务团队全体人员在甲方指定办公地驻场办公，执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。③乙方须为所派服务团队全体人员购买工伤保险和意外保险，服务过程中服务团队发生的一切责任事故均由乙方负责。④服务团队人员住宿费用、工作餐由乙方负责。 5.3 验收要求和验收标准 5.3.1验收方式：简易验收方式。5.3.2合同签订后30日历日内完成所有工作并通过甲方验收。5.3.3项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由乙方承担。由乙方向甲方申请项目验收，且确保验收资料的完整性和真实性。5.3.4验收的标准和依据：包括本采购项目的磋商文件、乙方的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。5.3.5验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为乙方原因造成的，由乙方承担检测费用；否则，由甲方承担。5.3.6项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。 6.甲乙双方的权利与义务 6.1甲方的权利与义务6.1.1 协调相关部门配合乙方收集资料，及时提供项目所需资料；6.1.2 在项目准备及进行过程中，给予乙方协助及支持；6.1.3 甲方保证项目款按时到位，以保证项目的顺利进行；6.2乙方权利与义务：6.2.1 乙方应当根据合同要求确保项目服务期和成果质量；6.2.2 乙方应根据甲方要求，确保项目如期完成；6.2.3 允许甲方内部使用乙方为执行合同所提供的属乙方所有的成果；6.2.4 未经甲方允许，对于甲方提供的技术资料属于甲方的成果，归甲方所有，乙方有义务保密，乙方不得将合同标的全部或部分向第三方转让，否则，甲方有权对因此造成的损失追究责任。6.2.5项目整体验收完成后，乙方需将相关资料一次性移交给甲方。 7.违约责任 7.1 对中小微企业未及时支付的违约责任约定：采购人不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。 7.2 如中标（成交）供应商系中小微企业，采购人存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息3.55%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。 7.3 甲方不得以行政区划调整、政府换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的，应当依照法定权限和程序进行，并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。 7.4 乙方不能在合同约定时间内完成合同内容的，应承担相应的违约责任，每逾期一天，乙方应承担实际结算总金额万分之三的违约金，逾期超过三十天以上的（含三十天），甲方有权单方解除合同，并要求乙方承担实际结算总金额30%的违约金，造成甲方其它损失的，乙方应另行赔偿。7.5 合同签订后，由于甲方原因或项目中止、终止而终止合同的，甲方应按完成的实际工作量支付服务费。7.6 乙方进场前应向甲方提供所需要的资料清单，甲方应积极配合乙方收集资料。由于甲方相关资料提供的及时性和准确性造成的服务期限延误，服务期限顺延。7.7 合同签订后，如乙方擅自中途停止或解除合同，乙方应向甲方支付违约金，违约金按实际损失的30%计算。违约金不足以赔偿甲方损失的，乙方应额外赔偿。7.8 乙方提供的成果质量不合格的，乙方应负责无偿整改以达到质量要求。因成果质量不符合合同约定的要求而又非甲方提供的资料所造成后果时，乙方应对因此造成的直接损失负赔偿责任，并承担相应的法律责任，由于甲方提供的资料原因产生的责任由甲方自己负责。7.9 对于甲方提供资料以及属于甲方的成果报告，乙方有保密义务，不得向第三人转让，否则，甲方有权随时单方解除合同，且不予支付合同费用，乙方还应按实际结算总金额30%向甲方支付违约金。7.10 乙方在履行本协议过程中发生事故造成自身及第三方人身及财产损失的，由乙方自行承担和负责，甲方不承担任何责任。7.11因乙方多次违反本协议约定（2次以上含2次），经甲方要求整改后仍存在或发生同种违约行为的，甲方有权单方面解除本协议，并有权根据实际发生且经验收合格的调查报告以本合同约定的结算金额按80%予以结算，由此造成的损失由乙方自行承担，同时要求乙方支付实际结算总金额30%的违约金。7.12 乙方对提交的报告出现的遗漏或错 误负责修改或补充。由于乙方报告错 误造成甲方经济损失的，乙方应全额赔偿。7.13 乙方应按合同约定全面履行，否则视为违约，违约应赔偿给甲方损失的费用包括但不限于律师费、主张权利产生的差旅费、保全费、诉讼费等。7.14 因不可抗力或上级政策、客观情况发生重大改变导致本协议不能继续履行的，本协议自行终止，双方互不承担违约责任。 8.解决争议的方法 首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷： 向长沙县人民法院人民法院提起诉讼。 9.组成合同的文件 合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释： （1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议 （2）中标或成交通知书 （3） 响应文件 （4）政府采购合同格式条款及其附件 （5）专用合同条款（如果有） （6）通用合同条款（如果有） （7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有） （8）其他合同文件。 10.合同生效 本合同自 双方签字并盖章之日起 生效 11.其他条款 无 注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。 政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
甲方（公章）：
乙方（公章）：
地址：
长沙经济技术开发区三一路2号
地址：
湖南省长沙市开福区通泰街街道黄兴北路89号上城金都928号房
法定代表人：
张庆红
法定代表人：
莫颂华
委托代理人：
潘子音
委托代理人：
何希希
电话：
0731-84020186
电话：
0731-88891330
传真：
0731-84020186
传真：
0731-88891330
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会务合同.pdf
服务类项目政府采购合同协议书G-2024003ZSJ采购人（全称）：长沙经济技术开发区管理委员会（甲方）供应商（全称）：湖南星光会议会展有限公司（乙方）为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。甲方与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。1.项目管理信息（1）采购方式：竞争性碳商（2）项目名称：长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项且（3）采购计划编号：JKCG-202312190083（4）项目内容：里方全权委托乙方为会务服务的执行单位2.合同标的及金额序号标的名称政府采购品目型号规格数量单位数量总价（元）1长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项目一般会议服务详见采购需求项1949225.44合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合计金额小写：949225.44元合计金额大写：玖拾肆万玖仟贰佰贰拾伍元肆角肆分合同标的及金额明细：序号费用名称明细单价（元）备注1论坛场地搭建布置包括但不限于背景板、大门造型、道路导视、注水旗、展板、踏台、指引牌等833322论坛会场设备搭建包括但不限于大会场及分会场的舞台、灯光、地毯、音响、讲台等设备搭建500053摄影摄像包括但不限于直播、摄像、视频等676004会务服务包括但不限于礼仪、司仪、速记、电脑、打印、KV设计、会务人员等1539505论坛接待服务包括但不限于住宿、车辆接驳、餐饮、茶歇、接待等安保、志愿者、医疗保障等3953006论坛公共保障包括但不限于安保、志愿者、医疗保障等300007论坛媒体宣传包括但不限于媒体传播、媒体公共服务等100008不可预计费不可预计费239009服务费服务费81408.7010税金税金53729.74总金额合计949225.44元总金额合计949225.44元总金额合计949225.44元总金额合计949225.44元总金额合计949225.44元除合同另有规定，合同单价和总价均已包括了为实施和完成本项目所需的直接费、管理费、利润、规费、编制费、技术服务费、设备费、人工费、税金、保险等费用，以及合同明示或暗示的所有责任、义务和一般风险，甲方不再另行支付其他任何费用。3.履行期限及地点和方式3.1服务时间：2024-01-05--2024-02-053.2履行地点：里方指定地点3.3履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）：3.3.1项目建设内容及要求：（一）论坛场地搭建布置采购项目规格说明位数量/天数备注会场大厅签到区背景板桁架喷绘，1200cm*300cm，左右包边150cmm452会场大厅签到区背景板led射灯个82放背景板上沿会场大门欢迎造型L8*H3.6*W1.2m，立体桁架框，正面+侧面，木结构造型+高精度户外车贴、立体字组12会场外部道路导视4米宽*2米高*1.5厚；桥架黑底喷绘块22会场外部主题注水旗5米高+彩印旗面面1002会场内部大会信息展板8米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重块12论坛信息公告展板6米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重块62大合影拍照踏台50米宽*1米高；弧形钢架结构；组11论坛丽屏指引牌个152（二）论坛会场设备搭建采购项目规格说明位数量/天数备注服务器m12屏幕上方发光字，预估8m距离m12舞台前沿绿植租赁台102舞台前沿两侧台阶，尺寸：7m*2+灰色地毯包米142台阶位置：前沿两侧A厅（大会场）P3屏幕：按3m*5m*2块m302需要三分屏光束灯（LED上方）项162数量暂定，需沟通灯光效果LED帕灯盆102数量暂定，需沟通灯光效果面光灯米152数量暂定，需沟通灯光效果LOGO灯台22数量暂定，需沟通灯光效果切割灯台22数量暂定，需沟通灯光效果线阵音响台128+4+4。麦克风暂定每场3-5个灰色加厚地毯m502P3屏幕：按12m*4.5mm542B厅（分会场）舞台：按8.54m*3.66mm312服务器台122m宽台阶包地毯*2米42面光灯台122面光灯光架套22提词器电视机个32讲台帖kt板全包个32倒计时牌kt板，40cm*60cm块32翻页笔进口CUE翻页笔+远距离接收器套32讲台花确认鲜花类型：红色、白色、蓝色鲜花，只可为点缀，不可为主色.主色为浅色：香槟之类的，花味不要太重个32（三）摄影摄像采购项目规格说明位数量/天数备注照片直播第一天4名+第二天3名名71即时上传即时修图摄像1名游机位+直播推流名11摄像主题大会3个直播机位+导播台+摇臂+直播推流项11大会视频3分钟精彩视频+每场15秒视频5个+每嘉宾单独演讲视频剪辑；论坛期间现场摄影、摄像、剪辑、整理费用，具体包括：主论坛、平行论坛及特色活动场地的摄影、摄像和拍摄协调人员。项11（四）会务服务采购项目规格说明位数量/天数备注礼仪晚宴4名；主题大会4名名81速记主题大会上午1位；分论坛上午2位，下午2位场51每场3小时内，超时按300元/小时计费，不满1小时按1小时算签到统计系统会议注册签到系统，不需微网站，名单提前导入、发短信项11短信按条数收费笔记本电脑控台，打印机用台52黑白打印机台13彩色打印机台13签到人员协助签到，工作人员，人81会务人员项目总控人210会务人员会务执行人员主论坛6名、平行论坛4名、特色活动4名、会务接待2名人166主KV设计及延展论坛主KV设计、背景板、议程版等其他延展设计，会议手册、纪念册等内容排版等人115提要协办方提供往届大会标准设计元素及设计源文件场外司仪主题大会场外司仪人11（五）论坛接待服务采购项目规格说明位数量/天数备注住宿费院士及重要嘉宾住宿费间20210位院士套房、10位重要嘉宾豪华单间住宿费随行人员及工作人员用房间253高级间车辆接驳服务论坛期间嘉宾、工作人员、参会人员、志愿者的车辆接驳费用。台12数量暂按10台大巴、10台商务车*3天计划餐饮招待餐叙人1按350元/人，60人餐饮自助餐（参会人员）位4004第一天报道当日晚餐、第二天中餐、晚餐，第三日中餐茶歇会场茶歇场3会务接待人员院士及重要嘉宾接待人员；人254（六）论坛公共保障采购项目规格说明位数量/天数备注安保及志愿者服务论坛期间安保人员和志愿者服务费，同时包括安检设备租赁费及搭建费。预计10位志愿者，工作时间为3天（包括签到1天）。项13医疗保障论坛期间医疗保障相关费用，包括2名医疗人员劳务费和医疗物资及工作用房等费用。项13（七）论坛媒体宣传采购项目规格说明位数量/天数备注媒体传播媒体邀请及报道项13.3.2主要服务内容相关说明乙方包材料、包制作、包质量、包运输、包安装摆放、包管理维护、包拆除、包安全、包税金等全过程服务。服务期内（运输、安装、摆放、维护管理、拆除）如发生安全事故（含人员伤亡等），由乙方负责处理，并承担与之相关的所有责任及费用。①会展相关设备的安装时间暂定为2024年1月10日09点～2024年1月11日17点，拆卸时间暂定为2024年1月13日18点～2024年1月13日24点。②配合甲方对会议场地进行各项会场设备及氛围导视摆放考察，具体场地以实际为准。独立完成对接酒店会议场地各项相关的事项工作。③乙方需派专业人员对接项目筹备需求。完成大会各项相关的设计工作、制作工作、宣传工作等。于大会前20天协助甲方统筹安排大会各项筹备工作的执行。4合理安排现场设备（含物料、氛围、导视等）的安装及摆放，统筹各操作板块负责人及执行人员。做好大会期间现场各项设计和物料的安装搭建和后期维护、会期的导视更换服务、大会前后的宣传协助工作。负责配合甲方提供及汇报筹备工作、数据、执行所需资料。负责各项会务资料、现场设备（含物料、氛围、导视等）安装制作服务的资料及信息的收集、导视画面信息内容的衔接及设计、会场进入及布场衔接。建档和结算统计等工作（会后半个月内完成）。①安全高效的处理突发事件；随时做好临时性维护修鳝及补充的统筹和执行任务，必须在10分钟内响应，30分钟内完成维护修给工作任务。8按照甲方需求，做好会务接待现场人员管理与组织实施执行服务方案。9负责对接接待酒店（酒店签到、住房、餐饮、会场等）、车辆（租车使用范围：高铁/机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、会场（各论坛会场签到、布置、会场管理、茶歇等）、嘉宾落地接待（一对一服务、一对多全程管家式服务）等的前期准备、现场协调、执行结算等工作。①根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。负责各板块接待人员的组织、培训。负责项目展期采购酒店的签到、房间安排、餐饮安排、资料发放等相关接待流程及服务。③负责项目会议期间的餐叙、公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约500人每天）。负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计重要嘉宾20人）5负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。①负责会务接待各项物料的统筹工作。配合甲方要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。4.结算方式4.1资金支付方式：（1）付款人：长沙经济技术开发区管理委员会（2）合同签订后，支付合同总金额的80%；年会顺利结束，会后服务期届满，会后资料整理工作顺利完成，无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等，乙方提供的经甲方验收合格的验收总结报告且双方办理完毕费用结算并乙方提供相应金额的增值税专用发票和请款报告后20个工作日内支付剩余全部费用，具体付款时间以甲方内部审批程序完成以及验收报告、结算资料通过为准（以上付款均不计息）。4.2收款账户：账户名称：湖南星光会议会展有限公司开户行：上海浦东发展银行长沙侯家塘支行帐号：660601552000031664.3对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；甲方拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收5.1验收程序采用简易程序验收。5.2质量要求5.2.1乙方必须按照甲方的要求在规定的时间内完成所有物料及设备和氛围及导视设备的安装和拆卸（1）搭建标准：按甲方提供的采购列表及需求清单进行制作安装并摆放到位。（2）摆放要求：严格按照甲方要求，依据会议场地实际情况进行摆放。（3）物料更换：根据甲方要求，乙方应保证展会期间各项物料的正常使用，易损耗材料按实际损耗进行更换，所产生的费用由乙方负责。（4）维护保养：无论任何原因，乙方必须做好各项物料的巡查及维护，如甲方巡查人员发现乙方物料使用期间，有任何使用问题，乙方在接到信息后，30分钟内须整改到位。（5）应急处置：服务期内，乙方必须向甲方报备固定值班人员，24小时电话值守，实时做好应急情况处置，对出现物料不能正常使用现象，由乙方免费维护，确保随时维护更新到位。注：所有现场设备（含物料、氛围、导视等）需使用共计3天（暂定2024年1月11日～2024年1月13日）。5.2.2现场物料搭建任务的特别说明（1）乙方完成现场物料搭建任务后向甲方报告，由双方组织验收，签署验收合格单。（2）交货前检查：①在合同规定的日期前，甲方向乙方发出导视搭建进场的通知，自通知发出之日起乙方必须在规定时间内完成全部导视搭建安装，不计天气和其他条件的影响。②在甲方规定的完成时限之日，乙方应配合甲方做好交货前的检查，如发现乙方未能按质按量完成任务，乙方须在1小时内按甲方要求做好整改和完成规定工作量并经甲方验收合格。③如因乙方原因，在规定期限内未能完成工作任务并经验收合格的，甲方有权解除合同且不予结算。5.2.3人员配备及管理（1）服务团队人员配备（共计不得少于12人）①主要工作人员的配备：供应商为本项目配备的负责人不得少于6人，其中：总控至少2人，设计负责人至少1人，宣传负责人至少1人，文案负责人至少1人，执行负责人至少1人。②对接项目筹备需求的专业人员不得少于3人。③大会期间固定维护操作人员不得少于3人（2）服务团队人员管理①服务团队全体人员必须服从指挥，听从安排，安全操作，举止文明。②服务团队全体人员在甲方指定办公地驻场办公，执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。③乙方须为所派服务团队全体人员购买工伤保险和意外保险，服务过程中服务团队发生的一切责任事故均由乙方负责。④服务团队人员住宿费用、工作餐由乙方负责。5.3验收要求和验收标准5.3.1验收方式：简易验收方式。5.3.2合同签订后30日历日内完成所有工作并通过甲方验收。5.3.3项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由乙方承担。由乙方向甲方申请项目验收，且确保验收资料的完整性和真实性。5.3.4验收的标准和依据：包括本采购项目的碳商文件、乙方的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。5.3.5验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测如为乙方原因造成的，由乙方承担检测费用；否则，由甲方承担。5.3.6项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。6.甲乙双方的权利与义务6.1甲方的权利与义务6.1.1协调相关部门配合乙方收集资料，及时提供项目所需资料；6.1.2在项目准备及进行过程中，给予乙方协助及支持；6.1.3甲方保证项目款按时到位，以保证项目的顺利进行；6.2乙方权利与义务：6.2.1乙方应当根据合同要求确保项目服务期和成果质量；6.2.2乙方应根据甲方要求，确保项目如期完成；6.2.3允许甲方内部使用乙方为执行合同所提供的属乙方所有的成果；6.2.4未经甲方允许，对于甲方提供的技术资料属于甲方的成果，归甲方所有，乙方有义务保密，乙方不得将合同标的全部或部分向第三方转让，否则，甲方有权对因此造成的损失追究责任。6.2.5项目整体验收完成后，乙方需将相关资料一次性移交给甲方。7.违约责任7.1对中小微企业未及时支付的违约责任约定：甲方不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。7.2如中标（成交）供应商系中小微企业，甲方存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息3.55%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息7.3甲方不得以行政区划调整、政换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的应当依照法定权限和程序进行，并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。7.4乙方不能在合同约定时间内完成合同内容的，应承担相应的违约责任，每逾期一天，乙方应承担实际结算总金额万分之三的违约金，逾期超过三十天以上的（含三十天），甲方有权单方解除合同，并要求乙方承担实际结算总金额30%的违约金，造成甲方其它损失的，乙方应另行赔偿。AL7.5合同签订后，由于甲方原因或项目中止、终止而终止合同的，甲方应按完成的实际工作量支付服务费。7.6乙方进场前应向甲方提供所需要的资料清单，甲方应积极配合乙方收集资料。由于甲方相关资料提供的及时性和准确性造成的服务期限延误，服务期限顺延。7.7合同签订后，如乙方擅自中途停止或解除合同，乙方应向甲方支付违约金，违约金按实际损失的30%计算。违约金不足以赔偿甲方损失的，乙方应额外赔偿。7.8乙方提供的成果质量不合格的，乙方应负责无偿整改以达到质量要求。因成果质量不符合合同约定的要求而又非甲方提供的资料所造成后果时，方应对因此造成的直接损失负赔偿责任，并承担相应的法律责任，由于甲方提供的资料原因产生的责任由甲方自己负责。7.9对于甲方提供资料以及属于甲方的成果报告，乙方有保密义务，不得向第三人转让，否则，甲方有权随时单方解除合同，且不予支付合同费用，乙方还应按实际结算总金额30%向甲方支付违约金。7.10乙方在履行本协议过程中发生事故造成自身及第三方人身及财产损失的，由乙方自行承担和负责，甲方不承担任何责任。7.11因乙方多次违反本协议约定（2次以上含2次），经甲方要求整改后仍存在或发生同种违约行为的，甲方有权单方面解除本协议，并有权根据实际发生且经验收合格的调查报告以本合同约定的结算金额按80%予以结算，由此造成的损失由乙方自行承担，同时要求乙方支付实际结算总金额30%的违约金7.12乙方对提交的报告出现的遗漏或错误负责修改或补充。由于乙方报告错误造成甲方经济损失的，乙方应全额赔偿7.13乙方应按合同约定全面履行，否则视为违约，违约应赔偿给甲方损失的费用包括但不限于律师费、主张权利产生的差旅费、保全费、诉讼费等。7.14因不可抗力或上级政策、客观情况发生重大改变导致本协议不能继续履行的，本协议自行终止，双方互不承担违约责任。8.解决争议的方法首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷：向长沙县人民法院提起诉讼。9.组成合同的文件合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：（1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议（2）中标或成交通知书（3）响应文件（4）政府采购合同格式条款及其附件（5）专用合同条款（如果有）（6）通用合同条款（如果有）（7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有）（8）其他合同文件。10.合同生效本合同一式伍份，甲方执肆份，乙方执壹份。自双方签字并盖章之日起生效。11.其他条款无。甲方（公章）乙方（公章）：地址：长沙经济技术开发区三一路二号地址：长沙市开福区通泰街街道黄兴北路89号上城金都大厦928房法定代表人：张庆红法定代表人：莫颂华委托代理人：潘子音委托代理人：何希希电话：0731-84020186电话：0731-88891330传真：0731-84020186传真：0731-88891330
投标 / 标书制作要点（原创）
本智能人机交互技术年会会务服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
