档案数字化建设采购合同公告（沅陵县档案馆2024）
县档案馆馆藏档案数字化建设（一期）合同公告
公告日期:2024年02月28日
一、合同编号：沅财采计202401009
二、合同名称：县档案馆馆藏档案数字化建设（一期）政府采购合同协议书
三、项目编号：
1、招标编号：HNZY2024-YL-ZFCG02
2、政府采购编号：沅财采计202401009
四、项目名称：县档案馆馆藏档案数字化建设（一期）
五、合同主体
采购人（甲方）：沅陵县档案馆
地 址：辰洲西街虎溪路25号
联系方式：13467940231
供应商（乙方）：湖南众心缘信息科技有限公司
地 址：长沙市开福区伍家岭街道芙蓉北路二段151号伍家岭商业中心5号楼2110房
联系方式：18674550660
六、合同主要信息
主要标的名称： 县档案馆馆藏档案数字化建设（一期）
服务要求：详见采购合同
主要标的数量： 详见采购合同
主要标的单价：详见采购合同
合同金额：1968722.00元
履约期限、地点等简要信息： 详见采购合同
采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期：2024年2 月27日
八、合同公告日期：2024年2 月28日
九、其他补充事宜： /
附件：政府采购合同
附件下载：
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政府采购合同协议书采购合同编号：沉财采计202401009（甲方）采购人（全称）远陵县档案馆供应商（全称）：湖南众心缘信息科技有限公司（乙方）为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。、项目信息（1）采购项目名称：县档案馆馆藏档案数字化建设（一期）（2）政府采购计划编号：远财采计202401009（3）项目内容：馆藏档案数字化服务，详见竞争性碳商文件。、合同金额（1）合同金额小写：1968722.00元大写：壹佰玖拾陆万捌仟柒佰贰拾贰元整（2）具体标的：详见竞争性碳商文件。（3）合同定价方式：固定单价（4）付款方式：乙方按照甲方要求完成现场布置和服务人员入场，设备安装验收合格并正常运行后，一个月内支付合同总金额的30%；数字化完成全部成果验收合格后，支付除质保金外的余款（据实结算）；质保金为2万元，待质保期满后一次性支付支付。（质保期1年）三、合同履行（1）起始期限：合同签订后12个月内实施完成并通过验收。（2）地点：甲方指定地点。（3）方式：由乙方组织人员进行项目实施。四、工作要求：1、加工流程要求1.1档案调卷调卷数量控制为一周工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。1.2整理核对安排精通档案的专业人员，管理整理核对工作，其他核对人员必须工作认真细致，小心谨慎，检查完毕后必须有严格的登记表，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时，从档案管理系统中导出目录数据；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对、修改与完善。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在甲方工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新分类；顺序不对的，应进行调档并确定目录无误，同时，填写差错报告。1.3目录录入目录数据录入人员，严肃认真，逐条核对，在甲方的指导、监督下，进行完善与更正。对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括全宗号、案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限、归档年度、秘级、备注），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录，应补编目录。1.4原件拆卷在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。1.5档案修复档案整理前要对破损严重的档案进行修复，修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作，修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢复在原来的部位上。档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。1.6档案扫描档案材料原则上要求全部进行扫描，包括案卷封面、卷内目录、正文、备考表，封底页不扫描。要根据纸张质量，进行相关参数的设置和调整，保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。（1）扫描方式扫描设备的选择，应特别注意对档案实体的保护，应尽量选择对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化处理。纸质较差、容易破损的档案，应采用平板或高拍仪方式扫描。档案纸张较薄，尤其是不易辩认正反面，扫描背面情况的原件，要求选用白色的垫衬纸后扫描，以免影响图像文件的质量。（2）扫描色彩模式应采用真彩色24位RGB模式扫描。（3）扫描分辨率应采用不低于300dpi分辨率扫描。如文字偏小、密集、清晰度较差时，应适当提高分辨率。1.7图像处理（1）旋转及纠偏对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像正负偏差小于0.5度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。2）裁边如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边外延至少2mm-3mm处裁剪图像。（3）去污应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹，只能去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。（4）质量检验重点检查：①图像不完整、无法清晰识别的；②漏扫、重扫、多扫等；③排列顺序与档案原件是否一致；④旋转及纠偏、裁边、去污是否符合要求，不符合要求的应返工重做。1.8数据存储数字图像存储：长期保存格式为JPEG或TIFF。为方便利用，每一件档案的所有扫描图片合并成一个PDF（双层）文件，同一个全宗的PDF文件放入以全宗号命名的文件夹下，并依照档号逐级分层新建文件夹存储。为满足长期保存和方便利用需求，两种格式都要保存备份，具体格式以013数字档案管理信息系统要求为准。乙方须提供两个高质量的硬盘进行原始数据与最终成品数据进行备份，以防止数据丢失，在项目完成验收之后，乙方须把两块硬盘移交甲方进行备份。将扫描形成的图片文件全部采用硬盘存储，硬盘数据必须指定专人负责检查，检查硬盘内容是否有错漏，硬盘能否正常打开。1.9质量检查检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。（1）对扫描前处理情况进行检查。发现错误及时修正，并对相应的扫描图像重新扫描和处理。（2）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新加工。（3）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。（4）扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。（5）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。（6）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（7）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交甲方审核同意后，进行处理。1.10原件装订保持档案的排列顺序不变，安全、准确、无遗漏；以卷为单位的档案，三孔一线，装订牢固；以件为单位的档案，用不锈钢订书钉装订还原。1.11数据挂接（1）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行一一核查。其中，扫描文件、目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。（2）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。（3）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入到档案管理系统软件中。1.12档案归还填写归卷单归还案卷。将扫描完成并通过验收的纸质档案按照批次列出交接清单归还甲方档案管理部门，档案归还前应提前向甲方档案管理部门提出申请。乙方的调卷人和甲方的有关人员一起，办理好归还手续，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行档案内容、目录、数量的核对，不能有任何差错。1.13数据验收方案数据验收按批次进行，每个批量加工完成后，首先由乙方自检，自检通过以后，向甲方提交验收。验收内容包括：目录数据、扫描图像数据、档案实体。验收指标如下：图像文件命名无差错；工作和过程文件完整、规范；在数据库中修改和完善库房定位的正确率为100%；档案原始材料不缺失率为100%；存储载体质量可靠、安全可读、无病毒。目录数据差错率不得超过1%；图像数据差错率不得超过1%;其他项目的合格率达到100%以上。验收“通过”的结论，必须先经乙方项目负责人审查、签字，并提交甲方审核确认后方有效。之后并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。项目结束后，凡涉及到档案数据的所有电脑硬盘必须无偿移交给甲方。五、工作规范：（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》；（2）《中华人民共和国档案法》；（3）《全国档案信息化建设实施纲要》；（4）《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017、DA/T68.1-2020、DA/T68.2-2020、DA/T68.4-2022）；（5）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）；（6）《数字档案馆建设指南》（档办[2010]116号）；(7)《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；（8）《档案著录规则》（DA/T18-2022；（9）《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）；（10）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；5.组成合同的文件本协议书与下列文件一起构成合同文件，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：（1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议（2）本合同协议书（3）成交通知书（4）响应文件（5）政府采购合同专用条款（6）政府采购合同通用条款（7）标准、规范及有关技术文件，图纸。（8）其他合同文件。六、保密要求乙方应严格遵守国家相关的保密法律规定，确保项目实施过程中所接触的信息保密，确保甲方的档案和基础信息不被非授权人接触或获知。乙方及项目实施人员应按甲方要求签订《保密协议》，严格遵守保密协议条款。保密协议为合同组成部分，具有法律约束效力。七、违约责任（1）在履约过程中和保质期内，由于甲方的原因导致的损失由甲方负责赔偿；由于乙方的原因导致的损失由乙方负责赔偿；（2）因乙方侵犯第三方合法权益导致甲方被卷入纠纷，给甲方造成的包括但不限于诉讼费、仲裁费、律师费、调查费、差旅费、第三方主张的赔偿金以及其他因此支付的合理开支等损失，乙方应承担赔偿责任，并按合同总价款的5%违约金支付给甲方。（3）因乙方原因导致甲方单方解除合同的，乙方应按本合同总额的10%支付违约金给甲方；（4）如因乙方管理不善，造成甲方资料泄露、遗失、毁损或者重大经济损失，甲方有权终止本协议，并追究乙方的法律责任。（5）乙方未按本协议约定履行的，甲方可发出警告或整改通知，如乙方无法按本协议要求完成，甲方有权终止协议，并要求乙方赔偿。八、纠纷解决方式：因本合同引起的任何争议，双方协商解决，协商解决不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。九、未尽事宜：协议如有未尽事宜，须经甲、乙方双方共同协商，做出补充约定：补充约定与本协议具有同等效力。十、合同生效本合同自甲乙双方签订盖章之日起生效。十一、合同份数本合同一式肆份，甲乙双方各执壹份，采购办壹份，中介代理机构壹份，具有同等法律效力。合同订立时间：日2合同订立地点：乙方：（公章）甲方：（公章）法定代表人：法定代表人：A委托代理人：6委托代理人：电话：电话：传真：传真：开户银行：工行长沙蔡北路支行账号：1901100219200038265
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化建设涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
