档案信息化二期建设 馆藏档案数字化加工采购合同公告（同江市档案馆(史志研究室)2024）
同江市档案馆档案信息化二期建设（馆藏档案数字化加工）政府采购合同公告
一、合同编号：[230881]ZPZY[CS]20240001
二、合同名称：档案信息化二期建设（馆藏档案数字化加工）
三、项目编号：[230881]ZPZY[CS]20240001
四、项目名称：档案信息化二期建设（馆藏档案数字化加工）
五、合同主体
采购人(甲方)：同江市档案馆
地址：黑龙江省同江市大直路东新城街道西
联系方式：18745426029
供应商(乙方)：黑龙江德元致和信息技术有限公司
地址：黑龙江省哈尔滨市道里区富力江湾新城公建区T2号楼办公（单元）14层05、06号
联系方式：0451-82626270
六、合同主要信息
主要标的：
序号
名称
数量(单位)
单价(元)
总价(元)
规格型号/服务要求
1
馆藏档案数字化加工
1,800,000(页)
￥0.44
￥792,000.00
无
合同金额： 792,000.00元，大写(人民币)：柒拾玖万贰仟元整
履约期限：2024年04月09日至2024年10月08日
履约地点：同江市档案馆
采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期
2024年04月08日
八、合同公告日期
2024年04月10日
九、其他补充事宜
合同附件：
同江市档案馆合同.pdf
同江市档案馆
2024年04月10日
档案信息化建设二期服务合同采购单位（甲方）同江市档案馆供应商乙方）黑龙江德元致和信息技术有限公司签订地点同江市签订时间2024年4月8日甲方经（政府采购），确定乙方为甲方项目名称：档案信息化二期建设（馆藏档案数字化加工）项目编号：[2308811ZPZY[CS120240001供应商，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的规定及2024年3月25日关于档案信息化二期建设（馆藏档案数字化加工）的招标文件要求，经双方协商一致，签订本合同。第一条合同文件本次采购活动的相关文件为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力，这些文件包括但不限于：1.竞争性碳商文件等；2.乙方响应文件等；3.中标或成交通知书。第二条质量标准和技术要求详见附件1.i第三条服务期限：自2024年4月9日起至2024年10月8日完成全部服务内容。第四条合同金额及结算方式1.资金性质：财政性资金（财政性资金：按财政国库集中支付规定程序办理；自筹资金：无）2.合同金额合同金额：￥792000.00元（大写：柒拾玖万贰仟元整）3.结算方式：合同签订后，预付合同金额50%合同款396000.00元，验收合格后，支付剩余50%合同款396000.00元。5.甲方每次付款前，乙方应向甲方开具符合甲方要求的增值税（普通）发票，乙方未按合同约定开具发票导致甲方逾期付款的，甲方不承担违约责任。第五条双方权利义务和质量保证（一）甲方权利义务1.甲方有权按照询价文件要求获取乙方所提供的专业化服务；2.甲方保证服务期间，对乙方工作给予支持，提供采购需求必需的基础工作条件（加工场地、桌椅、电源等）；3.甲方应按合同约定向乙方按期支付服务费。信息（二）乙方权利义务元致和1.乙方有权要求甲方提供为完成本次服务所需的相关材料和相关信息；2.有权按照本合同约定收取服务费；3.乙方应恪守职业道德，充分利用其专业知识和业务资源保证完成本合同及附件所列明的工作内容：4.乙方必须在双方议定的时间、地点完成本次服务工作；5.乙方为甲方提供服务期间，严格做好安全防护措施，并为提供服务的员工按法律规定办理工伤、意外保险，并承担相关费用。服务期间发生安全事故的，责任由乙方承担，由此造成甲方、乙方人员或者第三方损失的，乙方承担全部赔偿；6.乙方保证所提供的服务或其任何一部分均不会侵犯任何第三方的专利权、商标权或著作权。一且出现侵权、索赔或诉讼，乙方应承担全部责任。乙方保证提供的服务不存在危及人身及财产安全的隐患，不存在违反国家法律、法规及行业规范要求的有关安全条款，否则应承担全部法律责任；7.乙方不得擅自转让其应履行的合同义务。8.全体人员服从甲方管理制度。9.乙方需保证本次档案数字化成果通过省级验收工作，如未通过验收，乙方需对本次档案数字化成果进行整改，直至通过省级验收工作。第六条知识产权归属本合同所约定的工作内容中，本项目正式成果的知识产权归甲方所有。未经甲方书面许可，乙方不得以任何理由将项目情况用于商业用途，如乙方在学术、文化交流及出版物方面需介绍该项目时，乙方应提前通知甲方并取得甲方的书面2认可。第七条保密条款甲方按照本合同约定提供给乙方的任何资料和信息，以及乙方在服务过程中知悉的甲方的商业和技术秘密信息，属甲方的保密信息和甲方拥有所有权的财产，乙方应对该资料和信息严格保密，除为履行本合同约定服务需要向行政机关作出的披露外，未经甲方书面同意，不得用于本合同约定服务以外的任何其他用途，亦不得以任何方式向任何第三方泄露或公开，并保证在本合同约定服务履行完毕后，将所有资料和信息归还甲方。本保密条款不因双方合同终止而失效，自本合同签订之日起，至相关信息已经被公开或事实上一方违反本条款不会给对方造成任何形式的损害时止，本保密条款对双方仍具有约束力。乙方如有失密或泄密行为，则视为乙方违约，甲方有权解除本合同：无论甲方是否解除合同，乙方均应当向甲方支付5000元违约金，并赔偿给甲方造成的损失。第八条合同履约、验收政府采购合同的履约适用于民法典的规定，合同签订双方应当严格按照民法典的相关规定履行各自权利和义务。1.合同签订后，乙方提供服务应当符合招投标文件及本合同约定，如提供服务不符合招投标文件及本合同约定要求的，甲方有权提出异议并拒绝接受服务；2.合同履约过程中甲方对乙方提供服务有异议的，可以以口头或书面形式向乙方提出，乙方应在接到甲方通知之日起10日内予以解决，否则视为乙方违约，参照本合同第九条承担违约责任。第九条违约责任1.乙方未按合同约定提供服务的，每逾期一日，向甲方赔偿违约服务款额1%违约金，违约金累计不得超过本合同约定服务费用的10%。乙方未按合同约定提供服务累计超过5天，甲方有权解除合同并要求乙方退还全部甲方已支付款项，同时，乙方向甲方支付5000元违约金，并承担因此给甲方造成的经济损失。乙方因非不可抗力未按合同约定时间完成服务的，每逾期一日，按照本合同约定服务费用的1%向甲方支付违约金，违约金累计不得超过本合同约定服务费用的10%；2.甲方延期付服务款的，每逾期一日按照本合同约定服务费用的1%向3乙方支付违约金，但逾期付款违约金累计不得超过本合同约定服务费用的10%3.任意一方擅自解除合同或因一方非不可抗力原因导致合同根本不能履行，视为违约，违约方按本合同约定服务费用的10%收取违约金并赔偿给守约方经济损失。第十条法律责任根据《中华人民共和国档案法》第四十九条，档案服务企业在服务过程中有本法第四十八条第一项丢失属于国家所有的档案的，第二项擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的，第四项算改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的违法行为之一的，由县级以上档案主管部门给予警告，并处二万元以上二十万元以下的罚款。第十一条不可抗力1.“不可抗力”是指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，包括但不限于：天灾、水灾、地震或其他灾难，战争或暴乱，以及其他在受影响的一方合理控制范围以外且经该方合理努力后也不能防止或避免的类似事件；2.由于不可抗力的原因，而不能履行合同或延迟履行合同的一方可视不可抗力的实际影响免除部分或全部违约责任。但受不可抗力影响的一方应立即通知对方，并在不可抗力发生后30日内出示相关的主管部门签发的证明文件，以便对方审查、确认；3.不可抗力事件终止或消除后，受不可抗力影响的一方，应立即通知对方，不可抗力事件终止或消除后30日内出示相关的主管部门签发的证明文件确认不可抗力事件的终止或消除；4.由于不可抗力的原因，致使合同无法按期履行或不能履行的，所造成的损失由双方各自承担。受不可抗力影响的一方应当采取合理的措施防止损失的扩大，否则应就扩大的损失负赔偿责任。第十二条合同变更与解除1.除《中华人民共和国政府采购法》第50条规定的情形及不可抗力因素导致合同目的不能实现外，本合同一经签订，甲乙双方不得擅自变更、中止或终止；2.因不可抗力或一方严重违约致使合同目的不能实现，相对方可以解除合同，但应以书面形式通知对方。第十三条合同争议解决因履行本合同引起的或与本合同有关的争议，甲乙双方应首先通过友好协商解决，如果协商不能解决的，按下列第（2）种方式解决：（1）向甲方所在地仲裁委员会申请仲裁；（2）向甲方所在地人民法院起诉。第十四条其他本合同甲乙双方签字、盖章后生效，合同一式3份，甲方2份乙方1份，各份具有同等法律效力。合同签订后两个工作日内，甲方应向市级政府采购监督管理部门履行备案手续。甲方（章）2024年4月8日乙方（章）2024年4月8日乙方（章）2024年4月8日单位地址：同江市大直路东新城街道西单位地址：黑龙江省哈尔滨市道里区富力江湾新城公建区T2号楼办公（单元）14层05、06号单位地址：黑龙江省哈尔滨市道里区富力江湾新城公建区T2号楼办公（单元）14层05、06号法定代表人：王茂松，月发社法定代表人：委托代理人：委托代理人：委托代理人：电话：0454-2900674电话：0451-82626270电话：0451-82626270电子邮箱：tjsdag@163.com电子邮箱：hjdyzh@163.com电子邮箱：hjdyzh@163.com开户银行：同江农商银行开户银行：中国银行股份有限公司哈尔滨香坊支行开户银行：中国银行股份有限公司哈尔滨香坊支行账号：490010122000046224账号：167738770135账号：167738770135附件1：、技术参数要求对同江市档案馆馆藏档案180万页进行数字化加工，包含交接、扫描、著录、装订、质检以及上传等。档案数字化工作基本流程，主要包括档案移交、档案整理、档案扫描、扫描校对、图像处理、编目著录、数据校对、数字化验收、数据备份、档案装订等工序。在档案库房对需要加工的档案清点、核对、填写出库清单后出库，对出库的档案实体分类后按照次序在数字加工临时库房上架，做好加工的前期准备。设备驻场，根据同江市档案馆工程量的统计和工作周期的安排一次性准确的将主设备及备选设备一同驻场，设备进场时应要求甲方工作人员在场监督，进行设备检查整理并对所有设备的硬盘进行封存管理，贴封条并标注开工前不得拆封，等项目结束设备撤场时，应将封存的硬盘交与同江市档案馆留存，以保证项目资料的安全与完整性，全程高清影像监控，可有效管理档案数字化加工数据并进行实时监控。人员驻场，根据工程量和设备驻场情况，安排相应专业技术人员驻场工作。1.档案移交与同江市档案馆共同现场完成档案的逐卷或逐份清点装箱工作，填写《提卷清单》，，《提卷清单》由双方负责人签字后生效；提取资料后立即移交数据加工中心库房，并由库房管理人员按照《提卷清单》核对，清点、上架入库填写《数字化档案入库存放单》，库房管理人员签字，建立加工批次。要求每次清点交接工作必须有项目管理人员全程负责，清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错：《提卷清单》必须填写完成清晰，并且有相关负责人签字。2.档案整理档案的整理按照同江市档案馆装订规范要求进行整理。主要包括：分类、整理拆卷、去杂物、展平、打页码、送档案扫描处理等。按照拆卷规范标准将档案拆卷，同时标注需要特殊处理的文件页号，对破损文件影响扫描质量的档案在拆卷的过程中修复。领取《校对任务单》按照实际案卷对指定批次的数据6逐条校对，之后填写《档案扫描流程单》，按照《档案领取单》清点核对后还卷入库。必须按照同江市档案馆要求整理校对档案，确保数字化的档案准确完整。3.档案扫描领取《档案扫描流程单》从库房将已经整理完毕的档案调出，按照档案原件尺寸、档案质量情况、清晰度等选择使用不同速率的扫描仪（高速、低速、平信息务板）对原件进行扫描，所有数字化文件均采用未加密的YF或者G格式存储并进行双层PDF7格式处理图像文件、彩色模式扫描，扫描分辨率300dpi，后封装，数据移交时必须双份同时移交（即无损TIFE或JPG图像格式和PDF/A双层封装格式文件），保证数据的多种利用场合；对于字迹不清或难以辩认的材料扫描分不能低于300dpi，完成原件扫描后填写扫描过程信息，归还档案后完成扫描任务。4.编目著录数据著录是指根据档案信息和档案内容，对所扫描的影像文件录入到档案管理系统的过程。数据著录要根据同江市档案馆档案管理要求和档案管理系统数据著录规范进行。著录要符合以下相关要求：（1）对档案进行编码（对于原档案整理不规范的档案，依照电子档案必须准确的要求，通过前期编码来进行纠正）。（2）卷内编目：根据档案类型，卷内文件类型进行明细目录编排，扫描件等文件挂接时，要按照对应明细目录进行挂接。（3）档案信息著录：包括文号、档号、日期、档案分类、存放位置、内容简介、关键词等，对于涉及事件和人物的档案，要录入人物、时间、地点、事件简略等数据。（4）保证著录质量：采用质检加抽检方式，核对扫描件质量，并在档案管理系统中对著录的数据项逐个核对，保证数据的正确性，达到著录准确率100%。5.数据校对为数据一校，领取《校对任务单》按照实际案卷对指定批次的数据逐条校7对，一校后的数据正确率应保证在97%以上，二校后的数据正确率应保证在99%以上。6.图像处理档案原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的杂质，如黑点（如装订孔等）、黑线、黑框、黑边等应进行去污、修补处理；对偏斜的图像进行纠偏处理，要求偏斜度小于1度；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像处理过程中应遵循在不影响清晰度的前提下展现档案原貌的原则，确保无重扫、漏扫、多扫，同时要确保图像清晰、完整，确保档案不得丢失、泄密。7.档案装订装订前检查档案数量是否齐全：检查档案目录是否清晰并与档案实体相符；检查盒内文档的各种编号与盒面各项信息是否相符；按照拆卷前的标准原样装订或排放，检查文件的排列顺序和放置方向是否正确；装订一律按原孔对照装订，不能重新打孔。保持档案页面排列顺序不变，档案不掉页，保持档案右边和底边整齐；档案装盒要按照目录顺序依次排列存放，装满为止。8.数据备份、数字化工作完成后，除档案管理系统挂接数据外向甲方提交移动硬盘作为备份数据。：9.数字化验收数字化后验收包括档案整理、数据著录的准确率、文件扫描质量、挂接的正确率、移交数据的完整性、移交的备份数据的完整性、档案实体的完整性等内容。二、软、硬件设备要求1.乙方应配置己做好涉密防护的计算机、扫描仪、打印机等设备。为方便档案数据校对和移交工作，乙方应购置移动硬盘。项目完成后，记录档案数据的移动硬盘和采集数据微机的硬盘一并无偿移交给甲方。三、保密与安全要求81.乙方要按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》相关要求，制定本项目的安全管理实施方案。实施方案措施应确保能有效落实，确保项目实施中档案及档案信息的绝对安全。2.甲、乙双方需签订保密协议。乙方要建立严格的保密制度，加强管理，强化对其工作人员的保密教育和监管，杜绝私自复制档案和档案信息失泄密情况的发生。3.乙方须对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员身份证及相关证件复印件交市档案馆审核保存。4.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属甲方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用本项目涉及任何档案信息，违者承担法律责任。5.不同的工序之间要采取有效措施，杜绝档案放错卷、盒和损坏、丢失等情况发生。带来影响和损失的，由乙方承担一切责任。6.进入加工现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储设施必须保证专用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目完成时，所有在项目过程中使用的设备甲方要对其进行检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，乙方须将所有使用过的存储器全部交给甲方处理。T、乙方工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）：不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播：；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，扫描场所为封闭区间，无关人员不得进入。四、验收方法1.数据抽检：甲方以抽检的方式检查已完成数字化的所有数据加工质量，包括影像准确率和影像质量，一个全宗的数据验收时抽检的比率不得低于5%。2.验收指标：数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，9予以验收“通过”，合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。3.验收报告：甲方应指定人员抽检，并于完成全部加工工作后七日内完成验收，验收完毕后双方签署验收报告。10
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案信息化二期建设 馆藏档案数字化加工涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
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