重庆市馆藏档案数字化加工 档案数字化服务采购合同公告（重庆市渝北区档案馆2024）
2024年馆藏档案数字化加工采购合同
一、合同编号：YBQ24C00023-01
二、合同名称：2024年馆藏档案数字化加工采购合同
三、项目编号：YBQ24C00023
四、项目名称：2024年馆藏档案数字化加工
五、合同主体
采购人（甲方）：重庆市渝北区档案馆
地址：仙桃街道同茂大道56号
联系方式：67802949
供应商（乙方）：重庆西信天元数据资讯有限公司
地址：重庆北部新区洪湖西路18号附11号2-5
联系方式：13883377186
六、合同主要信息
主要标的名称：档案数字化服务
规格型号（或服务要求）：采购品目
主要标的数量：1.00项
主要标的单价：￥897600.0000
合同金额：￥897600.00
履约期限、地点等简要信息：详见合同附件
采购方式：公开招标
七、合同签订日期：2024-05-20 00:00:00
八、合同公告日期：2024-05-20 00:00:00
九、其他补充事宜：无
重庆市渝北区档案馆2024年馆藏档案数字化加工项目政府采购合同.pdf
Y重庆市渝北区档案馆2024年馆藏档案数字化加工项目政府采购合同甲方（需方）：重庆市渝北区档案馆乙方（供方）：重庆西信天元数据资讯有限公司合同名称：渝北区档案馆2024年馆藏档案数字化加工采购项目合同采购项目名称：2024年馆藏档案数字化加工采购项目采购项目编号：YBQ24C00023采购代理机构：重庆市渝北区公共资源招投标交易中心采购方式：公开招标经甲乙双方协商一致，达成以下购销合同：一、实施时间：本合同签订之日起至2024年9月30日止。二、加工数量：不少于240万页馆藏档案数字化加工。三、合同总价：本项目中标总金额为81.6万元（大写：捌拾壹万陆仟元整），按照合同期限内完成档案数字化加工的数量据实进行结算（结算金额=合同单价×实际加工数量）。结算总金额不得超过中标总金额的百分之十，即不得超过89.76万元（大写：捌拾玖万柒仟陆佰元整）。四、合同单价：0.34元/页（纸张不分大小）。1五、服务内容：乙方应按照甲方《招标文件》的服务内容和要求进行档案数字化加工。（一）乙方在既定工期内完成甲方馆藏不少于240万页档案的数字化加工，主要工作包括调档交接、数字化前处理、档案扫描、图像处理、条目著录、目录建库、数据挂接、后期整理装订、质量自检、实体档案归还、数据安全备份和成果移交等环节和内容。（二）档案数字化前应规范化处理，并准确详实记录处理情况。页码错编和漏编的须重编，破损档案须修复，保管状况较差的卷皮/盒须更换，档案缺备考表的须补齐，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。（三）发现涉密文件进行登记造册，按保密相关要求管理。（四）档案扫描采用24位真彩色模式进行扫描，部分档案彩色扫描效果不佳的可采用灰度、黑白扫描。扫描分辨率应不低于300dpi，部分字迹较小、模糊、较密集的档案分辨率应提高到600dpi以上。扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。（五）档案目录数据应按照甲方制定的档案数字化加工质量要求规范采集。所有加工档案均应著录档案的实际保管位置（库区列节层）。（六）完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要2求重新装订。尽量按原有顺序原孔装订，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏，按要求对齐。（七）乙方负责加工数据的OFD和双层PDF的格式转换，新目录打印等相关内容。（八）加工成果数据与渝北区档案馆的信息系统无缝挂接（挂接率100%）。（九）加工成果：六套数据成果备份和两套纸质档案目录。（十）数据成果备份移交1.备份范围：经甲方验收合格的完整的档案数字化副本数2.备份方式：乙方提供六套备份数据（一套JPG格式光盘，一套JPG格式移动硬盘，一套PDF格式光盘，一套PDF格式硬盘，一套OFD格式光盘，一套OFD格式硬盘）。备份数据说明、目录数据库文件（格式XML、MDB或ACCDB等）刻录在每套的第一张盘内。3.备份介质和标记：备份存储介质由乙方提供，备份介质需口话具备独立包装，乙方数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便甲方查找和管理。4.备份数据检查：对备份数据进行全面检验，内容主要包括6备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。5.数字化成果移交：乙方填写移交接收清单，移交数据成果的备份，并导入数据到甲方指定的系统中，直至能在系统中正常使用数据。6.乙方提供纸质档案目录两套。37.验收合格并移交数据后，乙方出具不以任何方式存留甲方数字化成果数据的承诺函。（十一）人员管理乙方应按照《投标文件》里“9.6.拟投入本项目的整个团队驻场人员名单”为甲方提供驻场人员，且保证在项目运行期间工作人员稳定。增加项目人员需向甲方备案，经甲方审核通过后才能入场工作，减少或变更人员需甲方书面同意。如甲方对项目人员工作情况不满意，乙方应根据甲方要求及时调整更换人员。（十二）进度管理乙方入场即提供合理可行的加工进度方案，确保项目按时保质完工。加工进度方案应具体到每周产出的“合格的加工成果”的页数。乙方生产“合格的加工成果”的数量未达到进度要求的，应承担违约责任。“合格的加工成果”是指，按照本合同约定的“六、档案数字化加工质量要求及验收标准”经乙方自检且经甲方检查，均为“合格”的档案实体和数据成果。六、档案数字化加工质量要求及验收标准（一）质量管理根据甲方《招标文件》的服务和质量要求执行质量管理。1.乙方自检。乙方应先进行100%自检，在自检过程中发现错误，应及时进行整改，自检合格后提请甲方抽检。经甲方检查且签字确认质量合格的档案乙方按批次归还入库；不合格的档案乙方应予以整改直至质量合格。42.甲方质检。甲方按照本合同“六、档案数字化加工质量要求及验收标准的”规定进行质量检查。提交质检的档案合格率达不到验收合格标准的，应退回该批次由乙方整改。单个全宗数据抽检的比率不得低于5%，有需要的全宗可100%抽检。在项目初期乙方打样时，甲方提供渝北区档案馆馆藏档案目录数据采集的初步要求。在项目加工过程中，若存在采集要求里未提及事项的或上级文件颁布新要求与原采集要求不一致的或发现原采集要求存在重大缺陷的，乙方应及时反馈甲方，由甲方增补、调整采集要求，若因乙方未及时沟通反馈导致甲方组织项目验收未通过或项目延期的，视为因乙方原因导致违约。当采集要求出现增补或调整的情况时，甲乙双方应友好协商处理已加工数据的整改方案。（二）项目验收根据甲方《招标文件》的验收标准执行项目验收。项目验收后30天内完成数据成果移交、项目资料归档扫描。七、付款方式（一）合同签订后，甲方向乙方支付合同金额50%的预付款，乙方须提供与预付款同等额度的担保函（乙方可进入重庆政府采购网“信用融资电子保函”模块完成相应操作，可向担保机构在线申请电子保函）。（二）项目内容全部完成，经项目验收合格并交付全部加工成果后10天内，据实进行结算后，甲方支付至项目总价款的100%（含已支付的预付款）。5（三）甲方在收到乙方正规等额发票后5个工作日内按程序办理支付手续。（四）甲方开票信息：名称：重庆市渝北区档案馆统一社会信用代码：12500112MB19386745地址：重庆市渝北区同茂大道56号（五）乙方收款账户：户名：重庆西信天元数据资讯有限公司开户行：重庆银行七星岗支行帐号：150101040005856八、双方权利（一）甲方权利和义务1.甲方指定工作场所供乙方作为加工场地，免费提供档案数字化加工所需的场地、办公家具、电源、空调、饮水、卫生设备。2.甲方及时提供档案给乙方进行档案加工，确保不造成乙方滞工。3.甲方负责整个档案数字化过程中的业务监督和指导。4.甲方负责对项目组织验收。5.甲方对乙方的技术及商业机密予以保密。6.甲方根据本合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。（二）乙方的权利和义务1.乙方严格按照国家法律法规及与甲方约定的档案保管条件、业务操作程序、服务质量标准，开展档案服务及其他相关服6务，主动接受并积极配合档案行政管理部门、保密行政管理部门、甲方上级主管部门及甲方的业务指导、监督和检查。2.乙方要确保甲方档案的实体安全和信息安全，做好项目人员、设备、工作场地、安全等的管理，遵守法律法规，承担其数字化加工内部管理的全部法律和经济责任。3.乙方负责档案资料数字化加工的具体技术实施工作，积极协调解决甲方提出的意见和遇到的技术难题，在加工过程中发现明显问题需向甲方提出商议。如乙方没有提出商议，甲方发现后乙方要无条件进行整改，并且由乙方承担一切损失。4.如经乙方评估，认为甲方提供的场地、网络和相关设备不能满足按期完成本次数字化加工服务工作的要求，乙方在经甲方同意后可对现场进行改善，所产生的费用均由乙方承担。5.乙方确保数字化各环节中已出库档案实体和档案数据的安全。档案加工过程中如出现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究乙方法律责任。乙方要采取必要的技术措施时刻做好加工过程中的加工数据备份，承担加工过程中加工数据的全部存储保管责任以及因停电、存储介质损坏造成加工数据丢失而产生的经济损失。6.乙方保证提供给甲方的成果（产品），不受第三方关于侵犯专利权、商标权或设计权的指控，若涉及侵权由乙方承担一切法律责任和费用。7.在本合同有效期内，乙方根据甲方的要求每年向甲方提交一次服务能力自我评估报告。7九、技术支持和售后服务（一）产品质量保证期自项目验收合格之日起，乙方提供五年的免费质量保证期。（二）售后服务内容1.在质量保证期内，所有服务及配件全部免费。乙方在质量保证期内应当为甲方提供以下技术支持和服务：（1）对加工成果提供技术支持和维护服务。（2）交付档案的目录录入质量不佳、原文漏扫错扫、图像处理质量不佳、原文挂接错误、实体还原效果不佳等质量问题的整改服务。（3）已交付备份数据的受损光盘补刻服务。（4）配合甲方完成由于用户系统升级引起的数据迁移服务；如有必要，协助甲方对接其它或上级部门相关系统。（5）乙方应当为甲方提供技术援助电话、电子邮件、现场等多种方式技术支持服务，解答甲方在使用中遇到的问题，及时为甲方提出解决问题的建议。电话咨询不能解决的，乙方应在8小时内到达现场进行处理，确保及时解决问题。2.质量保证期过后，乙方应同样提供免费电话咨询服务，如甲方继续聘请乙方提供上述服务，甲乙双方将另行协商并签订协议。十、保密要求执行甲乙双方签订的《保密协议》要求，承担相应法律责任。十一、违约与赔偿责任8（一）交付违约1.甲乙双方按《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》执行本合同，若由于不可抗力事件和非项目承接单位本身造成的原因而不能履行合同，由甲、乙双方共同协商处理，并形成书面意见。2.因甲方原因造成本合同不能继续履行，甲方应向乙方支付未完成工作量的千分之五的违约金，并支付乙方为项目实施所支付的费用。甲方的违约金和应支付的项目费用可从甲方已支付给乙方的预付款里扣除，若预付款金额大于扣除金额，扣除后的剩余金额乙方应全额退还甲方。3.因乙方原因造成本合同不能继续履行，甲方不支付乙方为项目实施所产生的任何费用，且乙方应向甲方支付合同总金额的千分之五的违约金并全额退回甲方已支付的预付款。4.在加工过程中，对照乙方入场提供的加工进度方案，乙方生产“合格的加工成果”的数量连续两个星期不达标，发生此情形乙方即向甲方支付合同金额千分之五的违约金；乙方生产“合格的加工成果”的数量连续四个星期不达标，甲方有权终止合同。1（二）付款违约在符合付款条件的情况下，若甲方未能按时支付劳务报酬，乙方有权要求甲方以应付而未付的劳务报酬为基数，按银行同期贷款利率为标准，向其支付违约金，但是违约金的总额不得超过应付劳务报酬的千分之五，并将工期作相应顺延。若无故延期付款超过三个月，甲乙双方未能协商一致或甲方仍未按时支付劳务9报酬的，乙方有权解除合同，并要求甲方按上述标准支付违约金及赔偿相应损失。（三）其他违约1.若该馆藏档案数字化加工项目因乙方原因造成在上级相关部门最终验收时没通过，乙方应当承担相应的一切损失并无条件整改直至最终验收通过。2.乙方未按照合同规定提供服务或服务质量未达要求而导致甲方蒙受经济损失的，发生此情形乙方即向甲方支付合同金额百分之五的赔偿金，赔偿金不足以覆盖甲方损失的，乙方继续承担赔偿责任。赔偿金可在履约保证金中作出同等金额的扣除，不足部分或履约保证金已退还，甲方可向乙方追讨。3.乙方违反保密协议要求，或因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失以及其他相关法律责任。发生此情形乙方即向甲方支付合同金额百分之五的赔偿金，赔偿金不足以覆盖甲方损失的，乙方继续承担赔偿责任。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确定，或向甲方所在地人民法院起诉。赔偿金可在履约保证金中作出同等金额的扣除，不足部分或履约保证金已退还，甲方可向乙方追讨。4.在质保期内，乙方未及时解决（甲方向乙方书面告知问题后两个月内）存在的质量问题或无法解决相关的质量问题，甲方可安排第三方人员进行维修修复，甲方因此而发生的一切费用乙方应全额支付甲方。105.乙方在数字化处理、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度进行赔偿：乙方在数字化处理、装订等工作中触犯法律、法规的，甲方有权追究乙方及其工作人员的法律责任。十二、其他1.乙方在实施馆藏档案数字化加工过程中造成的死亡、人身伤害、财产损失和产生的费用等由乙方承担全部责任，与甲方无关。2.本合同相关的下列文件是构成本合同不可分割的部分：合同格式以及合同条款，合同附件，中标结果公告或中标通知书，采购文件，响应文件和承诺，变更合同或补充协议。3.招标文件为本合同不可分割的一部分，如招标文件与本合同发生矛盾，以招标文件为准。4.除非本合同另有明确规定或双方书面同意，否则本合同的全部条款及所有附录（合称“本合同”）构成双方就本合同内事项的协议和谅解，并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。双方确认其在同意签署本合同时，并未依赖本合同以外的任何声明、保证或其他担保。5.本合同如需修订，须经甲艺双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。在修改合同达成之前，本合同继续有效。6.本合同未尽事宜，经双方协商依法签订补充协议，与本合同具有同等法律效力。7.本合同从甲乙双方签字盖章之日起生效，项目加工完成、验收完毕并付清项目经费后，合同终止并失效。118.本合同如发生争议由双方协商解决，协商不成可向甲方住所地人民法院提起民事诉讼。9.乙方对验收工作有异议的，应在七日内书面提出，否则视为无异议。10.本项目合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力。甲方（公章）：重庆市渝北区档案馆地址：重庆市渝北区同茂大道56号服法人代表（签字）：联系电话：023-67821709日期：12024年5月20日乙方（公章）：重庆西信天元数据资讯有限公司地址：重庆市两江新区洪湖西路18号法人代表（签字）：联系电话：023-63500773日期：2024年5月20日12
投标 / 标书制作要点（原创）
本馆藏档案数字化加工 档案数字化服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。重庆市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
