西安市人防工程档案资料整理及信息化软件服务 档案管理软件服务采购合同公告（西安市人防工程质量监督站2024）
一、合同编号：SXLZ-2024-115
二、合同名称：人防工程档案资料整理及信息化软件服务项目
三、项目编号：SXLZ-2024-115
四、项目名称：人防工程档案资料整理及信息化软件服务项目
五、合同主体
采购人(甲方)：西安市人防工程质量监督站
地址：西安市红旗东路888号
联系方式：18009266971
供应商(乙方)：西安中浩贯诚数字科技有限公司
地址：陕西省西安市经济技术开发区凤城七路 59 号 1 幢 11304 室
联系方式：18091821112
六、合同主要信息
主要标的：
序号
名称
数量(单位)
单价(元)
总价(元)
规格型号/服务要求
1
人防工程档案资料整理及信息化软件服务
1(项)
￥565,000.00
￥565,000.00
保证现有人防工程质量监督档案真实、准确、完整、规范，各级各类分类准确，编号清晰，查阅方便，承接项目单位须签订相关保密协议。需配套档案管理软件服务。
合同金额： 565,000.00元，大写(人民币)：伍拾陆万伍仟元整
履约期限：2024年07月29日至2024年12月20日
履约地点：西安市未央区红旗东路888号
采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期
2024年07月29日
八、合同公告日期
2024年07月30日
九、其他补充事宜
合同附件：
整档服务类合同扫描.pdf
西安市人防工程质量监督站
2024年07月30日
#idc error#依据《中华人民共和国政府采购法》、《民法典》和人防工程档案资料整理及信息化软件服务项目（项目编号：SXLZ-2024-115）的招标文件等有关规定，甲方委托乙方完成工程档案资料整理及信息化软件服务项目的工作，为确保项目顺利实施，甲、乙双方本着平等自愿的原则签订本合同，共同遵守如下条款：第一条项目基本情况本项目为人防工程档案资料整理及信息化软件服务项目工作内容：工程档案资料整理（以下称为档案整理）：完成工程档案的按照年度工程名称进行排序、图纸叠图整理、装订、编码、编目、录入、装盒；工程档案信息化（以下称为档案数字化）：完成工程档案的拆分，扫描，图像处理，识别，上传，质检，归档，并确保整个工作环节中档案实体及其信息的安全保密；软件服务：提供玖影档案管理软件（单机版），实现档案数字化成果的应用，详见附件一。第二条服务期限1、项目工期：自合同签订之日起至2024年12月25日止2、若甲方提供的场所及设备不符合该项目加工条件，乙方有权延期开工并顺延工期，满足加工需求。第三条服务内容与质量标准1、本项目加工的档案类型为：工程档案。2、拆分及装订要求2.1拆分：对原档案进行拆分，对于不同档案的特点采取不同的拆分-2-办法，拆分档案不得损坏档案原貌，以确保档案的完整性。2.2装订要求：装订形式：案卷级三孔一线、案件级不锈钢装订，根据实际档案类型确定装订方式。3、存储格式、分辨率、规格：JPG，不低于300dpi，对于字迹较小、较为不清楚的档案，须将分辨率提高到600dpi。（具体要求以档案最终情况而定）4、扫描资料条目信息录入：在用户指定的软件系统中录入条目信息，协助用户建立索引信息。5、扫描资料：对需要加工的档案资料进行扫描，包括特殊的文档资料（对大于A4幅面的档案，折合为A4幅面后进行计算），例如大幅面图纸、古旧书籍、实物档案等。5、图像优化当中保留档案原貌：乙方可编辑档案扫描过程中产生的黑边，黑框及倾斜，不能对电子档案的页面做处理（含去除装订孔，档案本身的污渍，破损边角等）。6、数据挂接：扫描图像优化处理后与条目信息准确对应。7、所有形成数据最终导入档案管理系统。8、电子档案倾斜度≤±3°9、以上技术标准未尽事宜，或在档案服务过程中，甲乙双方达成的技术标准，甲乙双方协商后签订技术标准补充协议或技术标准备忘录。第四条服务费用本项目预估总预算565000.00元（含税），其中不含税人民币533018.87元，增值税税率为6%,增值税税额31981.13元。工程档案-3-整理约9000卷，综合单价为55元/卷；工程档案数字化约100000页，综合单价为：0.6元/页/面/A4；软件服务：玖影档案管理软件（单机版）1套，综合单价为：10000元/套。本合同执行期间以综合单价为基准，合同总价款以实际发生工作量*综合单价据实结算。实际页数以最终验收合格成品页数计算为准。如甲方因实际需求变化产生新的工作需求，可根据实际情况另行签订相关补充协议。第五条服务费支付方式1、自合同签订之日起，甲方支付乙方预估总预算的30%作为预付款，支付时间以乙方开具发票5个工作日内，乙方正式开工进场，并将档案管理软件安装调试完成后，甲方需一次性支付档案管理软件的全款费用，支付时间以乙方开具发票5个工作日内，待预付款加工量完成后，甲方按季度向乙方支付费用，支付时间以乙方开具发票5个工作日内据实一次性支付服务费，结算费用以乙方提供的经甲方签字确认的《档案数字化数量质量月汇总确认表》核准，最后一次付款，在项目办理完工手续后10个工作日内一次性支付剩余全部服务费。2、项目质保期：一年（自项目完工之日起计算）。3、结算方式：银行转账。收款人：西安中浩贯诚数字科技有限公司开户行：中国工商银行股份有限公司西安凤城七路支行账号：3700085109200019782第六条工作验收1、甲方指定专人每日对数字化加工结果进行抽检验收，抽检的比率-4-应达到当天数字化加工页数的5%以上（含5%），合格率达到95%以上（含95%）视为合格。合格率=抽检合格页数/抽检总页数*100%≥95%。合格率低于95%甲方有权要求乙方对存在问题进行整改，由此造成的后果由乙方承担。2、乙方每周出具一份《档案数字化数量质量周汇总确认表》，每月出具一份《档案数字化数量质量月汇总确认表》，甲方同步验收并确认无误后签字盖章，作为最终验收结果；若甲方无故迟延验收超过3个工作日的，则认定该批次的档案数字化加工成果质量合格，数量有效，备份完整。对于甲方已经在《档案数字化数量质量周汇总确认表》上签字确认的数字化工作量，视为质量合格，数量有效，备份完整，如甲方要求乙方返工，则按照需返工档案所在案卷/件的该案卷/件的总页数重新计入乙方工作量。3、项目实施期间，出现非甲乙双方责任造成停工的情况，甲乙双方协商停工日期及复工日期或复工条件，项目日期自复工之日或满足复工条件起顺延停工总天数。第七条质量保证及售后服务1、质保期：一年，自项目完毕且通过甲方验收之日起算，质保期内提供售后及维护服务。2、质保期内，乙方提供7*24小时的技术支持。乙方保证甲方报修后半个工作日内即可响应。3、质保期满后，乙方承诺以低于市场价为甲方提供维护。第八条知识产权乙方应保证对所提供的服务及产品涉及到的知识产权拥有合法的使-5-用权，无任何瑕疵，未侵犯任何第三方的专利权、商标权或著作权。第九条甲方的权利和义务1、甲方应为乙方提供办公场地和各种设施设备。1.1、合同签订后，甲方应在3个工作日内提供固定的办公场地、桌椅、档案柜、档案盒（如需）、电源、网络（内网、外网）、A4打印机、耗材等，确有无法满足工作的需求，可经甲乙双方协商后，由乙方代为采购，相关支出最终统一据实结算。1.2、甲方提供的办公场所，并配备符合国家标准的消防设施。1.3、如甲方提供的服务环境不符合开工条件，乙方应3日内以书面形式告知甲方不符合开工条件的具体原因及存在的风险。甲方收到书面告知后应在3日内回复并针对具体原因进行妥善处理。在此期间延误的开工期限相应顺延。2、开工前与乙方签订《档案数字化技术标准备忘录》。项目完工时，配合乙方在2个工作日内完成相关完工手续办理（完工数量质量确认汇总验收表、项目验收评价报告、项目成果备份确认表、合同履行良好证明、客户满意度调查表、项目员工工作证明、项目经理证明、项目评价及离场确认单）。3、合同规定范围内，甲方有权对乙方的服务进行监督和检查；不符合双方约定标准的甲方有权下达整改通知书，甲、乙双方协商确定整改期1限，乙方在限定期限内完成整改。4、甲方应指定专人负责具体协调工作，为乙方开展工作提供必要的支持和服务。5、甲方有权检查、监督乙方工作的实施及制度的执行情况。-6-6、甲方有权利聘请第三方监理团队，就本项目的进度、质量、安全保密等进行全过程同步监理，乙方需配合第三方监理工作，监理结果以过程监理结果为准。7、根据合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。8、甲方应指定专人，按照乙方提交的《档案借还登记表》中的数量，安排档案资料的借调和送还工作，实现甲方借出的档案与乙方的数字化加工进度同步进行。9、若乙方按照合同约定完成后的合格实体档案和电子档案成果需要移交给第三方机构，则由甲方负责档案数字化成果移交工作。10、合同期限内，甲方不得引进及任用乙方所有项目在职人员。如发生该种情形，乙方因此人员不足导致的逾期等情形不构成违约，因此造成的不利后果由甲方承担。第十条乙方的权利和义务1、乙方应安排专业人员完成档案整理及档案数字化工作，并提供档案数字化加工的计算机、扫描仪。2、乙方应严格按照合同要求，保质保量地完成项目工作任务。3、乙方享有委托服务范围内的项目管理权，现场工作的人员由乙方统一管理。4、乙方应及时向甲方通报与本项目有关的重大事项，及时配合处理投诉。5、乙方有接受甲方项目行业管理部门及政府有关部门的指导和监督的义务。6、乙方应将已扫描完毕的档案，按装订要求，及时完整地交还给甲-7-方，并与甲方工作人员办理书面交接手续。7、乙方保证不得以任何形式备份工作中接触到的甲方文件，且不能查阅档案内容，对甲方提供的业务需求、技术资料、信息、数据等负有无限期的保密义务。8、乙方入场前向甲方提供《开工环境确认表》，甲方按照《开工环境确认表》要求准备到位且经甲乙方签章后，乙方安排人员及设备入场后，甲方需根据乙方提供的计算机，提供足量的存储硬盘，作为项目加工中数据存储，项目结束后乙方将甲方提供的存储硬盘移交至甲方，防止数据外泄。9、全部档案经甲方审核通过，乙方可离场。同时，乙方有义务协助甲方恢复加工现场。10、该项目总负责人为马如慧，身份证号为620503199101127426。（注：如有变动，可经甲方双方协商后进行更换）11、乙方有义务在每次收到甲方的付款前向甲方开具对应金额的增值税发票，税率6%。（注明：普通发票）第十一条违约责任1、因乙方工作人员的疏忽、失职等故意或过失的原因给甲方造成的损失或侵害由乙方承担。2、因甲方原因不能按时提供足量的档案或不能及时验收数字化成果，·导致乙方无法继续开展档案数字化工作，乙方有权停工并核算误工费（误工费=乙方停工前五日项目平均日加工档案数量（册/页）×误工天数×综合单价），并签订补充协议或备忘录顺延工期。3、如因乙方原因未能在规定期限内完成档案数字化工作，甲乙双方-8-友好协商，并根据实际情况签订延期协议，如协商未果，则每延误一日乙方按合同总额的万分之一向甲方支付违约金。4、合格率达不到95%及其它参数达不到规范要求，乙方无偿予以返工，由此所产生的全部费用由乙方承担。5、甲方违反合同约定逾期支付合同价款，应以逾期部分为基数，自逾期之日起以合同签订时全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率为年化利率向乙方支付违约金。6、因守约方维护自身合法权益而产生的维权费用，包括但不限于律师费、诉讼费、保全费、公告费、邮寄费、差旅费等由违约方承担。第十二条不可抗力事件处理1、在合同有效期内，因不可抗力事件导致任何一方不能履行合同或严重影响进度，则合同履行期顺延相同时间。2、不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明或告知相应信息来源。3、不可抗力事件延续15日以上，双方应通过友好协商的方式，确认是否继续履行合同。第十三条合同的变更和终止1、除《中华人民共和国政府采购法》第49条、第50条第二款规定的情形外，本合同一经签订，甲乙双方不得擅自变更、中止或终止合同。。2、本合同未尽事宜，双方协商签订补充协议，协商不成按《民法典》有关规定执行。-9-第十四条合同履行期间约定1、甲方信息：专人联系人：朱涛身份证号码：******************联系电话：18009266971电子邮箱：6595047@qq.com通讯地址：西安市未央区红旗东路888号传真：029-864862352、乙方信息：专人联系人：沈奕萌身份证号码：******************联系电话：118092337808电子邮箱：45376402@qq.com通讯地址：陕西省西安市经济技术开发区凤城七路59号1幢11304室传真：13、本合同项下书面信函，应以信函寄出至上述地址、邮箱收到之日、传真发送之日视为已经送达。信函接收一方对内容有异议应在信函注明时间予以书面回复，邮递后被拒收或退回均视为有效送达。4、一方拟变更上述约定信息，需提前3日依据上述信息通知另一方做备案。若因变更方原因导致信息未能及时变更，造成损失自行承担。第十五条解决合同纠纷的方式合同履行中发生争议，双方应通过友好协商解决，经协商在30日内不能达成协议时，则采取以下第1种方式解决争议：1、向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；2、向甲方所在地仲裁委员会申请仲裁。第十六条合同生效及其他1、合同经甲乙双方盖章（公章或合同章）后生效。2、本合同未尽事宜，按《民法典》有关规定处理或甲乙双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等的法律效力，有不一致地方以补充协议为准。3、本合同一式捌份，甲方肆份、乙方肆份，每份具有同等法律效力。-10-甲方：西安市人防工程质量监督站法定代表人或授权委托人：M地址：西安市未央区红旗东路888号签约日期：2024年7月29日乙方：西安中浩贯诚数字科技有限公司客海以法定代表人或授权委托人：地址：陕西省西安市经济技术开发区凤城七路59号1幢11304室签约日期：0024年1月29日0-11-附件一：玖影档案管理软件（单机版）1、系统简介随着各行业各领域信息化水平的不断提高以及对档案信息化认识的不断深入，档案管理工作日益受到重视。用户对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着许多新的问题。2、系统体系结构玖影数字档案管理系统可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。3、系统功能介绍系统功能主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。其中档案业务部分包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部分；涵盖了档案业务中的收集整理、档案管理、信息利用和鉴定销毁等工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员。档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或手工辅助实现档案的各项业务工作。信息服务网站可以为用户提供方便、快捷的档案信息利用服务，其中包含：档案检索、赋权管理、预约借阅、在线收集等功能。系统维护部分主要提供了一套系统的个性化定制工具，可以针对本单位的档案管理需求和规范，定制符合本单位使用的档案系统。另外，可以提供与OA系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。-12-西安市人防工程质量监督站档案整理及档案数字化保密协议甲方：西安市人防工程质量监督站乙方：西安中浩贯诚数字科技有限公司鉴于西安中浩贯诚数字科技有限公司（以下简称乙方）为西安市人防工程质量监督站（以下简称甲方）提供档案整理及档案数字化服务，为在项目实施期间保证纸质档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保守因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、档案目录、声像档案以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。三、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员）知悉属于甲方或者虽属-13-于第三方，但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案整理及档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密和其他与档案整理及档案数字化加工相关的信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密，直至甲方宣布档案公开或者档案信息实际上已经公开；乙方同意就项目完成后所承担的保密义务，甲方不再向乙方支付任何保密费用。乙方指定固定的工作人员到甲方工作，并与这些工作人员签订对甲方保密信息有关的保密协议，约定无论这些工作人员在乙方任职期间或者离职后，均负有保密义务。在甲方保密信息未解禁的情况下，若这些工作人员泄密，乙方承担连带责任。五、乙方承诺，在为甲方实施纸质档案整理及档案数字化加工期间，不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时，乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用；甲方因此而承担侵权赔偿责任的，有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。六、乙方在项目实施期间，按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的，若甲方遭受第三方的侵权指控，应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。七、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的-14-载体，均归甲方所有，而无论这些秘密信息有无任何价值。八、乙方应当于项目实施完成时，或者于甲方提出请求时，返还全部属于甲方的财物，包括记载着甲方秘密信息的一切载体。但当记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，且秘密信息可以从载体上消除或复制出来时，可以由甲方将秘密信息复制到甲方享有所有权的其他载体上，并把原载体上的秘密信息消除。此种情况乙方无须将载体返还，甲方也无须给予乙方经济补偿。九、本协议所提及的档案秘密信息，包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案电子化处理扫描文件加工前的文件、档案电子化处理扫描文件加工后的文件、档案机读目录、档案的封皮、加工过程中的数据库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等。十、因本合同而引起的纠纷，如果协商解决不成，任何一方均有权提起诉讼。双方同意，选择甲方住所地的、符合级别管辖规定的人民法院作为双方合同纠纷的第一审管辖法院。上述约定不影响甲方请求知识产权管理部门对侵权行为进行行政处理。乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应当赔偿甲方的损失。违约金不能代替赔偿损失，但可以从损失额中抵扣。十一、本协议自双方签字或盖章完成之日起生效。十二、本协议如与双方以前的口头或书面协议有抵触，以本保密协议为准。本协议的修改必须采用双方同意的书面形式。-15-十三、双方确认，在签署本协议前已仔细审阅过协议的内容，并完全了解各条款的法律含义。甲方：西安市人防工程质量监督站乙方：西安中浩贯诚数字科技有限公司地址：西安市未央区红旗东路888号地址：陕西省西安市经济技术开发区凤翠华路369号城七路59号1幢11304室一一人设代（字著海人法人或授权代表（签字）1024年7月29日024年7月29日-16-保密承诺书致：西安市人防工程质量监督站我公司承诺，有关人防工程档案资料整理及信息化软件服务项目，参与该项目现场加工的所有人员知晓并遵守保密协议，对其违反保密义务的行为承担责任。若因我公司原因导致保密信息泄露，愿意承担由此给西安市人防工程质量监督站造成的一切损失和法律责任。特此承诺！供应商名称（加盖单位公章）：西安中浩贯诚数字科技有限公司104年7月29日-17-
投标 / 标书制作要点（原创）
本人防工程档案资料整理及信息化软件服务 档案管理软件服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。西安市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
