纸质档案数字化服务 纸质档案数字化 破损档案修复采购合同公告（湖口县档案馆2024）
[JXLH2024-CS016]第三批纸质档案数字化服务采购项目
第三批纸质档案数字化服务采购项目
一、合同编号：
湖购2024B001207936
二、合同名称：
第三批纸质档案数字化服务采购项目合同
三、项目编号：
JXLH2024-CS016
四、项目名称：
第三批纸质档案数字化服务采购项目
五、合同主体：
采购人（甲方）：湖口县档案馆
地址：湖口县台山大道南侧文博中心东门档案馆
联系方式：0792-6336362
供应商（乙方）：九江市嘉恒档案科技有限公司
地址：江西省九江市经开区九瑞大道现代综合大市场第29栋不分单元105
联系方式：13677920651
六、合同主要信息：
名称
服务范围
服务要求
服务时间
服务标准
第三批纸质档案数字化服务采购项目
湖口县档案馆建国后纸质档案数字化加工任务
成交供应商严格按照采购人指定地点、时间、标准完成服务项目
签订合同后90天之内全部完工
所有的服务质量达到采购人的要求及国家相关验收标准
合同金额：535000.00 元
履约期限、地点等简要信息：
采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期：
2024年08月21日
八、合同公告日期：
2024年08月21日
九、其他补充事宜：
无
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档案的安全（防污损、防毁坏、防火、防盗、防潮、防泄密、防虫害等）负全责。场内所有设备、档案一经进场后，未经甲方同意不得擅自离场。9.2.4负责全面质量管理，负责必要的扫描前处理，严格进行数字化产品质量检验，确保影像质量、文件格式、元数据等达到规定质量标准，强化及时纠错及责任回溯机制。9.2.5负责完成档案扫描后（甲方指定存储方式）的备份工作。按合同要求备份A、B、C三套移交，同时将监控视频（甲方指定存储方式）移交甲方，并提供存储设备。9.2.6加强与甲方相关部门之间的沟通，自觉遵守甲方的各项管理制度，负责管理乙方工作人员，保证安全无事故。9.2.7乙方必须根据本合同约定的工作周期合理配置人员，并采取必要措施，最大限度地保证管理和加工人员的稳定性。项目经理在整个项目实施期间必须驻场。乙方不得随意更换项目经理和工作人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知甲方，取得甲方签字同意后方可更换。9.2.8项目加工规格严格按照合同约定的技术要求执行，乙方按照《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》对项目进行整理分件、扫描、装卷、装盒、建元（目录）数据库、数据备份与系统挂接及数字化加工流程单等数字化工作文档的整理归档工作等9.3甲方责任9.3.1除法律、合同规定、不可抗力因素外，不得单方面终止本项目的实施。9.3.2定期召开项目协调会议，对乙方存在的问题及时提出，对乙方因具体困难提出的合理要求，在合同约定范围内酌情给予研究解决，8/16制件还给甲方。4技术成果4.1按甲方要求，数字化加工后的档案资料版权归甲方所有。4.2在本合同有效期内，甲方利用乙方提交的技术服务工作成果所完成的新的工作成果，归甲方所有。04.3在本合同有效期内，乙方利用甲方提交的技术服务工作成果所完成的新的技术成果，归甲方所有。5.合同的执行5.1服务内容建国后纸质档案数字化64万画幅，条目录入14万条，自拟题名5000条，更换案卷封面封底卷内目录6000套，破损档案修复1000幅。主要工作包括建文件级图像库、盖页号、整理分件、扫描、新建案卷级、文件级目录数据库、盖盒号、装盒、制作数字化成果移交移动硬盘。图像数据以彩色JPEG、双层PDF两种格式移交；其中，JPEG格式以300DPI形成的全文数据移交。目录数据分别以DBF、ACCESS、EXCEL形成的三种格式移交。5.2技术要求和验收标准5.2.1本合同技术要求和验收标准与招标文件的技术要求相一致。5.2.2若技术要求中无相应说明，则以国家、省有关部门最新颁布的相应标准及规范为准。5.3项目工期除甲方有其它要求外，乙方须自合同签订生效之日起5个月内，完成整理分件、扫描、图像处理、存储、数据备份、挂接等各项工作，并通过湖口县档案馆验收。因质量问题延期交付服务成果时，按逾期交付4/16方的正式聘用员工，持证人员变更时需事先通知甲方，临时进入馆区的人员需在门卫处登记后方可进入，办理临时出入证需交纳押金和提供本人有效身份证明。10.2.2进入档案馆区严禁在任何场合吸烟，严禁将易燃、易爆物品带入馆区。10.2.3未经甲方允许，不得在工作区域内另接电源、电器和网络。10.2.4严禁挪动、挪用消防器材，严禁擅自按动各种按钮。10.2.5工作场地的设备不得以任何形式接入互联网或湖口县档案馆局域内网。未经双方管理人员许可的无关设备，如：手机、各类U盘、移动硬盘、摄影摄像等设备等不得带进工作场地。10.2.6乙方应在进场开始作业前在工作场所安装闭路电视监控系统，监控摄像头的按照数量以能够清晰监控所有涉及档案操作岗位为准，录像数据全部以移动硬盘方式移交给甲方，并承担监控系统设备采购、安装及录像数据存储介质所需的费用。10.2.7乙方工作人员要求着装端庄、挂牌上岗，不得在工作区域内打闹、聊天、玩游戏，并保持工作环境整洁。10.2.8遵守保密规定，不得将无关人员带入工作区域，不得将档案资料带出馆区，不得以任何方式或办法泄露档案内容。10.2.9乙方在工作中要确保档案的安全，严格按规定进行档案交接，并保护好档案，不得丢失、损坏、受潮、污染档案。10.2.10需进入甲方单位的交通工具，须经甲方同意后，在甲方指定的场所停放。10.2.11乙方在加工服务中所产生的一切债权、债务、税费、安全事故、其他责任等均由乙方承担，与甲方无关。10/16所有保密信息均为甲、乙方所有，乙方应依本协议所订立的条款，在规定范围内以约定的方式使用保密信息。6.保密信息的归还乙方完成双方签订的《湖口县档案馆纸质档案数字化加工服务项目合同》所约定的数字化项目，应立即归还所有保密信息、文件，并以不可恢复方式删除有关信息、数据。7.保密期限保密期限为项目开工期间及项目完成之日起5年。8关系限制本协议不作为双方建立任何合作关系或其它业务关系的依据。9.违约责任乙方未按本协议约定使用保密信息或者泄密保密信息，造成经济损失的，甲方有权终止双方的合作项目，乙方除应返还委托开发合同总金额外，还应按委托合同总金额的5%向甲方支付违约金，并赔偿甲方遭受的经济损失。如乙方及其工作人员未按本协议约定使用保密信息或者泄密保密信息而触犯有关法律，甲方保留通过法定程序追究乙方行政、刑事责任的权利。10.协议的修改本协议的修改须经双方书面认可。11.有效期本协议的有效期自双方签字、盖章之日起至协议约定的保密期限结束日止。本协议旨在防止甲方的保密信息在协议有效期发生泄露。如甲、乙双方的合作项目因故终止时，乙方应立即归还甲方所有有关信息资料和15/16序号服务类别数量单价（元）总价（元）备注1条目录入14万条0.75元/条105000元最后以实际数量计算2纸质档案数字化64万画幅0.65元/画幅416000元最后以实际数量计算3更换封面封卷目录6000套1元/套6000元最后以实际数量计算4自拟题名5000条1.5元/条7500元最后以实际数量计算5破损档案修复1000画幅0.5元/画幅500元最后以实际数量计算合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）合计（大写）：伍拾叁万伍仟元整￥：535，000.00（小写）8.付款方式及付款信息8.1付款方式8.1.1签订合同后5个工作日内，乙方提供有效发票，甲方支付合同总金额的30%给乙方。8.1.2乙方完成工作量60%时通过甲方验收，乙方提供有效发票，甲方支付至合同总金额的50%给乙方。8.1.3乙方完成全部工作量时通过甲方验收，乙方提供有效发票，4甲方将合同剩余的款项一次性支付给乙方。8.1.4乙方凭以下有效文件与甲方结算：1）合同；2）乙方开具的正式发票；3）验收报告或阶段性验收报告（加盖甲方公章）6/16无关软件，除指定计算机外封闭所有设备的USB口。（4）未经甲方书面许可，不得对有关保密信息进行修改、补充、复制和传播。（5）未经甲方书面许可，不得将保密信息以任何方式（如E-mail）携带出甲方场所。（6）未经甲方书面许可，不得将保密信息透露给任何其他人。3.2乙方可将信息透露给：（1）必须对此有所了解的乙方工作人员；（2）经甲方事先书面同意的第三方。乙方在按上述规定透露之前，应与接受方签订书面协议，确保该方按照本协议规定使用保密信息。3.3乙方应告知并督促其有关工作人员履行本协议规定的保密义务，本协议签订时乙方有关工作人员应向甲方作出履行保密义务的书面承诺。本条所称乙方有关工作人员包括乙方法定代表人、乙方派往甲方指定现场的工作人员、乙方参与本项目的其他工作人员以及其他知悉保密信息的乙方工作人员。4.例外情况第2条所列保密信息的使用将不适用于以下情况：（1）在未违背本协议情况下，信息已经对外公开；（2）未发生使用非正当手段下，从第三方得到的信息；（3）乙方独立开发的信息（不得利用甲方的数据结构和数据）；（4）向中国政府机构透露保密信息。如果乙方依照法律规定，有义务向中国政府机构透露保密信息，乙方将迅速书面通知甲方。5保密信息的所有权14/16基本信息甲方单位名称：湖口县档案馆通讯地址：湖口县台山大道南侧文博中心东门档案馆法定代表人：郭思美性质：政府部门山联系人：吴敏联系电话：0792-6336362邮编：332500乙方单位名称：九江市嘉恒档案科技有限公司开户银行：中国银行九江市浔阳区支行账号：199237263659通讯地址：九江市经济技术开发区九瑞大道现代综合大市场第29栋不分单元105法定代表人：虞玉英性质：有限责任公司联系人：虞玉英邮编：332000联系电话：13677920651地址：九江市经济技术开发区九瑞大道现代综合大市场第29栋不分单元1052/16并在5个工作日内给予乙方答复。9.4乙方责任9.4.1除法律、合同规定、不可抗因素外，不得单方面终止本项目的实施。9.4.2对不符合质量标准的产品，必须无偿返工；若经返工仍不能达到质量标准，甲方有权单方面终止合同，并不承担违约责任、乙方须承担因此给甲方造成的全部损失。9.4.3保证项目实施的进度、若不能按期完成任务，甲方有权停止合同实施（受甲方因素影响除外，如：档案提供不及时、甲方要求变更扫描标准和方式变化、停电或甲方未及时验收等）9.4.4负责项目实施中对计算机病毒的防护工作，确保影像等数据的安全。10.安全生产在项目实施期间，甲乙双方应遵守《湖口县档案馆楼馆运行管理制度》、《湖口县档案馆保密制度》、《湖口县档案馆信息安全保密制度》、《湖口县档案馆档案管理制度》、《湖口县档案馆库房管理制度》等制度2的规定，并承担相应责任，为确保档案实体和档案信息的安全，甲乙双C方须签订保密协议，见合同附件。10.1甲方责任为乙方固定工作人员办理临时出入证，负责对上下班进出人员进行认真的查对、验证。10.2乙方责任10.2.1严格遵守甲方的安全制度和管理规定，固定在馆区的工作人员必须办理进出档案馆临时出入证，持有临时出入证的人员必须是乙9/16湖口县档案馆第三期纸质档案数字化采购项目合同书（项目编号：JXLH2024-CS016）..九江市嘉恒档案科技有限公司签订日期：20年8月20日1/161.项目名称湖口县档案馆第三期纸质档案数字化采购项目2合同的订立湖口县档案馆（甲方)库存档案数字化项目中所需的纸质档案数字化加工服务经江西立弘工程管理有限公司以JXLH2024-CS016竞争性磋商方式进行采购。经评标委员会评定九江市嘉恒档案科技有限公司（乙方)中标。依据《中华人民共和国民法典》及其相关法律、法规的规定，甲、乙双方经友好协商并达成一致，签订本合同。7合同正文以及下列文件构成本合同的组成部分：本项目中标通知书、本项目竞争性磋商文件（招标编号：JXLH2024-CS016，以下简称招标文件）、本项目投标文件、本合同执行过程中产生的补充条款、协议或说明。3.合同文件和资料的使用3.1未经甲方事先书面同意，乙方不得将由甲方或甲方委托的第三方提供的有关合同或合同条文、规格、计划或其他书面资料向与履行本合同无关的任何第三方披露、泄露或许可该第三方使用，如乙方因履行1本合同需要向第三方披露上述资料，乙方应注意保密并将披露限于履行2:合同必须的范围，并保证第三方亦履行上述保密义务。乙方上述保密义务不因本合同的终止而结束，直至上述保密资料非因乙方原因已为社会公众所知悉。3.2没有甲方事先同意，除了履行本合同外，乙方不应使用合同条款第3.1所列举的任何文件和资料。3.3除了合同本身以外，合同条款第3.1所列举的任何文件都是甲方的财产。如果甲方有要求，乙方在完成合同后应将这些文件及全部复3/16江西立弘JANGXIUHONG江西立弘工程管理有限公司成交通知书九江市嘉恒档案科技有限公司：江西立弘工程管理有限公司受湖口县档案馆的委托，就该单位的第三批纸质档案数字化服务采购项目进行采购招标；经评审委员会评定，采购人确认，贵公司确定为成交供应商。采购编号项目名称成交金额（元）JXLH2024-CS016第三批纸质档案数字化服务采购项目535000.00请在收到本通知书之日起及时与采购单位签订政府采购合同，无正当理由拒不签订政府采购合同，将根据《政府采购法》相关规定追究法律责任。工程县4证招标代理机构（盖章采购单位（盖章江西业司工程管理有限公司罹档案馆湖A日期：2024年08月12日日期：2024年08月12日D40201290271280107060须向乙方支付违约赔偿,赔偿费用应按每迟交一月，按合同总价的0.1%计收。一月按30个日历日计算。乙方还有权终止合同和追索违约赔偿费。12.其他12.1本合同文本壹式肆份，甲乙双方各执贰份，合同经双方法人代表或（授权代表）签署，双方加盖印章后生效。甲方：湖口县档案馆乙方：九江市嘉恒档案科技有限公司71度五莫法定代表人签章：育法定代表人签章：（或授权代表）（或授权代表）日期：202.8.20日期：2024.8.20合同附件：保密协议:12/16
投标 / 标书制作要点（原创）
本纸质档案数字化服务 纸质档案数字化 破损档案修复涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
