档案数字化服务 档案数字化 辅材耗材 硒鼓采购合同公告（博尔塔拉蒙古自治州人民代表大会常务委员会2024）
一、采购人名称：博尔塔拉蒙古自治州人民代表大会常务委员会
二、供应商名称：新疆华兴影捷档案管理有限公司
三、采购项目名称：博尔塔拉蒙古自治州人民代表大会常务委员会服务市场项目
四、采购项目编号：2151101000014524915
五、合同编号：11N45783969020245801
六、合同内容：
序号
标项名称
规格型号
单位
数量
单价(元)
总价(元)
1
档案数字化服务
详见附件
项
1.0
49300
49300
服务要求或标的基本概况：
七、其它事项：
详见附件中的合同文件
八、联系方式
1、 采购人名称：博尔塔拉蒙古自治州人民代表大会常务委员会
联系人：吉立成
联系电话：13679961376
传真：/
地址：博乐市五台路州直办公楼4号
2、运维公司名称：政采云有限公司
联系人：客服人员
联系电话：400-881-7190
传真：0571-28215512
地址：杭州市西湖区转塘科技经济区块9号1幢2区5楼
3、同级政府采购监督管理部门名称：
联系人：
监督投诉电话：
传真：
地址：
附件信息：
博尔塔拉蒙古自治州人民代表大会常务委员会-49300.pdf
合同编号HXYJ20240827博尔塔拉蒙古自治州人大常委会档案数字化服务合同第1页甲方：博尔塔拉蒙古自治州人大常委会住所地：博乐市法定代表人：巴德玛拉联系人：吉立成联系电话：13679961376乙方：新疆华兴影捷档案管理有限公司住所地：新疆乌鲁木齐市水磨沟区南湖东路77号8层806-A室法定代表人：郭伟民联系人：詹莎联系电话：17690710903第2页合同规定事项一、总则1、甲方拟委托乙方为其历年文书档案（2008年-2023年）约有6800件，约81600页左右进行档案整理、数字化及录入工作。就以上事项，乙方愿意按照甲方标准及要求提供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案数字化工作，达成如下协议，以兹双方共同遵守。二、服务内容第一条档案数量、服务内容、服务时间（一）档案类别及数量1、文书档案（2008年-2023年）数字化及条目录入约6800件，约81600页。（二）服务内容对（一）1、所述文书档案进行拆卷、扫描、档案条目录入核对、条目录入、修图、分图、质检、数据备份、装订、装盒等档案数字化工作。1.乙方工作内容和要求（1）档案数字化工作，包括拆卷、扫描、档案条目录入核对、条目录入、修图、分图、质检、数据备份、装订、装盒等档案数字化工作。确保产品质量符合国家所规定的档案各项技术质量标准。确保产品质量符合博州档案馆关于此项档案2024年的进馆要求。（2）乙方须严格遵守甲方的保密规定，乙方全部工作人员均须向甲方签订《保密承诺书》，并严格履行保密承诺。第3页（3）项目执行过程中使用电脑、打印机等设备由乙方所提供。（4）项目实施过程中所产生的相应耗材设备（纸张、硒鼓、装订所用的棉线、档案装具：档案盒、牛皮纸以及其他材料）均由甲方提供。（5）乙方应当确保档案安全，及时做好档案交接的登记工作。甲方指定工作人员与乙方指定工作人员办理档案交接等事宜，乙方其他任何人员不得与甲方其他工作人员或办事群众私自接触，办理与建档有关事宜。如果双方指定人员有变动，及时通知对方。（6）严禁乙方接纳甲方指定交接人员之外的其他工作人员或办事群众交付的档案，如果乙方建立来路不明的档案，经查明落实是乙方工作人员主观造成的错误，根据《档案法》或其它法律承担相应经3*济赔偿或法律责任。:（7）乙方只对数字化过程中的图像质量、图像清晰度以及条目录1入的准确度负责，若前期在整理中甲方原因出现错误后需要对档案重新进行拆卷、扫描、装订等产生的工作量，需收取一定的档案整理费用，具体费用由甲乙双方进行协商并签订补充协议。2.甲方配合要求（1）需提前将档案收集齐全，在乙方项目人员入场后将档案统一完整地交于乙方，不得有遗漏，如果因甲方工作人员造成的遗漏延误档案工期，所有责任应由甲方承担。（2）在项目服务过程中由甲方邀请博州档案馆的工作人员来现场进行指导检查。（3）验收合格后的服务款项按时支付。第4页（三）服务时间自本合同签订之日起60天内完成全部事项并交由甲方验收。（四）质保期本合同项目完成且通过验收后壹年内，甲方有权对错误或遗漏结果要求乙方修正，由此产生的费用由乙方自行承担。乙方承诺在接到甲方口头或书面通知之日起一周内完成修正、调整，并保证满足甲方要求。第二条档案归档整理、数字化加工服务价款（一）档案数字化的价款及单价文书档案（2008年-2023年）约6800件，预估每件12页，约有81600页，条目录入有6800条。序号档案类别服务内容数量单价价格汇总说明1文书档案（2008-2023年）档案数字化81600页0.5元/页40800元含：拆卷、扫描、修图、分图、质检、数据备份等1文书档案（2008-2023年）条目录入6800条1元/条6800元录入文件题名、责任者、日期等字段、形成归档文件目录2辅材耗材A4白纸、牛皮纸、硒鼓、档案专用胶水、档案装具（档案盒）、装订棉线等由采购方提供由采购方提供由采购方提供由采购方提供3备份介质档案级光盘2套共计35张、硬盘1T1个111700元采购方提供，可自行减去此项总价：49300.00元总价：49300.00元总价：49300.00元总价：49300.00元总价：49300.00元总价：49300.00元总价：49300.00元备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出备注说明：最终服务费用以实际工作量乘以相应单价得出第5页（二）最终结算总价款以甲方验收合格时乙方完成的实际档案数量乘以相应单价为准。除此之外，甲方无需另行向乙方支付其他费用。第三条付款方式（一）本合同签订后的10个工作日内，甲方应向乙方支付项目合同总价款的40%作为预付款，即19720元（大写：壹万玖仟柒佰贰拾元整），付款前3个工作日，乙方应向甲方出具预付款全部金额的增值税普通发票。未收到乙方开具的增值税普通发票前，甲方有权延期或拒绝付款，由此产生的后果由乙方自行承担。（二）本项目服务成果提交甲方验收通过后，双方在档案数字化验收报告中签字认可后10个工作日内，甲方向乙方支付项目合同实际发生量的剩余款项，付款前3个工作日，乙方应向甲方出具所付金额的增值税普通发票。未收到乙方开具的增值税普通发票前，甲方有权延期或拒绝付款，由此产生的后果由乙方自行承担。（三）如甲方交于乙方的文书档案数量和上述文书档案数量不符，则按照验收时经甲方认可的乙方完成实际档案卷（件）数乘以相应单价得出最终的付款金额。（四）乙方开具同等金额服务业发票，甲方将相应服务费用电汇或转账至乙方指定账户。（见附件1）第四条服务质量（一）按照国家档案局相关规定对其档案进行数字化等工作。规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。数字化后的档案资料须达到博州档案馆要求及接收标准。（二）在档案数字化过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。如甲方提出的要求不符合国家档案局相关规定第6页的，乙方应提前三日明确告知甲方。乙方因遵循甲方要求之方式进行数字化工作而实际上造成最终档案质量不合要求的，乙方不承担责任，但乙方未告知甲方要求不符合国家档案局相关规定的除外。同时，因甲方自身之特殊要求在本合同约定范围以外给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。（三）文件命名规则：根据国家档案局相关规定进行文件命名第五条验收乙方完成档案数字化服务后5个工作日内向甲方提出验收申请，由甲方邀请博州档案馆的工作人员进行档案指导和检查，验收合格后甲乙双方需在验收证书上进行签字确认。第六条后期整理装订在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。装订档案：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。第七条档案归还在数据验收合格后，乙方应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。第八条甲方责任（一）甲方在合作期间应积极配合乙方完成项目，负责向乙方介第7页绍、解释档案概况、档案内容等相关工作的基本情况。（二）当不可抗力存在时，甲方应尽力避免不可抗力对项目建设及合作的影响，并及时与乙方取得联系。（三）当不可抗力存在并影响到项目建设及合作时，甲方须在不可抗力在并影响项目建设及合作的当时以电话、邮件等方式通知乙方。（四）在乙方按约履行合同各项义务的前提下，负责按照第二条、第三条规定的价款向乙方支付约定费用。（五）为乙方服务工作提供必要的协助和配合。第九条乙方责任（一）在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家档案局规定的关于此项规定对档案进行专业的、规范的数字化工作，并对数字化成果质量负责。（二）在甲方提供的指定场所进行数字化工作，并在进场前乙方与甲方签订安全保密合同，乙方提供参与本项目的工作人员向甲方签订保密承诺书。（三）负责监督、约束乙方工作人员的行为，遵守档案制作的各项制度。对工作人员要进行保密教育和安全教育。对工作期间出现的因乙方的工作人员造成的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担并赔偿由此给甲方造成的全部损失。（四）乙方在合作前后不得以任何名义或形式向第三方透露与甲方项目相关的任何信息，直到相关信息己被媒体等其它合法形式公开为止。（五）当不可抗力存在时，乙方应尽力避免不可抗力对项目建设及合作的影响，并及时与甲方取得联系。第8页（六）当不可抗力存在并影响到项目建设及合作时，乙方须在不可抗力存在并影响项目建设及合作的第一时间以电话、邮件等方式通知甲方，并在3天内向甲方提交书面形式的报告。（七）乙方工作人员在结束现场工作之前，为了保证档案的秘密安全，先自查电脑硬盘的内容是否已经格式化，再请甲方工作人员严格检查确认后，方可离场。（八）乙方派出的工作人员或其他相关人员等，与乙方之间建立相应的劳务或劳动关系，若在本合同履行期间发生安全事故、财产损失或者因乙方原因导致任何人员发生人身损害或财产损失的，由此产生的全部法律责任及赔偿责任由乙方自行承担，甲方不承担任何责任。（九）乙方应当妥善保管甲方提供的全部资料，不得擅自泄露、毁损、丢弃、复制、使用相关资料。同时，乙方应保证甲方的档案、财物和相关设备设施不受到损害。若因乙方原因给甲方档案、财物和相关设备设施造成损害的，乙方负责按照甲方要求予以恢复原状或照价赔偿。（十）乙方应当自行完成本合同项下全部内容，不得擅自转包、转委托给第三人。（十一）因履行本合同所产生的各项费用，由乙方自行承担。（十二）因乙方自身原因，导致乙方工作量或服务成本增加的，由乙方自行承担，乙方不得向甲方主张任何额外费用。三合同变更和终止、违约责任第一条合同变更和终止合同生效后，甲乙双方须严格履行。任何一方需要变更服务合同内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视第9页同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。合同生效后，合同如有未尽事宜，甲乙双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。合同生效后，甲乙双方在平等自愿的前提下，可以通过协商解除、终止合同。合同生效后，因不可抗力（指战争、严重水灾、台风和地震，以及其它经双方认可的情况，均属不可抗力）导致合同不能履行，双方均可解除合同，并且双方不承担违约责任。第二条违约责任（一）合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总价款的10%的违约金；一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。（二）乙方在合作前后向第三方透露与甲方项目相关的任何信息，应向甲方支付合同总价款10%的违约金；如给甲方造成损失的，应赔偿甲方的直接及间接损失。（三）数字化期间出现的因乙方的工作人员造成的档案内容泄密、文件材料丢失等后果应向甲方支付合同总价款20%的违约金；如给甲方造成损失的，应赔偿甲方的直接及间接损失。（四）乙方必须在本合同规定的时限内按期向甲方交付整理完毕的档案材料等，否则由乙方负责承担全部责任。乙方逾期完成前述工作，或逾期完成任一项工作的，每逾期一日，乙方应当向甲方支付合第10页同总价款1%的违约金，违约金按此累计不超过合同总金额的30%；逾期超过十日的，甲方有权单方解除本合同，乙方已完成工作内容无偿归甲方所有，并在十日内全部移交给甲方，乙方应继续支付上述违约金，造成甲方损失的，乙方应当全额赔偿。（五）乙方应严格按服务质量提供相应的服务，若不符合甲方及相关部门要求或法律规定的，或者不符合质量要求的，或者未经甲方或相关部门验收合格的，甲方有权要求乙方在限定时间内整改，若乙方未整改或经整改后仍不合格的，甲方有权要求乙方支付合同总价款20%的违约金，且甲方有权单方解除本合同并要求乙方退还已收取的全部款项，由此给甲方造成损失的，乙方应负责全额赔偿。（六）未经甲方书面同意，乙方不得擅自将本合同项下任何权利义务转让给第三方，否则，甲方有权单方解除本合同，不予支付乙方任何款项，乙方已完成工作内容无偿归甲方所有，并在10日内全部移交给甲方，同时，乙方应向甲方支付合同总价款10%的违约金，由此给甲方造成损失的，乙方应负责全额赔偿。（七）乙方在档案数字化过程中，对甲方提供档案造成影响的（包括但不限于毁损、污染、泡水、撕页、破损等），乙方负责恢复原状，同时，甲方有权单方解除本合同，不予支付乙方任何款项，乙方已工作内容无偿归甲方所有，并在十日内全部移交给甲方，同时，乙方应向甲方支付合同总价款10%的违约金，由此给甲方造成损失的，乙方应负责全额赔偿。（八）本合同约定的任何违约金标准、违约责任、法律责任，均第11页是经甲乙双方充分考虑和衡量遵循执行协议约定的重要性以及违约的后果和危害性而协商确认而成，如果乙方被判令违约，乙方不可撤销的承诺放弃请求人民法院或者仲裁机构对于违约金标准、违约责任、法律责任进行任何形式的调整或降低的权利。（九）因履行本合同引发争议，违约方应当承担守约方实现合法权益的全部费用，包括但不限于诉讼费、律师费、保全费、公告费、执行费等。律师费金额以律师事务所开具的律师费发票票面金额为准。四、争议解决本合同的签订、履行和终止均适用中华人民共和国法律法规，任何由本合同引起的及其相关的争议，甲乙双方应通过友好协商解决。如无法协商解决的，任何一方均应向甲方所在地人民法院提起诉讼。五、其它本合同的附件2（安全保密合同）为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，每份具有同等法律效力，本合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效。（签字盖章页）甲方：博尔塔拉蒙古自治州乙方：新疆华兴影捷档案人大常委会管理有限公司法人（代表）：吉立成法人（代表）：郛印伟8月26日日期：2020年月26日日期：20年第12页附件1：1乙方付款信息单位名称：新疆华兴影捷档案管理有限公司开户行乌鲁木齐银行前进支行账号：0000020050110077623568行号：313881000674电话：0991-2680071乙方上述收款信息已经确定，不得擅自变更，若发生变化的，应当提前7个工作日以书面形式通知并送达甲方，否则视为未变更，由此产生的全部损失由乙方自行承担。甲方将相关款项支付至乙方在本合同中载明的账户即视为完成支付义务。2甲方开票信息单位名称：博尔塔拉蒙古自治州人大常委会纳税人识别号：11652700010283366A地址：新疆博乐市五台路州直综合办公楼4号楼第13页附件2:安全保密合同甲方：博尔塔拉蒙古自治州人大常委会乙方：新疆华兴影捷档案管理有限公司根据《档案法》、《保守国家秘密法》的要求和规定，确保档案数字化加工服务项目安全顺利的完成，特制定本承诺书：本合同作为《博尔塔拉蒙古自治州人大常委会档案数字化服务项目服务合同》（以下简称“基础合同”）的附件，与基础合同具有同等的法律效力，经合同双方签字盖章后生效。第一条：甲乙双方的权利和义务1.甲乙双方严格执行合同的条款，自觉履行合同双方的权利、义务和责任。2.甲乙双方严格遵守国家有关法律、法规和政策，以及国家机关安全保卫、文件保密等有关规章制度。3.乙方严格执行加工安全生产操作规程，确保个人岗位和人身安全。4.甲乙双方的行为必须遵循安全生产、诚守商业秘密的原则，不得损害国家和集体的利益。5.甲乙双方必须建立健全内部安全保密管理制度，开展档案服务工作的安全保密教育。6.乙方在进入工作现场工作前，积极做好保密宣传工作，教育本单位员工，认真遵守保密守则，维护国家安全和利益，保守国家秘密。7.乙方在甲方提供场所工作期间，要严格遵守甲方的治安保卫、安全防火、档案管理的规定，未经同意不得随意走动。8.若发现对方有违反合同的行为倾向，有及时提醒对方纠正的权利和义务。第14页第二条：安全保密责任1.在进行档案扫描相关工作时，甲乙双方及其员工必须严格遵守安全保卫管理制度，严禁携带枪支弹药、斗殴器械、易燃易爆等危险物品进入甲方或乙方工作场地（或工作场所），确保甲乙双方及其员工的生命财产安全及办公的顺利进行。2.乙方对甲方所扫描的档案资料，负有安全保密的责任，不得将该档案资料用于服务以外的用途，不得对外传播。如因方原因发生泄密情况，甲方有权依据《档案法》和《保守国家秘密法》等有关规定追究乙方的法律责任。因乙方泄密应按照服务合同中约定的承担相应违约金及赔偿责任。3.甲乙双方及其员工不得利用工作之便随便查阅档案资料、商业秘密等资料。4.乙方在作业过程中要爱护档案，注意保护档案的完整，不得损坏、丢失档案，不得修改档案内容。如有发生，乙方负责赔偿并承担相应法律责任。5.凡属于对方内部刊物、内部资料、技术资料甲乙双方及其员工不得私自复印、抄录和转借。6.根据基础合同收到的对方提供的资料、数据、计划、业务状况、工作情况等文件，甲乙任何一方不得对外公布、泄露、出售或允许他人使用。7.在未经本合同双方的书面同意前，任何一方不得就合同的主要内容及其相关资料向合同人以外的他方公布。8.乙方及其项目负责人员不得借用工作之便对外公布、泄露、出售甲方档案资料。9.一方或其员工因违反本合同约定的安全保密义务而损害另一方的利益，除一切后果与法律责任由责任方承担外，受害方有权单方面即时终止基础合同，并有权要求责任方赔偿所有的经济损失。第15页10.一方员工或雇员违反本合同条款之行为均视为该方之违约行为，违约方应当承担相应违约责任，不得以其为员工或雇员个人行为作为抗辩。11.保密条款在基础合同终结、终止或解除后仍然有效。第三条：违约责任1.甲乙双方必须严格按照合同条款执行，如任何一方违约，违约方应依法律规定承担相应的违约责任。2.乙方若违反安全保密条款，甲方有权随时解除基础合同。3.乙方若违反本合同必须承担相应的经济赔偿及违约金，违约金为合同总额的20%，甲方有权在当期结算的服务费用中直接扣减。基础合同到期后乙方发生违反本保密合同义务的行为的，甲方除有权要求乙方承担合同总金额20%的违约金外，如存在损失的，还有权要求乙方承担赔偿损失的责任。乙方承诺一旦发生本条约定的违约行为则无条件支付违约金。第四条：本合同如有争议，通过双方协商解决。争议管辖依据基王础合同执行。第五条：本合同一式肆份，甲方、乙方各执贰份，每份具有同等法律效力，自双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效。（签字盖章页）甲方：博尔塔拉蒙古自商州乙方：新疆华兴影捷档案游叶天常委会管理有限公司法人（代表0法人（代表）日期：2024年8月20日日期：2024年8月26日第16页
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化服务 档案数字化 辅材耗材 硒鼓涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
