四川省馆藏档案数字化及文件级目录著录 馆藏档案数字化及文件 馆藏档案数字化及文件级目录著采购合同公告（四川省档案馆2025）
一、合同编号：N5100012024003660-2
二、合同名称：2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录
三、项目编号：N5100012024003660
四、项目名称：2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录
五、合同主体
采购人(甲方)：四川省档案馆
地址：四川省成都市金牛区花牌坊街191号
联系方式：87662039
供应商(乙方)：上海泰宇信息技术股份有限公司
地址：上海市闵行区春东路508号2幢522室
联系方式：15657118762
六、合同主要信息
主要标的：
序号
名称
数量(单位)
单价(元)
总价(元)
规格型号/服务要求
1
馆藏档案数字化及文件级目录著录
2,115,200(张)
￥0.84
￥1,776,768.00
无
合同金额： 1,776,768.00元，大写(人民币)：壹佰柒拾柒万陆仟柒佰陆拾捌元整
履约期限：2024年12月31日至2025年07月30日
履约地点：/
采购方式：公开招标
七、合同签订日期
2024年12月31日
八、合同公告日期
2024年12月31日
九、其他补充事宜
合同附件：
包2合同-泰宇.pdf
包2合同-泰宇.pdf
四川省档案馆
2024年12月31日
根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国民法典》及2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660)的《招标文件》、乙方的《投标文件》及《中标通知书》，甲、乙双方同意签订本合同。详细技术说明及其他有关合同项目的特定信息由合同附件予以说明，合同附件及本项目的招标文件、投标文件、《中标通知书》等均为本合同不可分割的部分。双方同意共同遵守如下条款：第一条项目基本情况对四川省档案馆馆藏档案进行档案处理、数字化扫描和著录工作。主要工作环节依次为：调卷出库、档案前处理（包括案卷检查、破损档案记录、卷内分件检查、卷内页码检查、档案拆卷、调整顺序、编制流水号、案卷级目录数据采集、文件涉密标识筛查及标记等）、文件级目录著录、档案扫描数字化、数据总质检、档案后处理（卷皮更换、档案装订、消毒杀虫）、还卷入库等工作，各环节要做好数据质检、数据备份等工作，做好项目文档、工单等材料收集、整理、归档工作，完成数据移交工作，并确保档案实体及其相关信息的安全保密。省档案馆馆藏档案大多数为1950-1980年档案，档案全宗繁杂，文件字迹潦草，卷内分件不规范，纸张薄软褶皱多，档案处理、扫描和目录著录工作难度大。第二条合同期限甲乙双方约定项目全部工作内容于2025年7月30日前全部完成。第三条合同价格（一）项目服务费用服务内容数量单价合计馆藏档案数字化及文件级目录著录2115200张.0.84元/张1776768元本项目根据实际完成档案扫描数量进行结算，费用达到项目中标金额，项目自动终止。即：对需进行数字化加工的档案按照甲方要求完成档案处理、文件级目录著录和数字化扫描工作，以档案数字化扫描“张”计单价（其中基建图纸、报纸、报表三类档案若大于A3幅面，可按A3大小为基准计量，其余档案不论幅面大小，编写流水号一页为一张）。（二）履约保证金支付方式乙方在签订合同后十日内以银行转账的方式缴纳10%的履约保证金，即177676.8元（大写人民币壹拾柒万柒仟陆佰柒拾陆元捌角）。交由甲方指定账户如下：开户名称：四川省档案馆00开户银行：工行石灰街支行账号：4402213009008800895提交方式：银行转账（三）付款方式项目按实施进度分步验收、付款，分三步付清：1、签订合同后10日内，乙方缴纳10%的履约保证金并开具等额合法增值税发票，2025年财政预算下达后10日内，甲方支付合同总金额50%，即888384.00元，大写人民币捌拾捌万捌仟叁佰捌拾肆元整；2、乙方完成工作量的50%，经甲方确认工作量且乙方开具等额合法增值税发票后，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的30.00%，即533030.40元，大写人民币伍拾叁万叁仟零叁拾元零肆角；3、项目全部完成并通过验收后，根据合同单价和实际完成数量进行结算，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的20.00%，即355353.60元，大写人民币叁拾伍万伍仟叁佰伍拾叁元陆角。项目验收通过之日起一年后甲方无息退还乙方履约保证金。甲方付款前，乙方应出具等额合法的增值税发票给甲方，乙方未向甲方提供发票或提供的发票不符合合同约定与甲方要求的，甲方有权拒绝付款并顺延付款时间，且不承担任何违约责任。如果因为甲方内部审批及财务流程导致迟延付款，甲方不承担迟延付款责任。（四）电费结算依据招标文件要求，加工场所电费由乙方承担。经甲乙双方协商，乙方向甲方支付电费6053.00元，乙方以转账方式支付到甲方指定银行账户，甲方提供收款凭证。电费计算明细见附件一。第四条知识产权1、乙方保证在本项目使用的任何产品和服务（包括部分使用）o时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权等合法权益而引起的法律和经济纠纷。如因专利权、商标权或其它知识产权而引起法律和经济纠纷，由乙方承担所有相关责任和给甲方造成的一切损失。2、乙方在本项目实施过程中产生的成品数据知识产权自始归甲方所有。3、如采用乙方所不拥有的知识产权，乙方承诺在本项目报价中已经包括合法获取该知识产权的相关费用。第五条服务内容1、档案处理的内容：对需进行数字化加工的档案进行档案处理工作，档案处理包含前处理和后处理。档案前处理：检查案卷情况、清理除尘、破损档案记录、卷内分件检查、卷内页码检查、档案拆卷、调整顺序、编制流水号、案卷级数据采集和核对、文件涉密标识筛查及标记等内容。由于馆藏档案年代较久，需要重新分件、调整页码顺序。档案后处理：卷皮更换（含购置卷皮）、案卷装订（含材料、装订工具）、卷内文件目录和案卷目录的打印、消毒杀虫等内容。由于密件不进行扫描，但需进行档案处理，实际档案处理页数大于扫描页数。、2、文件级目录著录内容：对需进行数字化加工的档案进行文件级目录著录工作，文件级著录需按照《四川省档案馆建国后文书档案数据采集规范（试行）》（以下简称采集规范）要求对照实体档案进行文件级目录项的录入，包含文件级题名的拟写、补充、修改，以及对文件涉（密）标识筛查及标记等工作。馆藏档案年代较久，大部分文件级题名需补充完整三要素，需自拟题名情况多，手写稿多，文字辨识难度大。由于密件不进行扫描，但需进行文件级目录著录，实际文件级目录著录的件数大于扫描件数。3、档案数字化扫描内容：本项目数字化扫描张数不少于2115200张，档案数字化扫描含档案平整、扫描、图像处理、图像拼接、图像文件分件等工作。馆藏档案纸张薄软、褶皱、破损、粘结情况较多，不允许使用高速扫描仪进行扫描，需逐卷逐页展平纸张后，采用平板扫描仪逐页扫描，对于A3以上幅面，需使用工程扫描仪扫描，以“张”为计数单位（其中基建图纸、报纸、报表三类档案若大于A3幅面，可按A3大小为基准计量，其余档案不论幅面大小，编写流水号一页为一张）第六条无产权瑕疵条款乙方保证所提供的服务的所有权完全属于乙方且无任何抵押、查封等产权瑕疵。如有产权瑕疵的，视为乙方违约。乙方应负担甲方由此而产生的一切损失。第七条甲方的权利和义务1、甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查，拥有监管权。有权定期核对乙方提供服务所配备的人员数量。对甲方认为不合理的部分有权下达整改通知书，并要求乙方限期整改。2、负责检查监督乙方管理工作的实施及制度的执行情况。3、根据本合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。4、国家法律、法规所规定由甲方承担的其它责任。第八条乙方的权利和义务1、乙方对本合同约定的委托服务范围内的项目享有管理权及服务义务。2、乙方根据本合同的约定向甲方收取相关服务费用，并有权在本项目管理范围内管理及合理使用。3、乙方自携数字化设备、软件和人员为甲方提供档案数字化加工工作，确保各种设备性能良好，对质量负责。4、委派项目人员进入指定场所工作，负责本项目的组织实施工作，并遵守甲方档案管理制度、保密制度。5、负责对放一放派出人员进行保密教育和安全教育，对档案数字化加工期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失或损坏等后果，一律由乙方承担责任；6、甲方委托乙方加工的数据产权自始归甲方所有。数据最后验收完成后，乙方必须全部退回原始资料，不得保留原始、中间、成品数据副本，不得向第三方提供或泄露改数据。7、乙方不得擅自更改、涂改甲方所提供的原始档案资料，否则乙方将被视为违约、非法侵权，甲方有权依法追究乙方的法律责任。8、乙方采取防火、防盗措施确保档案和加工场地安全。工作场地严禁吸烟，严禁工作人员携带易燃、易爆等危险品进场，停止工作时关闭所有电源。9、乙方及时向甲方通告本项目服务范围内有关服务的重大事项，及时配合处理投诉。第九条服务技术标准见附件三。第十条服务要求见附件三。第十一条验收1、验收标准见附件三。2、验收方式2.1该项目采取阶段抽检与总验收相结合的方式对项目所有加工服务项进行验收，双方签字确认。2.2甲方将组织有关人员定期对乙方经过总质检的实体档案及各4类数据进行抽检。若乙方在履约后达不到甲方质检标准，按以下方式处理：2.2.1抽检发现问题由乙方整改，整改费用由乙方承担。2.2.2甲方在抽检时发现存在的质量问题将对乙方进行处罚。若抽检发现著录出现错漏、不准确、错别字等问题，扫描数据出现漏扫、错扫等问题，每查出一条错误，乙方额外增加壹卷档案加工工作量（含档案处理、目录著录和数字化工作），费用由乙方承担。2.2.3乙方在工作中出现严重失误或甲方抽检发现错误比例超过10%，甲方可令乙方停工整改。2.2.4乙方停工整改后仍不合格或甲方抽检发现错误比例超过20%，甲方有权没收履约保证金并终止合同，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失。第十二条双方责任1、甲方应积极配合乙方的工作，为2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）的工作提供必要的条件。2、乙方保证按照甲方所提“2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）”的需求、质量要求和进度安排，完成服务工作。3、乙方应对甲方认为不合理的部分应按照甲方要求进行整改。4、乙方对于履行本合同所获悉的属于甲方的且无法自公开渠道获得的文件及资料（包括商业秘密、单位计划、运营活动、财务信息、档案信息等）予以保密，不得向任何第三方泄露该资料或文件的全部或部分内容。乙方的保密义务不受本合同的终止或解除的影响。第十三条售后服务乙方对本次档案数字化成果免费维护3个日历年（自项目验收合格之日起算），免费服务期满后，乙方继续提供服务，服务费用仅收取成本费用。售后服务项目及内容如下：1、数字化加工成果后期维护对数字化成果数据在使用过程中出现的质量问题，包括目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、数据光盘重新刻录、索引维护、数据错误挂接修改等，提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误。2个工作日内不能解决的，采取临时应急等措施，最大可能地保证甲方档案电子数据的正常使用。2、数字化成果数据迁移对于甲方需要对数字化成果迁移工作，乙方提供上门服务。3、档案整理、装订成果后期维护对于档案整理、档案装订成果档案原件在使用过程中出现质量问题，乙方提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。2小时内响应，（3并最迟在第2个工作日内排除错误。2个工作日内不能解决的，采取临时应急等措施，最大可能地保证甲方档案电子数据的正常使用。第十四条违约责任1、甲乙双方必须遵守本合同并执行合同中的各项规定，保证本合同的正常履行。2、如因乙方工作人员在履行职务过程中的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给甲方造成损失或侵害，包括但不限于甲方本身的财产损失、由此而导致的甲方对任何第三方的法律责任等，乙方对此均应承担全部的赔偿责任。3、如果乙方因为自身原因未在规定时间内完成全部工作任务，乙方须每天按项目总金额的千分之五向甲方支付违约金，逾期超过30天的，甲方有权终止合同并不退还履约保证金，双方根据实际验收合格数量进行结算，同时乙方应支付合同总金额的10%作为违约金。违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应赔偿由此给甲方造成的损失。4、因为档案具有唯一性，乙方一旦发生实体档案丢失、损毁或者档案数据丢失、损毁、泄露等重大失误时，甲方有权没收履约保证金并终止合同，如对甲方造成重大影响或损失，甲方将按照相关法律法规追究乙方的责任，乙方还应赔偿由此给甲方造成的全部损失，并支付合同总金额20%的违约金。5、如乙方提供的服务及其任何一部分侵犯任何第三方知识产权等合法权益的，由乙方负责处理，给甲方造成损失的，乙方应全额赔偿，导致合同无法继续履行的，甲方有权解除本合同，且甲方有权不予退还乙方支付的履约保证金。6、乙方支付的履约保证金及违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应补足赔偿甲方的损失。本合同所称损失，包括但不限于甲方的直接经济损失、律师费、仲裁费、保全费、鉴定费、公证费等全部费用。7、若乙方在售后服务期内拒绝或者不能及时向甲方提供售后服务，每发生一次，乙方应当向甲方支付500元违约金，甲方还有权委托第三方提供质保服务，所产生的费用全部由乙方承担，如果给甲方造成损失，乙方应赔偿全部损失。8、乙方违约或赔偿费用，甲方有权在应支付款项中进行扣除第十五条争议解决办法合同履行期间，若双方发生争议，可协商或由有关部门调解解决，协商或调解不成的，双方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。第十六条其他1、如有未尽事宜，由双方依法订立补充合同。2、本合同一式伍份，自双方法定代表人或授权代表签字并加盖案卷题名、起始时间、终止时间、页数、件数、保管期限，以上为必要著录项目，不得为空值。控制符、备注、分类号、缩微号、主题词等为选择著录项目，有则著录。案卷题名缺少或不能真实反映该卷文件情况，需重新拟写案卷题名。控制符的填写以案卷封皮上是否填写“控制”为准。检查案卷数据信息填写是否规范、清晰、准确。核对各字段内容是否准确。14、涉密文件筛查检查卷内的每份文件，对文件的原始密级进行检查并做好标记。（二）档案后处理具体要求1、破损卷皮更换按照甲方要求，对卷皮进行更换。更换后的卷皮应填写案卷题名、全宗号、目录号、案卷号等内容并补充完整脊背信息。2、档案装订（1）档案装订前要认真检查档案页数是否齐全，文件排列顺序是否正确，要依据目录数据和案卷封面开展一致性核对。（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册。（3）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符，应适度镶边后再装订。（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔装订而需重新打孔的档案，需经甲方同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。馆藏档案纸张薄软，装订时不可损坏档案，必要时进行贴边装订。3、消毒杀虫在甲方指定的场所将需要归还的档案冷冻杀虫。必要时，乙方需提供符合相关规定的冷冻杀虫设备。4、目录打印按照采集规范要求，打印一套卷内文件目录并放入案卷内，打印一套文件级目录装订成册；打印两套案卷级目录，装订成册。5、填写备考表备考表填写该卷数字化、著录和修裱等情况。若该卷已有备考表，则不再新增，只填写相关事项。若该卷无备考表，则需要按照备考表格式新增备考表。6、档案入库·.还卷时，乙方还卷人和甲方的有关人员一起，根据调卷单对拟归还的档案进行清点，核对案卷内容、目录、数量等。清点结束，无误后，双方签字确认。（三）档案处理加工流水单填写要求：各工作环节应填写加工流水单，加工流水单格式可自行设计。1、流水单前处理环节填写记录档案前处理各环节（含案卷检查、分件检查、页码检查、调整页序、编写流水号等）人员操作情况。2、流水单档案著录环节填写记录档案著录情况，含著录人、著录时间、著录检查情况等。3、流水单数字化扫描环节填写记录数字化扫描情况，含扫描的张数、实际扫描页与档案页数是否一致（不一致时应注明具体原因和处理方法）、扫描人、扫描时间、图像处理、图像质检情况等。4、流水单质量检查环节填写记录目录数据质检详情，含质检目录信息、错误信息、是否修改等内容。记录图片质检详情，含质检的图像文件名、错误情况等信息。记录质检人、质检时间、总检人等信息。5、流水单后处理环节填写记录档案后处理情况，含档案装订人、装订时间、冷冻杀虫时间等信息（四）档案处理全宗情况说明及文件材料归档要求：1、全宗卷说明完成一个全宗相关工作后，乙方需撰写该全宗的数字化情况说明，并在落款处加盖乙方单位公章。说明包含该全宗的基本情况介绍、前处理情况、著录情况、数字化情况、数字化数量（卷数、件数、张数、目录条数、图片数等）、质检情况、后处理情况、遇到问题及解决方案等。2、材料归档完成项目相关文档、工单等材料收集、整理、归档工作。一是对收集齐全的项目过程文件、整理和归档。二是分别以项目和全宗为单位，编制结项验收材料，并负责收集、整理和归档。四、文件级目录著录要求按照采集规范要求进行文件级目录的著录，实体档案要与目录数据一一对应。1、著录项目文件级目录著录必要项目：档案馆代码、档案馆名称、档号、全宗号、全宗名称、目录号、案卷号、件号、年度、页数、起始页号、终止页号、责任者、文件题名、成文时间、保管期限，以上为必要著录项目，不得为空值。文号、原密级、现密级、开放审核、电子画幅数、备注、分类号、缩微号、主题词、语种等为选择著录项目，有则著录。2、文件级题名拟写有卷内文件目录的案卷，卷内文件目录可作为文件题名的参考，按照采集规范要求拟写文件题名。没有卷内文件目录的案卷，需阅读档案提炼概括，按照采集规范要求拟写文件题名。3、涉密文件标记将文件的原始密级填入原密级项中，可填“绝密、机密、秘密”，或按文件实际标注情况填写（依照原文）。4、著录检查对文件级目录信息进行核对检查，各字段信息要与文件内容一致，信息完整、无缺失、无错字、无逻辑错误。5、存储格式按照甲方要求能将目录数据导入和导出为指定格式的数据文件。五、档案数字化扫描要求1、纸面处理（1）应逐页对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素。（2）对于涉密文件，应将涉密文件移至专柜保管，做好登记。2、扫描方式（1）采用A3平板扫描仪按档案前处理编定流水号逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描。（2）超过A3幅面的档案，须根据档案页面选择适当的扫描仪另行扫描。（3）对于超大幅面档案，若一次性无法扫描完成，可采取分次扫描后再做图像拼接。（4）较薄纸张，须在纸张下加入白色打印纸作衬，采用低速进行平板扫描。3、扫描模式（1）采用彩色模式进行扫描。（2）扫描分辨率为300dpi。（3）图像文件采用JPG格式保存。4、扫描质量（1）每一卷档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。.·（2）扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。（3）遇有浮贴时，每张浮贴均需单独扫描。若浮贴编有页号，浮贴单独作为一页，浮贴未编页号，浮贴与原页拼接作为一页。（4）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。（5）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。（6）图片命名及组成应符合采集规范要求。5、图像处理.（1）旋转及纠偏对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以视觉上不感觉偏斜为标准，图像倾斜度不得大于±1°。图像不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。1（2）去污及修边遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则，去除图像页面在扫描过程中产生的污点、黑点、黑边等，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。去除多余的白边，在距页边最外延至少2mm-3mm处裁剪图像，以有效缩小图像文件容量，节省存储空间。6、图像检查对图像可读性、分辨率、色彩、倾斜度；以及漏扫、多扫、重扫等问题进行检查。按照编制的流水号顺序对图像进行排序。7、图像存储（1）按照采集规范要求存储图像文件。（2）存储格式图像以页为单位，采用JPG格式存储，分辨率为300dpi；以件为单位合成PDF文件，分辨率为100dpi。（3）图像命名JPG命名规则：JPG文件按“全宗号-目录号一案卷号一件号-页号.JPG”命名，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号，页号为4位件内顺序号。PDF命名规则：PDF文件按“全宗号-目录号一案卷号一件号.PDF”命名，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号。全宗号目录号案卷号件号页号备注0261（四位）001（三位）0002（四位）0001（四位）0001（四位）页号与纸质档案页号要一一对应JPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDF（4）文件组织层级结构JPG图片文件夹的组织结构应遵照采集规范要求，按“全宗号/目录号/案卷号/件号”建立文件夹，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号。PDF文件文件夹的组织结构应遵照采集规范要求，按“全宗号/目录号/案卷号”建立文件夹，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号。六、质量要求（一）档案处理相关质量要求：1、档案案卷目录著录。要求正确率95%。2、案卷级目录数据所有必要项目按要求进行著录。全宗号、目录号、案卷号、档号、案卷题名等著录信息与档案内容一致。3、案卷级目录著录项内容符合规范要求。著录内容无错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等符合要求。（二）文件级目录著录相关质量要求：1、档案文件题名著录。要求正确率95%。2、目录数据所有必要项目按要求进行著录。全宗号、目录号、案卷号、档号、题名、起始时间、终止时间、责任者、页数等著录信息与档案内容一致。3、文件题名符合著录要求。文件题名是否清晰，要素完整，准确体现档案内容。4、著录项内容符合规范要求。著录内容无错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等符合要求。（三）档案数字化扫描相关质量要求：1、档案扫描。要求漏扫率为0，文件顺序排列100%正确。2、图像处理。经扫描所产生的图像文件，应按照DA/T31-2017标准的要求，保证图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。3、数据对应。扫描的图像文件与文件级目录一一对应。。技4、部分页面由于尺寸过大需要分开扫描，扫描后需要按照原样拼接。拼接图像要清晰、完整、端正，无明显衔接缝隙。七、档案安全保密要求：1、乙方须严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定、甲方的保密规定及相关规章制度，本项目相关工作必须在甲方指定的场所内进行，并确保场所正常秩序和安全。2、如档案有遗失、损坏等情况，甲方将视情节轻重给予处理：轻者经济赔偿，重者将追究乙方的法律责任，同时甲方有权立即终止合同。3、乙方应与甲方签订安全承诺书，并在进场前对所有工作人员开展安全保密培训。4、乙方应与甲方员签订保密协议，同时应做到（1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。（2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。（3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在项目实施过程中，乙方不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于乙方导致档案资料及数据损毁或泄密的，乙方承担一切责任。（4）乙方对项目实施各个环节要加强管理，填写加工流水单，详细记录项目实施管控内容，在项目验收时作为佐证材料印证项目管理是否到位。（5）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如笔记本电脑、手1oo机、平板、照相机、MP3、MP4及移动存储介质等。（6）乙方应对加工场所计算机等设备USB接口进行管控，配置设备保护外壳并上锁，钥匙交甲方保管。乙方不得随意使用USB接口。（7）本项目实施过程中，如违反上述“（2）~（6）”要求规定两次（含），甲方可以酌情扣除履约保证金。（8）项目完成后，双方对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。八、管理要求（一）签订合同后成交供应商要更换项目经理或项目组操作人员，需提前10工作日报甲方同意。替换人员也应当具备相同的管理经历、专业、任职资格或培训证书，并重新提交替换人员身份证、专业、工作证明复印件以及相关工作履历说明，参加岗前培训并通过采购方的考试，否则甲方有权终止合同。（二）本项目由采购方提供数字化加工场所，办公桌椅、档案专柜由采购方提供。（三）其他工作需要的软件和硬件设施设备、日用品及耗材等由乙方自行准备，并向采购方报备后带入加工场所。项目完成后，经采购方检查同意方可带出加工场所。所有储存加工数据的存储设备，包括但不限于计算机硬盘、移动硬盘、U盘存储设备等交采购方处理，严禁乙方带走。（四）加工场所电费由乙方自行承担，乙方应充分考虑项目实施用电成本，电费计费方式另行约定。加工场所的人员、设施设备、消防等安全责任由乙方承担。（五）项目在法定工作日内开展，工作时间参照采购方工作时间，原则上法定节假日不安排加班。（六）乙方应严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定以及采购方的相关规章制度。（七）项目实施过程中，乙方负责实体档案的调取、保管、归还、安全、保密等工作，负责档案数据管理、存储、备份、安全、保密等工作。（八）档案是历史的真实记录，档案数字化人员在整理、扫描档案时，应保持档案内容的完整，不得损坏、涂改档案内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真；不得将档案带离档案整理室，不得遗失、损坏档案原件。不得在档案上涂改、画圈，严禁泄露档案内容；采购方与乙方签订保密协议，乙方不能保存或带走任何档案数字化图像和数据。（九）乙方要确保档案实体及档案信息的绝对安全，进场前所有工作人员要签订保密协议，进场后接受保密教育，严禁将照相机、摄像机、手机等移动通讯设备、存储设备及打印输出设备带入数字化加工区域。采购方提供个人物品寄存O箱等设施，严禁将水杯、打火机等物品带入数字化加工区域。如造成档案丢失、损坏、损毁、档案数据与图像外泄、档案信息泄密事件，采购方将依法追究民事、刑事责任。（十）数字化加工现场要布置协调、整齐，外包公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序，工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守采购方各项规章制度。（十一）现场工作人员要求：1、爱护档案，自觉维护档案的完整与安全。2、不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。3、不得在档案上涂划、擦改。4、严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。5、严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。6、使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。7、自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案、用具、设备摆+放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。（十二）乙方进场后，采购方提供的设施设备移交给乙方使用，乙方只有使用权。乙方要做好设施设备的安全使用和维护保养工作，设施设备出现非人为原因损坏且在质保期内的，由采购方负责维修或更换；设施设备由于人为因素损坏或超出质保期的，由乙方负责维修或更换。11附件四：2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）质量违约处罚细则违约处罚依据一依据2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660）的《招标文件》第三章服务要求，省档案馆（甲方）在项目实施过程中抽检发现质量问题，将对上海泰宇信息技术股份有限公司（乙方）进行违约处罚。二、违约处罚标准以2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660)的《招标文件》第三章服务内容及要求作为处罚标准。三、违约处罚目的督促乙方加强项目过程管理，强化项目质量管控，确保项目成果通过验收。四、违约处罚方式乙方在项目资金以外增加壹卷档案数字化工作量（含档案处理、目录著录和数字化工作），费用由乙方承担。五、违约处罚认定1、档案处理环节存在明显档案分件组件、卷内页码编制、档案拆卷装订等错误，每处错误认定为一条错误。2、档案著录环节存在必录字段漏著、密级漏著等情况，每处错误认定为一条错误；时间、页数、件数等字段存在明显逻辑矛盾，每处错误认定为一条错误；文件题名不按照规范拟写，存在明显要素不全、语义不通、内容不齐等错误，每处错误认定为一条错误；著录内容存在明显错字、别字、漏字，每处错误认定为一条错误。3、档案数字化环节存在明显图像不清晰、图像歪斜、图像拼接不整齐等技术错误，存在漏扫、重扫、错扫等人工错误，每处错误认定为一条错误。六、其他该处罚细则于乙方进入现场2周后开始执行，在次月初汇总错误数量并由双方共同认定。根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国民法典》及2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660)的《招标文件》、乙方的《投标文件》及《中标通知书》，甲、乙双方同意签订本合同。详细技术说明及其他有关合同项目的特定信息由合同附件予以说明，合同附件及本项目的招标文件、投标文件、《中标通知书》等均为本合同不可分割的部分。双方同意共同遵守如下条款：第一条项目基本情况对四川省档案馆馆藏档案进行档案处理、数字化扫描和著录工作。主要工作环节依次为：调卷出库、档案前处理（包括案卷检查、破损档案记录、卷内分件检查、卷内页码检查、档案拆卷、调整顺序、编制流水号、案卷级目录数据采集、文件涉密标识筛查及标记等）、文件级目录著录、档案扫描数字化、数据总质检、档案后处理（卷皮更换、档案装订、消毒杀虫）、还卷入库等工作，各环节要做好数据质检、数据备份等工作，做好项目文档、工单等材料收集、整理、归档工作，完成数据移交工作，并确保档案实体及其相关信息的安全保密。省档案馆馆藏档案大多数为1950-1980年档案，档案全宗繁杂，文件字迹潦草，卷内分件不规范，纸张薄软褶皱多，档案处理、扫描和目录著录工作难度大。第二条合同期限甲乙双方约定项目全部工作内容于2025年7月30日前全部完成。第三条合同价格（一）项目服务费用服务内容数量单价合计馆藏档案数字化及文件级目录著录2115200张.0.84元/张1776768元本项目根据实际完成档案扫描数量进行结算，费用达到项目中标金额，项目自动终止。即：对需进行数字化加工的档案按照甲方要求完成档案处理、文件级目录著录和数字化扫描工作，以档案数字化扫描“张”计单价（其中基建图纸、报纸、报表三类档案若大于A3幅面，可按A3大小为基准计量，其余档案不论幅面大小，编写流水号一页为一张）。（二）履约保证金支付方式乙方在签订合同后十日内以银行转账的方式缴纳10%的履约保证金，即177676.8元（大写人民币壹拾柒万柒仟陆佰柒拾陆元捌角）。专交由甲方指定账户如下：开户名称：四川省档案馆开户银行：工行石灰街支行账号：4402213009008800895提交方式：银行转账（三）付款方式项目按实施进度分步验收、付款，分三步付清：1、签订合同后10日内，乙方缴纳10%的履约保证金并开具等额合法增值税发票，2025年财政预算下达后10日内，甲方支付合同总金额50%，即888384.00元，大写人民币捌拾捌万捌仟叁佰捌拾肆元整；2、乙方完成工作量的50%，经甲方确认工作量且乙方开具等额合法增值税发票后，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的30.00%，即533030.40元，大写人民币伍拾叁万叁仟零叁拾元零肆角；3、项目全部完成并通过验收后，根据合同单价和实际完成数量进行结算，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的20.00%，即355353.60元，大写人民币叁拾伍万伍仟叁佰伍拾叁元陆角。项目验收通过之日起一年后甲方无息退还乙方履约保证金。甲方付款前，乙方应出具等额合法的增值税发票给甲方，乙方未向甲方提供发票或提供的发票不符合合同约定与甲方要求的，甲方有权拒绝付款并顺延付款时间，且不承担任何违约责任。如果因为甲方内部审批及财务流程导致迟延付款，甲方不承担迟延付款责任。（四）电费结算依据招标文件要求，加工场所电费由乙方承担。经甲乙双方协商，乙方向甲方支付电费6053.00元，乙方以转账方式支付到甲方指定银行账户，甲方提供收款凭证。电费计算明细见附件一。第四条知识产权1、乙方保证在本项目使用的任何产品和服务（包括部分使用）时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权等合法权益而引起的法律和经济纠纷。如因专利权、商标权或其它知识产权而引起法律和经济纠纷，由乙方承担所有相关责任和给甲方造成的一切损失。2、乙方在本项目实施过程中产生的成品数据知识产权自始归甲方所有。3、如采用乙方所不拥有的知识产权，乙方承诺在本项目报价中已经包括合法获取该知识产权的相关费用。第五条服务内容1、档案处理的内容：对需进行数字化加工的档案进行档案处理工作，档案处理包含前处理和后处理。档案前处理：检查案卷情况、清理除尘、破损档案记录、卷内分件检查、卷内页码检查、档案拆卷、调整顺序、编制流水号、案卷级数据采集和核对、文件涉密标识筛查及标记等内容。由于馆藏档案年代较久，需要重新分件、调整页码顺序。档案后处理：卷皮更换（含购置卷皮）、案卷装订（含材料、装订工具）、卷内文件目录和案卷目录的打印、消毒杀虫等内容。由于密件不进行扫描，但需进行档案处理，实际档案处理页数大于扫描页数。、2、文件级目录著录内容：对需进行数字化加工的档案进行文件级目录著录工作，文件级著录需按照《四川省档案馆建国后文书档案数据采集规范（试行）》（以下简称采集规范）要求对照实体档案进行文件级目录项的录入，包含文件级题名的拟写、补充、修改，以及对文件涉（密）标识筛查及标记等工作。馆藏档案年代较久，大部分文件级题名需补充完整三要素，需自拟题名情况多，手写稿多，文字辨识难度大。由于密件不进行扫描，但需进行文件级目录著录，实际文件级目录著录的件数大于扫描件数。3、档案数字化扫描内容：本项目数字化扫描张数不少于2115200张，档案数字化扫描含档案平整、扫描、图像处理、图像拼接、图像文件分件等工作。馆藏档案纸张薄软、褶皱、破损、粘结情况较多，不允许使用高速扫描仪进行扫描，需逐卷逐页展平纸张后，采用平板扫描仪逐页扫描，对于A3以上幅面，需使用工程扫描仪扫描，以“张”为计数单位（其中基建图纸、报纸、报表三类档案若大于A3幅面，可按A3大小为基准计量，其余档案不论幅面大小，编写流水号一页为一张）第六条无产权瑕疵条款乙方保证所提供的服务的所有权完全属于乙方且无任何抵押、查封等产权瑕疵。如有产权瑕疵的，视为乙方违约。乙方应负担甲方由此而产生的一切损失。第七条甲方的权利和义务1、甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查，拥有监管权。有权定期核对乙方提供服务所配备的人员数量。对甲方认为不合理的部分有权下达整改通知书，并要求乙方限期整改。2、负责检查监督乙方管理工作的实施及制度的执行情况。3、根据本合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。4、国家法律、法规所规定由甲方承担的其它责任。第八条乙方的权利和义务1、乙方对本合同约定的委托服务范围内的项目享有管理权及服务义务。2、乙方根据本合同的约定向甲方收取相关服务费用，并有权在本项目管理范围内管理及合理使用。3、乙方自携数字化设备、软件和人员为甲方提供档案数字化加工工作，确保各种设备性能良好，对质量负责。4、委派项目人员进入指定场所工作，负责本项目的组织实施工作，并遵守甲方档案管理制度、保密制度。5、负责对放一放派出人员进行保密教育和安全教育，对档案数字化加工期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失或损坏等后果，一律由乙方承担责任；6、甲方委托乙方加工的数据产权自始归甲方所有。数据最后验收完成后，乙方必须全部退回原始资料，不得保留原始、中间、成品数据副本，不得向第三方提供或泄露改数据。7、乙方不得擅自更改、涂改甲方所提供的原始档案资料，否则乙方将被视为违约、非法侵权，甲方有权依法追究乙方的法律责任。8、乙方采取防火、防盗措施确保档案和加工场地安全。工作场地严禁吸烟，严禁工作人员携带易燃、易爆等危险品进场，停止工作时关闭所有电源。9、乙方及时向甲方通告本项目服务范围内有关服务的重大事项，及时配合处理投诉。第九条服务技术标准见附件三。t1第十条服务要求见附件三。第十一条验收1、验收标准见附件三。2、验收方式2.1该项目采取阶段抽检与总验收相结合的方式对项目所有加工服务项进行验收，双方签字确认。2.2甲方将组织有关人员定期对乙方经过总质检的实体档案及各4类数据进行抽检。若乙方在履约后达不到甲方质检标准，按以下方式处理：2.2.1抽检发现问题由乙方整改，整改费用由乙方承担。2.2.2甲方在抽检时发现存在的质量问题将对乙方进行处罚。若抽检发现著录出现错漏、不准确、错别字等问题，扫描数据出现漏扫、错扫等问题，每查出一条错误，乙方额外增加壹卷档案加工工作量（含档案处理、目录著录和数字化工作），费用由乙方承担。2.2.3乙方在工作中出现严重失误或甲方抽检发现错误比例超过10%，甲方可令乙方停工整改。2.2.4乙方停工整改后仍不合格或甲方抽检发现错误比例超过20%，甲方有权没收履约保证金并终止合同，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失。第十二条双方责任1、甲方应积极配合乙方的工作，为2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）的工作提供必要的条件。2、乙方保证按照甲方所提“2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）”的需求、质量要求和进度安排，完成服务工作。3、乙方应对甲方认为不合理的部分应按照甲方要求进行整改。4、乙方对于履行本合同所获悉的属于甲方的且无法自公开渠道获得的文件及资料（包括商业秘密、单位计划、运营活动、财务信息、档案信息等）予以保密，不得向任何第三方泄露该资料或文件的全部或部分内容。乙方的保密义务不受本合同的终止或解除的影响。第十三条售后服务乙方对本次档案数字化成果免费维护3个日历年（自项目验收合格之日起算），免费服务期满后，乙方继续提供服务，服务费用仅收取成本费用。售后服务项目及内容如下：1、数字化加工成果后期维护对数字化成果数据在使用过程中出现的质量问题，包括目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、数据光盘重新刻录、索引维护、数据错误挂接修改等，提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误。2个工作日内不能解决的，采取临时应急等措施，最大可能地保证甲方档案电子数据的正常使用。2、数字化成果数据迁移对于甲方需要对数字化成果迁移工作，乙方提供上门服务。3、档案整理、装订成果后期维护对于档案整理、档案装订成果档案原件在使用过程中出现质量问题，乙方提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。2小时内响应，（3并最迟在第2个工作日内排除错误。2个工作日内不能解决的，采取临时应急等措施，最大可能地保证甲方档案电子数据的正常使用。第十四条违约责任1、甲乙双方必须遵守本合同并执行合同中的各项规定，保证本合同的正常履行。2、如因乙方工作人员在履行职务过程中的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给甲方造成损失或侵害，包括但不限于甲方本身的财产损失、由此而导致的甲方对任何第三方的法律责任等，乙方对此均应承担全部的赔偿责任。3、如果乙方因为自身原因未在规定时间内完成全部工作任务，乙方须每天按项目总金额的千分之五向甲方支付违约金，逾期超过30天的，甲方有权终止合同并不退还履约保证金，双方根据实际验收合格数量进行结算，同时乙方应支付合同总金额的10%作为违约金。违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应赔偿由此给甲方造成的损失。4、因为档案具有唯一性，乙方一旦发生实体档案丢失、损毁或者档案数据丢失、损毁、泄露等重大失误时，甲方有权没收履约保证金并终止合同，如对甲方造成重大影响或损失，甲方将按照相关法律法规追究乙方的责任，乙方还应赔偿由此给甲方造成的全部损失，并支付合同总金额20%的违约金。5、如乙方提供的服务及其任何一部分侵犯任何第三方知识产权等合法权益的，由乙方负责处理，给甲方造成损失的，乙方应全额赔偿，导致合同无法继续履行的，甲方有权解除本合同，且甲方有权不予退还乙方支付的履约保证金。6、乙方支付的履约保证金及违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应补足赔偿甲方的损失。本合同所称损失，包括但不限于甲方的直接经济损失、律师费、仲裁费、保全费、鉴定费、公证费等全部费用。7、若乙方在售后服务期内拒绝或者不能及时向甲方提供售后服务，每发生一次，乙方应当向甲方支付500元违约金，甲方还有权委托第三方提供质保服务，所产生的费用全部由乙方承担，如果给甲方造成损失，乙方应赔偿全部损失。8、乙方违约或赔偿费用，甲方有权在应支付款项中进行扣除第十五条争议解决办法合同履行期间，若双方发生争议，可协商或由有关部门调解解决，协商或调解不成的，双方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。第十六条其他1、如有未尽事宜，由双方依法订立补充合同。2、本合同一式伍份，自双方法定代表人或授权代表签字并加盖-案卷题名、起始时间、终止时间、页数、件数、保管期限，以上为必要著录项目，不得为空值。控制符、备注、分类号、缩微号、主题词等为选择著录项目，有则著录。案卷题名缺少或不能真实反映该卷文件情况，需重新拟写案卷题名。控制符的填写以案卷封皮上是否填写“控制”为准。检查案卷数据信息填写是否规范、清晰、准确。核对各字段内容是否准确。14、涉密文件筛查检查卷内的每份文件，对文件的原始密级进行检查并做好标记。（二）档案后处理具体要求1、破损卷皮更换按照甲方要求，对卷皮进行更换。更换后的卷皮应填写案卷题名、全宗号、目录号、案卷号等内容并补充完整脊背信息。2、档案装订（1）档案装订前要认真检查档案页数是否齐全，文件排列顺序是否正确，要依据目录数据和案卷封面开展一致性核对。（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册。（3）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符，应适度镶边后再装订。（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔装订而需重新打孔的档案，需经甲方同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。馆藏档案纸张薄软，装订时不可损坏档案，必要时进行贴边装订。3、消毒杀虫在甲方指定的场所将需要归还的档案冷冻杀虫。必要时，乙方需提供符合相关规定的冷冻杀虫设备。4、目录打印按照采集规范要求，打印一套卷内文件目录并放入案卷内，打印一套文件级目录装订成册；打印两套案卷级目录，装订成册。5、填写备考表备考表填写该卷数字化、著录和修裱等情况。若该卷已有备考表，则不再新增，只填写相关事项。若该卷无备考表，则需要按照备考表格式新增备考表。6、档案入库·.还卷时，乙方还卷人和甲方的有关人员一起，根据调卷单对拟归还的档案进行清点，核对案卷内容、目录、数量等。清点结束，无误后，双方签字确认。（三）档案处理加工流水单填写要求：各工作环节应填写加工流水单，加工流水单格式可自行设计。1、流水单前处理环节填写记录档案前处理各环节（含案卷检查、分件检查、页码检查、调整页序、编写流水号等）人员操作情况。2、流水单档案著录环节填写记录档案著录情况，含著录人、著录时间、著录检查情况等。3、流水单数字化扫描环节填写记录数字化扫描情况，含扫描的张数、实际扫描页与档案页数是否一致（不一致时应注明具体原因和处理方法）、扫描人、扫描时间、图像处理、图像质检情况等。4、流水单质量检查环节填写记录目录数据质检详情，含质检目录信息、错误信息、是否修改等内容。记录图片质检详情，含质检的图像文件名、错误情况等信息。记记录质检人、质检时间、总检人等信息。5、流水单后处理环节填写记录档案后处理情况，含档案装订人、装订时间、冷冻杀虫时间等信息（四）档案处理全宗情况说明及文件材料归档要求：1、全宗卷说明完成一个全宗相关工作后，乙方需撰写该全宗的数字化情况说明，并在落款处加盖乙方单位公章。说明包含该全宗的基本情况介绍、前处理情况、著录情况、数字化情况、数字化数量（卷数、件数、张数、目录条数、图片数等）、质检情况、后处理情况、遇到问题及解决方案等。2、材料归档完成项目相关文档、工单等材料收集、整理、归档工作。一是对收集齐全的:项目过程文件、整理和归档。二是分别以项目和全宗为单位，编制结项验收材料，并负责收集、整理和归档。四、文件级目录著录要求按照采集规范要求进行文件级目录的著录，实体档案要与目录数据一一对应。1、著录项目文件级目录著录必要项目：档案馆代码、档案馆名称、档号、全宗号、全宗名称、目录号、案卷号、件号、年度、页数、起始页号、终止页号、责任者、·文件题名、成文时间、保管期限，以上为必要著录项目，不得为空值。文号、原密级、现密级、开放审核、电子画幅数、备注、分类号、缩微号、主题词、语种等为选择著录项目，有则著录。2、文件级题名拟写有卷内文件目录的案卷，卷内文件目录可作为文件题名的参考，按照采集规范要求拟写文件题名。没有卷内文件目录的案卷，需阅读档案提炼概括，按照采集规范要求拟写文件题名。3、涉密文件标记将文件的原始密级填入原密级项中，可填“绝密、机密、秘密”，或按文件实际标注情况填写（依照原文）。4、著录检查对文件级目录信息进行核对检查，各字段信息要与文件内容一致，信息完整、无缺失、无错字、无逻辑错误。5、存储格式按照甲方要求能将目录数据导入和导出为指定格式的数据文件。五、档案数字化扫描要求1、纸面处理（1）应逐页对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素。（2）对于涉密文件，应将涉密文件移至专柜保管，做好登记。2、扫描方式（1）采用A3平板扫描仪按档案前处理编定流水号逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描。（2）超过A3幅面的档案，须根据档案页面选择适当的扫描仪另行扫描。（3）对于超大幅面档案，若一次性无法扫描完成，可采取分次扫描后再做图像拼接。（4）较薄纸张，须在纸张下加入白色打印纸作衬，采用低速进行平板扫描。3、扫描模式（1）采用彩色模式进行扫描。（2）扫描分辨率为300dpi。（3）图像文件采用JPG格式保存。4、扫描质量（1）每一卷档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。.·（2）扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。（3）遇有浮贴时，每张浮贴均需单独扫描。若浮贴编有页号，浮贴单独作为一页，浮贴未编页号，浮贴与原页拼接作为一页。（4）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。（5）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。（6）图片命名及组成应符合采集规范要求。5、图像处理.（1）旋转及纠偏对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以视觉上不感觉偏斜为标准，图像倾斜度不得大于±1°。图像不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。+（2）去污及修边遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则，去除图像页面在扫描过程中产生的污点、黑点、黑边等，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、Y污点、装订孔等痕迹。去除多余的白边，在距页边最外延至少2mm-3mm处裁剪图像，以有效缩小图像文件容量，节省存储空间。6、图像检查对图像可读性、分辨率、色彩、倾斜度；以及漏扫、多扫、重扫等问题进行检查。按照编制的流水号顺序对图像进行排序。7、图像存储（1）按照采集规范要求存储图像文件。（2）存储格式图像以页为单位，采用JPG格式存储，分辨率为300dpi；以件为单位合成PDF文件，分辨率为100dpi。（3）图像命名JPG命名规则：JPG文件按“全宗号-目录号一案卷号一件号-页号.JPG”命名，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号，页号为4位件内顺序号。PDF命名规则：PDF文件按“全宗号-目录号一案卷号一件号.PDF”命名，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号。.全宗号目录号案卷号件号页号备注0261（四位）001（三位）0002（四位）0001（四位）0001（四位）页号与纸质档案页号要一一对应JPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDFJPG图像文件命名：0261-001-0002-0001-0122.jpgPDF文件命名：0261-001-0002-0001.PDF（4）文件组织层级结构JPG图片文件夹的组织结构应遵照采集规范要求，按“全宗号/目录号/案卷号/件号”建立文件夹，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号，件号为4位顺序号。PDF文件文件夹的组织结构应遵照采集规范要求，按“全宗号/目录号/案卷号”建立文件夹，其中全宗号为4位全宗顺序号，目录号为3位顺序号，案卷号为4位顺序号。六、质量要求（一）档案处理相关质量要求：1、档案案卷目录著录。要求正确率95%。2、案卷级目录数据所有必要项目按要求进行著录。全宗号、目录号、案卷号、档号、案卷题名等著录信息与档案内容一致。3、案卷级目录著录项内容符合规范要求。著录内容无错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等符合要求。（二）文件级目录著录相关质量要求：1、档案文件题名著录。要求正确率95%。2、目录数据所有必要项目按要求进行著录。全宗号、目录号、案卷号、档号、题名、起始时间、终止时间、责任者、页数等著录信息与档案内容一致。3、文件题名符合著录要求。文件题名是否清晰，要素完整，准确体现档案内容。4、著录项内容符合规范要求。著录内容无错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等符合要求。（三）档案数字化扫描相关质量要求：1、档案扫描。要求漏扫率为0，文件顺序排列100%正确。2、图像处理。经扫描所产生的图像文件，应按照DA/T31-2017标准的要求，保证图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。3、数据对应。扫描的图像文件与文件级目录一一对应。。4、部分页面由于尺寸过大需要分开扫描，扫描后需要按照原样拼接。拼接图像要清晰、完整、端正，无明显衔接缝隙。七、档案安全保密要求：1、乙方须严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定、甲方的保密规定及相关规章制度，本项目相关工作必须在甲方指定的场所内进行，并确保场所正常秩序和安全。2、如档案有遗失、损坏等情况，甲方将视情节轻重给予处理：轻者经济赔偿，重者将追究乙方的法律责任，同时甲方有权立即终止合同。3、乙方应与甲方签订安全承诺书，并在进场前对所有工作人员开展安全保密培训。4、乙方应与甲方员签订保密协议，同时应做到（1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。（2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。（3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在项目实施过程中，乙方不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于乙方导致档案资料及数据损毁或泄密的，乙方承担一切责任。（4）乙方对项目实施各个环节要加强管理，填写加工流水单，详细记录项目实施管控内容，在项目验收时作为佐证材料印证项目管理是否到位。（5）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如笔记本电脑、手机、平板、照相机、MP3、MP4及移动存储介质等。（6）乙方应对加工场所计算机等设备USB接口进行管控，配置设备保护外壳并上锁，钥匙交甲方保管。乙方不得随意使用USB接口。（7）本项目实施过程中，如违反上述“（2）~（6）”要求规定两次（含），甲方可以酌情扣除履约保证金。（8）项目完成后，双方对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。八、管理要求（一）签订合同后成交供应商要更换项目经理或项目组操作人员，需提前10工作日报甲方同意。替换人员也应当具备相同的管理经历、专业、任职资格或培训证书，并重新提交替换人员身份证、专业、工作证明复印件以及相关工作履历说明，参加岗前培训并通过采购方的考试，否则甲方有权终止合同。（二）本项目由采购方提供数字化加工场所，办公桌椅、档案专柜由采购方提供。（三）其他工作需要的软件和硬件设施设备、日用品及耗材等由乙方自行准.备，并向采购方报备后带入加工场所。项目完成后，经采购方检查同意方可带出加工场所。所有储存加工数据的存储设备，包括但不限于计算机硬盘、移动硬盘、U盘存储设备等交采购方处理，严禁乙方带走。（四）加工场所电费由乙方自行承担，乙方应充分考虑项目实施用电成本，电费计费方式另行约定。加工场所的人员、设施设备、消防等安全责任由乙方承担。（五）项目在法定工作日内开展，工作时间参照采购方工作时间，原则上法定节假日不安排加班。（六）乙方应严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定以及采购方的相关规章制度。（七）项目实施过程中，乙方负责实体档案的调取、保管、归还、安全、保密等工作，负责档案数据管理、存储、备份、安全、保密等工作。（八）档案是历史的真实记录，档案数字化人员在整理、扫描档案时，应保持档案内容的完整，不得损坏、涂改档案内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真；不得将档案带离档案整理室，不得遗失、损坏档案原件。不得在档案上涂改、画圈，严禁泄露档案内容；采购方与乙方签订保密协议，乙方不能保存或带走任何档案数字化图像和数据。（九）乙方要确保档案实体及档案信息的绝对安全，进场前所有工作人员要签订保密协议，进场后接受保密教育，严禁将照相机、摄像机、手机等移动通讯设备、存储设备及打印输出设备带入数字化加工区域。采购方提供个人物品寄存箱等设施，严禁将水杯、打火机等物品带入数字化加工区域。如造成档案丢失、损坏、损毁、档案数据与图像外泄、档案信息泄密事件，采购方将依法追究民事、刑事责任。（十）数字化加工现场要布置协调、整齐，外包公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序，工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守采购方各项规章制度。（十一）现场工作人员要求：1、爱护档案，自觉维护档案的完整与安全。2、不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。3、不得在档案上涂划、擦改。4、严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。5、严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。6、使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。7、自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案、用具、设备摆+放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。（十二）乙方进场后，采购方提供的设施设备移交给乙方使用，乙方只有使用权。乙方要做好设施设备的安全使用和维护保养工作，设施设备出现非人为原因损坏且在质保期内的，由采购方负责维修或更换；设施设备由于人为因素损坏或超出质保期的，由乙方负责维修或更换。·附件四：2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）质量违约处罚细则违约处罚依据一依据2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660）的《招标文件》第三章服务要求，省档案馆（甲方）在项目实施过程中抽检发现质量问题，将对上海泰宇信息技术股份有限公司（乙方）进行违约处罚。二、违约处罚标准以2025年馆藏档案数字化及文件级目录著录项目（包2）（项目编号：N5100012024003660)的《招标文件》第三章服务内容及要求作为处罚标准。三、违约处罚目的督促乙方加强项目过程管理，强化项目质量管控，确保项目成果通过验收。四、违约处罚方式乙方在项目资金以外增加壹卷档案数字化工作量（含档案处理、目录著录和数字化工作），费用由乙方承担。五、违约处罚认定1、档案处理环节存在明显档案分件组件、卷内页码编制、档案拆卷装订等错误，每处错误认定为一条错误。2、档案著录环节存在必录字段漏著、密级漏著等情况，每处错误认定为一条错误；时间、页数、件数等字段存在明显逻辑矛盾，每处错误认定为一条错误；文件题名不按照规范拟写，存在明显要素不全、语义不通、内容不齐等错误，每处错误认定为一条错误；著录内容存在明显错字、别字、漏字，每处错误认定为一条错误。3、档案数字化环节存在明显图像不清晰、图像歪斜、图像拼接不整齐等技术错误，存在漏扫、重扫、错扫等人工错误，每处错误认定为一条错误。六、其他该处罚细则于乙方进入现场2周后开始执行，在次月初汇总错误数量并由双方共同认定。
投标 / 标书制作要点（原创）
本馆藏档案数字化及文件级目录著录 馆藏档案数字化及文件 馆藏档案数字化及文件级目录著涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。四川省项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
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