成都市工作档案数字化管理 档案整理 档案盒采购合同公告（成都市双流区住房和城乡建设局2025）
一、合同编号：N5101162024000681-1
二、合同名称：小区管理服务中心工作档案数字化管理采购项目
三、项目编号：N5101162024000681
四、项目名称：小区管理服务中心工作档案数字化管理采购项目
五、合同主体
采购人(甲方)：成都市双流区住房和城乡建设局
地址：双流区花园路188号
联系方式：028-85825113
供应商(乙方)：四川田册科技有限公司
地址：成都市武侯区西部智谷A区2栋704
联系方式：028-62607227
六、合同主要信息
主要标的：
序号
名称
数量(单位)
单价(元)
总价(元)
规格型号/服务要求
1
成都市双流区住房和城乡建设局小区管理服务中心工作档案数字化管理采购项目
1(项)
￥0.00
￥363,580.00
详见
合同金额： 363,580.00元，大写(人民币)：叁拾陆万叁仟伍佰捌拾元整
履约期限：2025年01月23日至2025年04月22日
履约地点：/
采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期
2025年01月23日
八、合同公告日期
2025年01月24日
九、其他补充事宜
合同附件：
合同.pdf
成都市双流区住房和城乡建设局
2025年01月24日
小区管理服务中心工作档案数字化管理采购项目合同编号：签订地点：四川省成都市签订时间：2025年1月2日甲方（采购人）：成都市双流区住房和城乡建设局乙方（供应商）：四川田册科技有限公司依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》与项目行业有关的现行法律法规，以及小区管理服务中心工作档案数字化管理采购项目（项目编号：N5101162024000681）的《竞争性磋商文件》，乙方的《响应文件》及《成交通知书》，甲、乙双方同意签订本合同。详细技术说明及其他有关合同项目的特定信息由合同附件予以说明，合同附件及本项目的《竞争性磋商文件》、《响应文件》、《成交通知书》等均为本合同的组成部分。第一条项目基本情况根据《成都市档案局关于做好档案工作数字化转型有关工作的通知》（成档发（2023）11号）的要求，进一步加强档案管理工作，全面推进档案信息化建设，结合成都市双流区住房和城乡建设局小区管理服务中心物业档案管理现状需要，拟加快库存档案整理及数字化建设步伐，提高档案现代化管理能力和档案工作的整体管理水平，对工作档案进行清理、编号、归档等工作，实行“一户一档”数字化管理，便于信息查询和提升工作效率。第二条合同期限：自合同签订之日起90日内完成项目并通过验收。第三条服务内容1、服务内容（1）对不同部门、不同类型的档案根据业务部门的实际工作需要，对纸质档案进行整理、并上架编号；（2）文字档案数字化、工程图纸扫描；第1页共14页（3）全部纸质档案资料装入档案盒，按顺序入库，并将电子资料储存移动硬盘。甲方可以随时查阅电子版和纸质版。2、技术规范标准档案整理依据国家制定相关规范标准进行实施，根据实际情况包括但不限于以下标准：（1）《中华人民共和国档案法》；（2）《成都市档案局关于做好档案工作数字化转型有关工作的通知》（成档发（2023）11号）；（3）GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》；（4）GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成一般要求》；（5）GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》；（6）DA/T69-2018《纸质归档文件装订规范》；（7）DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》；（8）DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》；（9）DA/T22-2015《归档文件整理规则》；（10）DA/T18-2022《档案著录规则》；（11）DA/T67-2017《档案保管外包服务管理规范》。注：以上技术规范标准若有最新的，按最新规范执行。3、档案加工服务流程详细操作规范（1）档案出库.乙方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和甲方档案员一起，到档案库房，根据清单，提取相应的案卷。乙方需遵守甲方档案管理制度，遵守档案库房“九防”管理规定，确保库房清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。整理过程中要妥善保管档案，确保档案的各项安全。（2）文件分类排序对移交的档案进行清点分类后，按照甲方要求对档案进行整合组卷整理，材料进行整理时，不同类别、不同科室、不同年度的档案材料应归入不同案卷，不得混第2页共14页224N1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。3整理时间：归档文件整理完毕的日期。福喜整理人：负责整理归档文件的人员姓名。审卷人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（11）成品质检对所整理和扫描的档案数据全部进行最终的成品质检，质检内容包括：7图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰；数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应；R档案盒背脊是否正确、规范；目录打印是否正确、规范；实体档案的装订是否正确、规范；档案顺序排列是否正确，是否和目录一致，是否有漏编或错编页码情况；2对于质检合格的数据，逐批出具质量报告，对于质量不合格的数据，返回相应8流程重新处理。（12）档案归还上架5由乙方负责档案归还并按顺序将档案上架，保证及时归还档案。乙方指定专人发Y认真核对档案类别、数量、质量等，并认真填写登记表，由乙方与甲方档案管理员22Q27双方签字确认后分类、分区定位存放于档案架中，制作档案架存放标引，重点做到原始档案号、档案架号、电子清单一一对应。（13）档案备份档案整理及数字化工作全部完成后，建立档案管理数据库，提供壹套移动硬盘备份数据。4、安全保密要求乙方应严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《档案服务外包工作规范》等现行相关规范要求进行数字化加工管理。（1）遵守国家安全保密的法律法规，牢固树立档案信息安全保密观念，服从甲方的安全保密管理，建立安全保密管理制度，乙方参与本项目的所有工作人员需在甲方处登记备案，确定专人负责工作场所的安全保密工作。第6页共14页按卷（件）整理的档案录入案卷（件）目录和卷（件）内文件目录，录入项一般包括：档号、题名、责任者、文件编号、日期、页号、保管期限、顺序号等。录入完毕后，案卷及文件目录各打印输出一份，卷内装入对应卷盒；案卷目录装订成册统一单独存放。（8）数据挂接汇总挂接：档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过批量挂接到采购方自有系统上，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索。数据关联：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。（9）档案装订按卷装订的档案根据档案情况采用不锈钢订书钉装订和三孔一线打孔穿线装订，左、下侧对齐。装订前应将档案各页按以下方式对齐：采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；03采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。装订应整齐、规则、牢固，避免脱落遗失，确保材料不损页，不倒页，不压字。原始材料有装订孔的，尽量使用原有的装订孔，避免对档案造成二次损伤。（10）档案装盒装卷将整理、装订、编号均完成的档案进行装盒或装卷，并按要求编写卷盒卷脊。装盒：按照“一卷一盒”或“一盒多卷/件”的方式进行装盒，档案盒背脊体现案卷号范围、保管期限、年度、档案类别等关键信息。装订后的档案，根据案卷厚度，选取适当卷盒（最厚2-8cm）装入。备考表：备考表置于卷（件）内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理时间、整理人、审卷人。第5页共14页平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理（建议：AO图纸扫描仪一次性成像）。此次加工档案数字化加工扫描内容为除封面、目录和备考表之外的正文内容全扫。需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行适当的页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先处理，以保证原档信息完整为前提。成品图像采用24位真彩色模式、分辨率大于等于300dpi，存储格式采用JPG中度压缩。（6）图像处理图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。每页影像左右端正度控制在1度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯；不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象；厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理；处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认；纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。（7）目录信息录入和打印根据档案管理系统的要求对各档案元数据各字段进行著录校对；著录应保证档号等关键字段正确率达到100%，文字正确率不低于98%。第4页共14页合组卷，整合组卷后的档案按规则编制目录号和案卷号。组卷前应当对文件材料进行检查、甄别、清理：检查文件材料必要件是否齐全，必要件缺少的、不清楚的不能立卷；凡属于成都市双流区小区管理服务中心为责任者的文件材料必须为原件；剔除文件材料中的重复件及与本次登记毫无关联的废件；去除文件材料中的全部金属装订物；对破损、不规范的文件材料进行修补、托裱，对无装订边的文件材料粘贴接边，对幅面较大的文件材料进行裁切、折叠；对传真件或用不规范书写材料（圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水）书写的文件材料，要用统一大小的纸张（A4）复印备份附于原件一并归入案卷中。（3）页面修整根据档案修裱技术规范对不符合要求的文件材料必须进行必要的修整。去除原有装订材料，包括易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物等。对破损材料进行必要的修复。对文字模糊或褪变的材料进行复制，复制后的材料与原始材料放到一起。（4）编制页码用打码机或签字笔对档案进行编码，按卷（件）装订的每卷（件）文件材料排列顺序从“1”至末尾编写页号。卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号；单面书写的材料在其右上角编写页号；双面书写的材料，正面在其右上角编写、背面在其左上角编写页号；编码不得出现重号、跳号，空白页面不编号；图纸页号要标注在其正面右上角，折叠后能现出；卷内文件目录、备考表不编页号；编写页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前不得出现“0”；页号需改动时用涂改液遮盖后重新打印，不得用手写更改。（5）档案扫描根据档案幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码第3页共14页4、乙方应对档案数据及相关信息保密，未经甲方书面同意，不得对外公布或提交他人使用。5、国家法律法规所规定由乙方承担的其他责任。第十条违约责任1、因甲方原因导致变更、中止或者终止政府采购合同的，甲方依照合同约定对乙方受到的损失予以赔偿或者补偿。2、乙方必须遵守采购合同并执行合同中的各项规定，保证采购合同的正常履行。3、如因乙方工作人员在履行职务过程中的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给甲方造成损失或侵害，包括但不限于甲方本身的财产损失、由此而导致的甲方对任何第三方的法律责任等，乙方对此均应承担全部的赔偿责任。4、乙方应当遵守甲方的相关项目需求及相关技术要求及实质性条款，实施完成采购合同应当完全满足相关项目需求及相关技术要求及实质性条款，若乙方瑕疵履行采购合同，甲方有权向乙方要求支付合同总价款10%的违约金，若造成相关损失的，甲方有权要求乙方承担所有赔偿责任。5、合同因乙方违约而解除的，则乙方应当按照合同总价款的10%向甲方支付违约金，若违约金不足以弥补甲方损失的，就此损失乙方还应当补足。第十一条合同变更、解除、终止有下列情形之一的，当事人可以解除合同（1）因不可抗力致使不能实现合同目的（由于非乙方或甲方原因，致使合同目,的或实质性条款无法实现的）。（2）当事人一方迟延履行主合同义务，经催告后在合理期限内仍未履行。（3）当事人一方迟延履行义务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。（4）法律规定的其他情形。第十二条不可抗力事件处理1、在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。2、不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。3、不可抗力事件延续120天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行合第10页共14页（4）本合同费用的所有支付由甲方以银行转账方式支付至乙方位于本合同乙方签字盖章栏处的乙方收款账户信息中，乙方保证该收款账户信息真实、准确、合法、有效，如有变更需提前书面告知甲方，因乙方提供的收款账户信息不正确、乙方收款账户信息变更但未提前书面告知甲方、银行过失等非甲方原因导致甲方未能及时付款或付款错误的，由此产生的所有损失及其他不利后果概与甲方无关。第五条履约验收甲方应按照国家有关规定、招标文件的要求、乙方投标文件及承诺书标准进行验收，其他未尽事宜应严格按照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库【2016】205）及相关要求进行。乙方提交全部项目成果后，甲方应当在10日内完成验收，逾期未完成验收且甲方自行使用全部项目成果的，则视为甲方对乙方提交全部项目成果的认可，即验收通过。第六条知识产权乙方应保证所提供的服务或其任何一部分均不会侵犯任何第三方的专利权、商标权或著作权，如发生纠纷，由乙方负责解决，如由此对甲方造成损失，乙方还应承担赔偿责任。第七条无产权瑕疵条款乙方保证所提供的服务的所有权完全属于乙方且无任何抵押、查封等产权瑕疵。如有产权瑕疵的，视为乙方违约，由此对甲方造成的损失，乙方应全部负担。第八条甲方的权利和义务51、甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查，拥有监管权。2、根据合同约定，按时向乙方支付应付服务费用。3、国家法律法规所规定由甲方承担的其他责任。第九条乙方的权利和义务1、根据甲方要求和有关法律法规及合同相关约定，制定相关工作方案，并按照合同约定的质量标准完成各项工作。42、乙方自觉接受甲方的监督、检查和指导，按要求完成临时交办的各项任务，对甲方发现的问题采取积极措施快速整改。3、乙方自觉遵守国家相关法律法规，如违反国家法律法规相关规定，乙方承担全部法律责任。第9页共14页（2）本项目所需档案盒选用无酸纸档案盒，厚度2-8cm根据需要按卷装盒。其中公房、公租房档案盒选用加厚硬纸板一体成型，封面定制设计、盒脊采用彩色边框印刷。第四条服务费结算方式及支付方式1、合同金额：￥363580.00元（大写：人民币叁拾陆万叁仟伍佰捌拾元整）序号服务类别单位数量单价（元）分项小计（元）备注1档案整理盒47801571700公房、公租房档案（2cm/盒）1档案整理盒17004779900资金类、告知书类档案（5cm-8cm/盒）2档案扫描页4350000.4174000A43数据挂接条275000.255004档案盒个58005.531900定制5数据备份项15805802T移动硬盘注：A3等于2页A4，A2等于4页A4，A1等于8页A4，AO等于16页A4。2、服务费结算方式：本项目清单中“数量”为暂估数量，甲方根据服务类别实际发生数量据实结算且最终结算金额不得超过本项目的采购预算3、服务费支付方式：分期付款（1）签订服务合同并收到乙方出具的合法有效等额的完税发票后10个工作日内，甲方支付合同总金额的50%作为预付款。即181790.00元（大写：壹拾捌万壹仟柒佰玖拾元整）（2）经甲方组织验收合格且收到乙方开具的合法有效等额的发票后10个工作日内支付剩余款项。备注：剩余款项计算式=（服务类别各分项实际发生数量*乙方服务类别各分项单价报价）之和-预付款。（3）甲方支付上述每一笔款项前，乙方需向甲方出具同等金额、合法有效、完整的完税增值税发票，否则甲方有权延迟付款且不违约，乙方不得以此为由拒绝履行合同约定义务，否则需按照本合同有关约定承担违约责任。第8页共14页83：（2）乙方需对参与本项目的工作人员进行档案保密安全教育，并与工作人员签9订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、复制、传播、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。（3）乙方须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及甲方的有关保密规定，与甲方签订保密协议，确保工作场所正常秩序和安全。（4）各项加工服务工作必须在甲方指定的工作场所内完成，不得将档案原件、扫描图片等相关文件以任何方式带出加工场地；做好借出、归还档案登记，妥善保管、爱护档案。（5）工作场所不得带进带出光盘、U盘等可移动存储介质，因工作需要确需带进的计算机工具类、应用软件及可移动存储介质，须提前请示。（6）档案加工场所应设有储物柜，供工作人员存放物品，并与工作区隔离，严禁将背包、水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机，与工作无关的电脑、移动存储介质等电子设备带入加工场地；不得使用有摄像、照相功能的手机对档案摄像和拍照。（7)不得阅读、摘抄、复印、拷贝档案资料；不得随意接触与本职工作无关的档案资料；不得向外公布、泄露、出卖、谈论档案资料的内容。（8)加工场所的废纸必须集中放置，清理时要有甲方人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出加工场所；工作结束后撤出现场时，须对电脑及其它资料进行格式化或销毁处理，并经检查验收后方可离开现场。26（9）乙方要建立严格的管理制度，在档案移交、档案扫描、图像处理、数据交接等各个环节中要建立详细、完整的工作日志，并及时对工作日志进行整理、汇总，移交甲方。一旦发生资料泄密，甲方有权根据有关法律法规追究实施单位和责任人的经济和刑事责任并终止合同。5、其他要求（1）本次档案数字化服务项目实施过程中所涉及到的各种软硬件设备（包含但902不限于计算机、扫描仪、打印机、全自动装订机、数据存储设备等）、办公用品耗材（包含但不限于粘贴纸、打印纸、材料袋、档案袋、装订线、装订机、铅笔、签字笔（笔芯）、橡皮、起钉器、透明胶带、剪刀、订书机、订书钉、修改液等）、办公家具（包含但不限于桌、椅、存放架、档案运送车等）均由乙方提供。第7页共14页同。第十三条解决合同纠纷的方式合同履行期间，若双方发生的或与合同有关的争端，甲方与乙方应通过友好协商解决或由有关部门调解解决，协商或调解不成的，向甲方所在地成都市双流区人民法院提起诉讼。第十四条合同生效及其他1、合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章后生效。2、合同执行中涉及采购资金和采购内容修改或补充的，须经政府采购监管部门审批，并签书面补充协议报政府采购监督管理部门备案，方可作为主合同不可分割的一部分。3、本合同一式陆份，甲方贰份，乙方贰份，政府采购代理机构壹份，同级财政部门备案壹份，具有同等法律效力。第十五条附件1、中标通知书2、保密协议成都市双流区住房和城乡建甲方：（盖章）乙方：（盖章）四川田册科技有限公司设局甲方代表（签字）乙方代表（签字）可山成都市金牛区蜀西环街66地址：双流区花园路188地址：号号9栋9层907号电话：0开户银行：建设银行成都高新支行028-85825113建设银行成都高新支行账号：551001406137051529261电话：028-62607227项目负责人：邹媛媛6签约日期：签约日期：2025年1月2日2025年1月23日签约日期：2025年1月2日第1页共14页
投标 / 标书制作要点（原创）
本工作档案数字化管理 档案整理 档案盒涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。成都市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
