湖南工作推动会会务服务 一般会议服务 会议物料 定制演讲台采购合同公告（湖南湘江新区管理委员会经济发展局2025）
湖南湘江新区管理委员会经济发展局第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务合同公告
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第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务-1：第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务政府采购合同（服务类）政府采购合同编号：XJCG-202506090031-1采购方式：竞争性磋商合同类型：承揽合同签订时间：2025年06月25日采购人（甲方）：湖南湘江新区管理委员会经济发展局采购人地址：湖南省长沙市河西麓谷大道668号A栋供应商（乙方）：湖南华年文化旅游投资有限公司供应商地址：湖南省长沙市岳麓区坪塘街道石门塘路16号旅游服务中心201-5层依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》与项目有关的法律法规，以及第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务-1：第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务的《采购文件》，乙方的《投标（响应）文件》及《中标（成交）通知书》，甲乙双方同意签订本合同。具体情况及要求如下：一、标的信息-第1页-单价(元)：846,308.98数量：1.00单位：项，总金额(元):¥846,308.98品目编码C22010200品目名称一般会议服务采购标的第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会会务服务服务范围第十次国家级新区工作经验交流会暨新区工作推动会合计金额人民币（大写）：捌拾肆万陆仟叁佰零捌元玖角捌分（¥846,308.98）二、服务要求1.服务要求1）会议物料提供会议所需物料采购，包括但不限于停车场和会场入口指引，酒店大门口主画面，酒店大厅签到台及主会场背景画面，定制演讲台，定制纸袋、工作证、接机牌、车贴、席位卡、会务手册、手边单、议程单以及会议资料等，并提供现场会议专用纸笔、饮用水及现场打印设备。提供以上物料的设计、制作、运输配送及现场布设等全流程服务。2）食宿服务提供会场地及用餐安排，场地暂定长沙大王山朗豪酒店，需预定容纳约240人的宴会厅，VIP休息室2间，并提供参会人员会议期间工作用餐。3）宣传服务提供不少于10分钟的国家级新区宣传片制作、拍摄、动画包装，以及承担与18个新区沟通、视频资料采集的设备、执行导演的所有费用。4）交通服务提供参会团（18个新区参会团，9个战略平台及发改委参会团）约240人长沙市内接送用车安排，并安排考斯特中巴车及大巴车用于项目实地考察活动的全程接驳2.人员配置要求提供不少于9人的设计、策划团队，现场不少于13人的执行团队，另外需安排不少于24人的礼仪小组，并提供策划及执行人员筹备及正式会议期间的用餐安排。3.设施设备配置要求主舞台整体搭建，含舞台地毯铺设、两侧定制台阶安装；主舞台屏幕安装、专业灯光系统（含灯光效果编程及硅箱控制）及全套声频系统调试；签约仪式专用台搭建、现场电视机调试摆放；会议专用麦克风系统配置、线槽板隐蔽工程安装及所有设备的联调测试。4.其他要求无三、合同定价方式、付款进度和支付方式1.合同定价方式：固定总价2.付款方式：期次支付金额（元）计划支付日期收款人支付说明1846,308.982025-08-30湖南华年文化旅游投资有限公司所有服务内容完成，经政府采购履约验收合格后，，甲方将根据最终审定的实际发生费用，一次性支付合同金额。（开户银行：长沙银行华龙支行营业部，银行账户：800244272502019）-第2页-3.预付款保函：否无4.支付形式：国库集中支付所有服务内容完成，并经政府采购履约验收合格后，采购人将根据最终审定的实际发生费用，一次性支付结算金额。四、合同服务期限从2025年7月1日起至2025年8月31日止。(以最终确定的会议召开时间为准)五、服务地点长沙大王山朗豪酒店六、验收标准和方法1）验收组织方式：委托第三方验收2）是否邀请本项目的其他供应商：否3）是否邀请专家：是4）是否邀请服务对象：是5）是否邀请第三方检测机构：否6）履约验收程序：整体验收7）履约验收时间：计划于何时验收/供应商提出验收申请之日起20日内组织验收8）验收组织的其他事项：对于投标总价中列明但实际未发生的费用，采购人有权据实扣减；对于实际发生但未包含在投标总价中的必要费用，经采购人书面确认后可按实报销。9）技术履约验收内容：序号分项名称单位数量单价(元)总价（元）备注一、会议物料1停车场和会场入口指引套88006400.00木质立屏2酒店大门口主画面平米21701470.00喷绘，尺寸：6m*3.5m3酒店大厅签到台平米36702520.00喷绘，尺寸：9m*4m4主会场背景画面平米90706300.00喷绘，尺寸：18m*5m5定制演讲台215003000.00木质演讲台，烤漆+配重6定制纸袋240153600.00尺寸：36*26*8cm7工作证38083040.00pvc定制8接机牌块860480.0060*40CM9车贴张30501500.00可移除车贴10席位卡张40072800.00A4250克三折贴胶11会务手册本240256000.00封面250克哑粉纸+内页120克哑粉纸12手边单24051200.00A4220克压痕双面13议程单40052000.00A4220克，双面14会议资料本80504000.00A4大小,50P15会议专用纸120011200.00定制A4会议专用纸16会议专用笔支60031800.0017现场打印设备20002000.00大型打印机18饮用水瓶12001.51800.00380ml小计51110.00二、会场布置19铝合金舞台平米1477010290.00高：60cm，尺寸：7m*21m20舞台地毯平米220.5306615.00高：60cm，尺寸：7m*21m21两侧定制台阶平米11506900.00尺寸：5m*0.6m*222主舞台屏幕平米12640065520.00P2屏幕，尺寸：21m*6m23平米144007280.00P2屏幕，斜面屏，尺寸：14m*1m2424001040.00电脑2525003250.00BarcoEncore大型控制器26灯光架90.5809412.00TRUSS规格:40*60cm27专业灯光系统184009360.00螺纹灯2881201248.00观众灯296004680.00电脑灯30203509100.00光束灯31203007800.00染色灯32灯光控台25003250.00GRANDMA2FULLSIZE操控灯光效果33硅箱12001560.0034围挡2001200.00桁架+高精无味遮光喷绘布，高度1.2m，定制35线槽板1036360.0036签约仪式台10180018000.00平板签约系统，含技术人员37电视机210002000.0075寸显示器，含铁艺立式背架38会议麦支4027010800.00鹅颈麦39声频系统套2400031200.0032数字调音台*1JBL线阵*12JBL低音*8JBL返送音箱*4无线手持*8鹅颈麦*4天线放大器*1数字音频处理器*1PC播放器*1MC支架*4小计210865.00设备租赁计四天，含超时增收三、设计策划及执行40设计人员项3000030000.003人设计团队，含平面及舞美设计41策划人员项3000030000.00含6人主要策划团队42流程视频条50005000.00签约仪式特效视频，15秒43执行总导演人/天40008000.00资深8年从业经验44执行导演人/天12200024000.006人，专业5年以上从业经验45礼仪小组人2445010800.00彩排一场、执行一场，四小时一场，带妆发46音频导演人/天15003000.00专业3年以上从业经验47视频导演人/天15003000.00专业3年以上从业经验48灯光导演人/天15003000.00专业3年以上从业经验49人工（8小时一个工）工4028011200.00现场物料及道具搬运50工45002000.00电工51工日6045027000.00会务执行工作人员小计157000.00四、食宿服务52场地费155000155000.00大宴会厅+2个VIP休息室计四天使用期53工作餐48010048000.00240人，2天，100元/天小计203000.00五、宣传服务54宣传片2000020000.0055PPTP3530010500.00海报设计小计30500.00六、交通服务56别克商务辆/天68805280.0057轿车辆/天66003600.0058别克商务往返5035017500.00机场59别克商务往返5030015000.00高铁站60考斯特辆/天216003200.0061大巴车（49座位）辆/天216503300.00小计47880.00总计700355.00间接费14%98049.70总计金额（含税6%）846308.9810）商务履约验收内容：无11）履约验收标准：1.验收依据主要为采购文件内的采购需求、乙方的工作方案及双方签订的合同。项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，其验收费用由乙方承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。2.验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为乙方原因造成的，由乙方承担检测费用；否则，由甲方承担。3.项目完成后，乙方应将项目有关的全部资料移交给甲方。4.项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。12）履约验收其他事项：无七、知识产权归属和处理方式1.乙方为履行本合同项下产生的知识产权成果，包括但不限于录制或编辑制作的现场视频、照片、图片及乙方制作的任何涉及甲方相关的物料、物品等知识产权成果，其著作权及所有权均归甲方所有。2.甲方授权乙方为本合同约定的目的使用其提供的企业名称、企业标识、业务标识、商标等。乙方保证仅为本合同约定的目的正确、合理地使用上述名称、标识、商标等，不得擅自改动、歪曲其整体形象和组成部分，不得为本合同之外的任何目的，以任何形式自行使用或擅自许可任何第三方使用。3.甲方保证根据本合同向乙方提供的资料及其中所包含的创意、设计、图形、图片等素材（包括但不限于任何图案、图像、文字、配音、配乐等）享有知识产权，因乙方使用甲方所提供的素材侵犯第三方知识产权的，由甲方承担赔偿责任（包括但不限于赔偿金、行政罚金、律师费、诉讼费等）。4.本合同因履行完毕、解除或不可抗力等终止之日起，对于甲方提供的所有材料及乙方所完成的材料（包括但不限于广告样片、样稿或样带和其他宣传资料），乙方不得继续使用或擅自许可任何第三方使用。八、甲方的权利和义务1.甲方积极配合乙方完成合同约定的各项项目内容。2.甲方应按本合同约定向乙方支付费用。3.如活动场地由甲方负责对接，则甲方需要提前与场地沟通乙方预留时间（预留时间不得少于一天），并提前通知乙方。4.乙方在活动过程中，由于甲方或场地的不配合或干扰不能完成本次活动的，乙方概不负责，但乙方有过错的除外。5.甲方有权对乙方活动中所提供的物料或服务进行监督，如乙方所提供的物料或服务不符合要求的，甲方有权要求乙方在合理期限内进行整改。九、乙方的权利和义务-第6页-1.乙方提供的各项产品物料质量，均应符合国家相关规定或行业相关规范确定的要求，产品数量及要求均应当符合双方约定。如因此造成甲方损失，甲方有权不予支付未付款项，且要求乙方立即赔偿甲方的直接损失。2.乙方在活动过程中应当负责活动安全，因乙方原因造成甲、乙方人员或第三方人身、财产损害的，乙方应承担一切赔偿责任，甲方不予承担任何责任。3.乙方在活动过程中，由于场地原因导致停水，停电，电源短路等一系列问题，导致甲方活动未能完成或达到预先设想的效果并由此造成的损失，由甲方或场地方负责，乙方概不负责，但乙方有过错的除外。4.乙方应自行负责向其项目人员支付劳动报酬并保障人员安全，因前述事宜发生的责任由乙方处理并承担法律责任。若因甲方原因导致任何安全事故，则由甲方承担相关的责任。十、违约责任1.甲方自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。甲方不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。甲方存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息X%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。2.甲方不得以行政区划调整、政府换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的，应当依照法定权限和程序进行，并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。十一、成本补偿和风险分担约定无十二、不可抗力事件处理任何一方当事人因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，可以部分或全部免除责任，但应及时通知另一方并在合理期限内提供有关证明。十三、合同变更、中止或者终止合同根据《政府采购法》第五十条规定：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。十四、解决合同纠纷的方式因本合同引起的争议，甲乙双方应友好协商解决。若甲乙双方不能解决争议，可通过以下途径之一解决：☐提请仲裁委员会☐✓向人民法院提起诉讼十五、合同生效及其他事宜1.合同经双方法定代表人（或主要负责人）或授权委托代理人签字并加盖电子签章后生效。2.政府采购合同履行中，甲方需追加与合同标的相同的服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与乙方协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。补充协议签订后，报政府采购监督管理部门备案，方可作为主合同不可分割的一部分。-第7页-十六、合同文件构成本协议书与下列文件一起构成合同文件：（1）中标(成交)通知书；（2）专用合同条款及其附件；（3）通用合同条款；（4）采购文件；（5）投标(响应)文件：在合同订立及履行过程中形成的与合同有关的文件均构成合同文件组成部分。甲方：湖南湘江新区管理委员会经济发展局（盖章），乙方：湖南华年文化旅游投资有限公司(盖章）法定（授权）代表人：邢似飞，法定（授权）代表人：周颖-第8页-
投标 / 标书制作要点（原创）
本工作推动会会务服务 一般会议服务 会议物料 定制演讲台涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。湖南项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
