档案数字化加工 档案整理、装订采购合同公告（保康县档案馆2025）
一、合同编号：无
二、合同名称：保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目
三、项目编号：bkx202401fs003
四、项目名称：保康县档案馆馆藏档案数字化加工
五、合同主体
1、采购人（甲方）：保康县档案馆本级
2、地址：保康县城关镇黄土岭村文化中心
3、联系方式：13972079933
4、供应商（乙方）：湖北典策档案科技发展有限公司
5、地址：武汉市武昌区洪山路62号湖光大厦西侧8楼
6、联系方式：15972959485
六、合同主要信息
1、主要标的名称：4010000
2、规格型号（或服务要求）：详见合同文本
3、主要标的数量：66047项
4、主要标的单价：60.2元
5、合同金额：397.60294(万元)
6、履约期限、地点等简要信息：
履约期限：2024年03月18日至2024年05月18日；履约地点：保康县档案馆
7、履约保证金收取情况：
收取金额： 0(万元) 收取比例： 0%
8、采购方式：公开招标
9、采购计划备案号：420626-2024-00023
七、合同签订日期：2024-03-18
八、合同公告日期：2025-07-08
九、其他补充事宜：
无
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保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目.pdf
保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目项目名称：保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目甲方：保康县档案馆乙方：湖北典策档案科技发展有限公司签订时间：2024.3技术服务合同甲方：保康县档案馆法定代表人：张海林联系地址：湖北省保康县档案馆联系电话：0710-5815595乙方：湖北典策档案科技发展有限公司法定代表人：李圭雄联系地址：湖北省武汉市武昌区洪山路64号联系电话：87231891根据《中华人民共和国民法典》及有关法律、法规规定，甲、乙双方遵循平等自原、协商一致和诚实信用原则，订立本合同，以资共同遵守。第一条技术服务内容11项目名称：保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目1.2工作内容：对保康县档案馆馆藏档案66047卷纸质档案规范化整理及数字化基本环节为数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、项目验收及成果移交等相互衔接的内容。第二条技术服务要求2.1技术服务质量要求：纸质档案数字化采用不低于24位彩色模式进行扫描，分辨率不小于300dpi。相关技术要求按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T第1页11822-2008）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《档案著录规则》（DA/T18-2022)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)、《湖北省纸质档案数字化操作规程》（鄂档办2014[56]号）等标准规范，对档案进行规范化整理、数字化及开放审核工作。第三条服务期限自合同签订之日起60个日历天完成本次数字化加工项目全部内容。如因不可抗力或甲方原因导致服务工期延长的，双方再另行商定加工服务完成时间。第四条项目管理4.1本合同双方分别指定项目负责人如下：头（1）甲方负责人：李然，电话：578584全合（2）乙方负责人：童菲，电话：15972959485。4.2项目负责人主要职责：（1）牵头组织本方技术服务工作：（2）负责组织协调合同的签订、履行；（3）负责跟踪或报告项目工作进展和成果；（4）负责沟通协调、信息传递等工作，为项目推进提供便利条件。4.3项目负责人变更：一方变更项目负责人的，应当及时告知另一方。第五条服务价款及支付方式5.1本项目采取单价结算方式计费，中标金额为3976029.4元。最终结算以实际完成工作内容结合单价以及合同约定增减的其他费用确定，具体计价标准详见附件，结算总价不超过项目中标金额。5.2若因甲方原因导致服务期限延长的，乙方提交服务成果的期限顺延。5.3服务价款分三个段支付：第2页第一阶段：本合同签订生效后发票到达7个工作日内，甲方向乙方支付项目款的60%，即￥2385617.64元（大写：人民币贰佰叁拾捌万伍仟陆佰壹拾柒元陆角肆分）。第二阶段：乙方完成项目整体进度的60%后，甲方向乙方支付至项目款的80%，此次支付即￥795205.88元（大写：人民币柒拾玖万伍仟贰佰零伍元捌角捌分）。第三阶段：乙方完成整体项目后，甲方向乙方支付据实结算项目尾款。甲方每次付款前，乙方应提供真实合法有效的发票。5.4乙方收款账号：户名：湖北典策档案科技发展有限公司开户行：中国工商银行武汉东一路支行账号：3202154809060036419行号：102521001098（12位）/825598（6位）第六条项目成果验收6.1验收时间：根据工作进度安排阶段性验收和最终验收。6.2验收标准：参照技术服务质量要求标准进行验收。甲方指定专人对纸质档案整理数字化形成的数据进行检查验收。数据检查包括目录数据、图像数据及数据挂接三个部分。检查方式按数据加工批次抽检。6.3乙方应在合同约定的时限内出具服务成果，并及时通知甲方进行验收。甲方应于接到乙方通知之日起15日内进行验收，并签署服务成果验收报告（附件）。若甲方未在约定时间内进行验收或出具验收报告的，视为7方提交的成果验收合格，甲方应按本合同约定向乙方支付全部费用。第七条双方的权利及义务第3页7.1甲方责任及义务：（1）负责项目的组织、协调、和监督，有权向乙方提出意见和要求，有权根据项目进展的实际情况对乙方工作内容进行适当调整。（2）负责提供实施项目的必要工作条件，包括场地、电力和照明等，乙方工作所需的工作时间。（3）负责提供相关的档案实体。（4）接收乙方整理和数字化加工完毕的档案，以及验收合格数字化成果数据等；（5）按照本合同规定向乙方支付项目费用。7.2乙方责任及义务：（1）按保康县档案馆制订的档案整理及数字化工作流程和质量要求进行数字化加工，标准及质量要求须达到本项目招标文件“采购需求”的要求；（2）档案整理及数字化加工按甲方在本项目竞争性磋商文件提出的采购需求（技术部分要求）进行；（3）档案整理及数字化加工完成后，乙方应在合同规定的时间内将整理完毕的档案及数字化成果数据提交甲方验收。存储在乙方服务器、计算机硬盘等设备中的档案数字化数据应在甲方监督下销毁；（4）负责档案整理及数字化加工期间（档案调出和归还过程中）档案1实体和加工数据的安全与保密工作。任何时候都不得将甲方档案内容及数字化数据（包括目录）泄露给保康县档案馆以外的任何单位、组织和个人；档案数字化过程中涉及的设备均不得以任何方式与互联网联通，形成的档案数字化数据均应存放于独立的存储服务器。如有失窃和泄密事件，将追究法律和经济责任：（5）配合做好档案原件调出和归还过程中的衔接沟通工作。为确保第4页档案实体安全，乙方应指定专人负责从库房批量调还档案，并按规定办理相关手续。第八条保密义务8.1保密信息包括本项目保密协议签署日之前或之后来自双方及双方的任何管理人员、职员的书面或口头往来资料，及依据该等往来资料由双方或法律顾问所作的分析及撰写的文件。8.2甲方为乙方提供的必要的工作场所、工作设备、工作环境符合甲方有关保密规定。8.3乙方对所有工作资料承担保密责任，不得向任何第三方单位和个人泄漏在档案整理中接触和了解到的甲方的文件秘密。8.4乙方仅且可将保密信息用于甲方委托处理事项，除前述范围之外，不得将保密信息用于其它目的。8.5乙方在工作过程中，未经甲方授权许可，不得使用除连接组工内网的内部保密电脑设备之外的其他设施、设备，不得使用手机、U盘或其他电子设备复制、影印、拍照、摄像、存储任何文书古籍史料档案。8.6本合同关于保密责任的规定对乙方当事人的管理人员、一般雇员以及其他受该方当事人委托、聘用直接或间接接触保密信息的单位或人员具有约束力。乙方及乙方的管理人员或一般雇员违反本协议，都应由乙方承担违约责任，赔偿相应损失。8.7本合同保密条款包括但不限于上述规定，如乙方违反国家保密法律法规，牵涉甲方权利，视同于违反本合同保密条款。8.8甲乙双方约定，不论本合同是否变更、解除、终止，保密条款均有效。第九条违约责任9.1任何一方不履行本合同义务或履行义务不符合约定的均被视为第5页违约。违约方应承担因自己的违约行为而给守约方造成的经济损失，包括但不限于差旅费、鉴定费、诉讼费（仲裁费）、保全费、保全保险服务费、7律师费等。9.2如因乙方原因未按合同约定完成服务内容，每逾期一天，乙方应向甲方支付项目总金额万分之四的违约金。第十条不可抗力由于不可抗力事件，致使一方在履行其在本合同项下的义务过程中遇到障碍或延误，不能按规定的条款全部或部分履行其义务的，不视为违约，但应及时书面通知另一方并附上不可抗力事件的相应证明。第十一条合同变更和解除11.1双方经协商一致可变更或解除合同，并以书面形式确定。11.2法律规定的合同解除情形出现时，一方主张解除合同的，应当书面通知对方。第十二条适用法律和争议解决12.1因合同及合同有关事项发生的争议，双方应本着诚实信用原则，友好协商解决。经协商仍无法达成一致的，双方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。12.2在争议解决期间，合同中未涉及争议部分的条款仍须履行。第十三条其他13.1本合同未尽事宜由双方另行协商并签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。13.2本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章之日起生效，本合同一式肆份，甲方执贰份，乙方执贰份，均具有同等法律效力。本合同经双方法定代表人或授权代理人签字，并加盖双方公章或合同第6页专用章之日起生效。附件1:《保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目预算表》附件2：《项目验收单》附件3：《保密协议》第7页签署页甲方（盖章）：保康县档案馆法定代表人（负责人）或授权代表（签字）签署日期：用乙方（盖章）：湖北典策档案科技发展有限公司：166法定代表人（负责人）或授权代表（签字）：签署日期：2024.3.18第8页附件1：保康县档案馆馆藏档案数字化加工项目预算表序号名称数量单价总价（元）备注1档案整理、装订66047卷13.4元/卷885029.82条目录入1056752条0.3元/条317025.63图片扫描7925640页0.35元/页2773974总计：3976029.4元第9页附件2：项目验收单项目名称委托单位（甲方）实施单位（乙方）项目主要工作内容名称初验结果备注实施单位（乙方）意见实施单位意见（盖章）：根据双方服务协议约定，我方已完成质量标准达到要求，特申请验收。项目负责人：年月日验收单位（甲方）意见验收意见：验收单位（盖章）年月日第10页附件3：保密协议甲、乙双方本着诚信平等、友好协商原则，就乙方为甲方服务期间及服务结束后规定期限内保守甲方档案秘密与商业秘密事宜达成如下协议：第一条本协议所称的“档案秘密”包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案电子化处理扫描文件加工前的文件、档案电子化处理扫描文件加工后的文件、档案机读目录、档案的封皮、加工过程中的数据库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等：本协议所称“商业秘密”包括但不限于客户名单、工作计划等。第二条本项目为“秘密”级涉密项目，所有与项目相关的信息均为保密信息。第三条乙方在服务期间，未经甲方同意，不得泄露、公布、发布、传播、转让或者其他任何方式使第三方知悉属于甲方的项目秘密或商业秘密信息，也不得用作其他商业用途，但乙方根据行政管理部门要求、人民法院等司法机关要求或法律法规规定等披露相关信息的情形除外，此种情形下，乙方仅需通知甲方即可。第四条乙方在服务期间，必须遵守甲方保密规章制度，履行相应保密职责，不得通过邮箱、QQ、微信等存储、发送涉及甲方秘密的工作内容、重要数据、敏感信息。第11页第五条乙方在服务期间，应本着谨慎负责的态度，采取必要合理措施，维护任何属于甲方的技术秘密或商业秘密信息，确保甲方档案实体和信息安全。第六条加工场所一律采用内部局域网传输手段，所有人员均不得带进或带出包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质。因工作需要必须带进的计算机软件工具类应用软件，须征得安全保密管理员同意，并在带出时办理检查登记手续。乙方员工使用的计算机硬盘在工作结束搬出甲方工作场所时，交甲方保管或销毁。配置数字化加工管理软件时，对存储介质进行有效控制封闭USB口，所有存储介质进场、离场时均须安全保密员严格登记、检查、核准。第七条乙方不得擅自复制、摘抄、拍照、销毁或保存甲方档案资料，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。第八条乙方在服务期间，不得擅自使用任何属于·他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。第九条乙方在工作中发生私自泄露、传播甲方档案信息或造成档案遗失、泄密等事件，应在第一时间采取一切必要措施防止保密信息的扩散。尽最大可能消除影响。一经查实为乙方责任，乙方需承担相应法律和经济责任。第十条乙方所有扫描文件和数据挂接必须在保康县档案馆现场完成，确保档案信息的安全保密。第十一条乙方工作人员应提供本人有效身份证复印件一份，交甲方第12页乙方在服务期间，应当加强对参与该项目的所有人员的保密教育，项目结束后，要进行必要的脱密期管理。第十二条乙方所有参与项目人员必须签订保密协议，严格遵守《档案法》、《保密法》等法律法规中有关档案管理、保密管理方面的规定，保证档案安全与完整。如故意或者过失泄露秘密，除承担违约责任外，还应承担相应的法律责任。第十三条本协议长期有效。待本协议约定的保密信息被甲方或甲方授权披露、或已进入公众领域成为公知信息时，本协议约定的保密终止。第十四条因本协议所发生的争议，双方友好协商解决。如协商解决不成，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。第十五条本协议未尽事宜，双方可另行协商后签订补充协议，补充协议与原协议具有同等效力第十六条本协议自双方法定代表人或授权代表签字并加公章之日起生效。本协议一式肆份，甲乙双方各执贰份，均具有同等法律效力。甲方：保康县档案馆法定代表人或授权代表签字：签字日期：2024年之月18日法定代人提权代成子：李主推乙方：湖北典策档案科技发展有限公司签字日期：2024年3月日第13页
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化加工 档案整理、装订涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
