长春市档案存储管理服务采购合同公告（长春市社会保险事业管理局2025）
一、合同编号：11N42320262420252203
二、合同名称：长春市社会保险事业管理局档案存储管理服务项目合同
三、项目编号：JM-2024-12-01787-1
四、项目名称：长春市社会保险事业管理局档案存储管理服务项目
五、合同主体
采购人（甲方）：长春市社会保险事业管理局
地 址：自由大路3088号
联系方式：0431-82538092
供应商（乙方）：集镁科技集团有限公司
地 址：沈阳市沈河区奉天街326-1号（1-13-2）
联系方式：18002411307
六、合同主体信息
1.主要标的信息：
主要标的名称：长春市社会保险事业管理局档案存储管理服务 数量：1.00 单价（元）：647500.00 规格型号（或服务要求）：服务范围:详见本项目竞争性磋商文件中采购需求服务要求:详见本项目竞争性磋商文件中采购需求服务时间:详见本项目竞争性磋商文件中采购需求服务标准:详见本项目竞争性磋商文件中采购需求
2.合同金额（元）：647500.00
3.履约期限、地点等简要信息：
4.采购方式：竞争性磋商
七、合同签订日期：2025年03月26日
八、合同公告日期：2025年08月14日
九、其他补充事宜：无
附件信息：
长春市社会保险事业管理局档案存储管理服务采购项目-合同-盖章版.pdf
长春市社会保险事业管理局档案存储管理服务采购项目合同书文甲方：长春市社会保险事业管理局一法定代表人（授权人）乙方：集镁科技集团有限公司法定代表人（授权人）：长春市社会保险事业管理局（以下简称甲方）档案存储管理服务项目中所需档案存储管理服务经吉林省恒公招投标有限公司以采购项目JM-2024-12-01787号采购文件实施采购。经评定，集镁科技集团有限公司（以下简称乙方）为中标供应商。鉴于甲方获得以下服务，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其有关规定，甲乙双方同意按照下述的条款和条件，签署本合同。一、合同文件下列文件是构成合同的组成部分，应该认为是一个整体。彼此相互解释、相互补充。如果合同文件之间存在矛盾或不一致之处，以下述文件的排列顺序在先者为准。组成合同的文件如下：1.本合同书2.中标通知书3.合同修改协议4.投标文件（含澄清文件）5.招标文件（含补遗文件、修改文件）二、合同标的服务项目服务内容总价备注档案中心档案存储管理服务此项目需提供约63万卷退休人员人事档案的安全保管场地、扫描场地以及调阅场地，同时在接收新退休人员档案后，将新增档案向乙方档案库房周转：并提供相关档案的调阅服务、搬迁运输（含档案箱等装具）、纸质档案检索查找、少量档案扫描及数据传输、长春市内指定地点送递服务、补充档案材料、补充材料的扫描和档案专线架设（带宽100M以上）等服务。64.75万元按提供约63万卷档案存储管理服务的总价进行报价。三、合同金额1.本项目为固定总价合同。2.本合同总价金额为人民币（大写）陆拾肆万柒仟伍佰元整（小写）￥647500.00元。此费用包含本项目所涉及到的本合同第一条约定的乙方全部服务内容。3.合同金额应包含本招标内容所需的一切费用，包括各项成本、利润、税金等。四、付款和支付方式1.本项目合同款项为长春市财政局专项资金。乙方提供服务5个月后，甲方对乙方提供的服务内容进行验收，验收合格后，一次性支付合同总金额的100.00%。2.甲方付款前，乙方应按照甲方要求开具正规全额发票，否则甲方可不予付款且不承担违约责任。3.乙方收款信息M门2单位名称：集镁科技集团有限公司银行账号：297365828838开户行：中行沈阳沈河支行2五、服务期限和服务地点1.本合同履行期限：2025年6月1日至2026年5月31日。2.项目地点：长春市。乙方提供服务期间，应在与甲方约定的朝阳区超强西街2677号为甲方提供服务，不得擅自变更提供档案库房场地存储服务地点。六、服务要求及验收交付标准乙方提供服务要求及甲方验收标准：（一）库房建筑要求乙方需要提供一处符合档案保管要求的档案库房，须满足以下要求（1）档案库房符合防盗、防火、防水、防紫外线、防尘、防高温、防潮、防鼠、防虫、防有害气体的“十防”标准；（2）库房内有符合档案要求的消防灭火系统；（3）库房内温湿度满足档案保存温湿度要求，温度14℃-24℃，湿度45%-65%。乙方应配备温湿度自动监测设备，每日记录温湿度数据，并保存至少1个月。如出现异常情况，应立即通知甲方并采取相应措施。（4）库房内有24小时不间断且全区域无死角视频监控系统，监控录像保存期限不得少于1个月，甲方有权随时调取查阅。乙方应建立监控数据调取登记制度，未经甲方书面授权，不得擅自调取或删除监控数据。（5）库房所在区域在通讯及网络运营商服务范围内；（6）库房租赁期间，产生的水、电、物业等相关费用由乙方承担。（二）库房面积及场地要求1.乙方提供的档案库房建筑面积不少于1800平方米。2.免费提供档案数字化工作场地、档案查阅场地和办公场地。要求（1）甲方有档案数字化工作，除库房外，乙方需要提供不少于150平方米的档案扫描场地、不少于50平方米的档案查阅场地以及独立的可供4人正常开展办公的场地，且以上场地所有权应在乙方名下。乙方应在合同签订后10个工作日内向甲方提供上述场地的产权证明及消防验收文件。（2）档案数字化场地和档案查阅场地需要免费提供，场地符合档案安全管理要求，可以安装监控设备，实现甲方远程实时监控。3（3）乙方应该积极配合甲方档案数字化工作，明确档案存储方和承接数字化服务方双方的责任，保护好档案的安全。在档案出库时，与承接数字化服务方负责人员按卷清点档案，并做好出库登记：档案数字化完毕，承接数字化服务方按原顺序交回档案后，做好归库登记。（4）在档案数字化期间，合理产生的水、电、办公桌椅（家具）使用、施工安装及物业管理费由承接数字化服务方承担，与甲方无关。具体如下：物业管理费：收费标准6.8元/月/平方米（包含电梯使用费用）。房屋使用保证金：30,000元（叁万元整）人民币，乙方与承接数字化服务方在交付场地时拍照确认交付标准，数字化项目结束后，房屋按交付标准归还，若双方无异议，乙方须退还该房屋使用保证金（此费用不计算利息）。承接数字化服务方需交纳此保证金后方可进场。水、电、采暖费按长春市标准收费标准执行。因上述费用收取等产生的争议由乙方和数字化服务方自行解决，与甲方无关。（三）有完善的档案库房管理制度乙方需要有包括且不限于：1.档案出入库制度：2.人员出入库制度：3.库房管理制度：4.库房安全管理制度等完善的档案库房管理制度，经甲方审核通过后，在实际项目服务工作中遵照执行。（四）免费档案迁移运输服务档案由现储存地迁移到乙方提供的档案库房时，运输费用由乙方承担。同时，在运输过程中需要使用封闭的厢式货车，做好档案装车登记，一式两份，登记文本在运输完毕后由双方共同保管。为保证档案的安全管理和有效利用，迁移时长不应超过30个工作日，运输时使用的档案装具以及上架使用的装具由乙方免费提供。（五）免费提供档案查询和调阅服务乙方须免费提供多种不定时的档案调阅服务：包括且不限于现场档案调阅服务、远程电子档案调阅服务和递送档案原件上门调阅服务，具体调阅时长和服务标准以甲方要求和通知为准，且以满足甲方实际工作需求为根本原则。服务期间，乙方只能向甲方指定的负责人员提供原始纸质档案利用服务。非)甲方调阅、查阅相关档案资料的必须征得甲方同意，并提供有甲方单位公章（或委托人签名）的授权委托书，且委托书上载明受托事项。同时，应建立提供档案4调阅服务登记薄，对调阅日期、单位、人员、内容和方式等进行逐项登记记录，并由库房管理和档案调取双方签字确认。乙方能够免费提供每周至少1次，每次不超过50卷的档案递送服务。应在接到甲方通知后，按甲方要求时间将纸质档案送往长春市内指定地点，并做好档案出库登记，明确档案安全责任。（六）档案扫描及数据传输服务乙方需按照甲方的要求，对指定档案（根据甲方窗口提供档案查询服务的需要，每天不超过20卷）进行扫描，并保证于当天内将电子图片传输至甲方指定的服务器。（七）档案专线架设人事档案材料属于机要材料，乙方的档案存储库房和社保局档案中心之间的档案电子图片传递需要采取网络专线的方式进行传输，因此档案存储地点必须铺设专线，带宽100M以上（专线租赁费用由乙方支付）。（八）项目服务团队要求1.响应速度和服务能力要求：具有专业的项目管理服务团队，提供快速的服务响应机制，并为本项目配置专职的专业技术服务队伍。根据工作量及时调整工作人员，以确保人员充足，在要求时限内完成加工任务。2.项目信息保密要求：此项目所保管的纸质档案仅供甲方使用，不得流入第三方。项目经理及驻点服务管理人员要进行保密教育和工作考核。乙方应与工作人员签订《保密协议》，建立严格的保密制度，严格工作要求，严肃工作纪律，严守工作秘密，恪守职业道德，杜绝工作人员以下行为：（1）利用所掌握的商业秘密谋取私利：（2）向公民、法人或其他组织泄露甲方的任何资料信息：（3）对档案内容私自复印、泄露及传播等。如因乙方管理不善造成档案信息泄露，导致甲方被任何第三方追责或被有关部门处罚，乙方应承担全部责任并依法追究法律责任，甲方亦有权根据损失情况向乙方全额追偿。保密规定长期有效。3.乙方应保持项目服务人员的稳定性，可满足甲方本项目全部工作要求。未7经甲方许可，不能随意减少或更换工作人员。乙方与参与本项目服务的人员建立劳动关系、办理工伤保险，服务人员在本项目服务过程中发生的任何事故、损害I等由乙方承担全部责任，造成甲方或第三方人员人身损害或财产损失由乙方承担全部责任，甲方亦有权向乙方追偿。-5（九）其他服务要求1.乙方在合同签订之日起10个工作日内，向甲方递交库房验收申请，甲方接到申请10个工作日内出具验收结论，验收合格后，乙方应在2025年5月31日前，将待存储档案（不超过63万卷）搬至乙方提供的库房；若逾期导致在原库房存储产生的相关费用，由乙方负责支付。验收不合格的，乙方应在接到验收结论后5个工作日内完成整改并重新申请验收，累计2次验收不合格甲方有权解除合同。2.乙方承接档案寄存服务期间，乙方工作产生的费用由乙方负责。3.甲方会对档案运输过程全程监督，乙方应该积极配合完成档案安全迁移。4.乙方有稳定的售后服务机构。须安排专人免费提供档案日常利用和递送服务，可提供7*24小时档案服务响应。5.合作期间，乙方应按采购文件要求做好库房环境监控，为甲方提供存放档案数量、保管情况及年度服务工作的情况报告。6.合同期内，甲方可随时巡查，发现问题乙方应按照甲方要求整改。7.乙方对服务期限内的档案安全负责，无论在库房管理过程中或是迁移过程中，如果发生档案损坏，乙方负责修整复原：如无法修复或造成丢失，乙方按每卷500元人民币进行经济赔偿，并形成档案损失情况说明（甲方通过后由乙方签字盖章），如涉及法律责任由乙方承担，如甲方因此被任何第三方追责或被有关部门处罚，乙方应承担全部责任，甲方亦有权向乙方追偿。8.乙方不得将本合同项下的任何服务转包或分包给第三方。七、违约责任1.乙方违反招标文件技术服务要求或合同约定的乙方义务，在甲方通知整改后，7日内仍未整改或整改达不到招标文件要求、合同约定标准或甲方要求的，每发生一次，乙方需要按合同总金额2%的标准向甲方支付违约金，甲方有权从合同价款中直接扣除相应违约金，违约金不足以弥补甲方由此产生的损失的，乙方应全额赔偿。同时，甲方有权单方解除合同。同时，对于重大违约（如库房失火、档案重大泄露等），甲方有权不经宽限期直接单方解除合同。2.由于乙方原因（如：库房保管条件或所提供服务与招标文件或合同约定不符、乙方单方要求解除合同等）导致双方解除合同，乙方需要按合同总金额5%的标准向甲方缴纳违约金，并承担档案移库产生的费用，具体包括运输费用、安6保费用及临时仓储费用等必要支出。违约金不足以弥补甲方由此产生的损失的，乙方应全额赔偿。3.双方在合作中途因故解除合同，在甲方未找到新的档案存储服务商前，乙方需继续履行档案保管责任，保证档案安全。如发生安全事件造成损失，由乙方负责。4.合作过程中，若双方协商一致解除合同，甲方不追究乙方违约责任，但需要乙方承担档案移库产生的费用，具体包括运输费用、安保费用及临时仓储费用等必要支出。5.解除合同后，乙方如果按照合同约定对应承担的赔付款项、违约金和移库工作或移库费用据实履约，甲方应在履约完成后对乙方提供有效服务的合作期间生成的管理服务费用按完成天数（从合同签订次日到解除合同之日）据实结算。乙方未履约部分甲方有权直接扣除，如甲方已付款超出结算价款，乙方应在合同解除之日起15日内返还。八、知识产权归属和处理方式因乙方提供服务而产生的任何知识产权，包括但不限于技术成果、研究报告、数据分析、软件等，均归甲方所有。乙方有权在甲方授权范围内使用该等知识产权，但不得用于本合同约定服务以外的任何其他用途。未经甲方书面同意，乙方不得将该等知识产权转让、许可或以其他方式提供给任何第三方。合同解除或终止后10日内，乙方应销毁或返还全部涉密载体。乙方承诺其在提供服务过程中所使用的技术、软件、资料的知识产权均归已获得合法授权，且不会侵犯任何第三方的知识产权。乙方保障甲方免受任何第三方因知识产权侵权提出的索赔，并承担由此产生的一切法律责任及费用。九、履约验收方案1.验收组织方式：甲方自行验收，验收合格的，由甲方出具验收合格通知书，否则视为不合格。2.履约验收程序：按照付款方式，乙方提起验收申请，甲方组织验收。3.履约验收时间：2025年11月30前，在验收合格后进行付款。4.技术履约验收内容：按验收交付标准进行验收75.商务展约验收内容：按采购需求进行验收6.展约验收标准：按验收交付标准进行验收7.履约验收其他事项：按采购需求进行验收十、争议解决本合同发生争议，由双方协商解决，协商不成，双方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。十一、合同中止、解除1.因客观不可预见原因，致本合同不能履行，本合同可中止：待影响消除后，本合同继续履行。2.任何一方遭遇不可抗力事件（指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，例如地震、水灾、火灾、战争等，以及政府颁布的与本合同履行相关的法律法规变化等），应及时通知对方，并提供相应的证明文件。受不可抗力影响的一方，可部分或全部免除相应责任，但应尽力减少损失，并将损失情况及时通知另一方。一方迟延履行后发生不可抗力的，不能免除责任。因不可抗力事件导致合同无法继续履行的，双方可协商解除合同。3.乙方未能遵守甲方的管理要求，甲方有权解除合同并扣除相应的服务费用。导致严重后果的，由乙方承担法律责任。十二、补充条款如需修改或补充合同内容，经协商，双方可签署书面修改或补充协议，该协议将作为本合同的一个组成部分。十三、其他本台同自双方签订后生效。本合同一式四份，甲乙双方各执二份。本合同中约定的甲乙双方地址均为有效通讯地址，系合同履行过程中所有书面材料送达的有效地址，若发生变更，应及时通知对方，否则视为未变更，若双方发生争议，进入诉讼程序，合同约定地址亦为人民法院相关法律文书的送达地8址，按照该地址进行送达，退回亦视为送达。甲方：（盖章）（盖章）Tl法人（授权代表）：法人授权代表）：地址：地电话：电话：签约日期：签约日期：9
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案存储管理服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。长春市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
