湖北省干部档案数字化维护项目技术服务 干部数字档案维护 档案管理服务采购合同公告（湖北省应急管理厅2025）
一、合同编号： YJT2025-066RENS
二、合同名称： 干部档案数字化维护项目技术服务合同
三、项目编号： 001
四、项目名称： 干部数字档案维护
五、合同主体
采购人（甲方）： 湖北省应急管理厅
地 址： 武汉市武昌区武珞路360号
联系方式：027-87739311
供应商（乙方）：深圳市实信达科技开发有限公司
地 址：深圳市宝安区新桥街道上星社区上星路万科星城商业中心2栋2701
联系方式：18062006724
六、合同主要信息
主要标的名称：档案管理服务
规格型号（或服务要求）：详见合同文本
主要标的数量：1项
主要标的单价：47600
合同金额： 4.760000万元
履约期限、地点等简要信息：履约期限：2025年09月10日至2025年12月10日；履约地点：武汉
采购方式： 竞争性磋商
七、合同签订日期： 2025-09-10
八、合同公告日期： 2025-09-10
九、其他补充事宜：无
附件：
合同.pdf
合同.pdf
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湖北省应急管理厅干部档案数字化维护项目技术服务合同甲方：湖北省应急管理厅乙方：深圳市实信达科技开发有限公司根据《中华人民共和国民法典》及有关法律、法规规定，甲、乙双方遵循平等自愿、协商一致和诚实信用原则，订立本合同，以资共同遵守。第一条技术服务内容1.1项目名称：湖北省应急管理厅干部档案数字化维护项目（项目编号HBYJ-CS2025-YJF0712)1.2工作内容：根据*******印发的《干部人事档案工作条例》，***《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》及《干部人事档案数字化技术规范》，完成2025年干部人事档案材料整理归档、装订、消毒、除虫、数字化扫描、加工及条目录入等工作。需满足干部档案整理以及省委组织部档案调研整改相关规范和要求。（一）干部档案整理1.整理工作流程：根据***相关要求进行规范化整理，具体要求如下：（1）确保干部人事档案材料完整性审核；（2）对干部人事档案归档材料的分类、排序；（3）对档案材料的技术处理；（4）对档案材料编号、贴类角码、编制卷内目录；（5）将档案材料录入目录并打印、装订成册、编制填写案卷封面、装盒；第1页（6）档案材料不齐全、不规范的，要根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范，并列出清单。所有补充和规范的材料，要符合干部人事档案归档相关要求（包括但不限于注明经办人、办理时间并加盖组织人事部门公章），该项工作需要双方配合完成；（7）在纸质档案交接时，必须逐份清点，逐个核对姓名、身份信息，双方在档案交接登记表上签字确认。乙方应分批次领取及归还需要数字化的档案，并对领用的档案及其材料的安全负责。（二）干部档案数字化（1）档案目录数据格式为excel，须与图像数据标识一一对应。目录校对准确、完整，无错别字。如纸质档案中有附件、破损及复制件等需要说明的问题，须在相应目录的备注栏注明：（2）每份材料需进行页码核定，编码范围包括档案中所有有文字、表格等内容的材料；（3）图像数据格式为单页JPG格式。色彩模式为24位真彩色，分辨率为300dpi；（4）原始图像数据须与纸质档案完全对应，除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。图像偏斜每行首尾不超过1°，页码连续，无错页，无坏死文件，无黑屏；（5）高清图像数据须与原始图像数据在图像方向、分辨率、页数上完全一致。对图像中出现的影响提供利用和图像美观的杂质，如黑点、黑线、黑框等需要进行处理的，须进行去污处理，字迹不清的须进行清晰化处理。图像去掉污斑、黑点、黑边，肉眼观看达到清晰、平直、干净的效果；第2页（6）图像数据存储应采用JPG格式并加密存储，以保证数据安全。原始图像数据压缩率W80%，高清图像数据采用100%无损压缩。原始图像数据和高清图像数据应分不同文件夹保存。第二条技术服务要求及售后服务要求2.1技术服务期限：从双方合同签订之日起三个月内。2.2技术服务质量要求：严格按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案工作条例》（2018年11月20日）、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字（2006）5号）、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字（2012）28号）、关于做好省直单位和县市区干部人事档案数字化工作的通知》（鄂组通（2018）24号）、《中共湖北省委组织部关于在全省持续深入开展“干部档案提升年”活动的通知》（鄂组办（2024）7号）、《干部人事档案审核整理规范》等要求进行人事档案整理、专审以及数字化工作。2.3售后服务期限：项目验收交付后提供1年的售后免费服务。2.4售后服务响应时间：接到甲方电话后1小时内响应，2小时内上门服务。合2.5售后服务问题解决时间：一般问题在2小时内解决，严重问题要求及时提出甲方可接受的解决方案和服务承诺。乙方必须在本地有稳定的技术支持和售后服务机构，并有良好的技术储备和完善的售后服务体系。第三条项目管理缴3.1本合同双方分别指定项目负责人如下：（1）甲方联系人：许唱，电话：027-87739311。（2）乙方联系人：张静，电话：18062006724。3.2项目负责人主要职责第3页（1）牵头组织本方技术服务工作；（2）负责组织协调合同的签订、履行；（3）负责跟踪或报告项目工作进展和成果；（4）负责沟通协调、信息传递等工作，为项目推进提供便利条件。第四条服务价款及支付方式4.1本项目服务价款预计为：￥47600.00（大写：肆万柒仟陆佰元整）（含税）。超出部分按照47600元结算；若未超出47600元则据实结算，即根据项目结算时甲方验收合格的数量、单价以及合同约定增减的其他费用确定。本项目服务价款需含档案物料，如档案盒、封面标签、背脊标签、除虫药包等。4.2支付方式（1）乙方完成工作任务经验收合格后15个工作日内，一次性支付。（2)乙方向甲方提供等额发票，上述款项由甲方汇入乙方指定账户，账户信息如下：乙方收款账号：户名：深圳市实信达科技开发有限公司开户行：中国银行股份有限公司深圳艺园路支行账号：767957942206行号：1045840010804.3项目实施过程中，若甲方变更方案导致相应费用变化，应由甲乙双方另行协商并签订书面补充协议予以解决。第五条项目成果验收5.1验收时间：根据工作进度安排阶段性验收和最终验收。5.2验收标准：参照技术服务质量要求标准进行验收。5.3乙方应在合同约定的时限内出具服务成果，并及时通知甲方进行验收。甲方应于接到乙方通知之日起7日内进行验收，并签署服务成果第4页验收报告。若甲方无正当理由未在约定时间内进行验收或出具验收报告的，视为7方提交的成果验收合格，甲方应按本合同约定向乙方支付全部费用。第六条知识产权6.1本合同有效期内，乙方利用甲方提供的技术资料和工作条件完成的项目成果归甲方所有。6.2未经甲方事先书面许可，乙方不得为本合同之外的任何目的、以任何形式自行使用、擅自许可任何第三方使用。6.3甲方承诺，甲方向乙方提供的技术材料不存在侵犯第三方知识产权的情形，如因甲方原因导致项目出现知识产权纠纷，乙方不承担任何责任。第七条保密义务7.1甲、乙双方应对本合同签订、履行过程中了解到的涉及另一方商业秘密的文件资料和有关信息承担保密责任，并采取保密措施。乙方未经甲方同意擅自泄露甲方保密信息的，甲方有权解除合同，要求乙方退还已支付服务费金额，乙方需按合同约定支付违约金。7.2在项目完成验收后，乙方应及时将上述资料和信息返还对方或按科对方要求处理。第八条违约责任帼行行8.1任何一方不履行本合同义务或履行义务不符合约定的均被视为6795违约。违约方应承担因自己的违约行为而给守约方造成的经济损失，包括55-86但不限于差旅费、鉴定费、诉讼费（仲裁费）、保全费、保全保险服务费、管律师费等。8.2如因乙方未按合同约定完成服务内容，每逾期一天，乙方应以合同总金额为基数，按万分之五每天向甲方支付违约金。乙方逾期履约超过15日的，甲方还有权解除本合同并要求乙方赔偿甲方的全部损失。第5页8.3甲方有任何一期款项未按时、足额支付，乙方有权要求甲方按约支付。同时，每逾期一天，甲方应以合同总金额为基数，按万分之五每天的标准向乙方支付违约金。甲方逾期付款超过15日的，乙方还有权解除本合同并要求甲方赔偿乙方的全部损失。如因财务关账导致逾期支付的，甲方不承担违约责任，甲方应在开账后两个月内支付完成。8.4本合同生效后不得随意解除或变更。如甲方未经乙方同意解除或变更合同或中途另行委托第三方进行服务的，均视为乙方已履行完本合同的所有义务，甲方应按照合同约定的金额向乙方支付全部服务费；如乙方未经甲方同意解除本合同或未经甲方同意转委托的，则视为乙方根本违约，应向甲方支付本合同总金额20%的违约金，如费用已支付应全额退还，造成损失大于违约金的还应继续赔偿。8.5乙方根据工作安排，派遣工作人员前往甲方办公地点提供服务，甲方与乙方工作人员不存在任何劳动关系、劳务关系，乙方工作人员在提供服务的过程中（包括前往甲方的路上、在甲方工作场所），发生的一切安全事故、侵权事故、伤亡事故等均由乙方及乙方工作人员自行承担责任，给甲方造成不良影响的，甲方有权向乙方主张经济赔偿。8.6乙方未按本合同约定承担保密责任的，需承担由此给甲方造成的损失。第九条不可抗力由于不可抗力事件，致使一方在履行其在本合同项下的义务过程中遇到障碍或延误，不能按规定的条款全部或部分履行其义务的，不视为违约，但应及时书面通知另一方并附上不可抗力事件的相应证明。第十条合同变更和解除10.1双方经协商一致可变更或解除合同，并以书面形式确定。10.2法律规定的合同解除情形出现时，一方主张解除合同的，应当第6页书面通知对方。第十一条适用法律和争议解决11.1因合同及合同有关事项发生的争议，双方应本着诚实信用原则，友好协商解决。经协商仍无法达成一致的，双方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。11.2在争议解决期间，合同中未涉及争议部分的条款仍须履行。第十二条反商业贿赂承诺条款12.1甲方反商业贿赂承诺1、自觉遵守反商业贿赂行为的法律法规，加强法律、纪律和职业道德教育，做到廉洁自律，做到自重、自省、自警、自励。2、不以公司或个人名义直接或间接索取、接受任何供应商、合作方、承包商等的任何回扣、礼金、有价证券、支付凭证或其他贵重物品等。3、不向任何供应商、合作方、承包商等报销应由公司或个人支付的各种费用。4、不在任何供应商、合作方、承包商等部门兼职。5、不利用工作之便，向任何供应商、合作方、承包商等吃拿卡要，开以权谋私。用章6、不要求、不暗示、不接受、不参加任何供应商、合作方、承包商艺园等提供的有可能影响业务“公开、公正、公平”开展的宴请、考察、健身、942娱乐、旅游等活动。338057、不利用职务之便安排介绍亲朋好友到供应商、合作方、承包商等朔准业务范围内的公司工作。.12.2乙方反商业贿赂承诺1、自觉遵守反商业贿赂行为的法律法规，加强法律、纪律和职业道德教育，做到廉洁自律，做到自重、自省、自警、自励。第7页2、不以任何理由向甲方相关单位及其工作人员赠送各种名义的任何回扣、礼金、有价证券、支付凭证或其他贵重物品等。3、不以任何理由报销应由甲方和相关单位及其工作人员支付的费用。4、不以任何考察名义安排甲方、相关单位及其工作人员出国（境）、旅游。5、不以任何理由为甲方、相关单位及其工作人员安排有可能影响业务“公开、公正、公平”开展的宴请、健身、娱乐等活动。12.3反商业贿赂承诺违约责任1、甲方违反本承诺，按照管理权限，依据有关政策法规对相关人员给予纪律处分或组织处理；涉嫌违法的，由司法机关追究法律责任。2、乙方违反本承诺，给甲方单位造成经济损失的，要予以赔偿；涉嫌违法的，甲方将依据有关法律法规追究其法律责任。第十三条其他13.1本合同未尽事宜由双方另行协商并签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。13.2本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章之日起生效，本合同一式肆份，甲方执贰份，乙方执贰份，均具有同等法律效力。13.3特别约定（1）甲方应为本次服务提供材料及必要的工作条件及支持，乙方应将所需甲方提供及配合事项告知甲方，并给予合理准备期限。（2）本特别约定是合同各方经协商后对合同其他条款的修改或补充，如有不一致，以特别约定为准。（3）本合同首页记载的地址为双方有效送达地址，就本合同有关事项通过短信、传真、微信、电子邮件、邮寄、挂号信等方式向对方发送相第8页关通知等，均视为有效送达与告知对方，无论对方是否实际查阅。邮寄、挂号信等方式送达时，因一方拒收、首页通讯地址或联系人错误等原因导致无法直接送达的，自交邮后第7日视为送达：发出的短信、传真、微信、电子邮件，自进入对方数据电文接收系统时即视为送达。如采取多种方式送达的，以最先达到的为准。本合同首页记载的地址同时作为有效司法送达地址。一方变更通讯地址或项目联系人的，应当在变更后3日内及时书面通知对方，否则，由未通知方承担由此而引起的相关责任。（4）本合同及其附件构成各方就本合同标的达成的完整合同，取代此前各方就本合同标的所达成的所有口头或书面协议、协商、意向书以及其他合同和文件。13.4附件：保密协议（以下为合同签署页，无正文）301第9页甲方（盖章）：法定代表人（负责人）或授权代表（签字）乙方（盖章）：法定代表人或授权代表（签字）：合同签署日期：：2025年9月10日第10页附件1:保密协议书甲方：湖北省应急管理厅乙方：深圳市实信达科技开发有限公司甲乙双方经过友好协商，乙方为甲方提供服务，为了保证服务的质量，在甲方的许可下，甲方将本次服务的相关档案资料交给乙方整理，上述信息资料为甲方的重要机密，乙方有义务对上述资料承担保密的责任，双方经过一致商定，甲乙双方签署此保密协议。1、需要保密的信息本协议中所涉及的所有甲方提供给乙方注明为保密的资料，包括：档案资料、参考资料等双方认可确认的资料。2、保密责任（1）乙方须采取有效安全措施防止甲方保密信息不被泄露。（2）乙方不可把秘密泄露给第三方。（3）乙方未经允许无权修改、移除、复制拷贝以及转移任何资料。（4）乙方应采取尽可能的措施对所有来自甲方的信息严格保密，直到服务结束后，消息公开。3、使用限制（1）非甲方许可乙方不得透露涉及商业使用权、专利权、复制权、商标、技术机密、商业机密或其他归甲方专有的权利。（2）非甲方的许可，乙方不得擅自将合作的事宜和保密内容，用作第11页商业宣传或者为商业目的而透露给甲方的商业竞争伙伴、或其他威胁到甲方利益的单位或个人。4、保密协议的终止（1）本协议约定的保密义务的存续不受主合同或保密协议效力终止的影响，乙方的保密义务持续有效，直至相关信息不再构成保密信息。（2）服务合作完成后，协议终止后，乙方应归还属于甲方的涉密信息载体（如：甲方交予乙方的软件、文档、磁盘、电脑或其他形式的载体）或者甲乙双方共同销毁上述涉密信息载体。5、争议解决和适用法律本协议受中华人民共和国法律管辖并按中华人民共和国法律解释。对因本协议而发生的或与之有关的任何事项和争议、诉讼或程序，本协议双方不可撤销地接受中华人民共和国法院的管辖。6、协议有效期（1）本协议有效期到项目服务完成，自甲乙双方签字盖章之日起生效。s一具有同等法律效力（2）本协议一式二份，双方各执一份，甲方(盖章）乙方（盖章）号Q4电月系转代表人（签字）：韩药代表人（签字）2025年9月10日2025年9月10日第12页
投标 / 标书制作要点（原创）
本干部档案数字化维护项目技术服务 干部数字档案维护 档案管理服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。湖北省项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
