常州市档案技术服务采购合同公告（常州市人民政府外事办公室2025）
一、合同编号：JSZC-320400-FW2025-04388
二、合同名称：进馆档案技术服务项目合同
三、项目编号：JSZC-320400-FW2025-04388
四、项目名称：进馆档案技术服务项目
五、合同主体
采购人（甲方）：常州市人民政府外事办公室
联系方式：18915065378
供应商（乙方）： 江苏楚风信息科技有限公司
联系方式： 13584375858
六、合同主体信息
1.主要标的信息：
项目名称：进馆档案技术服务项目
项目编号：JSZC-320400-FW2025-04388
比选方式： 直选
服务品目： 商务服务/档案管理服务
项目预算： ￥72000.0
项目地点： 江苏省常州市龙城大道1280号行政中心
采购单位： 常州市人民政府外事办公室
联系人姓名： 魏本新
联系电话： 18915065378
固定电话： 85683335
2.合同金额： 72000.0
3.履行时间（期限）： 120天
七、合同签订日期： 2025-09-01
八、合同公告日期： 2025-12-05 12:49
常州外事办2025年档案技术服务合同.pdf
楚风信息CHUFENGINFORMATION档案技术服务合同项目名称：常州市人民政府外事办公室档案技术服务项目甲方：常州市人民政府外事办公室乙方：江苏楚风信息科技有限公司1/11甲方：常州市人民政府外事办公室签订地点：乙方：江苏楚风信息科技有限公司签订时间：20年8月28日甲、乙双方就常州市人民政府外事办公室档案数字化加工项目，本着平等互利的原则，通过共同协商，根据《中华人民共和国民法典》及有关法律法规，就相关事宜达成如下合同。一、总则乙方按甲方要求，为甲方提供的2011-2015年度进馆档案技术服务项目具体服务内容见下表：类别保管期限工序单位单价(元)备注2011-2015年文书永久、30年整改件4.00挑密件、检查每件内顺序、编页码、改归档章、装订装盒，按30%错误率预估校对目录条0.50原有目录逐条校对，按市档案馆要求改错扫描页0.40按市档案馆要求彩色扫描、300DPI、双层PDF封装，10年期限的档案不扫描2003-2015年会计凭证30年整理卷5.00贴标签、完善封面信息、装盒录入条0.50按市档案馆要求著录条目2003-2015年会计账簿、报表30年、永久整理卷15.00编页码、补卷内目录、补备考表、装订、贴标签、装盒录入条0.50按市档案馆要求著录条目2011-2015年照片永久整理册300.00按年度排序、制作小标签、照片册内总说明和目录、照片背面写档号等冲印、改命名张1.50冲印6寸照片，改电子照片命名录入条0.50按市档案馆要求著录条目档案移交装箱上架按人工计算人/天350.00及搬运专业档案搬运按车次次600.00代购小凭证盒个3.50代购会计档案盒个4.50代购会计卷皮张2.00代购照片册册45.001、以上价格包含档案数字化加工所需的包括且不限于人工、材料、保险、税费等所有费用。2/112、如发生合同所列项目以外的工作内容，则在双方商议后签订补充协议。3、项目结项后，按照实际加工数量根据加工单价进行结算。二、项目要求1、甲方因工作需要，将档案资料扫描、档案资料整理等档案数字化加工工作交由乙方，由乙方设在甲方指定的档案数字化加工地点代为加工。2、交付地点：常州市人民政府外事办公室。三、服务要求及执行标准档案数字化工作主要包括档案检查、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据自检、数据提交等工作。各流程相关标准如下：1.文书档案整理严格执行原始档案的交接手续，使用经双方确认的档案交接清单；按照整理量明确交接周期和档案交接量；制订完善的管理体系保证在施工过程中档案不损失、不丢失。按照江苏省档案室标准对已初步整理好的文书档案在档案局和客户方确认标准一致的前提下进行后续整理，整改。（包含检查页码、错误的重新编页、加盖归档章、填写归档信息内容、装订、录电子目录，上架，打印目录等工序）。档案装订应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动、脱落，保持与原案卷一致。2.档案扫描扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。大幅面档案采用专业图纸扫描仪进行扫描。同一页面有两个以上文件，分别扫描。色彩模式：24位真彩色。分辨率：不低于300dpi。清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象。扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。扫描登记：认真填写纸质档案数字化加工流程单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。3、图像处理3/11对图像片偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。纠偏：图像整体倾斜不得超过1度。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面乙题纠正为准。去污：应遵循在不改变档案记录信息的前提下，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如黑边、黑框、线条等以提高图像的整洁度。4、图像存储压缩格式：JPEG压缩，优化霍夫曼编码，图像质量不低于85%。存储格式：双层PDF格式及JPEG格式各一套。文件命名：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。存储路径：双层PDF文件：全宗\目录号\档号.pdfJPEG文件：全宗\目录号\档号\档号-页序号.jpg5.条目著录按照DAT18-1999《档案著录规则》、DB32/T1893-2011《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》以及相关的行业标准与规范进行著录，建立档案目录数据库。发现档号有重复必须按相关规范进行修改，确保档号的唯一性。条目著录采用双机校对的著录方式，对双机录入的数据实现机器校对、人工修改，保证目录数据库的正确性。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与甲方沟通确定。6.数据挂接通过甲方现有的数字档案馆系统管理应用平台中的档案采集模块进行批量挂接，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。认真填写纸质档案数字化流程单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后00的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。7.数据提交除了将数据导入数据服务器之外，还需将数字化扫描加工的所有数据利用光盘刻录备份（刻录DVD光盘或蓝光光盘两套），目录应与其相应的扫描档案保存在同一或一系4/11列光盘上。光盘表面标示光盘片编号及光盘内目录索引信息。提供已完成数字化扫描加工档案的明细清单一份以及电子文件。四、项目验收目录数据验收：以全宗（或交办工作任务）为单位，随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中，档号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95%）。五、维保服务时间1、从双方签署验收单次日开始，进入项目维保期。维保期内乙方提供一年7*24免费的质量保证及售后服务：维保期满后，有义务向甲方提供有偿的后续技术支持。2、接到用户故障报修电话后1小时内响应，2小时内上门服务，一般情况的处理在4小时内解决问题，严重问题及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。六、付款方式：1、在项目结束后，档案馆完成进馆验收，按验收数量进行结算。2、乙方应向甲方提供相应的增值税发票。甲方在收到发票10日内完成支付。七、服务期限202年8月28日-205年12月31日八、违约责任1、甲方违反合同规定未能按时提供实物档案而影响合同的交付时间，责任应由甲方承担并补偿乙方由此而造成的误工损失费。2、甲方不按本合同规定条款向乙方支付合同款项，每天应向乙方支付该付款项的万分之三滞纳违约金。3、乙方达不到项目规定的技术指标与未按工程建设要求期限完成建设任务的情况下，乙方应当承担违约责任。承担方式和违约金额如下：无重大自然灾害及其它不可抗的情况下，经及无超出合同范围的工作内容的前提下，工期超时一个月之内，每天扣除合同款项的3%，超时一个月未能完成，甲方有权力终止合同，并要求合同总额20%的违约金。4、履行本合同的过程中，确因在现有水平和条件下难以克服的技术困难，导致部分或全部失败所造成的损失，风险责任由乙方全部承担。5、乙方在加工中损坏实物档案或遗失档案，或未经甲方允许将实物档案及电子档案携带出甲方办公楼或拷贝、扩散归甲方所有的电子影像档案，乙方承担由此对甲方造成的损害及损失。5/116、乙方有责任解决加工工作中力所能及的技术问题，甲方有义务作好相应的协调工作，经甲乙双方一致认定的重大难题，共同提请有关政府部门给予解决。7、本合同按中华人民共和国知识产权保护条例、经济合同法以及适用于本合同的有关法律条例执行。8、经甲乙双方协商同意延期交付和经双方友好协商同意延期或终止且无需罚款者不在此例。九、安全保障消防安全预案：为了确保档案案卷及项目组员工的人身、财产安全，保证各全体员工在发生火灾的情况下，明确各岗位、部门、人员职责，正确使用灭火器材，控制火灾蔓延，安全迅速的组织现场疏散和自救，特制订此应急预案。1、报警程序当任何人发现火灾时应当立即向消防119指挥中心报警。2、确认火灾发生后的整体处置程序·现场工作人员发现火情后，第一时间向消防119指挥中心报告起火部位、燃烧物质、火势大小及蔓延方向，并就近选取现场配备的干粉灭火器进行扑救。现场工作人员有序疏散，疏散时注意保持现场秩序，尽量不引起现场群众恐慌，并提醒现场人员注意防止烟气。·切断项目现场内的非消防电源，保持与常州市人民政府外事办公室工作人员的联系，并根据现场情况开启如：防火卷帘等设备：在现场不需要或不允许的情况下严禁随意开启设备。对于燃烧的案卷只允许使用现场配备的干粉灭火器灭火，严禁使用液体对案卷灭火。·在消防部队到达现场后，及时向消防部门报告火场情况，并协助扑救火灾。3、应急疏散处置程序●火灾发生后，项目组负责人在接到火警后必须先疏散项目组加工操作人员。·疏散时注意疏散顺序，防止所有人员涌向同一出口，造成堵塞。●疏散时注意防止混乱，控制现场人员情绪，提高疏散效率，根据现场情况向业主方消控中心报告，要求启动防排烟系统。疏散时如发现受伤人员，立即拨打120急救电话，第一时间救治伤员。4、初起火灾扑救程序和措施·项目组任何成员最初发现火灾后，第一时间使用现场配备的干粉灭火器控制火6/11势与撤离档案案卷同时进行（除当前加工的案卷外，档案案卷必须放置在带有滚轮装置的周转箱中，便于迅速转移）。·对于火势能灭则灭，不能灭则尽一切办法控制火势蔓延，等待消防部门救援。·灭火人员在抢救火场时应注意自身安全防护，不脱离组织单独行动，受到火势威胁时应及时后撤。·消防部门到达现场后，根据消防部门需要，协助灭火。5、火灾结束后工作·根据消防部门指示，配合做好火灾现场保护，任何人不得破坏。得到撤销火灾现场保护命令时，及时清理，做好清理现场时的安全措施。如消防部门需要，全体人员必须积极配合火灾调查工作。·统计火灾损失，并在灾后2个工作日内上报。·及时总结，包括起因，灭火战斗等方面存在的不足，加强管理，防止火灾再发。信息安全管理措施：1、建立并严格落实安全保密制度，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。2、提供组成扫描加工项目组的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等），所有管理人员及操作人员必须签订安全保密协议。3、所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。4、加工的电脑和扫描仪与互联网物理隔离，用专用移动介质保存和转移数字化成果。电脑的无线网卡必须禁用，手机不能插在电脑是充电、传输数据等。5、本项目涉及的数字化产品的所有权归常州市人民政府外事办公室所有。6、在未经常州市人民政府外事办公室同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。安全保障责任人：乙方针对本项目指定安全保障责任人鲁君联系电话13401320199十、不可抗力1、在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。2、在不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。3、不可抗力事件延续120天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行合同。7/11十一、合同纠纷处理1、因本合同引起的争议，甲乙双方应首先通过友好协商解决。如果在一方向另一方发出要求协商的书面通知后三十天内仍不能解决争议，则应向常州市仲裁委员会申请仲裁。十二、其它约定事项乙方必须优先完成甲方交办的甲方本单位的数字化工作，乙方须提供不少于2人的团队来实施甲方交办的数字化工作任务（当交付的工作任务工作量不需要2人时，以实际工作量和工期要求配置加工人员）。十三、合同生效本合同经双方盖章签字后生效，如有变动，必须经双方协商一致后，方可更改。本合同一式贰份，甲方壹份，乙方壹份。其他未尽事宜，参照相关法律，双方协商解决。甲方：单位名称（章）：常州市人民政府外事办公室1守新北飞龙妙大道1280号州单位地址：经办人：零电话：5566335乙方：单位名称（章）：江苏楚风信息科技有限公司单位地址：江苏常州市钟楼区大仓路65号五星智造园25-103经办人：电话：0519-868828508/11
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案技术服务涉及「采购合同公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含采购合同公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。常州市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
