青岛市建设项目 人事 档案数字化 流动招标公告（青岛市崂山区公共就业和人才服务中心2022）
青岛市崂山区公共就业和人才服务中心崂山区流动人员人事档案数字化建设项目竞争性磋商公告
区级采购
公告概要
公告类型
竞争性磋商公告
项目名称/编号
崂山区流动人员人事档案数字化建设项目
LSCG2022002464
采购人
青岛市崂山区公共就业和人才服务中心
代理机构
嘉信全过程项目咨询管理有限公司
联系人
张佳楠
85631586
网上响应（报名）截止时间
2022-09-28 09:30:00
包号
采购内容
1
服务/商务服务/其他商务服务
供应商请在 2022-09-28 09:30:00 前在www.ccgp-qingdao.gov.cn注册并登陆后进行网上投标报名，未在网上报名或网上报名不成功的，无资格参加投标（或谈判）。
附件1 采购需求.pdf 采购需求.pdf
采购需求1.项目说明1.1本章内容是根据采购项目的实际需求制定的。1.2本项目共分为1个包进行采购。供应商所报价格应为含税全包价，包含提供相关服务的所有费用，合同存续期间采购人不额外支付任何费用。2.服务要求2.1项目说明为进一步加强我中心对流动人员人事档案管理和服务，结合流动人员人事档案管理情况及存在的问题，规划对中心流动人员历史人事档案进行整理和数字化加工，健全本地公共服务信息化体系，为落实简政放权、放管结合、优化服务提供基础保障。通过历史档案材料的整理加工以及数字化档案在线应用，促进业务经办向“前台受理、后台审核”的综合柜员制转变，为业务经办、公共服务、稽核监督提供档案影像的共享、协作和支持，推进全面实现档案管理“标准化”、档案应用“信息化”、档案服务“一体化”，有效提高我中心公共服务能力、业务管理水平和监督监管效能。2.2采购内容流动人员档案数字化共90000卷，分3年完成，本次采购预算为30000卷。2.2.1档案基础信息采集：按照《山东省人力资源和社会保障厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的实施意见》（鲁人社办发[2018]36号）中的《流动人员人事档案基础信息采集规范》对流动人员人事档案进行基础信息采集。2.2.2档案整理工作：对流动人员人事档案进行拆封、整理分类、起钉等金属物、剔除非本人材料、辨别散材料、编制类别码及页码、对档案做裱糊保护处理、打印目录等相关工作。2.2.3档案数字化加工扫描：包括数字化前处理、著录条目信息、档案扫描、图像处理、图像质检、编目建库、装袋、总质检、归还上架、数据备份等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子图像，并挂接至省、市档案管理系统中，实现检索信息与相应的电子图像对应链接。2.2.4数字化档案在线应用：★流动人员人事档案管理：维护好人事档案管理系统，利用档案管理系统现有的上传通道，把生成的最终成果影像文件上传到系统现有存储空间，实现档案扫描作业模式平滑过渡，保证人事档案系统现有模式能够浏览新增档案影像文件；提供流动人员档案数字化加工系统，与山东省公共就业人才服务信息系统及青岛市系统进行对接。优化档案管理流程，提供线上、线下服务场景应用，提高档案管理及服务效率。2.3服务要求2.3.1项目实施人员必须认真执行《中华人民共和国档案法》、《山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册》、《流动人员人事档案管理服务规范》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家秘密。投标人除具备一定的政治素养和专业素质外，必须具备极高的责任心和保密意识。2.3.2具有人事档案整理及数字化加工经验，掌握档案整理数字化加工标准，能够按照流动人员人事档案数字化建设标准要求进行实施。2.3.3★供应商提供数字化档案管理系统，并利用软件进行项目加工，保证数据安全自主可控。2.3.4能够提供数字化档案管理系统与青岛市数字化档案管理系统的数据接口实现数据交换。（技术部分须单独提供针对本条款内容的承诺函，格式自拟）。2.3.5能够提供与山东省公共就业人才服务信息系统、青岛市档案管理信息化平台系统的数据接口，实现数据上传。（技术部分须单独提供针对本条款内容的承诺函，格式自拟）。2.3.6为保障信息安全，成交供应商签订合同之前需按采购人要求进行政审或背景资格审查，否则其投标无效。2.3.7供应商提供本项目加工所需的办公电脑、扫描仪、数据交换设备、交换机、光盘等设备。2.3.8供应商须指定一名固定项目负责人，与采购人定期联系，接受采购人对加工进度、质量的质询，根据采购人要求，整体把控加工进度，保障项目加工质量。2.3.9供应商需投入人员不少于20人，提供项目人员简历。2.4技术要求2.4.1档案交接档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。2.4.2数字化前处理2.4.2.1确定扫描文件：确定扫描页原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。2.4.2.2编制页号：应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。2.4.2.3目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。2.4.2.4拆除装订:应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。2.4.2.5目录数据库建立:应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。2.4.2.6数据库：数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。2.4.3档案数字化2.4.3.1基本要求：档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。2.4.3.2扫描设备：扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。2.4.3.3扫描色彩模式：为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。2.4.3.4扫描分辨率：扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。扫描分辨率应不小于300dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于600dpi。2.4.3.5存储格式：数字图像格式为JPG格式，图像处理后的图像文件根据要求封装。2.4.3.6图像拼接：对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。2.4.3.7旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。2.4.3.8裁边：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。2.4.3.9去污：如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。2.4.4数据质监供应商在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交产品质量检验、验收记录等资料。加工单位必须对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交采购人验收。2.4.5数据验收2.4.5.1数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。2.4.5.2对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。2.4.5.3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。2.4.5.4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。2.4.5.5应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。2.4.5.6逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。2.4.6安全保密2.4.6.1项目实施过程中，供应商如需更换、增加工作人员，需提前向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，供应商需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。2.4.6.2供应商参与本项目的工作人员需接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。2.4.6.3除钥匙及眼镜等外，供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。2.4.6.4未经采购人批准，供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。2.4.6.5供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件需经采购人有关人员审核同意方可实施。2.4.6.6供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。2.4.6.7供应商投标文件中需向采购人提供书面保密承诺。2.4.7现场管理2.4.7.1数字化处理工作室内的废纸需集中放置，供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。2.4.7.2严格执行数字化安全保密制度，执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。2.4.7.3应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。2.4.7.4数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。2.4.7.5数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。2.4.7.6严禁无关人员进入数字化加工场所。2.4.7.7工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。2.4.7.8档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。2.4.7.9档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。2.4.7.10档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。2.4.7.11档案数字化任务完成后，应要求档案部门组织专业人员对加工所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。2.4.7.12应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。采购人允许偏离范围或者幅度如下：无3.商务条件3.1服务期限：合同签订后一年内完成30000卷。3.2服务地点:采购人指定地点。◆3.3付款方式:签定政府购买服务合同后向成交供应商支付合同金额的50%；完成2万份档案工作且验收合格后，付合同金额的30%；项目全部完成并验收合格后付清20%余款（以财政实际拨付时间为准）3.4服务成果验收采购人应定期对服务的成果进行详细而全面的检验。采购人有权限根据检验结果要求成交供应商立即更换或者提出索赔要求。3.4售后服务3.4.1技术支持：成交供应商应提供及时周到的售后服务，须在接到用户的通知3小时内做出响应，5小时内到达现场，24小时内处理完毕，并在规定时间内提交符合标准的服务成果，及时为招标人提供咨询、解释等服务。3.4.2质保期：项目验收合格之日起，质保期一年；质保期内应当进行系统维护和补丁修复。注：上述要求以及标注中：带“★”条款为实质性条款，供应商必须按照磋商文件的要求做出实质性响应。带“◆”条款为可能实质性变动的技术、服务要求以及合同草案条款内容。
投标 / 标书制作要点（原创）
本建设项目 人事 档案数字化 流动涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。青岛市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
