南宁市档案整理及数字化加工 纸质档案数字化 会计档案数字化 文书档案整理招标公告（南宁市生态环境保护综合行政执法支队2023）
南宁市生态环境保护综合行政执法支队2022年度档案整理及数字化加工项目询价通知书
询价通知书
各有关供应商：
我单位因业务需要，拟采购2022年度档案整理及数字化加工项目，特邀请符合条件的供应商参加报价。具体要求如下：
一、项目名称
2022年度档案整理及数字化加工。
二、项目预算
4万元整。供应商的报价不得超出项目预算，否则按无效报价处理。
三、项目内容及要求
（一）项目内容
序号
服务名称
技术参数要求
单位
数量
备注
1
文书档案数字化加工
1、纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案前整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等；2、色彩模式和分辨率。采用24位或以上彩色模式，一般纸质档案扫描分辨率应当大于或等于300dpi,图纸、照片（纸质）、珍贵及重要档案扫描分辨率应当大于或等于600dpi；3、档案数据存储格式。扫描形成的图像文件以单页JPEG（JPG）格式存储。图像质量符合《纸质档案数字化加工技术规范》（DAT31-2017）要求。图像压缩率不低于80%；
页
20000
2
会计档案数字化
会计档案数字化符合《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）和《电子会计档案管理规范》（DA/T94—2022）要求。
页
20000
3
文书档案整理
按照用户单位的标准进行：分类；排序；编号；页码编制；档号章编制；目录著录建库；目录打印；装盒；上架。
件
2454
4
会计档案整理
会计档案整理符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）
册
38
5
档案级光盘
用于档案数据备份。项目完成后，应使用档案级蓝光光盘将成品数据刻录一式三套移交采购人保存。
张
15
6
档案盒
南宁市档案局监制标准文书（规格为标准4cm，A4）40个、会计档案盒38个、目录册2个。
个
80
7
耗材
装订线、印泥、印章、打印纸、回形针等。
项
1
8
照片档案整理
符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）、《数码照片归档与整理规范》（DA/T20-2014）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）、《录音录像档案管理规范》（DA/T20-2014）制作。照片尺寸为6寸绒面。
张
52
以上类目的数量具体以实际发生为准，档案纸质材料按照现行中华人民共和国标准及规范进行归档整理、档案目录的录入、材料的装订、数字化加工服务后刻录光盘、备份硬盘、备份办公电脑各一份等工作。报价时，以每件档案纸质材料按全套标准整理程序、数字化加工以及所需人工、材料、设备的总和单价报价。
1.提交成果时间：2023年7月20日前。
2.提交服务成果地点：南宁市青秀区竹溪大道33号南宁市生态环境保护综合行政执法支队档案室。
（二）采购需求
1.适用标准
（1）档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》。
（2）档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）。
（3）会计档案整理符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）、会计档案数字化符合 《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）和《电子会计档案管理规范》 （DA/T94—2022）要求。
2.归档、整理服务需求
（1）鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。
（2）装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码。
（3）组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。
（4）编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含分类号、件号、保管期限等基本内容）。
（5）填盖档案盒封面。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。
（6）会计档案整理符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）。
（7）入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。
3.数字化服务需求
（1）扫描质量要求
①对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用高速及专用图纸扫描方式进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。会计档案数字化符合 《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）和《电子会计档案管理规范》（DA/T94—2022）要求。
②扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。
③扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。
④认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。
（2）图像质检处理要求
①图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。
②检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。
③对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。
④对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）数据挂接、目录审核、质量控制
①扫描后的文档格式及图片命名方式与自治区档案局要求上报的格式相一致。格式为彩色JPG格式。
②扫描后的图像文件按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。
③由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。
④要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合业主方档案管理系统要求。
⑤成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。
（4）数据提交
①完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据蓝光光盘3套。
②档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。
（5）保密要求
①成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。
②工作人员要求：成交供应商所提供的项目人员需相对稳定，并必须指派1名专职项目负责人，所有人员统一挂牌上岗，负责人随时与采购人进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。
四、供应商资格要求
（一）供应商须具有独立法人或独立承担民事责任的能力资格，为国内注册且有效经营范围具备生产或经营本次采购项目要求的供应商；
（二）对在“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)列入失信被执行人、企业经营异常名录和重大税收违法案件当事人名单的供应商，不得参与本次采购活动；
（三）技术资格要求：必须委派有档案整理资质的专业人员进入指定场所工作。
（四）不接受联合体报价
（五）本项目仅面向中小微企业
五、供应商提交材料要求
（一）经年检有效的营业执照复印件，且经营范围包含生产或经营本次采购服务内容（必须提供，须盖公章）；
（二）有效的法定代表人资格证明书、有效的企业法定代表人身份证正反面复印件（必须提供，须盖公章）。
（三）有效的法定代表人授权委托书原件和被授权人身份证正反面复印件（委托代理时必须提供，须盖公章）。
（四）近3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（必须提供，须盖公章），有行贿犯罪记录的不得参与本次采购活动；
（五）关于本项目的报价书（含品名、规格、技术参数、单价、总价等）及服务承诺等（必须提供，须盖公章）；
（六）供应商认为需要提供的其他说明和资料（如有请提供）。
六、评选及成交规则
参与询价供应商按上述要求准备材料并进行装订，在规定时间内密封提交。所提交报价应在项目预算内，且报价只能一次报出不得更改，超出项目预算的将被认定为无效报价。经对比，以满足我单位采购需求且报价最低原则确定成交供应商，并与之签订合同。
七、材料提交地点及时间
请供应商于2023年6月19日下午18:00前递交询价材料，可直接将材料交至南宁市青秀区竹溪大道33号304-3办公室或邮寄方式提交（邮寄件以收件时间为准），逾期不受理。
八、项目联系人及联系方式
项目联系人：覃女士；联系电话：0771-5309053 。
南宁市生态环境保护综合行政执法支队
2023年6月14日
表格名称
操作
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案整理及数字化加工 纸质档案数字化 会计档案数字化 文书档案整理涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。南宁市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
