档案集中整理及数字化建设招标公告（肥西县林业和园林建设服务中心2024）
项目任务书信息
项目名称:
县林园系统档案集中整理及数字化建设采购
采购人名称:
肥西县林业和园林建设服务中心
项目地址:
肥西县上派镇
财政委托编号:
JC34012320232509号
交易平台:
肥西县公共资源交易中心
监督部门:
肥西县财政局
代理机构:
肥西县公共资源交易有限责任公司
采购公告见证时间:
2024-01-11
公告正文
县林园系统档案集中整理及数字化建设采购竞争性磋商公告
项目概况
县林园系统档案集中整理及数字化建设采购采购项目的潜在供应商应在安徽合肥公共资源交易中心电子服务系统获取采购文件，并于2024年01月22日10点00分（北京时间）前提交响应文件。
一、项目基本情况
项目编号：2024AEEFN00005
项目名称：县林园系统档案集中整理及数字化建设采购
采购方式：竞争性谈判 竞争性磋商 询价
预算金额：54.850000万元
最高限价：548500.00元
采购需求：肥西县林园系统档案集中整理及数字化建设采购，包括办公室各类文书、财务会计、林业资源、林业建设与管理、园林绿化工程建设与养护管理等方面档案进行整理，以及历年来已整理的档案资料统一进行整合，全面建立档案信息数字化存储管理系统。详见磋商文件。
合同履行期限：1095日历天
本项目是否接受联合体：否
二、申请人的资格要求
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：供应商所提供的服务为中小微企业、监狱企业、残疾人福利性单位承接；
3.本项目的特定资格要求：无。
三、获取采购文件
时间：2024年01月12日至2024年01月21日，每天上午9:00至12:00，下午12:00至17:30（北京时间，法定节假日除外）。
地点：安徽合肥公共资源交易中心电子服务系统
方式：（1）供应商须登录安徽合肥公共资源交易电子服务系统（电子服务系统）查阅磋商文件。首次登录须持有电子服务系统兼容的数字证书，详情参见电子服务系统办事指南。（2）磋商文件获取过程中有任何疑问，请在工作时间（9:00-17:30，节假日休息）拨打技术支持热线（非项目咨询）：4009980000。项目咨询请拨打电话：0551-68825057。
售价：免费
四、响应文件提交
截止时间：2024年01月22日10点00分（北京时间）
地点：安徽合肥公共资源交易中心电子交易系统
五、开启
时间：2024年01月22日10点00分（北京时间）
地点：肥西县上派镇紫石路与佛光路交叉口肥光办公区3号楼
六、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
七、其他补充事宜
1.本项目落实节能环保、中小微型企业扶持等相关政府采购政策。
2.本次公告同时在安徽合肥公共资源交易中心网站、安徽省政府采购网、安徽省公共资源交易监管网、全国公共资源交易平台上发布。
3.供应商应合理安排磋商文件获取时间，特别是网络速度慢的地区防止在系统关闭前网络拥堵无法操作。如果因计算机及网络故障造成无法完成磋商文件获取，责任自负。
4.按照财政部、工业和信息化部制定的《政府采购促进中小企业发展管理办法》，本项目为专门面向中小企业采购项目。企业划型标准按照《关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业〔2011〕300号）规定执行。
八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系
1.采购人信息
名称：肥西县林业和园林建设服务中心
地址：安徽省合肥市肥西县上派镇仪武路人力资源和社会保障局
联系方式：18155192009
2.采购代理机构信息
名称：肥西县公共资源交易有限责任公司
地址：肥西县上派镇紫石路与佛光路交叉口肥光办公区3号楼2楼3214室
联系方式：0551-68825057
3.项目联系方式
项目联系人：余彬
电话：0551-68825057
办理流程公开
累计办理时间：0天0小时2分49秒
招标代理机构提交
提交节点：
2024-01-11
交易中心见证
办理状态：
通过
办理时间：
2024-01-11
办理用时：
0天0小时2分
附件:
招标文件正文.pdf
采购需求（仅供参考）.docx
采购需求前注：本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。一、采购需求前附表序号条款名称内容、说明与要求1付款方式1）合同、担保措施生效以及具备实施条件后 3 个工作日内，采购人向成交供应商支付合同金额的40%作为预付款；2）以项目归档时间为计，完成至2022年12月31日前归档的项目任务的，支付至合同价的65%；完成至2024年12月1日前归档的项目任务的，支付至合同价的85%；完成至2025年12月31日底前归档的项目任务的，支付至合同价的100%。（注：供应商应向采购人提交银行、保险公司、担保公司等金融机构出具的预付款保函或其他担保措施；在签订合同时，供应商书面明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的，采购人可不适用前述规定。）2服务地点业主指定地点3服务期限自合同签订之日起3年4本项目采购标的所属行业软件和信息技术服务业5是否允许联合体磋商否6供应商资格要求1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；2.落实政府采购政策需满足的资格要求：供应商所提供的服务为中小微企业、监狱企业、残疾人福利性单位承接；3.本项目的特定资格要求：无。二、项目概况县林园系统档案集中整理及数字化建设采购，包括办公室各类文书、财务会计、林业资源、林业建设与管理、园林绿化工程建设与养护管理等方面档案进行整理，以及历年来已整理的档案资料统一进行整合，全面建立档案信息数字化存储管理系统。经对历年已整理过和未整理的档案以及未来3年林园中心各类文书、工程档案估算统计及数字化加工系统配置测算（见附表），肥西县林业和园林建设服务中心档案整理及数字化加工项目所需费用约54.85万元，具体金额以最后成交价为准。三、服务需求服务范围、服务要求、服务质量标准、人员配备等相关信息进行详细要求。（一）工作量估算序号工作内容单位数量（预估）1文书档案（含会计档案）件50002工程档案卷49003数字化扫描页7600004著录条1030005档案盒（无酸档案盒）盒19006交换机台17网络摄像机台28查询档案电脑台19硬盘录像机台110移动硬盘（4T/个）个2注：上表中工作量为预估数量，供应商根据预估清单进行分项报价。本项目按照实际工作量据实结算，结算价不超预算价。（二）项目要求1、档案整理及数字化加工要求：根据以下要求完成档案数字化加工处理，工作内容包括建立规章制度、全宗卷、档案归档范围、档案整理、档案扫描、档案著录、图文校核、数据存储、档案装订、入库归档、数据交付、数据挂接等。1.1、档案整理应按照分类准确、编排有序的要求整理档案，具体整理要求应遵照国家档案局相关管理规定及采购人的具体要求进行。编排档案材料的先后顺序并编写页码，剔除重复收件，对不需要扫描的档案材料进行排序、标识。要求成交供应商熟悉业务知识，熟悉业务档案过程中产生的各类档案资料，能够依据档案内容判断档案之间的上下手关系，并建立关联关系。结合档案业务类型对档案资料进行分类整理。去除档案中的金属物质，对破损资料进行裱糊粘贴。1.2、档案扫描（1）将整理好的档案以卷为单位通过扫描仪生成高质量的图像文件。其中有少量纸质档案有折皱或破损严重，无法直接进行扫描，应先进行技术修复（压平或熨平，修补，裱糊等）后再进行扫描，为不造成档案破损，这些档案只能使用平板扫描。（2）扫描色彩模式：要求采用真彩色24位RGB模式扫描。（3）扫描分辨率：要求采用300dpi分辨率扫描。1.3、档案著录著录的基本档案属性信息包括分类号、目录号、案卷号、密级、年度等，具体依据按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由采购人进行审核。1.4、数据存储（1）图像存储格式：采用JPEG及双层pdf格式存储，一式三份；（2）图像文件命名：按照档号命名；（3）图像质量标准：与原件保持一致，图像倾斜度不超过2度；（4）录入数据存储格式：将录入数据导出为标准的Excel文件进行存储。1.5、档案装订（1）按要求打印制作案卷封面和卷内目录；（2）理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷；（3）将装订后的档案入盒。1.6、入库归档（1）将装订成卷的档案归还给用户，运输到库房归档；（2）按上架规则对档案进行上架排列。1.7、数据交付（1）将数字化成品数据完整的交付给用户；（2）按用户要求将加工的电子档案数据一一对应挂接到档案系统中，确保挂接完成的电子档案100%能够被正确查询和利用。2、安全保密要求：2.1、服务方必须建立严格的保密管理制度，加强保密管理，不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息；2.2、服务方必须严格遵守保密法规，与采购人签订保密协议；2.3、服务方所有工作人员上岗前必须经过安全保密教育，并签订安全保密责任书。2.4、在数字化过程中，服务方应保证档案原件安全，不能损毁任何档案原件。3、现场管理要求：3.1、要求建立严格的项目管理制度，应具有可操作性、严谨实用；3.2、要求建立严格的员工工作守则和纪律；3.3、要求建立突发情况及时响应制度；3.4、要求优化档案数字化场所工作环境，突出档案数字化工作特色氛围与文化，工作期间要佩戴工作牌；4、档案整理及数字化加工成果验收要求：4.1、样品数据验收成交供应商应先期完成1000卷档案数字化加工样品，并将样品档案和数据交由采购单位档案管理部门预检，验收合格后，此后的所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。4.2、批次验收以抽检的方式检查所有交付成果，以档案出库批次为单位，每批次数据抽检比率不低于20%，若抽检合格率未达到100%，数字化加工单位应对该批次数据进行返工处理，抽检合格率为100%时验收合格。4.3、数据抽检以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。4.4、验收不通过情况批次验收存在下列情况之一者，则验收“不通过”：1）档案文件稿本划分错误的；2）电子条目必著项空白或著录内容与档案实体不相符的；3）扫描图像数据技术参数不达标或者由于操作不当，造成扫描图像不完整、无法清晰识别等影响图像质量因素的；4）图像文件存储格式未按规范要求的；5）数据挂接图像与电子条目内容不对应的；6）档案实体装订还原质量差、纸质目录与档案实体不相符等影响档案保管、利用的；7）加工方在数字化整理过程中未按要求形成数字化加工流程单等工作文件的；8）实际验收过程中发现其他对档案安全和利用会造成一定影响问题的。5、电子档案系统软硬件建设要求5.1电子档案系统实现肥西县林业和园林建设服务中心资源集中统一管理，进一步提升档案共享范围和利用效率。为档案管理科室及业务使用科室提供一种灵活高效的信息化手段。提供操作更简单、查阅更精准、管理更高效、监督更有力的保障。满足应用于多个业务科室、多种档案门类、有关监管科室、不同人群的综合性统一档案管理。业务范围上覆盖文件材料的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁、编研等全部环节。管理档案种类上包括肥西县林业和园林建设服务中心在管理过程中产生的各类档案。用途上涵盖数据录入、系统组卷、案卷调整、数据统计、报表输出等多个方面。系统内容包括：系统管理、系统监控、流程管理、办公管理、业务配置、档案管理、全文检索、库房管理、馆（室）藏资料、大屏设计、报表设计等。（1）基本技术要求：基于B/S架构设计，系统平稳高效，支持多用户并发使用，兼容市面上各主流浏览器，界面交互友好，系统将部署在内网中，通过局域网实现交互访问，数据采用MD5码加密存储，解密预览，确保数据的安全不泄露。内置ES7.0检索技术。完全满足国家档案局对数字档案室系统的相关评估要求，完全符合国家信息安全标准规范。2.系统完整功能模块要求：★1.系统管理：用户管理、角色管理、菜单管理、部门管理、岗位管理、字典管理、水位管理、通知公告、水印设置、日志管理、文件管理、动态路由等。★2.系统监控：流量监控、服务监控、缓存监控、文档扩展。★3.流程管理：流程分类、流程表单配置、业务表单配置、流程模型、部署管理。★4.办公管理：流程申请、待办任务、待签任务、已办任务、抄送我的。★5.业务配置：全宗管理，定制档案全宗，支持子全宗多级管理；规则管理，实现档号规则设置、档号字段设置、档案展示树设置；分类管理，实现档案分类设置；数据类型：实现自定义字段数据类型；档案模板，实现文书、科技、人事、实物、声像、基建等各种类型的档案自定义设计；基础字段，实现档案目录字段自定义。档案打印模板管理，实现封面、盒内目录、卷内目录、台账、备考表、盒脊自定义管理；档案打印管理，实现各种打印模板自定义设计。★6.档案管理：收集整理，实现档案接收，新建、类似新建、档案导入导出提供案卷和卷内文件条目数据批量导入功能，支持对excel数据批量导入，同时支持导入时自动判重、批量原文上传用户可根据挂接需求自定义设置挂接字段，内置寻查机制，可快速匹配挂接内容，并设计了挂接记录功能挂接错误精准定位，支持数字化成果批量离线挂接，支持动态切换数据源、档案删除、查看、转分类、强制归档等功能；归档管理，实现筛选、查看、撤销归档、打印卷内备考表、打印案卷目录、打印卷内目录、原文在线预览：支持常见办公文档格式（JPG、PNG、PDF、OFD、EXCEL、WORD、PDF-A）的在线直接预览，并支持文件水印设置，保护档案资料不被其它使用等；台账管理，实现档案涉密情况管理，档案数字化加工情况管理。★7.全文检索：按关键词检索、全文检索。提供对档案条目信息和原文信息的查询检索功能，并支持关键字模糊查询，可设置检索范围，支持全库检索；★8.库房管理：新增库房、新增档案柜、档案上架、档案下架，并使用裸眼3D动画技术展示虚拟库房管理。★9.馆（室）藏资料：年报、电子档案年报。10.可视化：一键大屏可视化功能11.报表设计：支持自定义查询报表设计功能，并支持多模板查询报表导出。注：投标人在签订合同后供货前到采购人现场逐一演示所有功能，有功能不符合的视为虚假响应。5.2服务器参数1.处理器：2*3206R(8C,1.9GHz)；2.硬盘：3*4TSAS硬盘；3.内存：2*32GDDR4内存；4.阵列卡：高性能2G缓存SASRAID卡,支持RAID5；5.网卡:四千兆网卡+双口万兆（不含模块）；6.电源：550W双电源；7.导轨：机架式导轨一套8.原厂质保三年5.3交换机★1.支持≥8台横向虚拟化功能，实现多个物理设备虚拟为一个逻辑设备进行管理的虚拟化功能，同时支持纵向虚拟化功能，接入交换机作为核心交换机的端口扩展板卡进行配置统一管理,支持多台设备虚拟成一台设备。（响应文件中提供官网截图）★2.支持CPU保护功能，支持CPU保护功能，如ICMPFlood拦截、SYNFlood攻击拦截等，CPU根据不同协议进行限速保护，支持MSTP协议国密算法加密，RIP、OSPF协议支持国密认证算法，支持配置文件国密算法加密，防护设备配置环境信息泄漏。（响应文件中提供官网截图）★3、支持终端扫描功能，能针对接入终端进行扫描，支持包括终端类型、终端IP、终端MAC、终端操作系统等内容。（响应文件中提供官网截图）5.4摄像机1.认证模式-在客户端软件或IE浏览器下，具有认证模式设置选项，且WEB认证具有（无，basic,digest）三种设置选项。2.网关ARP绑定功能:设备可通过IE浏览器添加并绑定设备所在网段网关的MAC地址，当其他终端设备访问设备时，若使用正确的网关MAC地址即设备绑定的MAC地址则可以正常访问；当使用错误的网关MAC地址即不是设备绑定的MAC地址则不能访问设备。5.5备份一体机运行环境：预装指定的系统和数据库，以及管理软件所需的环境软件，均不含正版授权，请购买正版软件；保修服务：产品整机三年全保修、管理软件专属应用保障级服务（白金级的硬件保修服务、方案级安装及部署服务、软件安全运营保障服务、紧急状态下的救急服务，详见服务条款）。硬件参数：2U机架，1个银牌8C16TCPU，8G内存，1个千兆，120G+3X2T硬盘，1个安全仓控制器；主要功能：WEB统一管理、自动删除、邮件通知、定时备份数据库和文件、自动全量和增量备份；预防Windows勒索病毒功能授权：标配1个客户端授权。数据备份对象：对授权数量的服务器进行数据库和文件的备份；数据库支持：支持MSSQL、ORACLE、MySQL数据库备份；文件备份模式：镜像备份模式，全备和增量备份目录夹都和源服务器保持完全一致；自动归档:可设定策略，对备份的数据进行自动归档，提升备份数据的安全性。产品保修：硬件三年保修、一年免费升级、三年5X8小时技术支持；5.6移动硬盘机存储容量不小于4T5.7电脑处理器：不低于CPU3.5GHz内存：不低于32G显卡型号：不低于独立显卡硬盘容量：不低于1TB固态硬盘：不低于256G显示器：不低于24英寸6、人员安排及设备投入6.1人员安排按采购要求为客户提供档案整理、档案数字化、档案管理系统，档案数字化项目实施的工作人员可根据采购单位提供的场地和工期进行合理安排，本次项目须安排不少于一名项目经理负责。配备不少于7名人员（不含档案管理服务人员1名）现场参与工作。6.2设备投入投标方须为本项目提供档案数字化所需的软件平台、设备、物资，开展数字化加工处理，自行布置数字化加工现场，部署数字化所需设备。7、技术服务地点、设施设备、期限和工作要求7.1技术服务地点及设施设备项目须在采购人单位的指定场地内实施。7.2项目完成期限项目要求自合同签订之日起3年内完成。7.3技术服务人员要求本项目拟配备工作人员应根据提供场地和工作合理安排；项目实施工作人员必须按照采购人规定的档案数字化工作流程进行档案数字化流水线作业，遵守采购人的《档案数字化工作制度》、《档案工作标准》及其它有关的规章制度，服从采购人管理。7.4服务质量要求差错率控制在0.1％内。7.5、免费技术服务期限要求自项目验收合格次日起至少一年。8、其他要求除采购人在采购文件中明确外，成交供应商不得以任何方式转包、分包或挂靠本项目。发现成交供应商以转包、分包或挂靠的方式谋取中标，采购人有权解除合同、要求赔偿。自场地交付成交供应商使用日起至场地交还采购人期间，由成交供应商负责场地安全管理，承担安全生产主体责任，并与甲方签订安全生产协议，接受采购人监管。因项目工期紧、任务重，要求成交供应商在合同签订后5个工作日内，将承诺的人员、加工设备等总体配备完毕，并进行档案加工；若不能在规定期限内完成人员设备进场，或者进场后5个工作日内不能正常开展工作，采购人有权取消成交供应商成交资格，并视成交供应商虚假响应，将上报政府采购监督管理部门。成交供应商服务期一年结束后，应安排1名专业人员在采购人处办公，负责1年期的维护工作，其所需费用包含在投标报价内，采购人不再支付任何费用。本项目禁止企业挂靠资质投标行为，一经发现采购人有权立刻中止合同，并追究其法律责任。四、报价要求1、本项目采用统一总价报价，同时，根据“工作量估算表”进行分项报价，否则视为不响应文件要求。最终结算价不超过本项目预算价。2、项目中所有的电脑、扫描仪、打印耗材、档案整理装订用品、纸张、以及相关辅材,相关项目实施所需软件须由成交供应商自行提供和部署，采购人只提供场地、水、电、桌椅，不再增加与项目有关的设施设备和任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。成交供应商应配合采购人进行质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。五、其他要求档案内容不得外泄，如私自外泄，造成的损失由供应商负责，造成严重后果的，追究刑事责任。
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案集中整理及数字化建设涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
