呼和浩特市档案数字化整理招标公告（呼和浩特市公共资源交易服务中心2024）
呼和浩特市公共资源交易服务中心档案数字化整理采购公告
根据内蒙古自治区财政厅《内蒙古自治区财政厅关于公布全区统一集中采购目录及有关政策(
2020
年版)的通知》
(
内财购〔
2019
〕
1733
号
)
文件要求,及我单位内控制度,
呼和浩特市公共资源交易服务中心拟采用竞争性谈判采购方式为档案数字化整理自行采购服务机构
1
家
,
欢迎符合条件的竞标人参加竞标。
一、
呼和浩特市公共资源交易服务中心档案数字化整理采购需求
(一)项目基本情况
1.
采购情况
分
包
项
目
编
号
采
购
内
容
采购
数量
预算价
(元)
1-1
呼公交易【
2024
】
-NKCG-TP-01
档案数字化整理
110000
页
50000
2.
服务期:
合同签订之日起开始服务,
服务期一年
。
3.
服务地点:
采购人指定地点。
4.
付款方式:签订政府采购合同后待服务期满经采购人验收合格后一次性付清。(成交人需提供真实、合法有效的正规发票)。
5.
采购方式:竞争性谈判。
(二)竞标人应具备的条件:
1.
满足《中华人民共和国政府釆购法》第二十二条规定
;
本项目面对中小微企业采购,不接受联合体竞标。
2.
本项目的特定资格要求:提供国家秘密载体印制资质证书
。类别:涉密档案数字化加工;资质级别:乙级以上(含乙级)。
(三)服务要求
1.
纸质档案
(
1
)按照国家相关档案整理办法的相关要求,规范档案中的目录。核对档案信息,包括基本目录项信息等。
(
2
)扫描前应对档案纸面进行平整处理,以消除折角、折皱及遮字等现象,对部分破损档案进行修裱,确保质量。
(
3
)查看扫描的档案有无破损、残缺情况,以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有应进行登记,并根据有关规定和档案实际情况,进行适当规范化处理。
(
4
)在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案
不受损害,不允许裁切档案纸张。
(
5
)按要求把扫描件和非扫描件区分开,不扫描的档案应与扫描档案一同著录归档文件目录,并做出相应标识,保持在档案中的原有位置,同扫描档案一同编号、排序并整理不入档案材料。
(
6
)制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。
(
7
)档案扫描方式:根据档案幅面的大小
(A4
、
A3
等
)
选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生,保证档案不受损,不得损坏纸质档案。
(
8
)扫描登记:认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人审核同意后,进行处理。
(
9
)扫描要求:扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫,严格确保图像质量,漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致,不可颠倒错乱,不可出现多页、重复页或漏页现象。
(10)
图像处理:原始图像制作:对档案扫描后的图像进行处理,图像的排列顺序与纸质档案排序要求一致;图像清晰,亮度适中,分辨率
300DPI
;对案卷中出现字迹较小、较密集,或需影印出版等情况,可将分辨率提高至
600DPI
进行扫描。若采用平板进纸方式扫描,应尽量确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像失真;为保证存储和使用,扫描图像使用通用格式,黑白二值档案使用
TIFF
图像格式,彩色档案使用
JPEG/PDF
图像格式(甲方有要求的存储双层
格式);无坏死文件,无黑屏;图像页码连续,无错页;图像须进行纠偏处理; 图像偏斜每行首尾不超过
1
°;对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。
(11)
清晰度处理:保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅或过深,不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时,保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓,扫描时倒映反面文字,文字上的污点无法去污时,采取措施保证正文文字可以看清楚。
(12)
图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致,不删除页面任何有用信息,包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等,不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。处理过程中要遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。
(13)
目录著录:严格准确地进行档案目录录入,具体标准如下:逐份录入,不多录、少录;录入目录内容与档案内容完全一致,不错录。
(14)
对档案目录数据进行看图著录。在录入数据同时做好校对、质检工作核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格数据时须进行修改或重录,确保著录数据的准确性并按照采购人要求建立档案目录数据库。
(15)
采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检查,包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。合格率要达到
99%
,发现不合格的数据应及时进行修改。
(
16
)后期整理装订:中标人在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。恢复原档案装订裱糊工作,做到下边与左边齐整。
(
17
)实体档案归还 :中标人应在对需要归还的档案实体逐件、逐盒清点,按数量、状况、顺序等进行检查后向采购人交还
。在对实体档案进行自检的过程中如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应报采购人进行处理;顺序错误、文件颠倒等情况,要求重新进行处理。中标人负责所归还档案的回库、上架工作。
(
18
)数据成果备份方式:中标人按照采购人要求使用档案级光盘或
T
盘,对验收合格的数据及时进行备份(一式三份)。
(
19
)备份标签:数据备份应在相应的备份介质上按标准规范做好标签,以备查找管理。
(
20
)采用光盘备份应符合《档案数字化光盘标识规范》(
DA/T52-2014
),采购人对中标人移交的数据备份载体进行检测
:
一是载体的外观
,
如光盘是否有划痕等问题;二是载体的可读性;三是病毒检测;四是载体的数量、内容与移交单据是否一致;五是载体内数据的可用性。数据检测的合格率必须为
100%
。
(
21
)中标人应指定项目负责人对该项目实施全方位监督,确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
(
22
)档案前处理和还原质量检查:要求档案拆除装订物后需按原位置装订,件与件的顺序、件内顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失,对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题,应及时返工进行补救。
(
23
)档案实体验收过程中如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、件内文件材料颠倒等作为差错,合格率达到
100%
方予以验收通过。验收不通过的档案应返回整改直至合格。
(
24
)验收要求:归还档案要求
:
中标人应在每个批次档案数字化加工和自检全部完成后,向采购人归还交接档案,归交采取逐件交接的方式进行。 数量核查:要求数量准确无误。采购人对中标人提交验收的产品及实体质检不合格的,该批次全部发回由中标人改正并重新复检。
(25)
采购人在质检中检出的错误,中标人应及时、无偿予以纠正并再提交采购人验收复检。
(26)
项目人员要求:参与本项目的中标人所有工作人员必须通过采购人的审核,并在采购人登记备案。参与本项目的中标人工作人员必须学习保密制度,严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规,严防泄密现象发生。
(27)
安全要求:为了确保项目实施过程中的档案信息安全
,
中标人应无条件服从采购人的以下安全管理要求:
1
、中标人必须无条件接受采购人按照国家要求、基于档案安全而采取的安全管理措施包括但不仅限于
,
与采购人签订安全保密协议
,
并建立严格的保密制度,加强对工作人员的保密教育与管理
,
与派遣员工按照有关规定签署安全保密协议。在不同的工序之间采取措施
,
杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为泄密事故的发生。如发生泄密或安全事故
,
采购人有权扣罚全部履约保证金
,
并暂停中标人全部工作
,
责成中标人进行整改
,
所耽误的工作进度由中标人自行负责;情节严重的
,
采购人依据合同规定中止合同
,
并依法追究中标人及相关人员的责任。
(28)
未经采购人数字化管理人员同意
,
不得将工作间任何物品带出工作间外。
(29)
对数据分批进行移交验收时
,
工作站上的数据必须在甲方数字化管理人员的现场监督下销毁。
(30)
售后要求:项目整体验收合格之日起,提供不少于
1
年的售后免费服务。服务内容为解决人事档案整理和数字化档案使用过程中发现的任何相关问题。
(31)
要求响应时间为半个工作日,如
2
个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证采购方的正常使用,同时在本地区具有技术服务支撑机构。
(四)政府采购政策落实
对监狱企业或残疾人福利性单位给予价格扣除。
依照《关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》和《财政部民政部中国残疾人联合会关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》的规定,凡符合要求的监狱企业或残疾人福利性单位,按照
6%
比例给予相应的价格扣除:(监狱企业、残疾人福利性单位视同为小、微企业)。
二、
呼和浩特市公共资源交易服务中心档案数字化整理
工作安排
(一)竞标人资格审查及参加开标会议方式
1.
资格审查方式:采用资格后审方式,由竞争性谈判小组在开标后对竞标人进行资格性审查。
2.
竞标资料及要求:潜在竞标人报名竞标无需准备响应文件,只需提供竞标所需材料。竞标人将所需资料简易装订,报价表需单独密封,将所需资料与密封报价表装入档案袋,在规定时间携密封档案袋参加开标会议并现场提交给工作人员即可。
3.
竞标人须携带以下资料参加开标会议:
(
1)
竞标资料,即装有所需提交的资料加单独密封报价表的密封档案袋;
(
2)
法定代表人或其授权代表身份证原件。
(二)时间安排
1.
网上公告期:
2024
年
4
月
26
日——
2024
年
5
月
6
日
2.
递交采购响应资料时间、地点:
响应资料必须在
2024
年
5
月
7
日
14:30:00
之前
按照公告规定的方式递交到呼和浩特市公共资源交易服务中心七楼
一
号开标室,逾期递交的响应资料将不被接受。
3.
开标时间及地点
开标时间:
2024
年
5
月
7
日
14:30:00
开标地点:呼和浩特市公共资源交易服务中心七楼
一
号开标室
三、
呼和浩特市公共资源交易服务中心档案数字化整理
竞标所需材料
1.
法人或其他组织的营业执照副本(复印件清晰完整,加盖公章)。
2.
委托代表竞标时的法定代表人授权书(原件)。
3.
审查投标人
2022
年或
2023
年度财务报告或其基本开户银行出具的近一年内的银行资信证明。
4.
参加政府采购依法缴纳税金和社会保障资金承诺书(加盖公章)。
5.
具有履行合同所必须的设备和专业技术能力的声明。
6.
竞标人参加政府采购前三年内在经营活动中无
重大违法记录
书面声明
。(
声明
在“信用中国”的信用信息报告和“中国政府采购网”上均无违法违规行为记录)。
7.
服务机构的资格、资质证明文件(复印件清晰完整,加盖公章)
提供国家秘密载体印制资质证书
。类别:涉密档案数字化加工;资质级别:乙级以上(含乙级)。
8.
报价一览表
9.
报名机构的基本情况表
10.
专业人员一览表
11.
档案数字化服务方案
12.
竞标人认为应提供的其他有利其竞标的证明材料
13.
中小企业声明函
14.
监狱企业证明文件
四、相关咨询服务电话
0471-4662052
(工作日:
9:00-12:00,13:30-17:00
)
五、保证金等费用收取问题
本项目无需缴纳保证金,全部竞标过程不收取任何费用。
六、请竞标人下载竞标所需材料进行填报。
七、监督部门联系方式
监督部门:呼和浩特市公共资源交易监督管理局
电
话:
0471-5988101
呼和浩特市公共资源交易服务中心
2024
年
4
月
25
日
竞标资料:
法人或其他组织的营业执照副本
(复印件清晰完整,加盖公章)
法定代表人授权
委托书
兹委派我单位
(姓名)参加贵单位组织的
采购招标活动(项目编号:第
包),委派人全权代表我单位处理本次投标中的有关事务,并签署全部有关文件、协议及合同。我单位对委托代理人签署内容负全部责任。
本授权书于签字盖章后生效,在贵中心收到撤消授权的书面通知以前,本授权书一直有效。被授权人签署的所有文件不因授权的撤消而失效。
委托代理人无转委权。
特此委托。
投标人:(公章)
法定代表人:(签字或签章)
备注:法定代表人参加投标的,无需提供法定代表授权委托书,仅提供法定代表人身份证
(
正、反面
)
复印件。
年
月
日
2022
年或
2023
年财务状况报告或
银行出具的资信证明
参加政府采购依法缴纳税金和社会保障资金承诺书
呼和浩特市公共资源交易服务中心:
我公司自愿参加本次政府采购活动(项目名称:
项目编号:
,严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购法实施条例》及所有相关法律、法规和规定,同时郑重承诺:
在参加此次政府采购活动投标截止日期前六个月内已依法缴纳
增值税、营业税、教育费附加等各项税金;
在投标截止日期前一年内为企业员工
人缴纳社会保障资金
。
特此声明。
备注:如投标人为当年成立企业或工商个体户及自然人,可根据自身情况做出承诺。
具有履行合同所必须的设备和专业
技术能力的声明
我公司具备履行本次投标项目合同所必须的设备和专业技术能力。
特此声明。
供应商名称:(加盖公章) 年 月 日
参加政府采购前三年内在经营活动中
无重大违法记录书面声明
呼和浩特市公共资源交易服务中心:
我公司自愿参加本次采购活动(项目名称:
项目编号:第
包),严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购法实施条例》及所有相关法律、法规和规定,同时郑重承诺:
在参加此次政府采购活动前
3
年内,本公司在经营活动中无重大违法记录,
在“信用中国”网站(
www.creditchina.gov.cn
)和中国政府采购网(
www.ccgp.gov.cn
)上均无违法违规行为记录。
特此声明。
备注:
1.
信用信息查询记录渠道:通过“信用中国”网站(
www.creditchina.gov.cn
)、中国政府采购网(
www.ccgp.gov.cn
)查询信用记录。
2.
若工商个体户及自然人无法查询到信用信息,应当做出无违法违规信用记录承诺。(承诺包含且不少于以下内容:竞标人名称、日期、有无违法记录等)
服务机构的资格、资质证明文件
(复印件清晰完整,加盖公章)
服务机构基本情况表
服务机构
名称
注册地址
邮政编码
联系方式
联系人
电话
传真
网址
法定代表人
姓名
技术职称
电话
技术负责人
姓名
技术职称
电话
成立时间
员工总人数:
企业资质
等级
其中
高级职称人员
营业执照号
中级职称人员
注册资金
初级职称人员
开户银行
技工
账号
其他人员
经营范围
备注
专业人员一览表
“专职专业人员组成表”中应附所有本企业从事相关中介服务的专职专业人员
法定代表人身份证扫描件（本证件需直接扫描，不允许粘贴）（正、反）委托代理人身份证扫描件（本证件需直接扫描，不允许粘贴）（正、反）
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化整理涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。呼和浩特市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
