海南活动会务服务招标公告（海南江东智慧投资发展有限公司2024）
海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务询比价公告
一、项目情况
1、采购项目名称:海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务;
2、招标控制价:48000.00元(含税总价),其中大型活动控制价15000元/场(含税单价)、小型活动控制价1500元/场(含税单价);
3、计划工期:3个月服务期;
4、质量标准:活动内容及相关物料符合实际需求,活动顺利开展并达到预期效果。
二、响应文件递交截止时间及地点
1、报名截止时间:
符合供应商资格要求且有意愿参与的单位,在本平台自行下载获取询比价比选文件及相关资料(详见公告附件);
2、响应文件递交截止时间
2024年5月13日9:30 时(北京时间),逾期或未按要求密封的响应文件恕不接收;
3、递交文件地点:
海口市美兰区江东大道202号江东发展大厦3楼C座君成办公室(乘坐C1、C2电梯);
4、开标时间:
2024年5月13日9:30 时(北京时间);
5、开标地点:
海口市美兰区江东大道202号江东发展大厦3楼C座君成公司C308会议室(乘坐C1、C2电梯)
三、联系方式
采购人:海南江东智慧投资发展有限公司
地 址:海南省海口市江东新区江东大道187号1.5级企业港企业服务中心2层
联 系 人:陈皓玥
电 话:18538844278
采购代理机构:海口市君成产业服务股份有限公司
地址:海口市美兰区江东大道江东发展大厦3楼
电话:0898-31908513
联系人:翁女士
附件:询比价文件-海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务.doc
海南江东智慧投资发展有限公司
2024年05月08日
本公告同步在海口市产业发展投资集团有限公司官网(http://www.hkctjt.com/)发布,各供应商可下载、查看电子版的竞价比选文件及其他资料。
采购项目编号：海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务询比价文件采购人：海南江东智慧投资发展有限公司采购代理机构：海口市君成产业服务股份有限公司2024年5月目录第一章询比价公告0第二章供应商须知2第三章合同8第四章响应文件格式8第一章询比价公告海南江东智慧投资发展有限公司拟对海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务组织询比价工作，兹邀请符合本次询比价采购要求的供应商参加本次询比价，有关事项如下：一、项目主要规模和采购内容1、采购项目名称：海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务；2、项目地点：海口市江东新区江东大道187号1.5级企业港（活动范围为海口江东新区）；3、项目概况：针对1.5级企业港项目日常社群活动，提供活动策划、活动物料、活动执行、活动主持、活动报道等会务服务工作；4、采购范围：服务期内，举办至多12场小型活动及2场大型活动；5、招标控制价：48000.00元（含税总价），其中大型活动控制价15000元/场（含税单价）、小型活动控制价1500元/场（含税单价），超过招标控制价视为无效报价；6、计划工期（服务期限）：3个月；7、质量标准：活动内容及相关物料符合实际需求，活动顺利开展并达到预期效果；8、供应商须按照“第四章响应文件格式”编制响应文件。二、响应文件递交截止时间及地点1、现场递交符合密封包装要求的签字盖章纸质版响应文件、U盘（内含盖章的PDF格式的电子版响应文件，内容须与纸质版响应文件一致）各一份。2、响应文件递交截止时间：2024年5月13日09时30分（北京时间），逾期或未按要求密封的响应文件恕不接收。3、递交文件地点：海口市美兰区江东大道202号江东发展大厦3楼C座君成公司C308会议室（乘坐C1、C2电梯）。三、采购代理服务费1、成交单位需向采购代理机构缴纳采购代理服务费：供应商须提供承诺书，格式详见响应文件格式“采购代理服务费承诺书”。2、采购代理服务费金额：720.00元。3、支付方式：银行转账公司名称：海口市君成产业服务股份有限公司开户行：海南银行股份有限公司海口金龙路支行银行账号：6005683800018转账备注：海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务-采购代理服务费四、联系方式采购人：海南江东智慧投资发展有限公司地址：海南省海口市江东新区江东大道187号1.5级企业港企业服务中心2层联系人：陈皓玥电话：18538844278采购代理机构：海口市君成产业服务股份有限公司地址：海口市美兰区江东大道江东发展大厦3楼电话：0898-31908513联系人：翁女士2024年5月08日第二章供应商须知一、总则1、有关定义及相应职责1.1“采购人”：本次询比价的采购人是海南江东智慧投资发展有限公司；1.2“供应商”系指实名获取询比价文件拟参加询比价和拟向采购人提供海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务的供应商。其职责如下：1.2.1对询比价文件错、漏之处提出澄清、说明要求或质疑；1.2.2按要求缴纳询比价保证金（如有要求）；1.2.3按要求编制响应文件；1.2.4配合相关职能部门就询比价采购项目的质疑、投诉和举报的处理工作；1.2.5与采购人签订采购合同，按照合同规定向采购人提供咨询服务；1.2.6相关法律法规所规定的其他职责。1.3“成交供应商”系指经询比价并授予合同的供应商。2、询比价费用2.1供应商应承担所有与准备和参加询比价有关的费用。不论询比价的结果如何，采购人均无义务和责任承担以上费用。3．询比价文件的约束力3.1供应商获取本询比价文件后如在响应文件递交截止时间12小时前未对询比价文件提出书面质疑，即视为接受了本询比价文件中的所有条款和规定。3.2供应商在法定质疑期内应当一次性针对询比价文件、采购过程和成交结果提出质疑，两次或多次对同一采购程序环节提出的质疑拒收。3.3本询比价文件由采购人负责解释。二、询比价文件4、询比价文件的构成4.1询比价文件由下列文件以及在询比价过程中发出的修正和补充文件组成：第一章询比价公告第二章供应商须知第三章合同第四章响应文件格式注：请仔细检查询比价文件是否齐全，如有缺漏，请立即与采购人联系解决。4.2供应商应认真阅读询比价文件中所有的事项、格式、条款和技术规范等。供应商没有按照询比价文件要求提交全部资料，或者供应商没有对询比价文件在各方面都作出实质性响应是供应商的风险，并可能导致其响应文件被拒绝。5、询比价文件的澄清供应商在收到询比价文件后，若有疑问需要澄清，可以书面形式（包括信函、传真、电传，下同）在响应文件递交截止时间12小时前（逾期不受理）通知采购人，采购人将以书面形式进行答复，同时采购人有权将答复内容（包括所提问题，但不包括问题来源）通知所有购买了本询比价文件的供应商。6、询比价文件的修改6.l在响应文件递交截止时间12小时前，采购人可主动或在解答供应商提出的澄清问题时对询比价文件进行修改。6.2询比价文件的修改是询比价文件的组成部分，采购人将以书面或邮件的形式通知所有购买本询比价文件的供应商，并对供应商具有约束力。供应商在收到上述通知后，应立即以书面或邮件形式向采购人确认。6.3为使供应商准备响应文件时有充分的时间对询比价文件修改部分进行研究，采购人可适当推迟响应文件递交截止时间。6.4本询比价文件的解释权属于采购人。三、询比价文件的编制和数量7、响应文件的语言供应商提交的响应文件以及供应商与采购人就有关询比价的所有来往函电均应使用中文。供应商提交的支持文件和印刷的文献可以用另一种语言，但相应内容应附有中文翻译本，在解释响应文件时以中文翻译本为准。8、响应文件的构成8.1供应商应根据第四章响应文件格式编制（凡有具体格式要求详见询比价文件“第四章响应文件格式”，本询比价文件没有具体规定和要求的内容格式不限，由供应商自拟）。8.2若供应商未按询比价文件的要求提供资料，或未对询比价文件作出实质性响应，将视为无效响应文件。9、响应文件编制9.1供应商应完整地填写询比价文件中提供的《响应报价函》等询比价文件中规定的所有内容。9.2响应文件外形尺寸应统一为A4纸规格，文件所使用的印章必须为企业公章，且与供应商名称完全一致，不能以其他业务章或附属机构印章代替。10、报价10.1报价超过采购预算视为无效报价。10.2供应商应按响应报价函、报价清单（如有）的要求报价。11、询比价保证金（本项目不作要求）12、响应文件的签署12.1响应文件盖章要求：询比价文件中明确盖章的地方须加盖单位公章；12.2响应文件须按询比价的要求执行。12.3响应文件中的文字材料需打印或用不褪色黑墨水书写。响应文件须经法定代表人签署（或盖法人章）和加盖供应商公章。四、响应文件的递交13、响应文件的密封及标记13.1供应商应将响应文件密封在专用袋（箱）中，封口处应加盖骑缝章或授权代表签字或法定代表人签字。封皮上均应写明：致：海南江东智慧投资发展有限公司采购项目名称：海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务注明：“请勿在响应文件递交截止时间之前启封”供应商名称、联系人姓名和电话及电子邮箱13.2响应文件未按上述规定书写标记和密封者，采购人不对响应文件被错放或先期启封负责。14、响应文件递交截止时间14.l供应商须在响应文件递交截止时间前将响应文件送达采购人规定的地点。14.2供应商现场所签署确认的文件均代表供应商的决定，并作为响应文件的补充内容，具有同等法律效力。14.3响应文件递交截止时间推迟的，采购人应以书面形式通知所有供应商，采购人和供应商的权利和义务均应以新的响应文件递交截止时间为准。14.4在响应文件递交截止时间后递交的响应文件，采购人将拒绝接收。14.5询比价有效期：询比价响应文件递交截止之日起计算60日历天。14.6若响应文件未按要求密封，采购人将拒绝接收该供应商的响应文件。五、询比价程序15.1本次询比价采用最低评标价法。最低评标价法：根据所有有效供应商的响应报价，由低到高按顺序推荐成交候选人。15.2询比价流程如下：询比价准备响应性审查推荐成交候选人确定成交人。15.2.1响应性审查内容：1.签字盖章：是否满足询比价文件的要求；2.工期：是否满足询比价文件的要求；3.质量标准：是否满足询比价文件的要求；4.报价：是否满足询比价文件的要求；5.询比价文件规定的其他条件：是否满足询比价文件要求。15.3在响应性审查中，采购人有权对算术性错误进行修正，原则如下:（1）响应报价函与响应文件中明细表内容不一致的，以响应文件中明细表为准；（2）响应文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准。（3）总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价为准修正总价；（4）单价金额小数点有明显错位的，以总价为准修正单价。（5）响应报价含税总价与依据不含税总价计算出的结果不一致的，以不含税总价为准修正含税总价，如修正后的含税总价大于原含税总价时，则以原含税总价为准修正不含税总价。（6）算术性错误修正，采购人无需经供应商书面确认。采购人依据修正后的报价进行评审并推荐成交候选人，采购人依据成交候选人推荐结果确定成交单位，采购人以修正后的价格向成交单位发出《成交通知书》，如成交单位不接受修正后的成交价格，则取消其成交资格。若供应商不同意以上修正，响应报价文件将视为无效。15.4如出现两家（含）以上供应商的价格相同，导致排名一致的情况，采购人公告价格相同的供应商进行两轮（或多轮）报价，直至选出报价最低的供应商。第三章合同海口江东新区1.5级企业港活动会务服务协议2024年月甲方：海南江东智慧投资发展有限公司法定代表人：方志斌地址：海南省海口市江东新区江东大道187号1.5级企业港企业服务中心2层联系人：陈皓玥电话：18538844278乙方：法定代表人：地址：联系人：电话：甲、乙双方本着诚信、平等互惠、双方自愿的原则，根据《中华人民共和国民法典》等其他相关法律法规的规定，就乙方为甲方提供江东新区企业港党群服务中心活动服务等事宜，签订本协议。一、服务内容及周期乙方为甲方提供活动会务服务，具体如下：1.服务内容：负责为甲方提供活动策划、活动物料、活动执行、活动主持、活动报道等工作。2.活动类型：活动分为小型活动及大型活动两种类型，每次活动的主题由甲方根据实际需求，结合乙方的建议最终确定。小型活动：课程培训、手工DIY、瑜伽健身等常规活动，参与人数10—50人，时长1—2小时，根据活动内容部分需少量广告物料/礼品。大型活动：产业沙龙、亲子/联谊活动、趣味运动会等规模较大的活动，参与人数不少于40人，物料需包含但不限于2个主题展板（主/副）、道旗、横幅、门型展架/易拉宝等必要氛围装饰、茶歇及礼品，有省级媒体报道。3.服务周期：年月日至年月日，共个月。4.服务场次：乙方需在服务周期内完成至多12场小型活动及2场大型活动，实际开展场次及具体开展时间根据甲方需求、与乙方提前商议确定。二、乙方提供的服务及其义务1.活动前，乙方提供的服务以双方确认签字的活动备案及验收单作为依据（见附件一）。活动结束后，乙方应向甲方报送活动照片、宣传报道等佐证材料用以结算。2.甲方对乙方所提供的服务有提出整改（不超出每场活动预算前提下）、监督和管理的权利。3.乙方应当根据甲方的相关要求按质按量完成活动服务，服务内容不符合协议约定的，甲方有权减少相应的费用。4.乙方需承担对参加活动人员的组织与管理工作，并为每场活动提供相应的工作人员。5.对在执行服务过程中知悉的商业秘密，负有保密义务。6.乙方应严格保障活动期间的人身安全，避免发生任何人身伤害事故。乙方所负责提供的材料物资、舞台搭建（如有）等，必须确保符合安全条件。7.如因乙方原因导致人身损害事故，视为乙方重大违约，乙方应承担全部赔偿责任；因此导致甲方损失以及甲方向第三方赔偿的，甲方有权向乙方追偿。8.乙方设备、物资应自行负责保管，甲方不承担保管责任。乙方应以环保、卫生的方式提供服务；活动结束后，乙方应及时完成撤场、清理服务。三、甲方应给予的配合及其义务1.甲方提供举办活动或完成相关工作所需要的相关资料或信息、工作条件及相应的工作配合。2.配合乙方进行活动宣传及动员工作、邀请相关活动分享嘉宾。四、项目费用及支付方式（一）服务费用1.单场小型活动费用为人民币元整（含税），税率%，不含税费用为人民币元整；单场大型活动费用为人民币元整（含税），税率%，不含税费用为人民币元整。上述费用包含但不限于讲师课酬（含差旅、住宿等）、媒体报道、物料制作、场地租赁、设施设备、茶歇、奖品等所有用于活动开展的相关费用。2.本合同总金额不超过元。（二）费用支付1.活动服务费按次收取，根据实际开展情况进行结算。每次活动顺利结束并书面验收确认后15个工作日内，甲方一次性将服务费支付到乙方指定账户。乙方账户信息如下：账户名称：开户银行：银行账号：2.乙方应在甲方付款前提供活动验收材料（包含活动照片、宣传报道等），并开具合法足额增值税专用发票，否则甲方有权顺延付款，且不承担责任。甲方开票信息如下：名称：海南江东智慧投资发展有限公司纳税人识别号：91460000MA5TUQR410地址、电话：海南省海口市江东新区江东大道187号1.5级企业港企业服务中心2层089865363169开户行及账号：海南银行股份有限公司总行营业部60030958000153.如乙方账户信息发生变更，应提前10个工作日书面通知甲方。任何一方因以上信息变更未按本合同通知或确认信息而导致的逾期支付责任由违约方承担。五、违约责任1.乙方未能按本协议第一条及第二条约定提供每场相关服务的，或提供服务不符合甲方要求且未及时整改的，或整改后仍不符合甲方要求的，甲方有权单方解除合同，并要求乙方按照第四条约定的该场活动服务费用的20%支付违约金。2.甲方未能按照合同约定逾期付款，乙方有权暂停提供相关义务服务，同时甲方仍应履行付款义务。3.因不可抗力造成任何一方不能履行本协议，可终止履行，双方都不承担责任。但双方应积极在条件允许的情况下采取必要的补救措施，以减少造成的损失。合同履行过程中出台新的法律、行政法规、政府规章、规范性文件及政策变化，造成本协议部分内容不能履行的，视为不可抗力原因造成的不能履行。4.乙方为甲方提供的各类物料中所使用的字体、图片等设计元素，应已获得合法授权或许可，不存在侵犯任何第三方知识产权的情形。若因乙方提供的物料中涉及的字体、图片等设计元素引发任何知识产权纠纷，乙方应承担全部法律责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。5.本合同各方均为独立法人（或独立主体）。本合同的签订在甲方和乙方之间并不产生任何雇佣、代理、合伙关系，双方对外不产生连带、补充或类似责任。6.乙方应以自身名义就活动承办签订并履行相关合同，不得以甲方名义签署任何文件。甲方不对乙方履行对外签订的合同承担连带或补充责任。六、通知本合同所载地址、联系方式为双方确认的往来文件的有效送达地址和联系方式，也可以作为法院向当事人送达法律文书的送达地址和送达方式。如有变更，应提前五个工作日书面通知合同对方。如未告知变更或告知有误、不准确，按前述地址发出后经过五日即视为有效送达并生效，由此产生的法律后果由被送达人承担。七、其他1.双方同意对本协议的存在及其内容保密。此外，未经信息提供方许可，双方之间交流的任何保密信息不得向协议以外的其他个人或单位泄露。甲方依法应当公开的事项除外。本合同终止后，本保密条款继续有效。2.本协议产生纠纷，双方应友好协商，协商不成，任一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。3.未尽事宜，甲乙双方另行商定，可订立补充协议作为协议的附件，具有同等法律效力。4.本协议自双方签字加盖单位公章之日起生效。协议一式陆份，甲乙双方各执叁份，具有同等的法律效力。甲方（签章）：乙方（签章）：法定代表人或法定代表人或授权代表（签章）：授权代表（签章）：日期：年月日日期：年月日附件一活动备案及验收单活动备案及验收单活动主题活动类型举办时间活动地点主要议程注：具体活动方案及物料清单可另附附件活动执行确认签字甲方现场验收人签名：乙方活动对接人签名：年 月 日活动开展照片甲方补充意见或评价活动效果： 甲方现场验收人签名： 乙方活动对接人签名： 年 月 日第四章响应文件格式海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务响应文件供应商：（盖单位章）法定代表人：（签字或盖章）年月日（一）响应报价函致：海南江东智慧投资发展有限公司（采购人名称）根据你方采购海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务的询比价要求，兹提交签字盖章纸质版响应文件、U盘（内含盖章的PDF格式的电子版响应文件，内容与纸质版响应文件一致）各一份。据此函，兹承诺如下：（1）我方同意响应询比价文件，就上述项目的活动会务服务工作及相关服务进行响应报价，我方愿意以含税总价人民币（大写）：元（¥：元）（保留两位小数）作为我方响应报价的暂定总价，税率：%，不含税总价人民币（大写）元（¥：元）（保留两位小数）。包含按照合同约定完成本采购项目规定的所有活动会务服务工作及相关服务的费用，工期（服务期限）为3个月。质量标准：活动内容及相关物料符合实际需求，活动顺利开展并达到预期效果.（2）我们根据询比价文件的规定，接受本项目合同中所有条款，承担完成合同的责任和义务，如随意更改，同意采购人按违约处理。（3）我方已详细研究了询比价文件的所有内容包括修改文件（如果有）、所有已提供的参考资料及有关附件，并完全明白此询比价文件没有倾向性及排斥潜在供应商的内容，以及询比价文件关于实质性要求的内容，我方放弃在此方面提出含糊意见或误解的一切权力。（4）本报价有效期为自响应文件递交截止之日起60日历天。报价有效期满之前均具有约束力。（5）同意按供应商须知中关于不予退还询比价保证金的规定。（6）同意向贵方提供贵方可能要求的与本报价有关任何证据或资料。与本报价有关的正式通讯地址为：供应商名称：（公章）法定代表人：（签字或盖章）地址：电话：传真：邮政编码：日期：年月日报价明细清单项目名称：海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务序号活动类型数量（场）税率 %含税综合单价（元）含税金额（元）备注1小型活动122大型活动2合计注：1.小型活动是指技能培训、手工DIY、瑜伽健身等常规活动，参与人数10—50人，时长1—2小时，根据活动内容部分需少量广告物料/礼品。2.大型活动是指产业沙龙、亲子/联谊活动、趣味运动会等规模较大的活动，参与人数不少于40人，物料需包含但不限于2个主题展板（主/副）、道旗、横幅、门型展架/易拉宝等必要氛围装饰、茶歇及礼品，有省级媒体（如海南日报融媒体）报道。3.每次活动的主题由主办方根据实际需求，结合会务服务方的建议最终确定。4.活动开展次数以实际为准，至多12场小型活动、2场大型活动。供应商名称（公章）：年月日（二）营业执照附：营业执照复印件供应商：（盖单位章）年月日采购代理服务费承诺书致：海口市君成产业服务股份有限公司我单位完全明晰且认可比选文件及相关补遗、澄清、更正文件（如有）中涉及竞价比选采购代理服务费金额、方式及支付方法等内容的有关规定。并做出承诺如下：如我单位中选贵司组织的海口江东新区1.5级企业港项目活动会务服务项目，我单位保证本比选项目在成交通知书发出之日起15个工作日内将竞价比选服务费一次性全额支付给贵司。如我司未能按时足额缴纳服务费，由此导致的一切后果由我司承担。特此承诺！供应商开票信息发票信息说明开票类型（填写普票或专票）单位名称纳税人识别号请准确填写账号（如需专票须填写）开户行名称（如需专票须填写）具体填写至“XX分行”、“XX支行”等地址、电话（如需专票须填写）发票邮寄地址、联系人、电话或电子发票接收邮箱注：如上述信息未填写或未填写完整或填写有误，导致供应商无法获取发票，一切后果由供应商自行承担。供应商：（盖章）法定代表人或委托代理人：（签字）年月日注：本承诺书未填写或未签字盖章或未提交或修改既有内容，将导致响应资格被否决。
投标 / 标书制作要点（原创）
本活动会务服务涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。海南项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
