山东档案管理系统 国产化数字档案管理系统招标公告（山东非金属材料研究所2024）
基本信息
发布单位:山东非金属材料研究所
最终单位:山东非金属材料研究所
参与方式:公开询价
出价方式:一次性出价
付款方式:预付款
保证金:0.0元
联系人:李良
联系方式:0531-85878137
档案管理系统-技术规格书20240705.docx
采购明细
序号
商品名称
品类
采购数量
最少响应量
1
档案管理系统
其他物资
1.0套
1.0套
可报价时间
开始时间 2024-07-15 16:43:00
结束时间 2024-07-22 16:43:00
备注： 1、预付款比例不超过30%；2、报价时需同时上传加盖公章的详细技术方案。
国产化数字档案管理系统技术规格书山东非金属材料研究所2024年7月国产化数字档案管理系统技术规格书1.设备名称国产化数字档案管理系统。2.数量1套。3.设备用途用于解决信创环境下电子文件及电子档案的收集整理、分级管理、存储利用等问题，检测电子档案质量，满足档案存量数字化、增量电子化、利用网络化的有关需求，提高档案数字化管理水平。4.系统技术参数及规格4.1需求一览表序号设备的名称单位数量技术要求1国产化数字档案管理系统套1系统应具有信息采集、档案管理、开发利用、专项档案管理和系统维护等功能。实现在信创环境下对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、利用、统计、编研等日常工作数字化管理，安全地实现对数字档案的网上浏览和远程查阅功能。4.2技术性能指标4.2.1系统功能要求系统应具有信息采集、档案管理、开发利用、专项档案管理和系统维护等功能。实现在信创环境下对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、利用、统计、编研等日常工作数字化管理，安全地实现对数字档案的网上浏览和远程查阅功能。具体功能要求如下：1）数字档案分类管理功能具备管理文书、科研、产品、设备、基建、会计、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案和辅助管理实体档案的功能，支持为各个典型档案门类分别设置分类表、排序方式、录入模板和整理规则，可设置向前台用户开放利用权限。支持不同的档案管理员管理不同的档案库，不同档案门类可设置默认控制浏览、下载、打印等利用权限。支持不同的利用审批赋权流程。支持特殊载体、资料库等特殊门类管理。支持项目档案关联其他档案门类，便于统一利用。2）数字档案数据采集功能支持两级采集，可以由部门管理员完成档案初级录入，按流程整体移交给档案管理员，档案管理员可打回或者接收移交档案，进行整理和完善。数据采集时，根据电子文件属性，自动匹配电子文件密级。同时对采集过程和结果进行统计和分析。具备手工著录档案功能，可手动上传电子文件，对档案条目在线调整、装盒、组卷、调序等。支持格式文件的批量数据导入，项目、案卷和电子文件目录均可导入系统，并自动完成卷盒与文件的关联，具备导入数据校验与预处理功能。支持与本单位相关业务应用系统进行接口集成，自动接收办公自动化等业务系统形成的各门类电子文件及其相对应的元数据，实现电子文件在线归档。在数据采集时，对档案条目字段及电子文件元数据信息进行判断、提醒，避免同一文件重复归档。支持接收文本、图像、音视频、数据库等不同类型数字档案。对收集到的电子文件进行规范化转换处理，具备OCR识别功能，自动对图像文件进行识别，使图像文件支持全文检索；支持上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件，建立电子文件与元数据之间的关联。3）数字档案整理功能具备数字档案分类、组卷功能，根据档案分类实际需要，具备多种分类方式并可定制、可扩展。支持数字档案编目功能。对档案进行录入、编目、组卷、装盒，完成案卷和盒中文件加入、拆分，按规则进行自动组卷组盒。按照档案相关格式标准自动编制档案案卷级目录、文件级目录、卷内文件目录、备考表、案卷脊背等。支持目录数据与数字档案关联功能。对数字档案支持批量操作，包括批量挂接、修改、导出、导入、清空、转到其他库等。支持对数据库结构进行修改，对数据进行编辑、发布。支持调卷、出入库登记、档案存址、保管状况描述等与实体档案管理相对应的功能。支持在同门类或跨门类档案间建立业务关联，支持手动维护关联关系或从业务系统归档时自动获取。支持建立全图文数据库、专题数据库、多媒体数据库。4）数字档案存储功能具备数字档案向标准格式转换功能。文字型电子文件以OFD、PDF、WORD、EXCEL、RTF、TXT等为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF、PDF等为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI等为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3等为通用格式；数据库文件以DBF、XLS等为通用格式。支持离线、在线备份功能，并且具备备份数据恢复功能。5）数字档案利用功能具备数字档案利用登记注册、借阅管理、利用审核审批功能。支持多种检索方式，包括简单检索、高级检索、跨门类检索、跨全宗检索、全文检索等。提供关联检索，可通过关联字段（如合同号、文号、项目号）一次查找多个门类的关联档案。对档案条目和附件提供百度式全文检索。档案可以按条目设置知悉范围进行利用。对知悉范围内的人员和组织，档案默认具有浏览或打印或下载利用权限；无利用权限的，按照档案分类不同启动审批流程，按审批结果赋权。可对特定人员进行单独授权。支持利用流程的个性化、自定义，支持不同档案库、不同密级和不同部门有不同的审批流程，并可根据知悉范围启动相应流程。支持实体档案借阅，提供审批、登记、归还、催还、续借等管理功能。支持文字水印、图片水印和个人水印等水印功能。6）数字档案统计功能具备档案利用情况统计，包括：利用档案的职能部门和人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等档案借阅情况统计。支持实体档案和数字档案资源馆藏量的统计，通过统计报表、柱图等方式呈现统计报告，能灵活设定统计条件，包括：档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等。档案维护统计，包括对档案的录入、修改、增加、删除进行汇总，统计档案维护工作量。能够抽取系统数据配置出不同维度的统计报表，例如能按照统计年报要求，完成统计年报的保存、修改和上报工作。7）数字档案编研功能具备档案管理员通过多种检索条件，编写档案材料，并对档案文件进行汇编和发布。8）数字档案鉴定销毁功能具备各门类档案的鉴定功能，包括档案密级变更、保管期限变更、保管期限到期提醒、档案续存、销毁、移交等，根据档案管理人员的书面鉴定报告，通过修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务。9）数字档案系统管理功能按多级单位管理用户和角色提供启用访问控制功能，配置三员管理角色，用户在全系统唯一，并支持在单位之间兼职；权限根据用户的角色分配。支持对档案库房进行设定，支持多个库房，支持库房用途设置，支持设定密集架的尺寸和其他参数，并能进行直观浏览。支持对不同档案类型进行报表维护，报表可在线修改和调整，并支持整体导入导出。具备日志功能，用于记录、审计三员及用户各类管理、操作行为，可监控每个功能操作，也可监控档案内容操作和档案利用操作。支持记录三员及用户每次行为的访问时间、原地址、目的地址和访问行为。具备报表设计功能，可根据需要修改报表格式，报表模板可导入导出，支持报表模板重复利用、跨类利用。具备代码、数据字典管理功能。设置档案管理员和普通用户分别具有不同形式的前台界面，并且可以做配置。工作流配置：管理员可以用图形界面新建和修改各种流程，设置办事环节、岗位人员，并且可以实时监控流程运行情况，在后台可以干预流程运行，通过、拒绝或者结束某一流程，确保在人员变更时，流程不会无法执行。收、管、存、用等业务流程可随业务发展定制。应用安全管理：不同用户分配不同的用户名，确保用户名具有唯一性；对登录用户进行身份鉴别，根据安全策略设置延时处理或超时锁定；密码策略配置符合信息系统相关要求，密码加密储存；可设定开放时段，非开放时段必须要做特殊允许才能访问。10）数字档案四性检测功能具备对电子文件和数字档案在接收、保管和利用等各个环节进行电子文件的真实性、有效性、安全性和完整性检测。具备对目录数据的准确性、完整性进行检测，包括档号、分类编码、盒数据、盒一致性、文件挂接等，可导出检测结果明细，并可智能修复或手动批量修复等。11）数字档案密级标识功能具备案卷标密、文件标密和电子文件标密功能。12）数字档案系统接口集成实现单点登录，将档案系统的审批信息、分发信息显示到OA系统的待办事宜中；与OA、PDM等第三方系统集成，实现电子公文和产品数据文件等在线归档。13）数字档案数据迁移将现有档案系统内的数据，迁移至新系统中，保证数据安全完整准确。4.2.2保障体系建设1）系统安全保证环境安全、操作系统、网络建设等物理环境条件及设施必须达到分级保护的相应要求。2）系统测评协助制定数字档案馆建设各项制度规范；确保通过信息系统风险测评。4.2.3系统软件需求1）系统适配性、兼容性要求：与信创主流国产数据库充分兼容；与信创主流国产中间件充分兼容；与主流国产流式版式文件、主流浏览器完全兼容适配；支持常见的Office/WPS/Image/PDF/OFD等格式文档在线浏览。2）系统性能要求：应充分考虑应用系统数据安全，提供完整数据备份和恢复策略，能够定时备份数据和文档，并可以在突发故障时予以恢复；不限制用户授权点数，不限制用户在线数量；系统支持包括全文检索在内多种检索手段。3）技术路线要求：采用跨平台（X86、信创平台）、标准、开放、技术成熟应用集成技术，具备安全高效、功能完善、结构合理、易于扩展、高度自动化，能够充分考虑到系统今后纵向和横向的扩张能力；系统架构采用基于B/S架构；系统采用平台化、模块化的系统架构，各个模块的松散耦合，提供方便的集成平台管理，可参数化配置，具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性；系统应提供基于XML的数据交换接口，支持数据交换。4）实施人员配置和要求供方的项目组织机构中应拥有一个完整的项目实施团队，项目团队全体成员均应具有良好的服务意识和正确的工作态度。供方拟选派的项目负责人应具有丰富的档案管理信息系统实施经验、较强的项目推动与沟通管理能力。项目经理必须具备档案管理信息系统项目建设经验；驻场人员、技术顾问若干。项目经理、实施人员的简历必须经过需方审核通过。供方提供团队人员名单及简历。参与项目的所有人员，应按照项目进度要求准时到达现场，保证项目工作按质按量按时进行。供方人员应遵守需方的工作纪律、工作时间及保密安全要求。5）项目文档管理要求供方应协助需方制定《数字档案馆安全管理制度》、《电子文件归档和电子档案数字资源管理规范》等规章制度。项目验收前，供方向需方移交包括系统实施方案、实施计划等在内的项目建设实施过程中产生的所有纸质和电子的文档。4.3其他要求1）供方需具备软件开发单项资质。2）供方需提供该系统本行业内应用案例。5技术资料供方提供以下资料：《系统软件说明书》电子版和纸质版各2套《系统设计方案》电子版和纸质版各2套《安装测试报告》电子版和纸质版各2套《用户操作手册》电子版和纸质版各2套《系统安装配置手册》电子版和纸质版各2套软件系统光盘2套6．实施要求在合同签订后15天内，需方向供方提供系统实施所需的现场条件，包括场地和供电等。系统到达需方，得到需方通知后，供方应在7天内到达需方现场。系统在需方的实施由供方负责，合同签订后3个月内完成系统开发、联调，开始数据加载，开始运行。供方负责实施、调试、验收及培训的相关费用。7．培训、验收要求1）培训内容培训内容包括但不限于与档案管理信息系统相关的系统功能应用、系统配置、管理、运维、功能配置与开发，项目管理方法、业务流程梳理方法等，培训时供方应提供相关的中文培训资料。供方应提供贯穿项目全过程的培训服务，针对不同阶段、不同角色、不同的需求组织多种形式的培训，实现知识转移，以便需方全面掌握系统功能、特点和必要的运维知识，保障系统长期稳定地运行。2）交付验收实施完成后，系统性能、功能、安全均满足需方要求，各功能模块正常运行，通过需方的测试，所有技术文档完整准确，双方签订验收报告。8．质量保证要求供方提供免费质保期为1年（自系统验收合格后进入项目质量保证期）。供方应明确说明系统质保期过后，能够提供的优惠技术支持政策与具体措施。编制人签字：单位负责人签字：
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案管理系统 国产化数字档案管理系统涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。山东项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
