山西省档案目录整理与更新 档案数字化加工服务招标公告（山西省档案馆2024）
山西省档案馆档案目录整理与更新项目是非政府采购项目，现面向社会公开邀请符合条件的供应商报价，提交响应文件。
一、项目概况
1. 项目名称：山西省档案馆档案目录整理与更新项目。
2. 项目地点：太原市南内环东街81号山西省档案馆。
3. 采购预算：3.8万元，资金来源为财政拨款。
4. 采购需求：完成山西省档案馆1000册目录的规范整理及破损目录的更新。
5. 分包情况：不分包。
6. 供货期限：合同签订之日起22个工作日内。
二、供应商应具备的资格要求
1. 供应商应为国内独立法人资格，具有独立承担民事责任的能力。
2．供应商有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。
3. 供应商在报名参加本项目采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。
4. 不接受联合体响应。
三、评审方式
评审方式：综合评分法
四、现场踏勘及答疑
1. 采购人组织现场踏勘并答疑。
2. 供应商须委派代表参加踏勘，认真了解采购需求。
3. 时间：2024年8月12日9：00
4. 联系人：王婷 联系电话：0351-2775246
5. 未参加现场踏勘的供应商递交的响应文件将按无效处理。
五、报价要求
1. 供应商报价须包括完成相关工作所需的全部费用。
2. 所需提交资料：
（1）报价函
（2）供应商信用承诺书
（3）法定代表人（单位负责人）授权委托书
（4）营业执照复印件
（5）开户许可证复印件
（6）信用中国查询记录（www.creditchina.gov.cn）
（7）中国政府采购网查询记录（www.ccgp.gov.cn）
（8）纳税及社会保险缴纳证明复印件
报价函、供应商信用承诺书、法定代表人（单位负责人）授权委托书模板见附件。
3. 前述响应文件各一份，加盖单位公章后密封提交。
4. 提交截止时间：2024年8月14日17:30。
六、联系方式
联系人：王婷 联系电话：0351-2775246
附件：1.采购需求及合同范本.docx
2.评分标准.docx
3.法定代表人授权委托书.wps
4.报价函.docx
5.供应商信用承诺书.docx
山西省档案馆
2024年8月7日
附件1山西省档案馆档案目录整理与更新项目采购需求一、项目概况（一）项目名称：山西省档案馆档案目录整理与更新（二）项目要求：该项目的主要任务是整理、更新山西省档案馆查阅利用大厅纸质档案目录，包括更换统一格式的目录夹、封皮、侧脊等，并进行规范装订、上架。二、商务要求（一）合同履约期限：合同签订之日起22个工作日内。（二）服务地点：山西省档案馆（太原市迎泽区南内环东街81号）。（三）定价方式：固定总价。供应商在充分了解采购需求基础上进行报价。（四）付款方式：合同签订后乙方进场完成，5个工作日内甲方支付乙方10%的合同款。乙方加工进度达到100%，甲方验收合格后，支付剩余90%的合同款。三、安全保密要求1.成交供应商在档案加工过程中须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《山西省档案馆馆藏档案数字化工作保密要求》（见附件）以及双方签订的保密协议的规定及要求开展工作。2.成交供应商应具备乙级或乙级以上国家秘密载体印制资质证书，资质类别须含涉密档案数字化加工。如有违反，采购人有权要求成交供应商停工整改或终止合同，由此产生的一切损失及责任由成交供应商承担。3.成交供应商须对工作人员进行安全保密教育和上岗培训、并与之签订保密协议，报采购人备案。四、服务要求按照甲方要求，完成不少于1000册档案目录的检查、整理，更新侧脊、封皮，更换新检索目录夹，分类、上架。检索目录夹参数要求：2.5毫米工业纸板，四角和中间连接用纯棉绿布裱糊，外层裱糊环保装帧漆纸，内层裱糊100克白纸，装订用簧为两柱不锈钢弹簧。规格为310mm×220mm×20mm。附件：山西省档案馆馆藏档案数字化工作保密要求附件山西省档案馆馆藏档案数字化工作保密要求一、对档案数字化加工场所的保密要求1.山西省档案馆为数字化服务机构提供相对独立的数字化加工区域和中转库房，由服务机构安排专人负责出入登记。2.配备门禁系统、视频监控系统、消防安全等设施设备。监控摄像头的安装数量以能够清晰监控所有涉及档案操作岗位为准。3.配备专门存放、保管文件、资料、各类移动存储介质等载体的文件柜及满足工作需要安全可靠的档案装具；在档案数字化加工区域外设置存放加工人员私人物品的专用储物箱柜。4.档案数字化工作应实施全程监控，指定专人现场全过程监管。二、对档案数字化加工单位的保密要求1.服务机构必须是在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资；具备工商管理部门核发的有效营业执照，其业务范围中具有数字化加工或者数据处理类项目；须具有乙级或乙级以上国家秘密载体印制资质证书（资质类别：涉密档案数字化加工）；须与山西省档案馆签订安全保密协议。2.服务机构须对其聘用的加工人员进行身份审查、登记备案、岗前保密培训、签订保密协议，并将签署保密协议人员名单及个人基本信息汇总报省档案馆保密管理部门和数字化现场管理部门备案。3.服务机构应建立档案数字化工作管理制度并上墙，确保档案实体、数据及档案数字化成果的安全。4.服务机构不得在工作区域内另接电源、电器和网络。三、对档案数字化加工人员的保密要求1.服务机构必须严格遵守山西省档案馆的安全制度和保密管理规定，加工人员必须办理进出临时出入证。2.严禁加工人员携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像录音功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品进入加工场所。3.严禁将场所内的档案资料及其他物品带离。4.严禁留存、复制、摘抄、拍摄档案资料。使用完毕及时清点、登记，归还入库。5.严格遵守保密法律法规，不得以任何方式泄露、传播档案内容。6.严禁与数字化工作无关的人员进入加工场所。四、对档案数字化工作中加工设备及软件的保密要求1.用于档案数字化的信息设备及其组成的信息系统必须符合封闭性和独立性的要求，禁止与其他网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。2.档案数字化前，山西省档案馆数字化现场管理部门和保密管理部门必须将所有数字化加工设备、存储介质及软件进行安全保密技术检测，进行登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。3.数字化工作中使用的软件必须是正版软件。4.档案数字化加工如需建立局域网络，必须独立。工作场所的设备不得以任何形式接入互联网、山西省档案馆办公内网及或其他公共网络。5.档案数字化加工设备，无关人员一律不得使用。定期组织专人对所有存储设备进行检查、维护并登记备案，确保机器运转正常。6.对数字化加工场所使用的所有设备，应通过一定的技术手段，拆除或封闭信息出口，防止信息外泄。7.数字化加工场所使用的所有设备移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经山西省档案馆数字化现场管理部门和保密管理部门审批同意登记后方可移出。8.用于档案数字化的计算机等信息设备和存储介质不得擅自外送维修，维修应由山西省档案馆数字化现场管理部门工作人员现场监督并履行登记签字手续。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质，如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等，严禁外送维修。9.用于档案数字化的计算机等信息设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的信息和数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。10.项目完成后，服务机构必须在山西省档案馆相关人员的监督下，将所有使用过的硬盘和其他存储介质移交我馆保管或销毁。严禁擅自带走。五、对档案数字化数据存储的保密要求档案数字化的数据存储设备，禁止连接互联网或山西省档案馆办公内网及其他公共网络。六、其他保密要求在档案数字化工作各流程中形成的纸质废品，不得自行处理，须由山西省档案馆保密管理部门按照保密规定进行销毁。山西省档案馆档案目录整理与更新合同2024年8月山西省档案馆档案目录整理与更新合同甲方：山西省档案馆乙方：按照《中华人民共和国民法典》及有关法规规定，就甲方委托乙方整理更新档案目录，经甲乙双方协商一致，订立本合同。第一条服务内容、地点和时间（一）服务内容：主要任务是对山西省档案馆查阅接待大厅档案目录整理与更新，包括检查、整理旧目录；提供新检索目录夹，更新侧脊、封皮；打孔、装订、替换装具；整理、分类、上架等。（二）服务地点：山西省档案馆。（三）履行期限：合同签订之日起22个工作日内。第二条服务质量及验收要求甲方对乙方提供的更新后的档案目录按照下列标准进行质检，质检不合格部分发回乙方重新制作；经甲方验收通过后，乙方办理正式移交手续后删除计算机内全部有关数据。（一）更新后档案目录应保持内容完整，没有缺损；（二）更新后的档案目录夹装订不掉页、不遮挡目录；（三）侧脊内容标识清晰完整、准确无误；（四）按照目录柜标识准确完成目录上架。第三条合同金额及付款方式（一）人民币（大写）：元整；（小写）：¥元。此价格为合同执行不变价，不因国家政策变化而变化，且已包括本次服务的全部费用。（二）付款方式1.合同签订后5个工作日内，乙方将项目所需设备、材料及人员准备完毕，通过甲方认可后方可入场。入场后乙方开具发票，5个工作日内甲方向乙方支付合同总金额的10%预付款，即人民币【】元（大写：【】）。2.乙方加工进度达到100%，经甲方验收合格，乙方向甲方开具剩余90%合同款的正式发票，甲方应在收到乙方发票5个工作日内完成项目剩余款项的支付。3.甲方根据协议约定，按时、足额将款项汇入乙方账户：单位全称：开户行：账号：银行行号：第四条甲方职责（一）负责项目的组织、协调和监督，有权向乙方提出意见和要求，有权根据项目进展的实际情况对丙方工作内容进行适当调整。（二）配合提供有关项目实施所需档案目录。（三）及时对乙方提交的质检结果进行质检验收。（四）免费提供项目所需的场地、水、电等。第五条乙方职责（一）按甲方要求制定实施进度方案，并根据该方案完成人员的进场和所有设备的安装、调试。（二）所有参加本项目工作的员工进馆时必须佩戴统一的工作证件，并服从甲方的规章制度和管理要求。随身物品在工作期间统一入柜保管。要求未经甲方同意，非项目工作人员严禁进入工作场所，确需进入的，须经甲方许可并履行登记手续。（三）确定一名项目负责人专门负责与乙方沟通协调，及时解决工作中出现的细节问题，乙方保证按期保质完成甲方要求的服务项目，且不定时向甲方提供工作进度说明，并附有乙方签章的进度表。（四）乙方需与参加本项目的所有员工签订书面保密协议并监督员工严格遵守。（五）合同履行期间，乙方不得以任何形式将档案目录数据和档案目录实体带离工作场所。（六）除合同本身以外，执行本合同过程中所产生的所有文档资料（纸质和电子的）均归甲方所有，乙方应在合同义务履行完毕以后将文件和资料移交甲方。（七）任何因乙方及其雇佣人员引起的泄密事件及其他争议、事故，乙方必须承担全部责任。（八）本合同项目不得转包和分包。第六条违约责任7.1乙方未按照协议约定完成项目服务的，应当向甲方退还已收取的未完成部分所对应的服务费，并承担协议总价20%的违约金以及由此给甲方造成的全部损失（包括但不限于直接经济损失、间接经济损失）。7.2甲方须保证乙方工作场所的稳定与连续，因甲方原因造成乙方的停工或返工，工期应顺延。甲方未按照协议约定完成款项支付，应向乙方支付协议总价20%的违约金，并承担由此给乙方造成的全部损失（包括但不限于直接经济损失、间接经济损失）。第七条不可抗力因台风、地震、水灾以及其它非甲、乙方责任造成的，不可预见并且对其发生、后果不能防止或不可避免事件为不可抗力事件。由于不可抗力的因素对履行协议产生的影响时，受影响的一方，应立即将事件情况通知对方，并在10天内提供事件详细情况以及协议不能履行、或部分不能履行、或需要延期履行的理由的有效证明文件。按不可抗力事件对履行本协议的影响程度，由双方协商决定是否解除协议、部分免除或变更协议的责任，或延期履行协议。第八条协议争议双方在履行协议过程中产生争议，可协商解决，协商不成的，双方一致同意向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。除有关争议的条款外，在争议的解决期间，不影响本合同其他条款的继续履行。第九条协议生效本协议一式肆份，甲、乙双方各执贰份，具有同等法律效力，自双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章之日起生效。如有其它未尽事宜，双方友好协商解决。甲方名称：山西省档案馆甲方法定代表人或授权代表签字：乙方名称：乙方法定代表人或授权代表签字：签订日期：年月日附件2山西省档案馆档案目录整理与更新项目评分标准项目分项名称评分标准满分价格部分（10分）报价1、评标基准价计算方法：按所有有效投标报价的算术平均值作为评标基准价。2、分值计算：报价得分=［1－|投标报价－评标基准价|/评标基准价］×10分（得分按四舍五入精确到小数点后两位）10分商务部分(35分）资质证书供应商具有国家秘密载体印制资质证书（涉密档案数字化）乙级资质，得5分 5分商务部分(35分）认证证书供应商具有信息安全管理体系认证，质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证，认证范围包含档案数字化加工服务，每有1项得2.5分10分商务部分(35分）业绩部分2020年1月以来，报价人具有档案资料规范化整理案例，以提供的供应商自身合同为准，要求必须提供与最终用户签订的合同首页、合同金额所在页、签字及盖章页、项目内容明细单及项目验收证明材料扫描件作为证明，每提供1个省级档案馆案例得5分，其他同类案例每提供1个得3分，最多得20分。需提供证明文件复印件，每个合同案例只能得分1次，不累计得分，不重复得分。20分技术部分（55分）整体服务方案1.有全面、详细、合理的项目实施方案,针对性强,对本项目理解透彻的,得11-15分；2.项目实施方案基本合理,针对性一般,得6-10分；3.项目实施方案简单粗糙,不全面的,得1-5分；4.没有或不提供得0分。15分技术部分（55分）项目组成人员根据投标人提供的针对本项目拟派的相关专业人员团队配置表进行综合评分：（1）相关人员岗位职责明确、人员配置合理,能较好的满足项目需求,针对性强,得8-10分；（2）相关人员岗位职责基本明确、人员配置基本合理,满足项目需求,针对性一般,得5-7分；（3）相关人员岗位职责不明确,配置不合理,针对性差,得1-4分。（4）没有或不提供得0分。10分技术部分（55分）质量安全保密措施1.项目全过程质量安全保密措施全面、合理、可行，得11-15分；2.项目全过程质量安全保密措施较全面，得6-10分；3.项目全过程质量安全保密措施一般，得1-5分。4.没有或不提供得0分。15分技术部分（55分）工作人员管理制度1.工作人员管理制度的严密性、可靠性、保密性针对强，得11-15分；2.工作人员管理制度的严密性、可靠性、保密性针对性一般,得6-10分；3.工作人员管理制度的严密性、可靠性、保密性针对性差,得1-5分；4.没有或不提供得0分。15分合计100分附件4山西省档案馆非政府采购项目报价函货币：人民币/元序号项目名称报价金额1山西省档案馆档案目录整理与更新项目此报价须包含完成项目所需全部费用。供应商名称（签章）：附件5供应商信用承诺书供应商名称（盖章）:项目名称：山西省档案馆档案目录整理与更新项目为维护市场秩序,遵循公开透明、公平竞争、公正原则和诚实信用原则,本单位自愿做出以下承诺:1.承诺本单位严格遵守国家法律、法规和规章,全面履行应尽的责任和义务,全面做到履约守信;2.承诺本单位具有有效的营业执照，或事业单位法人证书，或自然人身份证明，或其他非企业组织证明独立承担民事责任能力的文件；3.承诺本单位具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（具有投标截止日前18个月内会计师事务所出具的审计报告，或投标截止日前18个月内经审计的财务报告，或基本开户银行出具的资信证明，或财政部门认可的采购专业担保机构出具的投标担保函）；4.承诺本单位具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；5.承诺本单位有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（具有税务登记证，或多证合一的营业执照；具有社会保险登记证，或近一年内缴纳任意一项社会保险的凭据、专用收据或社会保险缴纳清单或银行代收的凭据，或能证明已缴纳社会保险的其他材料）；6.承诺本单位参加采购活动前三年内，在经营活动中没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚；查询了在信用中国网中的信用信息，本单位未列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单；查询了在中国采购网中的采购严重违法失信行为信息，单位未列入采购严重违法失信行为记录名单；7.承诺本单位提供的所有投标（响应）资料均合法、真实、有效,无任何伪造、篡改、虚假成份,并对所提供资料的真实性负责；8.承诺本单位若违背承诺约定,愿意依法承担相应的法律责任,并同意将不良行为在信用中国或中国采购网公示。
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案目录整理与更新 档案数字化加工服务涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。山西省项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
