湖南省档案整理、档案数字化及档案移交服务 档案数字化招标公告（湖南省水产科学研究所2024）
一、项目信息
项目名称：湖南省水产科学研究所档案整理、档案数字化及档案移交服务项目
项目编号：62024082047107751项目联系人及联系方式：葛虹孜19976693128
报价起止时间：2024-08-22 09:50 -2024-08-27 09:50
采购单位：湖南省水产科学研究所
供应商规模要求：-
供应商资质要求：请按照采购需求和响应要求上传相关材料。
供应商基本要求：满足湖南省政府采购电子卖场管理办法的供应商
二、采购需求清单
商品名称
参数要求
购买数量
控制金额(元)
意向品牌
图书馆和档案馆服务
核心参数要求:商品类目: 图书馆和档案馆服务; 描述:按照档案相关法律、法规、规章和档案行业从业标准，开展文书、科技、会计和人事等相关档案的整理与数字化服务工作。详见附件要求。;采购需求:竞价之前需派技术人员上门实地踏勘、确认，未取得现场勘查证明的供应商报价视为无效投标。;次要参数要求:
1年
146624.00
-
买家留言：在参与竞价前，请有意参与竞价的供应商须到采购单位提供营业执照、法人授权委托书及被委托人身份证到采购单位进行现场勘查，并与采购人现场确认项目要求及项目特点。验证审查通过并开具现场勘查证明，现场确认时间：2024年8月22日下午15：00~:18：00（过期不再安排）。
附件：附件1-采购需求.docx附件2-响应要求.docx
响应附件要求：请根据附件要求上传资质及过往相关服务证明，择优录取。
三、收货信息
送货方式:送货上门
送货时间:工作日09:00至17:00
送货期限:竞价成交后70个工作日内
送货地址：湖南省 长沙市 开福区 捞刀河街道 双河路728号
送货备注：-
四、商务要求
商务项目
商务要求
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湖南省水产科学研究所档案整理、档案数字化及档案移交服务采购需求一、相关标准：1、工作场地由采购人负责提供工作场地，供应商在指定的工作场地工作，并自觉遵守采购人的相关管理规章，特别是保密管理规定，做好保密承诺；不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。2、设备本项目所必需的计算机、扫描仪、工具耗材（包括打印机、档案装订耗材，工作用具等）等设备由供应商自行配备。3、管理制度（1）制定并执行数字化安全保密制度和档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。（2）应配备专人负责安全保密工作，建立安全岗位责任制。（3）应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、拷贝、外泄档案内容以及其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送采购人。（4）无条件配合、接受档案及安全、保密等相关管理部门的安全保密检查。4、响应时间供应商提供7×24小时服务，接到采购人通知响应时间在2-4小时内到达现场，一般问题处置不能超过8小时，重大问题处置不能超过24小时。如果供应商收到用户通知后，未在规定的响应时间内赶到现场弥补缺陷，用户可采取必要的补救措施，但风险和费用全部由供应商承担。二、技术规格：1、《中华人民共和国档案法》；2、《全国档案信息化建设实施纲要》；3、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）；4、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；5、《档案著录规则》（DA/T18-1999）；6、《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）；7、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）；8、《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）；9、《档案服务外包工作规范》（DA/T68.1-2020、DA/T68.2-2020、DA/T68.4-2022）；10、其他国家和行业标准。三、交付时间和地点：交付时间：合同签订后至2024年10月25日内完成交付地点：采购人指定地点四、服务标准：1、档案交接根据采购人提供的档案交接清单进行逐页清点核对，签收交接清单，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。2、档案整理（1）扫描前必须对档案进行检查，察看有无缺号、重号，有无破损,有无重复件。缺号、重号需要重新编号，破损需要裱糊修复，重复件需要剔除。（2）在案卷拆分时，应注意保护原件。如拆分后不能复原的原件，应请示采购人再决定是否拆分。（3）无法进行扫描的原件要先进行处理，保证扫描质量。（4）扫描后将档案重新整理装订，恢复其原貌，做到安全、准确、无遗漏。3、著录建库文件建库，著录项目应完整、内容规范、准确。无电子目录档案需补录电子目录并与实体档案进行校对，档案电子目录应与扫描图像100%正确对应。4、档案扫描（1）扫描方式：①纸张质量好的A4及以下纸张档案文件可采用高速扫描方式（文档扫描仪）；纸张质量较差、薄、软、超厚的档案文件应采用平板扫描方式。②根据档案原件幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。小于等于A4的纸张用高速文档扫描仪和平板扫描仪,A3纸张用高速文档扫描仪、平板扫描仪或工程扫描仪，对于大于A3纸张用工程扫描仪，对于大于A0号纸张或者大幅面厚图纸,无法进行工程扫描仪进行扫描的档案，采用平板扫描仪扫描并拼接完整。（2）扫描模式：彩色模式进行扫描。（3）扫描分辨率：①扫描分辨率参数大小的选择，以扫描件图像清晰、完整、不影响利用为原则。②纸质档案数字化主要用于精确反映档案原件并长期保存，采用彩色模式进行扫描，纸质档案采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或等于300dpi；纸质照片档案为JPEG格式图片分辨率要求大于或等于600dpi；A2及以上幅面的图纸应采用专业工程档案扫描仪进行扫描，采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或者等于300dpi；特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。5、图像处理（1）图像数据质量检查：①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。②由于操作不当，扫描的图像文件不完整、失真和无法清晰识别时，应重新扫描。③发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。（3）去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。（4）图像拼接:对超大幅面（超出A0幅面）档案进行分拆扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接应做到图像完整、清晰，不重叠、不留缝。（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。6、图像存储采用“PDF”格式保存；扫描的图像文件采用“tiff”格式。7、数据质检（1）对目录数据入库质量进行检查，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。（2）检查卷内目录的内容是否完整、规范、准确。（3）扫描的每张图像是否符合要求，包括图像在计算机放大到原始尺寸是否可以看清原件的内容；多余的边框和污点是否去除；存储格式是否符合要求。8、数据审核定期抽检已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据对接的总体质量。数字化加工数据的挂接按照有关规范和用户的要求，对应著录的条目信息，将条目及原文数据挂接批量导入用户档案管理系统中。条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。9、档案装订（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。（2）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。（3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（4）档案装订必须采用专业装订线进行装订，如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。（5）档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐，用三孔一线法结实装订，保证脊背和底边的平直，做到坚实、平整、美观。（6）档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。10、数据备份（1）备份范围：对验收合格的成果数据及时进行备份。（2）数据校验：对备份数据进行检验，内容包括数据能否打开、数据信息是否完整、数据内容是否准确等。（3）备份标签：数据备份后，应在相应备份介质的封套（盒）上编制成果数据备份标签，以便管理。11、成果数据移交（1）移交内容：档案目录数据、档案数字化全文数据及相关系统数据。（2）移交方式：成果数据移交方式、载体及数量根据实际情况确定。五、验收标准：1、本项目采用简易验收程序。2、项目验收均应符合国家、行业等相关标准及采购人要求，验收费用由中标人承担。3、项目验收不合格，由中标人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由中标人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他投标人采购，由此带来的一切损失由中标人承担。六、其他要求：1、付款人：湖南省水产科学研究所2、付款方式：按合同约定付款，最终结算金额以第三方审计报告为准。3、本项目采用单价包干方式，经采购人验收合格的数量按实结算。在项目工作进行中，如果实际工作数量总价金额≤10%时，按成交单价计算，总价金额≥10%时，采购人和中标人另行协商。采购预算价中已包括但不限于以下因素：本项目服务拟投入的工本费、设备设施、人工、安全、保险、交通差旅费、管理费、税金、后续服务费和一切不可预见费等，供应商投标报价时应充分考虑自身成本及项目实际情况，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再增加支付任何费用。4、投标人在投标前，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明湖南省水产科学研究所档案整理、档案数字化及档案移交服务响应要求第一部分商务部分一、供应商资质要求：1、满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（3）具有良好的商业信誉和健全的财务状况（至少提供2023年度账务报表：资金负债表、利润表、现金流量表）；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；（6）供应商应当通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）查询相关主体信用记录，并采取必要方式做好信用信息查询记录和证据留存，信用信息查询记录及相关证据应当与其他采购文件一并保存；对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单及其他不符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件的供应商，应当拒绝其参与政府采购活动（供应商需提供以上网站查询结果网页）；（7）法律、行政法规规定的其他条件。2、供应商具有ISO27001信息安全管理体系认证证书、ISO9001质量管理体系认证证书、档案整理服务类企业认证证书、档案数字化能力服务资质证书、且认证范围含档案数字化。3、供应商拟派项目负责人实力：（1）具有档案专业或计算机专业中级职称证书；（2）获得过档案行政管理部门或协会颁发的荣誉奖项，优先考虑。4、供应商拟派服务团队人员实力：（1）具有档案专业初级职称（至少1人以上）；（2）具有市级及以上档案行政管理部门颁发的档案人员岗位培训合格证书；（3）具有市级及以上国家保密部门颁发的保密培训相关证书（至少1人以上）。二、本项目的特定资格要求：（1）在参与竞价前，有意参与竞价的供应商须到采购单位提供营业执照、法人授权委托书及被委托人身份证到采购单位进行现场审查，并与采购人现场确认项目要求及项目特点。验证审查通过并开具现场踏勘证明，现场确认时间：2024年8月22日下午15：00~18：00（过期不再安排）；（2）不得恶意低价竞标，或者中标后拒绝提供服务；（3）供应商须严格按照采购单位提供的技术参数不得有误差。第二部分价格部分序号档案类别服务类型工作内容单位数量备注1文书档案档案整理编目录、页码、扫描、制作卷皮封面、打印卷皮、装订盒360装具为3或4厘米档案盒。档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T50-2014)要求进行扫描，扫描分辨率不低于300dpi；对扫描版式文件进行修整。修整包括但限于调亮度、纠偏、去黑边、去污点幅面905002科技档案（基建文书）档案整理按项目-保管期限分类排序整理、编页码、编制目录、做备考表、脊背、装订、放目录和备考表、制作脊背盒195装具为4厘米档案盒。档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T50-2014)要求进行扫描，扫描分辨率不低于300dpi；对扫描版式文件进行修整。修整包括但限于调亮度、纠偏、去黑边、去污点幅面612003科技档案（基建图纸）档案整理盖科技档号章、编页码、编制目录、做备考表、脊背、数字化、装订、放目录和备考表、贴脊背盒274厘米档案盒图纸数字化图纸数字化，对扫描版式文件进行修整。修整包括但限于调亮度、纠偏、去黑边、去污点幅面4204会计档案（报表）档案整理编制目录、制作会计档案盒封面、装盒盒204厘米档案盒档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T50-2014)要求进行扫描，扫描分辨率不低于300dpi；对扫描版式文件进行修整。修整包括但限于调亮度、纠偏、去黑边、去污点幅面23405合计¥：146624.00元（含税）大写（人民币）：壹拾肆万陆仟陆佰贰拾肆元整（含税）
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案整理、档案数字化及档案移交服务 档案数字化涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。湖南省项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
