安徽档案数字化建设招标公告（安徽工业经济职业技术学院2024）
【公告中】安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）竞争性磋商公告
安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）竞争性磋商公告
项目概况
安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）采购项目的潜在供应商应在安徽公共资源交易集团电子交易系统或安徽合肥公共资源交易电子服务系统获取采购文件，并于2024年09月10日10点00分前提交（上传）响应文件。
一、项目基本情况
项目编号：2024BFAFN02287
项目名称：安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）
采购方式：竞争性磋商
预算金额：60万元，第1包15万，第2包45万
最高限价：无
采购需求：安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）等服务一批。第1包档案数字化管理软件定制开发，第2包档案数字化建设。详见磋商文件。
合同履行期限：自签订合同之日起3个月内完工，并通过专家验收。
本项目是否接受联合体:否
二、申请人的资格要求
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定； 2.落实政府采购政策需满足的资格要求：无； 3.本项目的特定资格要求：供应商需具有国家秘密载体印制乙级及以上资质（证书类别含涉密档案数字化或涉密档案数字化加工）。
三、获取采购文件
1.时间:2024年08月28日09:00至2024年09月10日10:00
2.地点：安徽公共资源交易集团电子交易系统或安徽合肥公共资源交易电子服务系统
3.方式：（1）供应商须登录安徽公共资源交易集团电子交易系统或安徽合肥公共资源交易电子服务系统（电子服务系统）查阅采购文件。首次登录须持有电子服务系统兼容的数字证书，详情参见电子服务系统办事指南。 （2）采购文件获取过程中有任何疑问，请在工作时间（9：00-17：30，节假日休息）拨打技术支持热线（非项目咨询）：4009980000。项目咨询请拨打电话：0551-66223923。
4.售价：免费
四、响应文件提交
1.提交（上传）响应文件截止时间（开标时间）：2024年09月10日10点00分
2.提交（上传）响应文件地点（开标地点）：合肥市滨湖新区南京路2588号要素交易市场A区（徽州大道与南京路交口）4楼
五、开启
时间：2024年09月10日10点00分
地点：合肥市滨湖新区南京路2588号要素交易市场A区（徽州大道与南京路交口）4楼
六、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
七、其他补充事宜
1.本项目落实节能环保、中小微型企业扶持等相关政府采购政策。 2.本次公告同时在安徽合肥公共资源交易中心网站、安徽省政府采购网、安徽省公共资源交易监管网、全国公共资源交易平台上发布。 3.供应商应合理安排采购文件获取时间，特别是网络速度慢的地区防止在系统关闭前网络拥堵无法操作。如果因计算机及网络故障造成无法完成采购文件获取，责任自负。 4.本项目实施全流程电子化交易，响应文件实施网上远程解密，供应商无需前往磋商现场。 5.本项目符合财政部、工业和信息化部制定的《政府采购促进中小企业发展管理办法》第六条第3款之规定，为非专门面向中小企业采购项目。具体原因如下：按照本办法规定预留采购份额无法确保充分供应、充分竞争，或者存在可能影响政府采购目标实现的情形。如对此项内容有疑问，可按采购文件约定提出询问或质疑。
八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系
1.采购人信息
名称：安徽工业经济职业技术学院
地址：合肥市包河区梁园路1号
联系方式：0551-63635414
2.采购代理机构信息
名称：安徽公共资源交易集团项目管理有限公司
地址：合肥市滨湖新区南京路2588号（徽州大道与南京路交口）六楼
联系方式：0551-66223923
3.项目联系方式
项目联系人：李工
电话：0551-66223646
附件：采购需求.docx
采购需求前注：1.本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。2.下列采购需求中：（1）如属于《节能产品政府采购品目清单》中政府强制采购的节能产品，则供应商所投产品须具有市场监管总局公布的《参与实施政府采购节能产品认证机构目录》中的认证机构出具的、处于有效期内的节能产品认证证书。（2）如涉及商品包装和快递包装，供应商应当执行《关于印发〈商品包装政府采购需求标准（试行）〉、〈快递包装政府采购需求标准（试行）〉的通知》（财办库〔2020〕123号）、《安徽省财政厅关于贯彻落实政府绿色采购有关政策的通知》（皖财购〔2023〕853号）的要求，提供符合需求标准的绿色包装、绿色运输，同时，采购人将对包装材料和运输环节作为履约验收条款进行验收。3.如采购人允许采用分包方式履行合同的，应当明确可以分包履行的相关内容。一、采购需求前附表序号条款名称内容、说明与要求1付款方式合同签订后支付20%合同款，余款验收合格并经审核后一次性付清。2服务地点安徽工业经济职业技术学院，采购人指定地点。3服务期限自签订合同之日起3个月内完工，并通过专家验收。4本项目采购标的名称及所属行业标的名称：安徽工业经济职业技术学院学院档案数字化建设第1-2包（2次）所属行业：软件和信息技术服务业二、项目概况为适应新形式下对于档案保管和利用的要求，加强档案规范化管理和实体保护、提高档案利用效率，对安徽工业经济职业技术学院部分文书档案、基建档案、教学档案、学生档案、科研档案等档案进行规范化整理、数字化扫描和备份工作，计划采购一套网络版档案管理系统，逐步对各门类档案进行数字化工作，建设符合信息化发展要求的标准化档案室，提高安徽工业经济职业技术学院档案工作水平，维护安徽工业经济职业技术学院档案信息的真实、完整、可用和安全，提升安徽工业经济职业技术学院行政效率和服务能力。本项目计划完成1979年至今的文书档案、基建档案等数字化工作(包含且不限于:档案整理、实体装订、数字化前处理、著录条目、全文扫描、图像处理、合成双层PDF、数据挂接、档案出入库、目录打印、数字化成果验收与移交等工作)，以及处理好的文件的挂接工作。3、服务需求第1包：档案数字化管理软件定制开发1、档案数字化管理系统开发总体要求(1)系统开发应完全基于业界成熟的J2EE架构平台；(2)系统应支持国产化操作系统和数据库；(3)系统的存储层、数据逻辑层、业务层,支持部署多台应用服务器；(4)系统应支持插件式开发，以便可快速定制新业务功能模块，且模块的定制开发不影响底层平台系统的稳定性；(5)在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件，支持TB级数据存储。(6)要求综合档案管理系统有完整的文档安全体系。(7)支持和现有数字校园平台对接，实现单登录等功能。2、数据库要求构建两个大型信息数据库：档案目录数据库，全文影像数据库。3、功能要求(1)档案著录提供对文件级、案卷级、卷内文件级的直接导航，点击后直接出对应级别的条目。(2)档案查询具有快速查询、模糊查询同时可以在检索结果上进行二次检索。支持全文检索，检索内容，以摘要信息体现。(3)档案业务在档案业务中的主要功能有：档案移交、档案统计、档案鉴定、档案销毁等。(4)借阅利用借阅主要分为实体档案借阅在线申请、审批和查看。(5)全宗卷管理支持全宗卷管理。(6)馆室概况提供新增馆室类别，删除馆室类别功能。馆室结构定义、界面定义、综合管理等功能。虚拟库房图形化功能支持维护库房、密集架、档案盒信息，并能够对档案进行装盒操作。(8)组织机构部门管理、人员管理、角色管理。(9)权限设置为确保档案的保密性，系统采用三种保密措施：设置用户级别和权限；设置文件保密级别；设置目录索引权限。查看/下载/打印授权三权分立。(10)报表管理套用EXCEL的格式进行报表套打，使客户能够以EXCEL模板进行修改和打印。(11)数据维护数据维护主要包括：数据导入、数据导出、报表管理，支持数据格式转换，将数据迁移和同类文种数据导入导出。(12)系统设置系统设置主要包括：公共信息设置的主题词、实体分类树、分类词查询、归档文件对应关系设置、数据字典、系统参数、个人设置、单位信息等设置；档案信息设定的档案界面、档号生成规则、档案类型信息等设定；流程设置的流程结构、流程办理、流程表单等设置或设计。(13)系统日志系统日志包括：系统日志管理功能包括记录用户操作系统的时间、操作人、所在模块、操作名称、操作内容、操作IP地址。(14)数据批量导入导出数据可以通过excel批量导入导出，导入速度较快。(15)档案年报管理档案年报导入模板，打印年报。(16)回收站管理系统提供防误删功能。可以注销、进行注销管理。(17)EEP电子文件封装①支持学校数字校园平台集成。②支持学校OA系统数据对接且能兼容。③完成原档案系统的数据无损导入。网络版档案管理系统：1、档案管理系统总体要求(1)系统开发应完全基于业界成熟的J2EE架构平台(2)系统应支持国产化操作系统和数据库(3)系统的存储层、数据逻辑层、业务层,支持部署多台应用服务器；(4)系统应支持插件式开发，以便可快速定制新业务功能模块，且模块的定制开发不影响底层平台系统的稳定性；(5)在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件，支持TB级数据存储。（6）要求综合档案管理系统有完整的文档安全体系。（7）要能和现有数字校园平台对接，实现单点登录等功能。2、数据库要求构建两个大型信息数据库：档案目录数据库，全文影像数据库。3、功能要求(1)档案著录提供对文件级、案卷级、卷内文件级的直接导航，点击后直接出对应级别的条目。(2)档案查询具有快速查询、模糊查询同时可以在检索结果上进行二次检索。支持全文检索，检索内容，以摘要信息体现。(3)档案业务在档案业务中的主要功能有：文件归档、档案统计、档案鉴定、档案销毁、档案移交等。拥有强大的报表工具，支持自定义报表输出和数据统计功能。(4)借阅利用借阅主要分为实体档案借阅管理、电子文件利用管理和电子文件协查。拥有自定义审批流程。(5)档案编研提供了对史料汇编管理、查询等功能；对专题具有增加、修改、删除等功能；对参考资料具有类型定义、界面定义等功能。(6)全宗卷管理支持全宗卷管理。(7)馆室概况提供新增馆室类别，删除馆室类别功能。馆室结构定义、界面定义、综合管理等功能。(8)虚拟库房图形化功能以图形方式虚拟展现库房实况，并能够对档案进行虚拟装盒、上架、下架操作。(9)组织机构部门管理、人员管理、角色管理(10)权限设置为确保档案的保密性，系统采用三种保密措施：设置用户级别和权限；设置文件保密级别；设置目录索引权限。查看/下载/打印授权三权分立。(11)报表管理套用EXCEL的格式进行报表套打，使客户能够以EXCEL模板进行修改和打印。(12)数据维护数据维护主要包括：数据导入、数据导出、报表管理，支持数据格式转换，将数据迁移和同类文种数据导入导出。(13)系统设置系统设置主要包括：公共信息设置的主题词、实体分类树、分类词查询、归档文件对应关系设置、数据字典、系统参数、个人设置、单位信息等设置；档案信息设定的档案界面、档号生成规则、档案类型信息等设定；流程设置的流程结构、流程办理、流程表单等设置或设计。(14)光盘制作技术系统提供光盘制作技术，可以对档案数据进行打包光盘刻录、打包数据要求可以进行可选数据加密保存，打包数据可以脱离系统通过设置密码访问。(15)系统日志系统日志包括：系统日志管理功能包括记录用户操作系统的时间、操作人、所在模块、操作名称、操作内容、操作IP地址。(16)数据批量导入导出数据可以通过excel批量导入导出，导入速度较快。(17)档案年报管理档案年报导入模板，打印年报。(18)回收站管理系统提供防误删功能。可以注销、进行注销管理。(19)可直接接入扫描仪，自动识别扫描仪型号。系统可直接调用扫描仪，进行扫描。(20)EEP电子文件封装完成与学校数字校园平台集成；完成与学校OA系统数据对接且能兼容；完成原档案系统的数据无损导入。第2包：档案数字化建设1、标准依据DA／T22-2015《归档文件整理规则》、DA/T31—2017《纸质档案数字化技术规范》、DA/T18-2022《档案著录规则》、GB/T18894-2016《电子文件归档与管理规范》、GB/T20530-2006《文献档案资料数字化工作导则》、DA/T25-2022《档案修裱技术规范》、GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》2、工作要求供应商按照采购人要求将档案实体调阅搬运至加工现场，办理交接登记手续；对照目录就档案实体及档案信息进行校对、修正、补录、实体修补、案卷（件）拆装；档案资料进行数字化扫描、图像处理、命名、挂接、备份、数据质检并提供质检报告；按采购人要求将档案按要求放到指定位置；严格按照采购人要求履行好档案实体与信息安全与保密工作规定。3、技术要求（1）档案整理检查卷内目录；清点档案页数；档案存在较多破损的情况，需要按照档案修复相关要求和标准，对受损的档案进行裱糊修复，整理人员需具备较强的托裱能力，熟练配置档案托裱所需的浆糊；对档案中不符合要求的装订材料进行拆除和结合实际重新装订，不得破坏历史档案原始面貌，确保不对档案原件造成二次损害；对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托裱、展平等技术处理，应符合规范和采购人要求；对不符合要求的档案盒进行更换、编写档案盒脊背，尽量保持与原来档案盒面貌一致；档案整理过程中，替换掉的卷内任何材料或者工作笔记都要交给采购人，不得自行处理。（2）扫描数字化扫描加工过程中不对档案原件造成损伤，应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，纸质较好的档案可采用滚筒等高速扫描方式、纸质较薄、较脆的必须采用平板扫描方式。禁止使用拍照方式。档案扫描的图像与原件一致并完整、整洁、清晰，扫描分辨率应不小于240dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率不小于300dpi。图像格式采用JPEG格式和TIFF格式，扫描后的文件大小要求为A4黑白单页不超过70KB，A4彩色单页不超过600KB，多页文件以此标准累计。挂接：将扫描后的图像挂接至采购人指定的档案管理系统中，确保扫描图像与对应的电子数据100%挂接正确。要求将扫描图像转换成双层PDF格式挂接到档案管理系统。将扫描图像及文件（原始扫描的单页图片、处理后的单页图片文件及转换后与之对应的多页双层PDF格式文件）刻录成档案级光盘或确保质量的存储硬盘，原则上要求同介质同内容的数字化成果为一式三套。（3）著录按照《档案著录规则》和采购人档案管理要求，对字迹不清的需要结合档案内容进行推理、考证。对档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐，确保完整。（4）装订扫描工作完成后，对档案按件装订。拆除过装订物的档案应按档案保管的要求恢复装订，应尽可能利用原孔穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装。采取线装法装订。页数较少的，使用缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订；在征得使用方认可的前提下，也可使用档案级不锈钢订书针装订。装订完成后，按采购人要求装入档案盒并按要求移交至指定位置（档案盒等相关材料费包含在投标报价中）四、报价要求1.本项目第1包报总价，不超过包别预算，即完成磋商文件本包别要求的一切内容，采购人后期不再追加任何费用。2.本项目第2包报综合单价（每页单价），扫描单面计一页，双面计两页，不区分黑白、彩色和纸面幅面大小，综合单价（每页单价）作为据实结算的依据。最终结算金额=实际完成页数*综合单价（每页单价），最终结算价不超过本项目预算。综合单价（每页单价）不得超过0.5元/页，否则响应无效。3.项目中所有的电脑、扫描仪、打印耗材、档案整理装订用品、纸张、移动硬盘以及相关辅材,相关项目实施所需软件须由成交供应商自行提供和部署，采购人只提供场地、水、电、桌椅、空调，不再增加与项目有关的设施设备和任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。成交供应商应配合采购人进行质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。五、其他要求遵循以下档案整理和数字化依据：1、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）3、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）4、《机关文件材料归档范围和档案保管期限》5、《全宗卷规范》（DA/T12—2012）6、科学技术研究档案管理规定7、科学技术档案工作条例8、科学技术档案案卷构成的一般要求9、建设项目档案管理规范10、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）11、《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017)12、《档案著录规则》（DA/T18-2022）13、《档号编制规则》（DA/T13-2022）14、《档案数字化外包安全管理规范》15、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）16、《档案数字副本光学字符识别OCR规范》17、《档案修裱技术规范》（DA/T22-2015）18、照片档案管理规范19、纸质档案数字化规范20、电子文件归档与电子档案管理规范
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化建设涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。安徽项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
