会务服务+搭建服务招标公告（2024）

2025年深信服全员年会会务服务+搭建服务需求项目

招标项目名称

2025年深信服全员年会会务服务+搭建服务需求项目

分类名称

主题活动

招标内容

需求：深信服每年都会有大型的年会活动需求，服务于全球各地的同事在深圳年会期间的食住行和会议晚宴等需求。

地点：深圳

时间：每年农历年前后

人数：8000+

时间规划：

1、资质报名截至时间2024年9月15日

2、2024年9月份完成深信服内部的资质引入流程

3、2024年10月份完成年会活动的会务服务和活动策划搭建服务项目招标

4、2024年11月份准备年会活动的各模块对接和细节沟通。

资格要求

年会搭建策划执行供应商的开发要求

1、

规模及实力

要有能够全面承接3天活动的能力，我们有会议、晚会、用餐及其他互动等的策划和搭建执行，是一场内容和流程都较复杂的超大型活动，且会有密集的彩排安排。

2、

资源

1、对我们目标场地有过实战经验或清晰良好的对接，而非完全陌生；

2、有对接当地政府部门、***门的关系，有较强的推动报批的能力。

3、

案例

项目负责人，近两年3000人以上的活动案例不少于3个

4、

响应

1、有高效执行能力，团队能够随时根据需求做出快速响应;

2、有扫当，能够统筹其他供应商，为达成共同目标而付出努力，不是凡事都推给甲方。

5、

策划

策划及创意水平高，能给出3-5个亮点创意，既能结合当下流行的元素，也能结合企业文化。

6、

项目负责人

要能够快速统筹内部资源的角色，必须是团队高层

国内的会务资源供应商开发要求

1、

行业适配度:供应商至少有3个同行业案例(IT行业)

2、

活动规模:至少办过3次以上千人以上规模活动会务方案(活动场地在深圳，北京，上海，三亚，广州)

3、

项目人员要求:

a有分工明确的主团队架构(非外)项目经理需亲自带做过1000人以上活动并展示活动方案及项目执行文件项目经理接受提前至少两周在深信服驻场

b针对会务所有覆盖的各板块需求能提供有效的管控方案。如:提供有效日可执行的控制房揭的产生，对于临时的用车需求能够及时协调安排等等

4、

资源要求:供应商对会议所在地的酒店、车队、会议室(配餐饮)资源掌控能力强，有明显区别于其他会务公司的谈判优势或其他福利

5、

团队创意能力:提供至少5个过往项目中做过的会务创意

6、

其他: 有制作海报或其他宜发资料的文案能力，会务结束后有总结分析报告的产出

其他要求

活动策划搭建部分同步需要有晚会策划能力及执行落地能力，针对晚会策划的需求如下：

晚会策划需求

模块

数量

具体需求

编导团队

1个总导演+2个副导演

晚会整体策划支持；

晚会节目（含音视频）审核；

晚会彩排及落地控场

节目指导老师

舞蹈、音乐、表演指导老师10个左右

晚会节目排练+彩排的具体指导、成型：

结合晚会编导团队的要求完善节目呈现；

好声音评委老师

3个

好声音海选+晚会现场打分

录音

需录音节目数量预计8个，录音棚时预计30h

承接年会歌唱类、语言类节目的录音工作，含录音棚录制和后期音频制作；

编曲

3个歌曲编曲

承接年会歌舞类节目的编曲工作，能够根据节目效果需要输出专业建议，并完成编曲

视频

特效视频制作3个

微电影1个

1、承接年会特效视频制作，以特效视频方式将年会想表达的主题具象化，包括：篇章视频（一般分3篇章，每个篇章视频30s左右）

2、特殊环节视频策划、拍摄和后期；

联系人姓名

深信服采购体系-行政采购常小姐

联系人电话

13424194780/changyp@sangfor.com.cn

报名截止时间

2024年09月15日

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投标 / 标书制作要点（原创）

本会务服务+搭建服务涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。

标书制作联系冯经理：17551026086