杭州市文书档案等整理及数字化 档案资料整理及数字化招标公告（杭州市住房保障和房产管理局2024）
本项目主要是要求第三方对杭州市住房保障和房产管理局（以下简称市住保房管局）所收集保管的包括文书档案在内的各类档案，按照档案管理的有关标准和要求，完成档案的规范化整理、数字化加工及归档工作。本项目采取竞争性磋商方式选择供应商，欢迎符合要求的供应商前来磋商。
一、采购需求
（一）服务期限
自合同签订之日起至2024年11月30日。
（二）服务内容
主要包括档案整理、档案数字化、数据挂接、目录建库、条目著录、数据质检、系统归档等，档案数量大体如下：2023年度文书档案（包括纸质件、电子件），约5400件；声像档案（包括照片、录音录像等），1000余件；会计档案，120余册；行政复议、行政诉讼、行政规范性文件等类别档案，约81卷；预售许可档案（含变更），约350卷；历年直管公房租赁档案，约8500卷44000页（需另补录数据约16500条）；自建房档案，约30卷8000页（具体以实际数量为准）。
（三）整理要求
1.总体要求
①保管期限划分准确；
②档号编制准确、规范，卷内（归档)文件目录项目填(录)制正确、完整、规范；
③电子档案元数据著录须完整、规范、准确、详细。电子档案原件文件名命名、文件格式应符合相应门类档案的归档整理要求，存储结构应可通过档号与元数据建立关联；
④实体档案目录数据库应符合元数据著录规范和要求，数字化副本在文件名命名、文件格式、数字化要求和技术要求上应符合相应门类档案的归档整理要求，存储结构应可通过档号与目录数据建立关联；
⑤纸质档案的装订符合《纸质归档文件装订规范》(DA/T69-2018)要求，推荐釆用线装法，页数少的缝纫机轧边，页数较厚的采用三孔一线装订；备考表填制完整；档案盒符合国家档案局标准(WSD-S200031)。
2. 通用要求
①文书档案：参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行整理，文件材料的保管期限结合国家档案局第8号令及市住保房管局《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。符合《党政机关电子公文处理工作办法》的电子公文，在以电子形式整理归档的同时，对其中保管期限为永久和定期30年的，还需另行彩打一套纸质件并作规范化整理，以留存备查。归档技术要求参照浙江省档案局《浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法》，归档内容包含原生电子文件及元数据信息，盖有电子印章的电子公文归档时应当去除电子印章的数字签名信息，只保留图形。
②照片档案：实体照片参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行整理。数码照片参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014））进行整理。档号结构为：全宗号-ZP·年度-保管期限-照片组号.张号。
③录音录像档案：参照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。档号结构为：全宗号-门类代码·年度-保管期限-件号。元数据著录参照《录音录像类电子档案元数据方案》（DAT63-2017）标准执行。
④预售、直管公房租赁、行政诉讼、行政复议、建房等类别档案：参照行业、专业档案整理标准以及市住保房管局档案整理有关内部制度文件进行整理。
⑤会计档案：参照《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）进行整理。
（四）纸质档案数字化要求
符合国家相关规定的电子档案可以电子形式归档，其备份彩打的纸质件可不再作数字化加工，其他实体档案则应通过数字化加工制作数字化副本。数字化加工应参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、市住保房管局《纸质房产档案数字化加工质量标准》执行。其中，文书档案全部采用彩色模式扫描，分辨率应不低于300dpi，存储格式为JPEG，同时转换一套多页双层PDF格式。
（五）安全保密要求
1.签订并严格落实安全保密协议书，必须严格遵守有关保密规定，并采取有效措施，确保项目实施过程中档案的实体安全、信息安全。
2.所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、拍照、扫描、留存等行为。
3.本项目制作的数字化产品的所有权归采购人所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自备份，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。
4.进行数据移交时，用于整理档案的电脑上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁，同时项目完成后整理加工使用的电脑硬盘、移动存储设备留给采购人。
（六）资格条件
1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；
2.未被“信用中国”（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
3.供应商须具有国家保密局颁发的国家秘密载体印质资质证书（报名时需提供证书复印件并加盖公章）。
（七）其他条件
1.项目实施场地由采购人与供应商根据实际情况协商决定。
2.供应商自备整理、数字化加工的软硬件设备、配件及数据线等。
3.项目开展过程中的一切耗材（水电能耗等除外），如A4纸、墨粉、档案盒、装订线、印油等，由供应商承担。
4.明确项目实施负责人，不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。
（八）验收
采购人成立验收小组，按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。验收时，按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。验收结束后，出具验收书，列明各项标准的验收情况及项目总体评价，由验收双方共同签署。验收结果与采购合同约定的资金支付挂钩。验收合格的，采购人将根据采购合同的约定及时向供应商支付采购资金；验收不合格的项目，采购人将依法及时处理。履约验收的各项资料应当存档备查。
二、采购预算
23万元
三、响应文件递交截止时间
2024年9月29日9点30分
四、响应文件递交地点
市住保房管局720室（杭州市上城区浣纱路248号平海大厦）
五、响应文件要求
1.供应商提交的响应文件由以下部分组成：
（1）投标人一般情况（附件2）；
（2）初次报价一览表（附件3）；
（3）磋商响应函（附件4）；
（4）法定代表人资格证明书及法定代表人授权书，同时须附法定代表人和授权委托代表的有效身份证复印件（法定代表人直接参加响应并对响应文件签字的，只需提供前者）（附件5）；
（5）廉政承诺书（附件6）；
（6）供应商资信文件（格式自拟）；
（7）供应商相关项目业绩，提供类似项目业绩（格式自拟）；
（8）项目整体服务方案，根据本项目需求提供（格式自拟）；
（9）服务实施计划，根据本项目需求提供（格式自拟）。
2.本项目不允许联合投标。
3.响应文件有效期：
响应文件及有关承诺文件有效期为磋商开始起60天。
4.竞争性报价
本磋商项目报价以人民币报价。
5.提交响应文件的要求
（1）响应文件需提交正本一份、副本两份，按照响应文件组成顺序装订成册，正本应由供应商授权代表签字并盖公章。（正本、副本必须一致，否则响应无效）（2）响应文件的正本、副本均应用信封分别密封并盖章。信封上注明项目名称、供应商名称和地址、“正本”、“副本”及“不准提前启封”字样。
（3）响应文件材料内容必须真实有效。
6.供应商参与人员
各个供应商可派1-2名代表参与磋商。
7.无效磋商
供应商有下列情形之一者，其响应文件将被拒绝：
（1）供应商代表未参加磋商的；
（2）供应商无有效资格证明文件的；
（3）响应文件不按规定的格式、内容填写的；
（4）响应文件的技术条件内容与采购项目实质性技术要求有严重背离的；
（5）响应文件附有采购人不能接受的条件的；
（6）报价低于平均价格30%以上，由磋商小组要求在规定时间内提供价格组成说明，未提供或说明不合理的。
六、磋商时间
2024年9月29日10点
七、磋商地点
市住保房管局818室（杭州市上城区浣沙路248号平海大厦）
八、磋商程序
1、磋商由市住保房管局组织，采购人、供应商代表和采购（评审）小组成员参加，全程视频监督。
2、磋商时，由供应商代表们推选的代表检查竞标文件的密封情况，签字确认无误后，工作人员将竞标文件交采购（评审）小组，采购（评审）小组查验授权代表身份后，由采购（评审）小组成员逐一与供应商代表进行技术、商务和价格磋商。
3、报价，竞标文件的报价为供应商的第一轮报价。第一轮磋商结束后，采购（评审）小组根据报价情况，可要求供应商代表重新报价，但该次报价不得高于上一轮报价，否则为无效竞标。
4、磋商内容由市住保房管局工作人员负责记录，并存档备查。
九、联系人：顾老师，电 话：89581528。
附件: 杭州市住房保障和房产管理局2023年度文书档案等整理数字化项目磋商公告附件.doc
杭州市住房保障和房产管理局
2024年9月23日
附件1竞争性磋商评审表序号评分因素及权重分值评分标准1商务报价10评标基准价:满足招标文件要求且价格最低的投标报价；投标报价得分=（评标基准价/投标报价）*10分。2商务及资信（18分）资质5分投标人具有国家秘密载体印制资质证书（资质类别：涉密档案数字化加工）甲级得5分，乙级得3分。（投标文件中提供证书复印件加盖投标人公章）2商务及资信（18分）软件著作权5分具有自主知识产权的数字化加工软件、数字化项目流程可视化管理系统、数字化档案自动归档核查检索系统、数字化数据质量实时质检与利用系统、档案挂接系统等每个得1分，最高得5分。（证明材料：证书或证明文件复印件加盖投标人公章）2商务及资信（18分）相关项目业绩及评价结果8分2021年1月1日以来投标人独立承担机关事业单位档案资料整理及数字化项目的成功案例，每个案例得2分，最高得8分。（证明材料：合同复印件加盖投标人公章，须同时提供甲方项目验收评价结果并盖甲方单位公章，材料不完整或内容不符合的不得分。项目验收评价不合格的不得分。）3技术服务分（66分）加工方案10分有详细的加工流程整体设计方案，主要包括档案前处理、档案扫描、影像处理、目录建库、质检流程、数据挂接、装订还原等；本项目实施技术方案是否符合采购人实际，提供的方案全面详细、思路清晰的得7-10分，较全面详细、思路较清晰的得3-6分，不够全面详细、清晰的得0-2分。3技术服务分（66分）实施方案10分项目具体实施计划描述，主要包括投标人针对本项目具体实施计划及工期安排，档案数字化产量及人员具体分工安排，施工现场组织机构图，实施计划合理、清晰、具体的得7-10分，较合理、清晰、具体的得3-6分，不够全面、清晰、具体的得0-2分。3技术服务分（66分）质量控制方案8分具有完善的质量控制方案，内容包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障体系、质量控制流程、质量规范记录，根据内容科学和完整进行打分，提供的方案科学可靠、完整可靠的得5-8分，提供的方案较科学可靠、完整的得2-4分，提供的方案不足，欠缺的得0-1分。3技术服务分（66分）应急预案8分针对本项目的应急预案，预案的完整性、与采购方的实际的匹配情况，提供的应急预案合理、清晰、全面的得6-8分，较合理、清晰、全面的得2-5分，不够全面、清晰的得0-1分。3技术服务分（66分）验收方案10分针对本项目的验收方案，符合实际，提供的方案合理、清晰、可操作性强的得7-10分，较合理、清晰的得3-6分，不够合理、清晰的得0-2分。3技术服务分（66分）安全和保密管理10分针对本项目的保密协议及严格的保密制度、现场管理制度(包括档案领取退换、现场借阅、纪律、卫生、操作、档案保护)、制度设置合理、清晰、全面的得6-10分，制度设置较合理、清晰、全面的得3-5分，制度设置不够全面、清晰的得0-2分。3技术服务分（66分）项目团队配置10分项目负责人具有档案中级及以上职称认证证书、CISP注册信息安全工程师证书，每个得1分，最多得2分。3技术服务分（66分）项目团队配置10分除项目负责人外：1.项目实施人员具有档案管理岗位培训证书或档案安全保密培训证书的，每提供1个得1分，最多得3分;2.拟派遣的项目技术人员同时具有档案中级职称证书、省级及以上保密局颁发的保密培训证书、国家档案局颁发的档案岗位资格培训证书的得3分，缺一不得分。3.拟派遣的安全技术人员具备CISP注册信息安全工程师证书、国家档案局颁发的档案岗位资格培训证书的得2分，缺一不得分;（需提供近6个月的社保缴纳证明，证书复印件需加盖公章，不体现证书内容或不符合不得分）。4售后服务（6分）增值服务6分拟定的售后服务方案，包括持续服务保障情况、服务内容、响应时间、技术支持保障措施等响应方式和现场服务人员保证措施打分，0-2分；承诺协助采购商完成档案执法年检考核、全卷宗整理相关工作，得4分。本项最多得6分。附件2投标人一般情况1企业（机构或组织）名称：2总部地址：3当地代表处地址：4电话：联系人：5传真：电子信箱：6注册地注册年份：7相关资质等级及所获得荣誉（请附上有关证书的复印件）8经营服务年限9其他需要说明的情况说明：所有投标人都须填写此表。投标人名称（盖章）投标人授权代表签字日期：年月日附件3初次报价一览表采购人：杭州市住房保障和房产管理局项目名称：《杭州市住房保障和房产管理局2023年度文书档案等整理数字化项目》投标人名称：磋商响应总计金额大写：，小写：单位：人民币元说明：1、磋商响应总价包括完成所有规定服务所产生的全部费用。2、此表在不改变格式要求的情况下，可自行制作。投标人名称（盖章）：投标人授权代表签字：日期：年月日附件4磋商响应函致：杭州市住房保障和房产管理局：根据贵方为《杭州市住房保障和房产管理局2023年度文书档案等整理数字化》项目采购的磋商邀请，签字代表（全名）经正式授权并代表（投标人名称）提交商务和技术文件正本一份、副本两份。据此函，签字代表宣布同意如下：1、我方已详细审查全部“磋商文件”，包括修改文件（如有的话）以及全部参考资料和有关附件，已经了解我方对于磋商文件、采购过程、采购结果有依法进行询问、质疑、投诉的权利及相关渠道和要求。2、我方在磋商响应之前已经与贵方进行了充分的沟通，完全理解并接受磋商文件的各项规定和要求，对磋商文件的各项规定和要求，对磋商文件的合理性、合法性不再有异议。3、本磋商响应有效期自响应文件开启日起个日历日。4、如成交，本响应文件至本项目合同履行完毕止均保持有效，我方将按“磋商文件”及相关法律、法规的规定履行合同责任和义务。5、我方同意按照贵方要求提供与磋商有关的一切数据或资料。6、与本磋商有关的一切正式往来信函请寄地址：邮编：电话：传真：投标人代表姓名：职务：开户银行：银行账户：投标人名称（盖章）：投标人授权代表签字：日期：年月日附件5法定代表人资格证明及授权委托书(1)法定代表人（机构负责人）资格证明书我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人（机构负责人）。身份证号：。特此证明供应商：(盖公章)法定代表人：（签字或盖章）日期：年月日(2)授权委托书我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人（机构负责人），现授权委托（姓名、身份证号）为我公司授权代表，以本公司的名义参加《杭州市住房保障和房产管理局2023年度文书档案等整理数字化》项目的磋商活动。授权代表在开标、评标、合同谈判过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我均予以承认。授权代表无权转委托。特此委托。供应商：（盖公章）法定代表人（机构负责人）（签字或盖章）法定代表人身份证号码：年月日附法定代表人和授权代表的身份证正反面复印件。附件6廉政承诺书杭州市住房保障和房产管理局：我公司响应你单位项目采购要求参加磋商。在这次磋商过程中和成交后，我们将严格遵守国家法律法规要求，并郑重承诺：一、不向项目有关人员及部门赠送礼金礼物、有价证券、回扣以及中介费、介绍费、咨询费等好处费；二、不为项目有关人员及部门报销应由你方单位或个人支付的费用；三、不向项目有关人员及部门提供有可能影响公正的宴请和健身娱乐等活动；四、不为项目有关人员及部门出国（境）、旅游等提供方便；五、不为项目有关人员个人装修住房、婚丧嫁娶、配偶子女工作安排等提供好处；六、严格遵守政府采购法、政府采购法实施条例、合同法等法律，诚实守信，合法经营，坚决抵制各种违法违纪行为。如违反上述承诺，你单位有权立即取消我公司磋商、成交或正在实施项目的资格，有权拒绝我公司在一定时期内进入你单位进行服务或其他服务活动，并通报杭州市财政局政府采购监管处。由此引起的相应损失均由我公司承担。供应商名称（公章）：法定代表人或授权委托人（签字或盖章）：日期：年月日
投标 / 标书制作要点（原创）
本文书档案等整理及数字化 档案资料整理及数字化涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。杭州市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
