湖南流动人员人事档案整理及数字化 档案整理服务 流动人员人事档案整理及数字化服务招标公告（湖南湘江新区管理委员会民政和社会保障局2024）
一、项目信息
项目名称：流动人员人事档案整理及数字化项目
项目编号：62024112676967070项目联系人及联系方式：黄河13975139961
报价起止时间：2024-11-26 10:41 -2024-11-29 10:41
采购单位：湖南湘江新区管理委员会民政和社会保障局（退役军人事务局）
供应商规模要求：-
供应商资质要求：-
供应商基本要求：满足湖南省政府采购电子卖场管理办法的供应商
二、采购需求清单
商品名称
参数要求
购买数量
控制金额(元)
意向品牌
档案整理服务
核心参数要求:商品类目: 其他商务服务; 描述:流动人员人事档案整理及数字化服务;采购需求:详见采购需求附件;次要参数要求:
1次
352000.00
-
买家留言：-
附件：流动人员人事档案整理及数字化项目采购需求.docx
响应附件要求：根据采购需求附件要求上传
三、收货信息
送货方式:送货上门
送货时间:工作日09:00至17:00
送货期限:竞价成交后7个工作日内
送货地址：湖南省 长沙市 岳麓区 望岳街道 岳麓区政府11栋3楼
送货备注：-
四、商务要求
商务项目
商务要求
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湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）流动人员人事档案整理及数字化项目采购需求湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）流动人员人事档案整理及数字化项目进行网上超市采购，现发布采购需求，邀请符合资格条件的供应商参与竞价采购程序。一、项目信息项目名称：湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）流动人员人事档案整理及数字化项目项目单位：湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）项目背景：为了进一步提高湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）流动人员人事档案管理服务工作水平，减少由于档案频繁转递造成的安全风险，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标，现需要对湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）现有流动人员人事档案进行规范化整理及数字化加工服务。项目实施完成后可对流动人员人事档案实行数字化管理服务，为社会单位和流动人员提供安全、便捷、高效的档案管理和相关服务，同时也可更好的对库房档案进行保管利用。项目预算：35.2万元服务期限：合同签订生效后45日内二、项目概况商品名称参数要求数量金额 （万元）湘江新区民政和社会保障局（退役军人事务局）流动人员人事档案整理及数字化项目对单位5500卷流动人员人事档案按照相关标准及要求进行规范化整理及数字化加工，主要包含案卷清点交接、整理鉴定、分类排序、编页、扫描、图像处理、条目著录、数据备份、成果质检、案卷装订、上架入库等一系列工作内容，并将最终数据成果挂接到湖南省流动人员人事档案管理一体化平台上便于查询利用。5500卷35.2三、供应商应具备有关条件和要求：1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2、承接商营业执照经营范围应包含档案整理及档案数字化加工相关服务，且具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；3、投标人具有国家秘密载体印制资质乙级及以上证书（涉密档案数字化加工）;4、投标人具有计算机软件著作权登记证书（如数字化加工系统、项目流程可视化管理系统、数字化成果检测系统等与本项目相关的软件著作权）；5、供应商应提供近两年内和负责流动人员人事档案管理的人才交流服务机构合作案例及数字化加工经验证明，不少于2个；6、本次采购活动不接受联合体参加。四、服务要求中标人应按照采购人的要求，建立适应人事档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保人事档案整理和数字化加工工作顺利开展和按期完成。由中标人指派人员、自带整理加工所需的材料、设备、工具到采购人指定的工作场所进行人事档案整理和数字化加工服务。数字化加工所需设备，以及人事档案卷盒（包括人事档案盒）、人事档案卷袋（包括人事档案袋）、散材料袋、参考材料袋、档案目录纸、条码粘贴标签等基本耗材由中标人提供。办公场地、桌椅、水电、由采购人提供。五、人员要求1、为保证项目高效完成，中标人须派遣足够的人员完成采购人的人事档案整理和数字化加工服务等相关工作。（1）拟派项目管理人员1名，需具有人社部门颁发的档案中级及以上职称证书、保密局颁发的保密培训证书、档案相关机构颁发的档案上岗培训证书，具有相关工作经验。投入本项目人员须提供社保机构出具投标人为其缴纳的至投标截止时间3个月任意时间的社保证明，否则人员不予认可。（2）拟派项目的其他人员（项目管理人员除外）不少于5人，需具有保密局颁发的保密培训证书、档案相关机构颁发的档案上岗培训证书的，具有相关工作经验。投入本项目人员须提供社保机构出具投标人为其缴纳的至投标截止时间3个月任意时间的社保证明，否则人员不予认可。2、所有人员上岗前必须经过专业培训。六、技术要求（一）总则：严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有人事档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。（二）人事档案整理要求1、人事档案整理工作必须严格参照*******《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》、《流动人员人事档案管理服务规定》、《流动人员人事档案管理服务规范》（GB/T32623-2016）等人事档案整理工作的规范要求进行，对档案材料必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷（册）人事档案达到及时、完整、真实、条理、精练、实用的要求。2、档案整理所需材料要求办公场地、桌椅、水电、由采购人提供。数字化加工所需设备，以及人事档案卷盒（包括人事档案盒）、人事档案卷袋（包括人事档案袋）、散材料袋、参考材料袋、档案目录纸、条码粘贴标签等基本耗材由中标人提供。（三）人事档案数字化加工要求1、人事档案数字化加工工作必须严格按照人事档案数字化技术规范要求进行，利用先进可行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质人事档案转化为数字档案，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库。2、应根据人事档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成基础信息、学习履历信息、工作履历信息、职称技能信息、政治面貌信息、亲属信息、特殊工种信息、违法违纪信息、档案转接信息、特殊人群标识信息和备注信息等档案信息的采集、录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整。3、档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、照片真实、红蓝章颜色明显突出。档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，并按照档案材料分类要求，形成档案影像数据库。影像标准应符合相关国家、行业标准及湖南省流动人员管理一体化平台影像导入要求。4、数字化加工具体要求（1）档案扫描采用(300dpi)JPG彩色扫描，均保持原档方向。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描。对成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。确保扫描质量的技术要求：①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能，与前处理登记的页数进行比对校验，限制数量不一致的扫描影像上传，及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。②作业人员一旦发现漏扫，可以通过影像扫描的插入扫描功能，及时将扫描影像补充完整。③作业人员一旦发现不合格的扫描影像产品，可以通过影像扫描的替换扫描功能，将不合格的扫描影像替换。④可对影像扫描的分辨率、存储格式、压缩格式等参数进行统一设置，防止因作业人员个体素质差异，影响到档案扫描成果质量；⑤档案扫描后的图片最终保存到服务器端，确保数据的安全；（2）著录：扫描文件著录应准确。录入有不准确或错漏的，应根据文件内容重新修改提炼，符合国家《纸质档案著录规则》要求。确保条目著录质量的技术要求：①看图著录：对照成品图像数据进行详细著录，把各级目录信息、文本信息写入到每一页图像中去，数字化软件的看图著录功能支持对图像选定部分自动提取文字至相应著录字段，而不损坏图像本身，从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。②采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。③数字化软件支持字段内容相同的，可以使用同上一条，提高正确率与加工效率；④数字化加工软件能对档号等不允许重复的关键项目做重复性校验，反馈校验结果；⑤数字化软件支持导入外部的档案条目到加工系统中，提高原有的条目利用率；⑥条目著录人员可以根据质检人员的数字化软件的在线错误提示信息，做错误的条目数据的修改；⑦只有不合格的条目信息修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程；⑧条目录入的数据最终保存到服务器端，确保数据的安全；（3）图像页面影像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象。对淡铅笔印痕的图件，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。在复印件上加盖有资料责任单位的红色公章的，视为原件。如果资料单位的原件复印件的章亦是黑白复印效果的，确定为“复印件”，统一在影像的左上方标记“复印件”。（4）影像属性档案影像的属性数据和实体档案上内容是否一致。（5）图像处理应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。确保图像处理的技术要求：①数字化软件的图像处理，可局部加粗、减淡，可设置自动黑边裁剪框；②数字化软件的图像处理，可依据质检人员的在线退回的不合格的产品的错误提示信息进行修改；③数字化软件的图像处理，可通过系统设置，要求图像处理人员必须先将不合格的影像文件修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程中，以控制有问题图像的优先处理，以免造成有问题图像遗漏处理。④图像处理后的影像最终保存到服务器端，确保数据的安全；（6）数据索引1）数据索引登记认真填写数字化加工流程表单，数据索引的每份文件的页数，数据索引的责任人，核对每份文件的数据索引页数与前面流程填写的文件页数是否一致。2）对电子影像进行录入定位，确认任务列表中数据栏的档号、任务栏的档号与封皮影像中的档号一致，以目录数据库为依据，将每一份扫描文件的标题、档号、页码与条目上的标题、档号、页码进行一一对接。确保索引质量的技术要求：①数字化软件通过条目信息及图片信息，可自动生成索引，对于出错的索引信息能单独开启手动索引任务。②数据索引的数据最终保存到服务器端，确保数据的安全；（7）文件存储以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以相应档号进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储做备份之用，文件格式要与湖南省流动人员管理一体化平台上传数据格式一致。（8）数据自检加工单位必须对分批完成的条目和图像数据逐一进行自检，对错误或不规范的数据及时进行修正，并做好相应的自检错误的记录登记，在自检合格后方能提交采购人验收。1）条目质检：逐一检查条目的姓名、性别、民族、案编号、身份证号、出生日期等关键字段的内容与档案原件是否一致，如有问题及时进行修改或重录。2）图像质检：对扫描的图像文件逐一进行质检，退回未处理、倾斜、失真等不合格的图像文件；发现文件或资料漏扫时，应及时补扫，并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。3）索引质检：逐一检查条目与扫描图像是否对应匹配，对错误或不规范的条目和图像文件及时进行修正或退回处理，确保条目与图像文件的100%对应，再提交采购人抽检验收。确保质检质量的技术手段：①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能，与前处理登记的页数进行比对校验，限制数量不一致的扫描影像上传，及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。②影像处理质检不合格的产品实行在线退回或直接修改，影像处理人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改；软件要求图像处理人员必须等不合格的影像产品修改完毕并通过质检人员验收合格后，再进入到正常加工流程。③条目质检不合格的产品实行在线退回，条目著录人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改；软件要求条目著录人员只有不合格的条目信息修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程；软件可自动统计每位著录人员的质检合格率排名；④质检人员可直接接入到数字化软件里进行质检，质检的数据最终保存到服务器端，确保数据的准确性、一致性及安全性；⑤质检进度要安排好，若合同时间到期后，还未完成质检，与采购人协商，若协商不成，则扣除押金。（四）应遵守标准规范《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》《流动人员人事档案管理暂行规定》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》《计算机病毒防治管理办法》《计算机信息系统保密管理暂行规定》《档案数字化外包安全管理规范》GB/T22239-2008信息系统安全等级保护基本要求DB11/T494.1～11-2007人才服务规范DB11/T765.1～4-2010档案数字化规范DA/T1-2000中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则GB/T2260-2002中华人民共和国行政区划代码GB/T4754-2002国民经济行业分类GB11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T112402经济类型分类与代码GB11643-1999公民身份证号码GB/T4658学历代码GB/T8561专业技术职称代码GB/T19253-2003信息技术数据元值的格式表示法GB/T17235.1-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试七、安全保密要求1、中标人须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标人须对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交甲方审核保存；中标人在工作期间必须遵守采购人的相关保密制度。2、档案数字化加工后的各种影像，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。3、为保证档案原件的安全和信息安全，中标人在数字加工过程中所使用的所有数字化设备和软件须符合安全保密规范，有安全隐患的一律不得使用，同时应在甲方指定的加工现场工作。进入加工现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经甲方检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，中标人须将所有使用过的存储器全部交给甲方处理。4、工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，扫描场所为封闭区间，无关人员不得进入。5、中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；中标人在工作中必须与甲方做好档案的安全交接，并有记录；中标人作息时间与甲方工作人员基本一致。6、项目安全保障要求：制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。八、售后服务1、质保期：项目验收合格交付使用之日起一年（12个月）为质量保证期。2、中标人随时提供在线响应服务，故障响应时间不超过2小时，在发生严重故障时，立即赶赴现场。当系统出现问题时，中标人承诺不论问题是由哪一方产生，都将协助采购人及有关供应商使档案管理系统尽快恢复正常。3、在系统运行正常情况下，中标人的软件工程师每一个月（或根据需要具体安排）对本项目涉及到的系统和电子档案进行一次全面维护，并以书面形式向采购人报告，及时对采购人业务人员和技术人员进行培训。4、售后服务技术支持人员发生变化时，中标人应及时以书面形式通知采购人。九、服务期限合同签订并生效后45日内。十、服务地点湖南湘江新区第二办公区11栋
投标 / 标书制作要点（原创）
本流动人员人事档案整理及数字化 档案整理服务 流动人员人事档案整理及数字化服务涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。湖南项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
