湖南省档案整理及电子化 档案整理 档案电子化招标公告（湖南省益阳航道事务中心2025）
一、项目信息
项目名称：湖南省益阳航道事务中心档案整理及电子化采购项目
项目编号：62025041684895474项目联系人及联系方式：办公室经办人15869899822
报价起止时间：2025-04-16 10:38 -2025-04-21 10:38
采购单位：湖南省益阳航道事务中心
供应商规模要求：-
供应商资质要求：企业资质-企业营业执照
供应商基本要求：满足湖南省政府采购电子卖场管理办法的供应商
二、采购需求清单
商品名称
参数要求
购买数量
控制金额(元)
意向品牌
图书馆和档案馆服务
核心参数要求:商品类目: 图书馆和档案馆服务; 描述:调档交接、档案整理等前处理、档案数字化扫描与处理、扫描文件存储、档案著录、建立索引、目录建库、数据挂接、数据备份、还卷移交至省档案馆等工序;采购需求:调档交接、档案整理等前处理、档案数字化扫描与处理、扫描文件存储、档案著录、建立索引、目录建库、数据挂接、数据备份、还卷移交至省档案馆等工序。（具体需求详见附件）;次要参数要求:
1次
160000.00
-
买家留言：-
附件：附件一.docx
响应附件要求：详细要求见附件。
三、收货信息
送货方式:送货上门
送货时间:工作日09:00至17:00
送货期限:竞价成交后3个工作日内
送货地址：湖南省 益阳市 赫山区 朝阳街道 朝阳街道299号益阳航道事务中心
送货备注：-
四、商务要求
商务项目
商务要求
商务项目
项目完成电子卖场采购之后，2个工作日内签订合同。
附件一：湖南省益阳航道事务中心档案整理及电子化项目采购需求一、建设目标与工作任务完成自1960年以来(按要求需移交至湖南省档案馆)的文书档案、科技档案、专业档案、人事档案(已故五年以上人员)、照片档案、业务数据档案等,按要求整理及电子化,建立电子档案数据库和电子索引。工程量见附表。二、项目建设要求（一）依据文件1.《中华人民共和国档案法》2.《中华人民共和国档案法实施办法》3.国家档案局《电子档案移交与接收办法》4.国家档案局《档案信息系统安全保护等级工作指南》5.《电子公文归档管理暂行办法》6.电子文件归档与管理规范7.电子文件管理系统通用功能需求8.《档案著录规则》9.档案工作基本术语10.《电子文件管理基本术语》11.《归档文件整理规则》12.档案修裱技术规范.13.纸质档案数字化技术规范14.电子文件归档光盘技术要求和应用规范15.文书类电子文件元数据方案16.电子文件长久保存格式需求17.基于XML电子文件分装规范.18.归档文件整理规则19.档案工作规范化管理20.《湖南省档案工作规范化建设评价办法》21.《档案分类标引规则》22.《中华人民共和国保密法》23.《中华人民共和国计算机系统安全保护条例》24.《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等（二）基本原则1.真实性原则。档案扫描图像文件应与纸质档案原件保持一致，保证档案的真实性。2.可靠性原则。在数据传输交换中要确保信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。3.完整性原则。档案规范化整理和档案数字化扫描范围与国家有关规定保持一致性，不遗漏扫描件。4.可用性原则。纸质档案原件与档案扫描图像文件可以查找、检索。5.精细化原则。档案数字化扫描的过程，应建立严格的质量保证体系、安全保密体系。（三）工作内容和技术要求档案数字化加工采用具有合法正版加工软件进行，纸质档案数字化技术参数等应符合国家、行业标准规范要求。数字电子文件数据要求为版式文件，并确保档案及其档案信息的安全保密。档案整理及数字化加工的主要工作流程包括：调档交接、档案整理前处理、档案数字化扫描与处理、扫描文件存储、档案著录、建立索引、目录建库、数据挂接、数据备份、还卷等工序。主要工作流程技术及服务要求如下：1.调档交接：成交供应商应指定专人按照制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案进行调档，并与采购人指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。成交供应商应负责档案从库房到加工现场的全程搬运。制作并填写纸质档案整理过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等情况。2.档案整理前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，查看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，并根据档案的实际情况，对档案按规范进行整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。对档案按照时间进行排序，对每一份文件进行编号，并核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致。3.档案数字化扫描与处理：（1）根据档案材料纸张的大小选择扫描仪（平板扫描仪、快速扫描仪、图纸扫描仪等）；（2）根据原文件的质量，文字印刷的清晰程度，调整扫描仪的阀值、亮度等进行黑白扫描。扫描仪分辨率不少低于300DPI。扫描前检查文件档案是否完整；扫描后检查文件扫描映像页是否完整；（3）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式进行扫描；（4）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。要有较为合理的方案保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。（5）以保持与纸质一致的原则对影像数据进行处理，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。4.扫描文件存储：（1）存储格式。为了节约投资成本和提升系统整体性能，档案数字化的全文应提供至少两种完整彩色电子文档文件（一份归档备份文件和一份系统运行文件），具备大规模应用验证。支持档案系统查询功能。如是压缩文件，压缩后文件应具备法律依据。（2）电子文件安全性。为了档案的安全，扫描电子档案文件本身应具备传输和存储的多种安全机制，如防篡改，可追溯，防抵赖，防拷贝及具备法律性等，以版式文件方式存储。（3）图像文件的命名。存储时应按全宗、目录、案卷号分级建文件夹存储。每份档案文件与其图像文件通过档号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名，多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。5.数据挂接：将影像数据上传至系统，并与条目信息相对应。6.档案还卷及移交：在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行检查，必须对档案实体和档案资源进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报采购人进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，应重新进行整理后及时递交给采购人进行检查。归还实体时应提供扫描加工工作流情况说明（由成交供应商完成），并随同实体一起交接。同时应配合采购人指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。7.数据备份：经验收合格的完整数据应及时进行备份，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。备份数据应符合国家保密及数据安全相关管理规定。三、供应商要求1、供应商须具有：具备湖南省事业单位档案整理及电子化项目业绩（五年内）；一个以上（含一个）具备湖南省内公路或水运工程档案整理及数字化业绩（五年内）：一个以上（含一个）（提供合同材料复印件）；2、拟投入本项目项目经理（限1人）须具有馆员职称证书、拟投入本项目技术人员（不包括项目经理）不少于2人须具有档案员培训证书，其人员不重复、证书不重复。3、为确保项目顺利实施，以上人员均须为单位稳定人员，供应商提供相关证明复印件（须为发证单位盖章的证件方有效）、身份证复印件、在本单位近三个月缴纳社保的证明。4、竞标者需带相关证明材料、承诺书至我单位勘探现场，了解项目实际情况，资料齐全、了解清楚情况后，获得现场勘探证明，竞价时须上传现场勘探证明，否则视为无效竞标。四、其它要求说明1.本采购属于技术服务项目，由采购方指派专人负责验收，验收合格后，按照采购合同确定的方式付款。2.项目实施应在合同签订后六个月内完成，服务地点在：益阳市赫山区金山南路299号五楼航道事务中心，不得将档案带出现场工作地，不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。3.扫描设备、计算机由成交供应商自备（数量和质量必须满足扫描进度和扫描精度要求）。4.项目实施人员：成交供应商应使用档案数字化专业队伍，成立项目小组并提交人员名单。其中，团队负责人应具备相应的资质、管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，至少1名具有档案员证或档案从业证书的人员需长期在现场上班，负责对项目审核签字。未经采购单位允许不得随意更换项目小组人员,如有违反,采购单位有权终止合同,不予退回质量保证金，并追究由此而造成的损失。5.成交供应商有完善的质量监督、进度控制和安全保密等制度保障措施。投标单位应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》，中标后需与采购方签订相关保密协议，保守档案的秘密，不得向任何其他公司或人员泄露档案内容。6.档案技术服务项目验收按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。项目验收不合格，由成交供应商返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交供应商承担。7.结算方法：分次付款。签订合同后15个工作日内，预付合同款的50％；项目开展3个月后付合同款40％；项目完成验收合格后15个工作日内，甲方付清尾款。乙方应提供相应金额的增值税发票。对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行回应，做出承诺及说明。服务内容数量单价总价2.1档案整理2.1.1综合文书档案400盒2.1.2工程档案200盒2.1.3船舶设备档案100盒2.1.4人事档案（已故5年及以上人员）87人2.1.5固定资产文书档案20盒2.1.6船员专业档案15盒2.1.7航政执法文书档案75盒2.1.8其他档案50盒2.2档案电子化2.2.1综合文书档案A448000页2.2.2工程档案A424000页2.2.3船舶设备档案A412000页2.2.4人事档案 （已故5年及以上人员）A4 6960页2.2.5固定资产文书档案A42400页2.2.6船员档案A41800页2.2.7航政执法文书档案A49000页2.2.8其他档案A46000页2.3档案实物及数字件移交省档案馆费用，包括档案实物的搬运、租车运费备注:已故人事档案按每盒80页预估;其他档案按每盒120页预估;工程类档案图纸大于A4,按A4大小折算。现场踏勘报告（模版）项目名称：湖南省益阳航道事务中心档案电子化服务项目招标编号：踏勘地点：湖南省益阳航道事务中心机关办公楼踏勘情况说明：1、了解项目档案组成和业主需求：2、业主提供开展此项目的场地、设备、食宿等实施条件是否满足要求：踏勘单位：踏勘人员：项目业主单位（盖章）
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案整理及电子化 档案整理 档案电子化涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。湖南省项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
