南昌市人防工程档案数字化扫描服务 图书馆和档案馆服务 档案整理数字化服务招标公告（南昌市西湖区发展和改革委员会2025）
一、项目信息
项目名称：西湖区人防工程档案数字化扫描服务项目
项目编号：62025052378435123 项目联系人及联系方式： 许志红 1590790****
报价起止时间：2025-05-23 11:23 - 2025-05-28 18:00
采购单位：南昌市西湖区发展和改革委员会
供应商规模要求： -
供应商资质要求： -
供应商报价要求：报价含税 报价含运费
二、采购需求清单
商品名称
参数要求
购买数量
控制金额(元)
建议品牌
图书馆和档案馆服务
核心参数要求:商品类目: 图书馆和档案馆服务; 次要参数要求: 档案整理数字化服务:满足档案整理数字化服务需求文件中的具体要求;
1件
266150.00
-
买家留言：-
附件： 采购需求公告(1).doc
三、收货信息
送货方式: 送货上门
送货时间: 工作日09:00至17:00
送货期限: 竞价成交后7个工作日内
送货地址： 江西省 南昌市 西湖区 朝阳洲街道 抚生路369号
送货备注： -
四、商务要求
商务项目
商务要求
结算方式
最终结算总价=各类服务项目的实际发生数量*各类项目单价。
档案整理数字化服务竞价公告一、项目信息项目名称：西湖区人防工程档案数字化扫描服务项目项目编号：项目联系人及联系方式：报价起止时间：竞价开始后3个工作日采购单位：竞价人报价要求：报价含税含运费二、采购需求清单商品名称参数要求购买数量控制金额(元)档案整理数字化服务核心参数要求:商品类目: 档案整理数字化服务; 描述:满足档案整理数字化服务需求文件中的具体要求;1项266150重要计价说明：以上档案资料的数量均为预估量，最终入计算方式：最终结算总价=各类服务项目的实际发生数量*各类服务项目单价。三、收货信息送货方式:送货上门送货时间:工作日09:00至17:00送货期限:竞价成交后7个工作日内送货地址：送货备注：无四、商务要求商务项目商务要求总价限价及单价折算等情况说明以上档案资料的数量均为预估量，最终入计算方式：最终结算总价=各类服务项目的实际发生数量*各类项目单价。档案整理服务要求一、工作要求：（一）要求按照国家最新档案整理及数字化要求对本单位库存档案进行整理和数字化加工。（二）服务期：合同签订之日起五个月内完成。（三）目标数量：供应商现场勘察后自行预估。（四）需提供装订、装盒时所需档案封底封面、归档章、装订线、装订用具、打码机等专业用具。（五）竞价人应签订永久保密承诺书。二、项目需求和服务方案要求：1、入库借卷、拆卷归档装订(1)从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。(2)档案整理：按照档案整理规范对档案进行规范化排序、分类、编写页码，形成符合档案规范档案，详细标准符合采购人档案整理规范要求。(3)按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（在交接时双方项目负责人签字确认，以保在服务过程中档案不损失、不丢失。）(4)装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。(5)条目著录校对2、档案扫描（1）扫描彩色模式扫描。（2）分辨率：文档分辨率不少于300DPI。（3）图像文件的大小：扫描A4页面：≤1000K。（4）如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。（5）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读。（6）图像内容：①实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。②检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现缺页、重页或错页情况，不能有遗漏、重复，扫错的现象。③扫描的页面内容显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理，以达到需求）。④纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案为历史档案，纸张质量比较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，应遵循以下原则：a.保证档案安全。纸张较差的档案多为破损档案，对于破损档案更应该在生产流程中加以特殊对待，不能造成二次破坏。保证档案的安全是第一要务。b.保证扫描质量。历史档案进行档案数字化扫描的质量要尽可能的清晰、干净，尽可能的恢复历史原貌。3、图像处理（1）图像处理①逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。）②纠偏：图像整体倾斜不得超过3度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。③去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净，由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。④全文页面及局部文字的加深和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。⑤图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。图像存储：存储格式以jpg格式保存。A4幅面档案保存文件不得大于1000K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。4、总质检与验收（1）对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。（2）对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。（3）对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。（4）主要质检标准：①以纸质档案原件的状态为参照，与原件保持一致的清晰度，原件清晰度不理想，应结合软件功能对图像文件进行处理，排除原件原因外，因人为操作原因生成档案清晰度不佳的比率不得超过0.2%。②档案原件装订完成后，掉页，卷内顺序错乱，装订偏离原位导致案卷整卷重装率不能超过0.2%。③扫描岗位操作时必须对流程单中记录的卷内状况进行了解，超薄纸质必须用平板扫描方式进行扫描，以免对档案原件造成损坏；对文件的命名及放纸动作严格按照操作规范进行，以免造成漏扫，漏扫率不得超过0.2%。④案卷著录：对某一类档案进行著录前，必须与用户方沟通明确著录字段值的参照材料，总检检查出著录数据错误率超过0.2%时，责成著录人员自行全检。⑤归档装订完成的案卷，目录题名栏应与原文一致，卷内文件顺序应与目录页码一致差错不高于0.1%。⑥图纸的清晰度应以图纸右下方信息在放大时能够保持清晰为准。⑦数字档案界面出现压边、黑边、字间黑点及未纠偏率不得超0.2%。⑧项目总检每天对项目组前一天生成的成品数据进行检查，每周末形成总检报告，在周末例会宣读，分析原因并拟定解决方案。⑨数据导入系统后再次对实现关联的数据进行逐条对照原件检查，错误率控制为零。5、项目验收：档案组卷后中标方自检→扫描后中标方自检并进行挂接→装订后中标方自检→采购人抽检立卷和数字化加工质量验收要求：①中标人按招标文件中规定的服务要求进行实时自检，自检合格后提交采购人进行抽检。②采购人对中标人的立卷和数字化加工质量进行检收。验收以抽检方式进行，抽检比率为5%。根据招标文件中规定的服务要求进行检查，要求分类、排列、编目、编号和标引准确率达到98%,其他扫描内容和项目合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》、《档案验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，批次提交验收案卷全部发回中标人进行全面自检，直至达到验收要求。对于退回返工的档案，须在改正之后，重新提交送审。第一次返工，采购人停止提供待加工原始档案，中标人应停止其他一切工作并进行改错、自检，重新提交送审。③档案实体验收必须逐卷清点，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等情况，采购人将追究中标人的法律责任。④案卷验收合格后，中标人应对合格的案卷进行归还。⑤档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，要求准确无误才能予以验收通过。6、批量挂接（1）扫描处理后的图像成品，上传至服务器，利用档案管理软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行对应挂接，确保成品数据100%挂接成功。（供应商须提供承诺函，否则视无效报价。）（2）挂接到档案管理系统中，进行再次的成品验收。7、安全保密控制（1）数字化现场保密措施档案数字化工作涉及大量原件外借，同时项目组现场人员众多，对项目工作现场采取保密措施十分重要，采购人将对本项目工作现场进行远程实时视频监控，完整全程记录档案纸质原件现场流转过程，以保障档案纸质原件安全。（2）流动员工档案资料保存完整保证所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）并交由采购人审核保存，如有人员变动，应及时通知采购人。（3）数字化项目保密制度中标人应遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》等有关法律中规定的保密条款，以及报价人制定的相关保密规定。任何工作人员在工作中不得以任何形式复制、摘抄、抄录档案中记载的任何内容，不得以任何形式向外泄露电子档案或实物档案中记载的任何内容和信息。在进行档案扫描录入工作中指派专人负责档案的交接工作，并负责采取必要的安全措施全程监控。对因工作需要接触到保密信息的工作人员，中标人必须与采购人签订保密协议，若非工作需要，未经采购人许可不得向第三方提供档案的查阅服务，包括采购人单位内部人员。中标人应定期对所有工作人员进行保密教育，树立保密意识，定期检查保密工作情况，责任落实到个人。项目组成员不得在任何时间在工作场合接待亲友，非工作需要，不得携带移动存储设备进入工作现场。档案数字化加工工作结束后，中标人应及时将所有采购人的文件、档案、工作记录，会议纪要移交给采购人指定的相关人员，并将所有存储设备中有关采购人的信息内容在采购人监督下作删除处理。参与本项目的工作人员不得以任何形式窃取和向外界发布所有与本项目有关的文档、资料等相关的文件。凡违反上述规定的，故意或者过失泄露档案信息的，情节严重的将移送司法机关追究其相关法律责任；不够刑事处罚的，将酌情进行罚金处理。（4）员工保密协议为了避免项目数据人为外泄，中标人应与实施该项目的员工签订保密制度，以保障项目信息安全。（三）相关责任和考核1、竞价人责任（1）因未按法律法规支付缴纳聘用人员相关费用而引发的劳资纠纷与我单位无关；（2）针对本项目服务人员提供系统全面的业务培训。2、项目考核（1）准确性：检查收入文件及扫描图像的系统性、完整性和清晰度。（2）完整性：确保所有重要信息都被录入，扫描文件无遗漏。（3）时效性：考核工作完成的及时性。（4）质量控制：对录入和扫描的规范性、数据格式等进行评估。（5）问题反馈与解决：关注问题的反馈情况和解决状况。（6）安全与保密：确保档案信息在处理过程中的安全性和保密性。（四）竞价人的资质及要求1、具有独立承担民事责任的能力，竞价人需具备合法有效的营业执照，并有承接档案服务外包或档案馆服务的经营范围；2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5、参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录；（以上1-5点内容提供相关证明材料或政府采购竞价人资格信用承诺函）。6、提供2023年1月1日以来成功承接过档案服务项目案例；（提供合同复印件，案例不少于3个）7、自带操作项目设备与软件入场要求：设备：扫描仪：高速扫描仪不少于1台，A3平板扫描仪不少于1台、工程扫描仪1台；激光打印机一台，打孔机不少于1台；切纸机不少于1台。（提供相关设备的型号与数量并加盖公司公章）数字化加工软件软件：报价人应持有获得的国家版权局计算机软件著作权登记证书包含：1.档案全生命周期元数据管理与追溯平台;2.档案整理分析与审核系统;3.档案数字化数据加密安全存储与交换系统；4.档案移交交接溯源审查系统；5.基于OCR的全文识别与格式转换系统；6.档案保密安全抽密核查系统。（提供证书复印件，并加盖公司盖章，中标公司提供原件复核）。8、人员要求；项目人员需持有高级档案职称证书1人，中级档案职称证书1人，高级档案管理师2人。（提供相关证书复印件并加盖公司公章）9、参与报价供应商须到现场踏勘，我单位审核通过后向参与竞价供应商开具现场勘查证明，否则视无效报价。现场统一勘察时间为项目挂网公示次日北京时间15：00点至17：00点，逾时不予受理。（五）申报过程竞价人应于竞价结束前提交响应文件，包括但不限于以下内容：1、报价单（格式详见附件1）2、分项报价表（格式详见附件2）3、营业执照；4、相关证明材料；5、技术方案。采购人根据竞价人提交的响应文件等资料按照同等条件下合理最低价原则，确定成交竞价人。（六）注意事项1、对于恶性竞争，严重偏离市场价的报价竞价人，上报相关部门投诉处理；2、如成交后，成交人因外包人员没有及时到位，无法正常履约的，视为虚假响应，采购人有权随时终止合同，并将相关情况上报财政部门；1.1.附件11.2.报价一览表竞价人名称：项目编号：项目名称数量响应报价（元）服务期备注1项响应报价（小写/大写）法定代表人：（签字或盖章）竞价人：（盖章）日期：注：1.报价表中的内容必须填写完整并应简明扼要。2.竞价人认为应当说明而本表中无相应栏目的，请在“备注”一栏中说明。3.若报价的大、小写金额不同，与大写金额为准。1.3.附件21.4.分项报价表竞价人名称：项目编号：序号商品名称数量单价（元）总价（元）备注1234响应总报价（小写/大写）法定代表人：（签字或盖章）竞价人：（盖章）日期：注：1.报价表中的内容必须填写完整并应简明扼要。2.竞价人认为应当说明而本表中无相应栏目的，请在“备注”一栏中说明。3.若报价的大、小写金额不同，与大写金额为准。4.竞价人报价不得超过本项目总控制价。1.5.附件3采购竞价人资格信用承诺函致(采购人或政府采购代理机构):竞价人名称(自然人姓名):统一社会信用代码(身份证号码):法定代表人(负责人):联系地址和电话:我单位(本人)自愿参加本次政府采购活动，严格遵守《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，坚守公开、公平、公正和诚实信用等原则，依法诚信经营，并郑重承诺:（一）我单位(本人)符合采购文件要求以及《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件:1.具有独立承担民事责任的能力;2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录;6.符合法律、行政法规规定的其他条件。（二）我单位(本人)未被列入严重失信主体名单、失信被执行人、税收违法黑名单、政府采购严重违法失信行为记录名单，未曾作出虚假承诺。（三）如果我单位(本人)中标(成交)，将在评审(评标)环节结束后5个工作日内，按采购文件要求，向采购人或政府采购代理机构提供相关材料原件进行核验。（四）我单位(本人)对上述承诺事项的真实性、合法性及有效性负责。并已知晓如所做信用承诺不实、不尽，可能涉嫌《中华人民共和国政府采购法》第七十七条第一款第(一)项“提供虚假材料谋取中标成交”的违法行为。经调查核实的，将按照《中华人民共和国政府采购法》第七十七条:“处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由市场监管部门吊销营业执照，构成犯罪的，依法追究刑事责任;”以及第七十九条:“……给他人造成损失的，依照有关民事法律规定承担民事责任。”进行处理。竞价人名称(盖章):法定代表人、负责人、自然人或授权代表(签字):日期:年月日注:1.竞价人须在投标(响应)文件中按此模板提供承诺函，既未提供前述承诺函又未提供对应事项证明材料的，视为未实质性响应招标文件要求，按无效投标(响应)处理。2.竞价人的法定代表人或者授权代表的签字或盖章应真实、有效，如由授权代表签字或盖章的，应提供“法定代表人授权书”，明确授权事项、内容及权限范围
投标 / 标书制作要点（原创）
本人防工程档案数字化扫描服务 图书馆和档案馆服务 档案整理数字化服务涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。南昌市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
