福建在职人员人事档案数字化招标公告（福建商贸学校2025）
招标公告——FJSMBGS2025001
福建商贸学校对人事档案数字化进行招标，欢迎合格的投标人参与投标。
一、项目编号：
二、招标项目：福建商贸学校在职人事档案整理及数字化服务
三、招标内容及要求
1.本次项目为福建商贸学校80份在职人事档案进行整理及数字化服务，服务期限自合同签订之日起6个月。本项目最高采购金额为19500元，若供应商完成项目服务内容，合同视为履行完毕。
包号
项目
数量
预算单价
预算总价
1
在职人员人事档案数字化
80份
243.75元/份
19500元
备注：表中的预算单价和预算总价均为最高限价，超过最高限价的为无效投标。
结算以实际数量*单价进行结算，最终结算总价不超过1.95万元。
2、服务要求：
2.1档案整理及数字化加工流程
1.档案查缺→2.档案前处理→3.档案扫描→4.图像处理→5.高清处理→6.著录信息→7.质量检测→8.制作目录→9.档案装订→10.数据挂接
2.1.1档案查缺：
根据规定要求对人事档案进行检查，甄别材料完整性、规范性，并登记存在的问题，形成人事档案查缺单交由校方进行材料补充工作。
2.1.2档案前处理：
前处理专员应当根据各类型档案目录，在统一接收档案材料时，逐份准确标注材料名称，清点页数，区分扫描件和非扫描件。对档案资料进行分类（四类、九类的分类）、排序、核对、整理拆卷。根据校内要求逐页校验卷内材料信息、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、目录信息校对、生成并粘贴识别码（识别码为条形码、二维码，由校内根据需要确定）、在档案前处理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小（大幅面材料除外）
（1）编制页码
a.严格把关四类、九类的分类和排序标准；
b.严格把关每份材料的类号、页码编注标准；
c.档案中凡载有有效信息的页面均需编页，包括文件处理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、草稿、附件等；没有页号或页号不规范的档案，需重新编页；案卷封面、卷内目录、备考表、空白页、废稿纸、重复件等不编页号。
d.一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。
e.编页统一采用阿拉伯数字，从“1”开始按顺序编号，不编附页号；将原来不规范的页号划掉，新页号与文件主体内容方向一致。左装订的卷，正面编在右上角，背面编在左上角；右装订的卷，正面编在左上角，背面编在右上角。
f.一个页面上并排粘贴有多个小页面档案时，可根据实际内容合编一个页号或分别编页；页面有重叠的，应分别编页。筒子页编页时，不能展开的，正面和背面均单独编页；能展开且档案内容不在？折缝上的，可编为两页；能展开但内容在折缝上影响阅读的编为一页，编完后，将筒子页拆出变为折子页。
g.已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。
h.使用2B铅笔，书写时字迹需清晰工整，不压盖档案内容，不可伤害档案原件；对破损页面、缺页等特殊情况应进行登记。
（2）目录核校
a.采用计算机自动校验与人工审核相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。
b.修改或拟写文件题名,对不规范、不准确文件题名，须依据《档案著录规则》，进行修订或重新拟写，对于数据库内无目录的须补拟，通过全面分析和综合概括。
（3）档案装订物拆除
逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。
（4）重份档案的处理
统一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录标注说明，提示扫描时不予扫描，并在备考表上说明情况；同一案卷内，出现的重复文件，应剔除不予扫描，并在备考表上说明情况。
2.1.3档案扫描：
（1）扫描人员应当以还原纸质档案原样为基础进行，再以不同年份类型的档案，用以相应的方式进行准确无误的扫描，以防纸质档案损坏。
（2）在扫描过程中，应遵循以下几项标准：
a.标准分辨率：300dpi；
b.标准文件格式：未加密的单页TIFF或JPEG格式；未加密PDF或OFD版式文件，其中单份多页档案材料应整理后转换生成单个版式文件，文字材料应进行全文OCR识别，转化为支持全文检索的双层PDF文件另存一份。
c.扫描页面图像左右倾斜度≤1°，横向摆放的页面旋转为纵向页面；
d.单个图像文件不应大于10MB；
e.单个PDF文件大小不应大于250MB；
(3)质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。
a.对破损纸张按档案修补标准要求进行修补；热敏传真件、复写纸等不宜存档材料进行复制生成复制件，经校内对接人同意后放入卷内备查。
b.根据档案材料幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案材料需采用大幅面扫描仪。
2.1.4图像处理：
图像处理员应对扫描后的图像进行逐页处理，包括纠偏、去污、图像拼接、裁边及排列顺序调整。对传真件、复印件、红蓝章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于3度，对如下档案扫描后要特殊处理。
（1）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；
a.身份证等各类复印件；
b.各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；
c.字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；
d.其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。
2.1.5高清处理：
根据《人事档案数字化技术规范》要求，原始图像中带有黑白、彩色照片的，应采用人工方式处理，以使优化图像中的照片得到更佳的视觉效果或与原始图像的视觉效果相符。原始图像中带有印章的图像区域应采用人工方式处理。带有身份证、学历证件、复印件及带有防伪技术的原始图像，或内容不清晰的红色或紫色背景的早期麻纸基材等，优化处理后仍不具有较好辨识效果的，应直接引用原始图像数据。
2.1.6著录信息：
严格准确地进行档案基本信息的录入、目录录入，具体标准如下：逐份录入，不多录、少录；录入目录内容与档案内容完全一致，不错录。
2.1.7质量检测及数据挂接：
由质检专员负责，必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据（扫描质量、图像质量、编目著入准确度、）进行认真负责的最终质检自检，自检达到数据百分百质量标准后，才能交付到校内对接人验收。
（1）要求如下：
a.图像处理中不得损坏原有档案信息的完整。
b.目录数据库与纸质目录保持一致。
c.档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
d.扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
e.图像质量：300DPI。
f.图像文件命名：差错率≤1‰。
g.条目与图像挂接：挂接正确率100%。
（2）数据挂接：校内对接人验收完成并且确认无误后才能进行挂接，挂接人员应以纸质档案目录数据库为依据，将扫描图像文件与目录数据进行挂接。每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像应存储为一份图像文件。具体要求应按照电子档案系统相关要求进行同步更改。格式为单页TIFF或JPEG格式。存储到电子档案系统的电子档案应与原纸质档案保持一致。
2.1.8打印目录及档案装订；
装订前要对档案材料进行全面检查，打印人事档案目录，将整理好的档案材料和目录装入档案盒中，审核目录和档案材料一致性，做到下边与左边齐整，不脱页，不掉页，卷面整洁，装订结实。
3、验收要求
3.1档案数据的验收
服务方数据自检合格方可递交校内验收人员验收，档案数据验收以当天校内提供的总量为每天验收单位，由服务方自检合格后提交；档案数据验收以50本，分批由服务方自检合格后提交。校内对服务方挂接处理完毕的目录信息、著录信息和图像质量进行验收，验收以抽检方式进行，抽检比率为5%，按要求进行检验，合格率达到99.5%以上的，予以验收通过。抽检合格率低于99.5%的，提交验收的当批数据全部发回服务方重新自检，自检合格后再次提交验收。
3.2档案整理、装订服务的验收要求和质量
3.2.1验收要求
档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、档案文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任。顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达98%以上予以验收通过。
4.本项目不接受联合体投标，中标人不得将项目进行转包或分包。
四、投标人资格要求
1.供应商须具备市级(含）以上档案局备案并具有《福建省档案服务机构备案证书》，须提供有效证书复印件。
2.供应商须具备有效的省级或省级以上保密行政管理部门颁发的《国家秘密载体印制资质证书》涉密档案数字化类乙级（含乙级）以上证书，需提供有效证书复印件。
3.本项目不接受联合体投标。
4.供应商须与校方签订保密协议，若供应商违反保密义务或转包项目，校方有权终止合同并索赔。
五、报名时间及地点：2025年5月29日上午8:20至2025年6月5日下午16:00止。（工作日为5月29日-30日、6月3日-5日，周末不接受报名）每天正常上班时间：上午8:20-11:30，下午14:30-17:00。
六、报价投标截止时间：投标报价文件应于2025年6月6日上午10:00前，以书面形式将投标报名文件送至福建商贸学校新公办楼二楼校办公室，逾期收到的或不符合规定的投标文件将被拒绝。
七、开标时间及地点：2025年6月6日上午10:00，于福建商贸学校会议室开标。
附件：
投标申请文件
福建省货物和服务项目投标申请文件（正本）项目名称：人事档案数字化服务项目项目编号：FJSMBGS2025001合同包号：报价人名称：报价人地址：联系电话：日期：1.营业执照副本复印件及税务登记证副本复印件（若为三证合一的，可只提供有“统一社会信用代码”的法人营业执照副本复印件）。2.法定代表人身份证复印件及投标代表人身份证复印件（需加盖投标公司公章）。注：授权人及被授权人身份证件（正面、反面）复印件须加盖单位公章。3.法定代表人授权书原件4.参加本项目投标前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。5.通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）、或中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）信用信息查询无严重违法失信行为信息记录的打印件（或截图）。6.供应商须具备市级(含）以上档案局备案并具有《福建省档案服务机构备案证书》，须提供有效证书复印件。7.供应商须具备有效的省级或省级以上保密行政管理部门颁发的《国家秘密载体印制资质证书》涉密档案数字化类乙级（含乙级）以上证书，需提供有效证书复印件。8.同类项目业绩证明材料3份：中标（成交）公告（提供相关网站中标或成交公告的下载网页及其网址）、中标（成交）通知书复印件、采购合同文本复印件以及项目验收合格并加盖公章材料复印件9.项目负责人具有本科（及）以上学历、具有档案管理员证书、高级数据安全工程师证书、具有档案服务和教育中心颁发的电子档案管理与档案信息化相关培训证书。10.档案数字化接口系统（用于将数据导入本单位档案查询系统），需提系统供相关证书复印件。11．报价单报价单报价人：（全称并加盖公章）货币单位：元包号项目数量单价总价报价人（全称并加盖公章）：报价人代表签字：日期：年月日
投标 / 标书制作要点（原创）
本在职人员人事档案数字化涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。福建项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
