档案整理、扫描数字化服务 档案整理服务 档案整理、分卷、扫描数字化 档案整理、扫描数字化 档案整理招标公告（吉安市公共资源交易中心新干分中心2025）
一、项目信息
项目名称：吉安市公共资源交易中心新干分中心档案整理、扫描数字化服务项目
项目编号：62025102092977638 项目联系人及联系方式： 刘银山 1347905****
报价起止时间：2025-10-20 15:54 - 2025-10-23 18:00
采购单位：吉安市公共资源交易中心新干分中心
供应商规模要求： -
供应商资质要求： -
供应商报价要求：报价含税 报价含运费
二、采购需求清单
商品名称
参数要求
购买数量
控制金额(元)
建议品牌
档案整理服务
核心参数要求:商品类目: 档案整理服务; 描述:档案整理、扫描数字化服务项目，详见竞价采购文件;次要参数要求:
1季度
296716.20
-
买家留言：-
附件： 吉安市公共资源交易中心新干分中心档案数字化服务项目.docx
三、收货信息
送货方式: 送货上门
送货时间: 工作日09:00-17:00
送货期限: 竞价成交后7个工作日内
送货地址： 江西省 吉安市 新干县 金川镇 新干县政务服务中心二楼221
送货备注： -
四、商务要求
商务项目
商务要求
档案整理、扫描数字化服务
详见竞价采购文件
吉安市公共资源交易中心新干分中心档案整理、扫描数字化服务项目竞价采购文件吉安市公共资源交易中心新干分中心2025年10月17日第1章投标邀请函一、项目基本情况采购内容数量采购需求采购预算吉安市公共资源交易中心新干分中心档案整理、扫描数字化服务项目一批详见项目预算控制价、技术要求及实施方案296716.20元二、申请人的资格要求1、满足以下要求：（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）参加招标活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；注：以上（一）至（五）项提供信用承诺函（格式详见附件）。2、本项目的特定资格要求：提供近1年完成档案整理数字化项目移交县级档案馆业绩证明材料。3、本项目不接受联合体投标。三、联系方式采购人名称：吉安市公共资源交易中心新干分中心采购人地址：新干县城东政务服务中心大楼Ｃ区二楼经办人：刘先生电话：07962682608第二章项目预算控制价、技术要求及实施方案一、项目预算控制总价项目预算总控制价项目名称总价（元）档案整理、分卷、扫描数字化项目（650540页，0.45元/页，目录19866条，0.2元/条）296716.2元档案整理、扫描数字化项目预算控制价格表序号档案类别件、卷整理、扫描页数，每1页0.45元小计（元）制作目录每条单价0.2元小计（元）档案整理扫描目录工本费合计（元）1文书档案59（件）590页265.559条11.8277.32政府采购档案793（盒）277550页124897.58458条1691.6126589.13产权交易档案152（盒）53200页239401621条324.224264.24建设工程档案741（盒）259350页116707.57904条1580.8118288.35土地交易档案171（盒）59850页26932.51824条364.827297.3合计1857盒650540页29274319866条3973.2296716.2备注：本项目档案扫描估算页数约650540页，每页单价控制在0.45元，招标总控制价为296716.2元以下，项目完工后以实际总页数、目录条数和报价单价结算工本费（报价应包含本项目所需的设备、封面、目录打印、更换档案盒、移动硬盘3套，专用工具、验收、售后服务、税费等所有费用）。报价超过控制价无效。二、项目技术要求1.项目技术要求：档案整理包括分类、除去铁钉等杂物，打页码，计算机录入卷内文件目录、案卷目录，装订、填写档号、年度、机构、保管期限、目录号，填写和打印案卷封面、备考表与卷内文件目录，拟写案卷标题，有破损的档案需要进行修裱。条目著录要求内容填写清楚，文件标题模糊以及涉及人名的要著录清楚事项以及人名。需编制二套目录：一套机读目录，一套薄式目录，装盒保管。数字化扫描数据以彩色JPG格式移交，再合成一套双层PDF格式移交，其中，JPG格式以300DPI形成的全文数据移交。目录数据以XLS格式移交。制作移交2套数字化成果移动硬盘。硬盘由数字化中标公司提供。数字化流程工作单及各类管理台账实体装订成册装盒一并向吉安市公共资源交易中心新干分中心办公室移交，并保障所有档案资料顺利移交至县档案馆等指定接受单位。因移交档案质量问题造成的返工等情形而产生的费用，由服务供应商自行承担。2.规范性引用标准《连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南》（GB/T17235.1-1998）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002)《档案著录规则》（DA/T18-2022）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》（2012）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》（2013）《江西省档案局文书类电子档案元数据方案》（2013）《江西省归档文件整理规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》3.项目工期及验收。3个月完成项目纸质档案的扫描和档案质检验收，合格后将所有数据移交。三、管理与技术要求1.项目管理与档案安全保障本数字化项目实施全程的安全管理按照《档案数字化外包安全管理规范》和吉安市公共资源交易中心新干分中心相关制度执行，签订保密协议。服务供应商应自备数字化加工实施过程中所需的所有设备及物品，以保证本项目的顺利实施。设备及物品主要包括：电脑、扫描仪、打印机、移动硬盘、插线板、操作台、打码机、装订设备、归档章、档号章等。公司充分考虑数据安全风险，及时做好数据备份，若造成工期延误则承担全部责任。数字化加工服务的时间和地点，延时下班，加班等向吉安市公共资源交易中心新干分中心报告协商，经同意后方可进行。2.做好数字化质检（1）质检内容包括档案实体整理、分件、还原；元数据（含目录数据）是否符合省市县档案馆要求标准；形成图像文件的总体质量；OCR识别率。（２）组织人员对数据与档案实体质检切实做好档案实体整理分件、目录数据库与图像文件挂接，目录数据库质检工作，图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误，装订不规范、档案盒背脊不清晰不规范等质量问题时，标记为“不合格”进行返工。主要质量问题及评判标准如下：数据名称错误类型评判标准条目著录著著录错误1.文字录入错误2.责任者错误3.著录项不完整4.未标识已经修改的目录数据5.应修改的目录数据未修改6.密级著录错误，包括：涉密档案未著录密级，密级著录不正确7.应新建的目录数据未建拟题错误1.题名的格式未遵循规范要求2.重拟题名未作“[]”标记3.所拟题名不能正确反映文件内容元数据错误1.未按标准要求捕获数字化元数据2.数字化元数据不完整3.数字化元数据值造假4.源版数字图像头文件元数据写入错误源版图像与PDF数据图像质量问题1.图像不清晰，卷边，折角，不完整2.图像倾斜度超过0.1，倒置，拼接不平3.裁剪掉档案原件页面信息4.图像文件排序错误5.漏扫，反面有内容的未扫6.纸张薄透未用白纸衬底扫描，导致相邻页面内容可见的7.图像显示档案原件页面皱折明显，有明显折角8.源版图像数据未合成双层PDF格式9.双层PDF的OCR识别正确率低于90%页号错误页号标识不清晰或有错漏未处理元数据错误图像头文件未按要求写入相关元数据整理还原整理错误1.纸质档案拆卷不规范，有未拆除扫描对象装订线及加固件、损毁档案原件等情况2.纸质档案分件错误3.纸质档案文件材料排列顺序错误4.纸质档案页号错误5.纸质档案数字化流程工作单填写不规范，有特殊页（照片）等未做登记等情况还原错误1.案卷封面、备考表字迹不工整、清晰，填写项目不全2.恢复装订时存在文件排列顺序有误、有遗漏、脱页、不平整等问题3.使用了修裱专用浆糊做加固、接边等处理的档案原件未待浆糊干透就装订还原4.档案盒填写信息不准确，填写项目不齐全，字迹不工整、不清晰四、切实做好档案出入库与整理档案数字化基本流程包括以下几个环节：档案出库借卷、档案整理、建目录数据库、批量扫描、图像处理、案卷装订与档案入库还卷上架、数据质检、数据存储与备份。数字化工作从档案整理开始，必须认真填写纸质档案数字化流程工作单，登记好每个卷的总页数、件数、每件的起始页号、载体情况、特殊档案页面（含地图、票证、照片等）、实物及每个环节责任人姓名、处理时间等信息，使档案在数字化各环节中依次流转，交接清楚，责任到人。1.借卷服务供应商工作人员要向县交易中心档案管理人员办理档案借用出库手续，逐卷清点档案实体，再办理借用出库、交接手续，并做好登记。2.档案整理（1）拆卷后拔除装订物，平整页面。对其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，经县交易中心档案管理人员确认保持原貌。（2）老化、破损页面应进行修裱。（3）准确区分每一份文件（分件），编制档号。一份完整的文件通常包括文件处理单（发文稿纸、收文处理单）、公文转办单、正文、草稿、附件等内容。属同一份文件材料的档案页集中排列存放，做好标识；如遇归档不完整，缺失其中一项或几项，要登记标注。（4）对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用油墨打号机打号。页号打在档案页面正面右上角、反面左上角空白位置，筒子页编制两个页号，表册编制一个页号；已经采用油墨打号机打过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，一律不再重新编页码；如有跳号情况，应在数字化工作单中加以说明。从未编过连续性页码的档案，需重新打号；一份文件在卷内被其他档案材料分开使排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新打号。遇有特殊情况，向县交易中心档案管理人员商定是否重新打号。按件整理的档案，若无规范页号，须在右下角用黑色水笔编写页号。如已有部分规范页号，则直接延顺编号。（5）加盖档号章。对没有档号章的按件整理的档案和散件档案（按卷整理但无法装订成册的档案）加盖档号章。（6）准确区分扫描页与非扫描页。①扫描页包括：发文中的正本文件及其附件（含发文处理单或有签发意见的定稿）；发文中没有文件正本的定稿；有本级党委、行政领导人亲自批示和审改内容的草稿或定稿；与本单位业务有关的收文（含收文处理单）；有领导重要批示的信函、便条等；登记表、报表、会议记录等其他没有发文字号的各种非公文格式的文稿。②非扫描页包括：整卷内容为上级普发性文件；保管期限为短期（或定期10年）的档案；确定为重份文件；成批报表中内容相同的填表说明，记录表等成册档案材料中的空白页；已建有数据库的档案目录和备考表；以及案卷封面、备考表等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。凡档案中有照片、地图、税票、邮票及各种券票的，必须在其对应的“附注”字段中加以描述，如“此件含有一张黑白单人标准照”“此件含有一张税票”。五、档案装订还原与装盒1.档案原件装订还原详细要求（1）在完成档案整理、扫描、图像处理、数据质检后，须将原案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表，封底还原装订。如原封面、目录有错误进行修改的封面或目录重新打印装订。案卷超过350页以上的要分卷整理。（2）案卷封面与备考表字迹工整、清晰，项目齐全。案卷封面填写须包括：机构名称、机构问题、卷内文件起止时间、案卷题名、保管期限、件数、页数、档号项（全宗号、目录号、案卷号）。（3）档案装订应下齐、右齐，装订成品必须结实美观。原有封面备考表保留。（4）恢复装订时，应注意整理后明确的文件排列顺序不变，需逐页检查文件，页面无脱漏、无倒置，统一用棉线装订，线结在案卷或文件后面，做到安全、准确、无遗漏。2.档案原件装盒复原详细要求（1）纸质档案装盒原则为：遵照《归档文件整理规范》（DB36/T380-2016），保持原有档案整理体系，沿用原档号项（全宗号、目录号、案卷号、件号、保管期限）。（2）案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒，档案盒子上编制规范标识。（3）档案盒需用符合国家标准（DA/T24-2000）规定的无酸纸盒，装盒时，盒内卷数要掌握好，不能太挤或太空，留有一点空隙即可。（4）档案盒脊背上的项目填写要统一用数字或汉字印章（黑色）印制，档案盒背脊字迹工整、清晰，项目齐全。六、做好档案数字化成果法律认可性保障要求为保障数字化文件法律认可性，满足数字副本长期保存的需求，图像文件编码结构中除拥有图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元数据外，经扫描生成的每一个图像文件，数字化加工系统必须按照Exif标准在其生成之时自动向头文件写入4个元数据值：序号Exif英文标签中文名称格式规范1Make设备制造商按扫描仪制造商规范名称写入2Model设备型号按扫描仪型号规范名称写入3DateTimeDigitized数字化时间按GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 规定的格式著录：YYYY-MM-DDThh:mm:ss4ColorSpace色彩空间按色彩空间的规范名称写入上述4个元数据的写入必须以Exif标准为依据，应与图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元数据一样，能被WINDOWS等操作系统识别显示，能被档案馆电子档案接收管理系统自动提取。七、建好目录数据库准确分件的基础上按照《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》要求进行著录、录入，建立文件级目录数据库，录入条目必须进行双机校对。1.文件题名项的著录。有题名的文件在著录时，照录题名；无题名或题名不能准确揭示文件内容时，则应重拟文件题名，并用“[]”进行标识。单独的表册，直接照录表册的题名。2.对本单位提供的案卷级和文件级目录进行校对、修订。补充著录项、修改录入错误、重新拟写错误、不规范案卷级和文件级题名。八、档案扫描档案扫描，遵循精确复制的原则，需正确填写纸质档案数字化流程工作单相关内容。1.本项目使用的扫描仪必须是平板扫描仪，不得使用高速、滚桶式扫描仪，且最大分辨率必须在300dpi以上，扫描仪盖板上用与数字化对象档案纸张相似的档案修裱专用纸张作衬底。2.无论页面大小均应自然平展开进行扫描。骑马订、无线胶装类装订文件平展开后左右均有扫描内容的以2张A4纸张页面大小确定扫描范围；若只有单边有扫描内容的以A4纸张页面大小确定扫描范围。以画幅作为扫描的计量单位。附件为无线胶装类书册的，可直接挂接书册的WORD文本，无需另外扫描。3.严格按照案卷标明的页码顺序进行扫描。4.在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准设置分辨率。5.扫描时绝对保证档案载体的安全。纸张较薄或较脆容易破损的，应在修裱后再用平板扫描仪扫描。6.扫描要完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等都纳入扫描图像范围。7.初始扫描时，尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。8.特殊纸张扫描处理要求（1）脆化档案的数字化：脆化较严重的档案需先修裱再数字化；（2）薄透与字迹褪变档案的数字化：薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时有老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。九、图像处理所有数字化图像文件，按照DA/T31-2017纸质档案数字化规范的要求进行相应的图像处理，使图像干净、清晰、端正。图像文件必须能准确反映档案原件外观的原始面貌，色彩均匀度应与原件一致，不得出现原件没有的颜色、变形、马赛克、明显皱纹等破坏图像质量的现象。1.对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以视觉上不感觉偏斜为标准，倾斜度不得大于0.1；方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。2.图像处理以保持档案原貌为原则。不对图像页面中出现的档案自身的黑点、水渍、污点、杂质、装订洞等进行去污美化处理。档案若因故造成局部黑影、不清楚等状况，且无法通过图像处理技术进行修复的，照原样扫描，并在目录数据库“附注”项加以说明。3.图像裁剪要距档案原件图像页边最外延2～3mm进行，不得裁掉档案原有页边，包括破损、歪斜页边。4.档案原件发生字迹渗透的，应采用数字化系统图像处理功能，比如锐化字迹功能，以清晰字迹笔画。5.凡采用分幅扫描再拼接形成的图像，应在《数字化对象元数据项目与著录细则》中的“附注”项中予以说明，如“本件档案第2页是采用分幅扫描手工（或XXX软件自动）拼接而成”。6.填写纸质档案数字化流程工作单相关内容。十、图像文件技术要求图像文件基本参数要求序号指标项参数标准需求描述1格式JPEG，彩色此套图像文件用于长期保存。双层PDF采用上述彩色JPEG图像转换一套双层PDF格式文件，转换以件为单位进行。凡属印刷体的档案文件，必须转为双层PDF。文件内容为手写体的，经江西飞行学院确认无法进行OCR识别的，可仅转为PDF格式。转换后的双层PDF或PDF文件，其文件内容不得有歪斜、变形、失真的现象。2分辨率300 dpi均采用此分辨率扫描3图像大小（A4）参考平均值1MB左右按照档案页面实际尺寸及页面上文字内容多少，采用300dpi扫描。图像大小控制在1.0-1.2MB范围4压缩方案必须采用符合JPEG格式标准的压缩算法压缩方案需经吉安市公共资源交易中心新干分中心核定。十一、商务需求：1.交付时间：自合同签订之日起3个月内完成。如果因上级工作要求，需要提前完成的，服务供应商必须适当增加人员，延长每日工作时间，缩短服务周期，提前完成档案移交工作。2.人员要求：项目工作人员需具务一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验，为保证招标方档案的保密性及安全性，中标方配置人员在工作期间不得调换，如有特殊情况须经招标方同意后再做调整。根据本项目档案整理和数字化工作的要求最少安排一名有档案中级或以上专业技术资格证项目经理、二名技术人员驻场工作。3.招标方负责提供所需的工作场地、办公桌椅、电力、自来水。项目实施过程中相应设备及工作人员的差旅、食宿、运输费等均由中标方自行负责。4.中标方需免费向招标方提供3套移动硬盘，供招标方进行质量抽检，并提供完整的售后服务方案，质保期为项目验收合格后不少于1年。质保期内，中标单位应免费提供日常维护、培训。5.中标方应确保项目数据条目与数字图像内容对应挂接100%准确，抽检率须达到10%。6.付款方式：整个项目结束后，按成交供应商完成项目的实际总页数、目录条数和报价单价，参照档案馆出具的验收交接文据数据进行结算，整体通过验收移交档案馆1个月内，采购方向成交供应商根据实数数量支付所有款项。7.参与报价供应商须到现场踏勘，我单位审核通过后向参与竞价供应商开具现场踏勘证明（供应商在上传报价单时，须同时上传现场踏勘证明），否则视无效报价。现场统一勘察时间为项目挂网公示次日北京时间15：00点至17：00点，逾时不予受理。第三章投标报价一、获取竞价采购文件时间：2025年10月20日至2025年10月22日（北京时间）地点：江西省政府采购电子卖场（网址：https://www.jxemall.com/）方式：网上下载竞价文件。二、提交竞价响应文件截止时间和方式截止时间：2025年10月22日17点30分（北京时间）报价方式：江西省政府采购电子卖场在线上传（网址：https://www.jxemall.com/）三、公告期限自本公告发布之日起3个工作日。四、报价函见附件五、竞价响应为确保报价的合理性，意向服务供应商在上传报价文件时，必须同时上传《现场踏勘情况确认表》。若由于未上传而造成的废标情况，由报价人自行承担。六、确定中标人到达提交竞价响应文件截止时间后，总报价最低的有效报价人确定为服务供应商。吉安市公共资源交易中心新干分中心2025年10月17日附件：吉安市公共资源交易中心新干分中心档案整理、扫描数字化服务项目 报价表投标企业（加盖公章）：序号档案类别件、卷整理、扫描页数，每1页 元小计（元）制作目录每条单价 元小计（元）档案整理扫描目录工本费合计（元）1文书档案59（件）590页59条2政府采购档案793（盒）277550页8458条3产权交易档案152（盒）53200页1621条4建设工程档案741（盒）259350页7904条5土地交易档案171（盒）59850页1824条合计1857盒650540页19866条注：１．公司提交报价则视为完全响应竞价采购文件要求；２．报价超过控制价为无效报价；３．加盖公章后，扫描上传pdf版的报价表。2025年10月日
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案整理、扫描数字化服务 档案整理服务 档案整理、分卷、扫描数字化 档案整理、扫描数字化 档案整理涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
