征集档案整理及数字化外包服务 档案整理和数字化服务外包 文书档案整理 会计档案凭证装订整理 会计档案整理 基建档案整理 文书及历年档案规整理 会计档案凭证装订及整理招标公告（南宁城市路桥投资管理有限责任公司2025）
南宁城市路桥投资管理有限责任公司关于征集档案整理及数字化外包服务供应商信息的函
致各供应商：
为规范公司档案管理工作，夯实档案整理归档基础，强化档案资源开发利用效能
，根据我公司采购管理相关规定，现就该项目采用直接委托方式选聘供应商事宜，公开征集供应商信息。诚邀各供应商参与，具体事项函告如下：
一、
项目概况
（一）项目名称：
采购
2025-2026年档案整理及数字化外包服务
（二）项目内容：
详见后附《采购需求》
(附件1)
二、应征单位资质要求
1.凡在国内工商行政管理部门注册并正常运营，满足本项目经营范围，具有独立企业法人资格。
2.报价单位近三年无违法、违规记录，不得为失信被执行人（以“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）查询的结果为准）。
3.本项目不允许转包，不接受联合体参加。
三、需提交材料清单
1.营业执照复印件
2.法人身份证复印件
3.供应商应征材料
四、材料递交方式
报价材料自
2025年12
月
4
日上午
8点后开始接收，截止2025年12月
8
日下午
18点之
前截止，请供应商注意材料送达时间，材料递交至南宁壮锦大道那洪收费站路段分中心办公楼
4楼综合办公室。递交的材料文件应装订成册，一式
2
份，密封在同一个文件袋中，密封文件袋正面应清楚标明参加报价的项目名称、供应商名称及地址等；文件袋背面的封装处填写密封日期并加盖单位公章。应征材料除现场送达外也可邮寄递交，邮寄递交以文件送达时间为准，所有逾期送达或未密封的报价文件将被拒收。
五、重要声明
1.本次征集仅为采购调研，提交材料不构成要约；
2.未入选单位材料将于评审后30日内统一销毁；
3.虚假材料提供方将永久取消合作资格。
附件：
1.采购需求
2.候选人审核细则
3.供应商应征材料格式
附件
南宁城市路桥投资管理有限责任公司
2025年12月4日
（联系人：蔡艳姣
联系电话：
4898959 ？）
采购需求表项目清单序号项目名称项目需求1档案整理和数字化服务外包项目1、本项目服务期限2年，上限控制价为人民币壹拾贰万元整（¥120000.00）。2、成交人需按采购人的要求开展采购人文书档案整理及文书档案数字化服务[2025-2026年文书档案整理约3000份，2025-2026年会计档案凭证装订整理350件，会计档案整理70件，声像实物照片档案共计约100件，档案数字化（含会计凭证扫描）约100000页，基建档案整理1000件（按城建标准装2公分盒，规范化整理，贴脊背，做案卷），上述数据仅供各供应商作为报价参考，实际结算以最终工作量为准]。附件2候选人审核细则一、审核原则（一）采购人将以南宁城市路桥投资管理有限责任公司《档案整理及数字化外包服务供应商信息的函》及供应商应征文件为审核依据，对所有供应商的报价信息进行审核，符合本次项目采购需求且报价最低的供应商作为项目直接委托候选人。（二）采购人对供应商应征文件进行审核时，如发现下列情形之一的，该供应商应征文件将被视为无效：（1）超越了按照法律法规规定必须获得行政许可证或者行政审批的经营范围的；（2）未按要求提交资格证明文件的，或者不符合询价文件标明的资格要求的；（3）无法定代表人或其授权代表签字，或未提供法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书、声明书或者填写项目不齐全的；（4）授权代表未能出具身份证明或与法定代表人授权委托人身份不符的；（5）应加盖或要求加盖公章而未盖公章的；（6）总机构和所属分支机构同时申请同一项目的；（7）未采用人民币报价的；（8）报价超出最高限价，或者超出采购预算金额，采购人不能支付的；（9）供应商未就所投项目的全部内容作完整唯一报价的，或有漏项报价的或有选择的或有条件的报价的，或出现价格前后不一致，或出现单价与合计总价不一致的，且不接受修正的；（10）项目资料不齐全或者提供虚假材料的；（11）供应商的实质性内容未使用中文表述、意思表述不明确、前后矛盾或者使用计量单位不符合本项目采购要求的（经采购人认定并允许其当场更正的笔误除外）；（12）提交服务时间及承诺服务内容等不能满足本项目采购要求的；（13）未实质性响应本项目采购要求或者供应商应征文件中有采购人不能接受的附加条件的；（14）所提供的服务方案存在不完整、不明确，明显不符合本项目要求的服务内容，有一个或一个以上备选（替代）服务方案的。二、推荐原则采购人根据对供应商应征文件的审核情况，将有效报价由低到高排列次序（报价相同时，以服务承诺优劣顺序排列），推荐排名第一的供应商为本次项目的直接委托候选人。附件3：供应商应征材料格式一、供应商应征材料格式1.供应商应征材料封面格式：供应商应征材料（非公开）档案整理及数字化外包服务项目供应商：地址：联系人：联系电话：年月日2.报价文件目录目录（按需调整要求）（1）报价函……………………………………………………………………………………（2）报价明细表………………………………………………………………………………（3）供应商针对报价需要说明的其他文件和说明（如有……………………………………（4）声明书……………………………………………………………………………………（5）法定代表人身份证明及法定代表人身份证（正反面）复印件…………………………（6）法定代表人授权委托书及被授权人身份证（正反面）复印件…………………………（7）供应商有效的“营业执照”副本复印件…………………………………………………（8）税务登记证、组织机构代码证复印件……………………………………………………（9）服务响应表………………………………………………………………………………（10）材料真实性说明………………………………………………………………………（11）服务方案……………………………………………………………………………3.报价文件内容（格式）（1）报价函格式：报价函致：（采购人名称）：根据贵方为项目的发布的《关于征集档案整理及数字化外包服务供应商信息的函》，签字代表（全名）经正式授权并代表供应商（供应商名称）提交应征文件1式份，并承诺贵方的采购要求我方已完全了解，我方将按照贵方的要求及我方应征文件为最低标准，向贵方提供（项目名称）所要求的全部服务。我方承诺本项目总费用为人民币(大写)(￥元)，此报价已包括了实施和完成项目所需的设备费、劳务费、技术服务费、一般检测、测量、交通、通讯、办公场地、保险、税费和利润等，以及与本次项目有关的一切费用和政策性文件规定及合同包含的风险、责任和各种应有的所有可见或不可见费用，采购人不需再另行支付其他费用。我方承诺提供服务的时限为。据此函，签字代表宣布同意如下：1.我方已详细审查全部采购人的采购要求以及我方对于采购需求、采购过程、报价结果有依法进行询问、质疑、投诉的权利及相关渠道和要求。2.我方在报价之前已经与贵方进行了充分的沟通，完全理解并接受采购人采购要求和各项规定，对相关合理性、合法性不再有异议。3.如中选，本应征文件至本项目合同履行完毕止均保持有效，我方将按采购人要求及法律、法规的规定履行合同责任和义务。5.我方同意按照贵方要求提供与项目有关的一切数据或资料。6.与本项目有关的一切正式往来信函请寄：地址：邮编：电话：传真：供应商代表姓名职务：开户银行：银行帐号：供应商（公章）:_法定代表人或其授权代表（签字）:_日期:年月日（2）报价明细表：报价明细表报价币种：人民币序号项目名称预计数量单位单价/元合计报价（元）备注12025-2026年文书及历年档案规整理3000件大写： 小写：￥ 元规范化整理22025-2026年基建档案整理1000张大写： 小写：￥ 元规范化整理32025-2026年会计档案凭证装订及整理350件大写： 小写：￥ 元规范化整理42025-2026年会计档案整理70件大写： 小写：￥ 元规范化整理52025-2026年相片档案整理80件大写： 小写：￥ 元规范化整理62025-2026年实物档案整理20件大写： 小写：￥ 元规范化整理72025-2026年录音、录像档案整理10页大写： 小写：￥ 元规范化整理8数字化扫描100000页大写： 小写：￥ 元规范化扫描合 计大写： 小写：￥ 元注:1、项目最终按具体实施数量及单价计算； 2、如有未知工作内容双方协商确定结算标准； 3、甲方提供档案盒及实施档案整理工作使用的电脑、打印机、A4纸、办公桌椅、办公场地。注：本明细表所报各分项合计价格应与报价函所报总报价一致。如出现各分项合计价格与总报价不一致情形，各分项合计价格大于总报价的，以总报价为准；各分项合计价格小于总报价的，以各分项合计价格为准。供应商（公章）:法定代表人或其授权代表（签字）:日期:年月日（3）报价函格式：供应商针对报价需要说明的其他文件和说明（如有请提供）（格式自拟）;（4）声明书；声明书致：（采购人名称）：（供应商名称）系中华人民共和国合法企业，经营地址。我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人，我方愿意参加贵方组织的项目的报价，为便于贵方公正、择优地确定成交人及其产品和服务，我方就本次报价有关事项郑重声明如下：1.我方向贵方提交的所有文件、资料都是准确的和真实的。2.我方不是采购人的附属机构；在获知本项目采购信息后，与采购人聘请的为此项目提供咨询服务的公司及其附属机构没有任何联系。3.我方此次向贵方提供的服务内容为：。4.我方诚意提请贵方关注：近期有关该服务的重大决策和事项有：5.我方及由本人担任法定代表人的其他机构最近三年内被通报或者被处罚的违法行为有：。6.以上事项如有虚假或隐瞒，我方愿意承担一切后果，并不再寻求任何旨在减轻或免除法律责任的辩解。供应商（公章）:_法定代表人或其授权代表（签字）:_日期:年月日（5）法定代表人身份证明及法定代表人身份证（正反面）复印件；法定代表人身份证明报价人：单位性质：地址：成立时间：年月日经营期限：姓名：性别：年龄：职务：身份证号码：系（供应商名称）的法定代表人。特此证明。附件：法定代表人身份证（正反面）复印件供应商（公章）:_法定代表人或其授权代表（签字）:_日期:年月日（6）法定代表人授权委托书及被授权人身份证（正反面）复印件（委托时必须提供）；法定代表人授权委托书致：（采购人名称）：我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人，现授权委托本单位在职职工（姓名）以我方的名义参加项目的报价活动，并代表我方全权办理针对上述项目的报价、洽谈、合同签订等具体事务和签署相关文件。我方对被授权人的签名事项负全部责任。在撤销授权的书面通知以前，本授权书一直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤销而失效。被授权人无转委托权，特此委托。附：被授权人身份证（正反面）复印件被授权人签名：法定代表人签名：所在部门职务：职务：被授权人身份证号码：供应商（公章）:_日期:年月日（7）供应商有效的“营业执照”副本复印件，原件备查；（8）税务登记证、组织机构代码证复印件，原件备查（营业执照为“三证合一”的，不须提供）；（9）服务响应表；项目招标文件要求是否响应供应商的承诺或说明服务内容按采购人要求开展文书、会计及项目等各类档案整理和数字化。工作要求成交人的工作成果须符合广西壮族自治区机关企事业档案整理归档和纸质档案数字化要求。 服务期限服务期限2年（2026.1.1-2027.12.31）付款方式本项目费用按年度进行支付，每年费用为成交价的50%。合同签订后，采购人按第一年费用的80%向成交人支付价款，待南宁市档案局对成交人为采购人所整理的档案经检查合格后，采购人向成交人支付剩余全部款项（以实际结算为准）。第二年按上一年度付款方式执行。支付约定1、成交人在合同履约期间如发生违约行为的，采购人有权在余下未支付款项中直接扣除违约金；成交人未发生违约行为的，采购人将按付款方式进行支付。2、如成交人未能在约定的服务期限内完成本项目要求的服务且需顺延服务期的，采购人不另行支付费用。其他要求成交人须在2026年开展南宁市档案年检前完成2025年度档案整理及数字化服务工作 ；在2027年开展南宁市档案年检前完成2026年档案整理及数字化服务工作。 供应商（公章）:法定代表人或其授权代表（签字）:日期:年月日（10）材料真实性声明材料真实性声明（供应商提交用）致：[采购单位全称]本单位（供应商全称）____________（统一社会信用代码：），就参与贵单位供应商征集事宜，郑重声明如下：一、承诺事项本次提交的所有响应材料均真实、准确、完整，无任何伪造、变造、隐瞒情形；核心时效承诺：历史服务响应达标率统计数据来源可追溯承诺的时效保障措施已获内部决策程序批准二、法律义务若存在以下任一情形，本单位自愿承担全部法律责任：1.提供虚假资质证书或许可文件2.时效承诺数据造假（如虚报响应达标率）三、追责条款如查实虚假行为，除承担《中华人民共和国政府采购法》第七十七条规定的法律责任外，另同意：赔偿采购单位直接损失+项目总金额30%违约金接受列入采购单位失信供应商名单（公示期≥3年）涉嫌犯罪的依法移送司法机关供应商名称:____________________法定代表人:____________________身份证号：________授权代表:____________________身份证号：________声明日期:______年_____月_____日（以下由供应商签署盖章）本单位确认已完全知悉声明内容，并理解虚假声明可能导致的刑事及民事法律责任。供应商公章：法定代表人或其授权代表（签字）：（11）服务方案（格式自拟，并加盖公章）
投标 / 标书制作要点（原创）
本征集档案整理及数字化外包服务 档案整理和数字化服务外包 文书档案整理 会计档案凭证装订整理 会计档案整理 基建档案整理 文书及历年档案规整理 会计档案凭证装订及整理涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
