芜湖市出生医学证明电子档扫描及归档服务 档案整理用耗材招标公告（芜湖市中医医院2025）
芜中医院【告】字（2025）第085号出生医学证明电子档扫描及归档服务
我院近期拟院内比选采购以下项目，欢迎合格投标商前来参加投标。
一、比选项目及内容:
出生医学证明电子档扫描及归档服务
6万元/12500份
二、投标须知：
1、投标人符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的投标人资格条件。
2、比选文件内须附报价表、有效资质、服务方案及承诺书、业绩合同复印件等加盖公章。比选文件见附件1。
3、比选文件一式二份（一正一副本）装订成册（纸质），密封完整加盖骑缝章，标书封面及封皮外写清联系人及号码。比选文件扫描一份PDF格式电子版，于比选结束后发送至邮箱3801626174@qq.com。
4、比选项目参数要求见附件2。
5、有意向投标的请将投标人资质、委托授权信息和报名表(Word文档)（见附件3）发送至邮箱3801626174@qq.com。未发送投标人资质、委托授权信息和报名表视为报名不成功。报名时间为2025年12月17日至12月21日。报名成功后，如放弃参与应在比选前2日电话通知我院招标办，否则，采购方将视情况给予3个月-1年内不接受其它项目报名的处罚。
6、比选时间另行通知。
7、比选地址：芜湖市中医医院（九华南路430号）行政楼四楼评标室。
三、评标办法：最低评标价法
四、招标联系事项：
医 务 处：0553—5960729
招 标 办：0553—5960753
招标办
2025-12-16
附件1：比选文件：
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附件2：项目参数：
7b1f1fa05d6ec80b0c4f516f10dcd268.doc
附件3：报名表：
dd80cb3e9729dfa43a8c133e0cd2bac5.docx
芜湖市中医医院出生医学证明电子档扫描及归档服务比选文件目录一、投标文件格式芜湖市中医医院出生医学证明电子档扫描及归档服务投标文件单位名称：（盖单位章）法定代表人或其委托代理人：（签字）（电话）年月日目录一、项目报名表（页码）二、报价表（页码）三、技术偏离表（页码）四、营业执照（页码）五、法定代表人身份证明/授权委托书（页码）六、其他材料、业绩（页码）七、企业声明函格式（页码）一、芜湖市中医医院比选采购项目报名表项目名称报名单位信息名 称详细地址法定代表人报名人信息姓 名身 份□法定代表人 □委托代理人身份证号码联系电话邮 箱承 诺本单位自愿参与贵院该项目的比选采购活动，保证报名材料及其后提供的一切材料都是真实的、准确的、有效的，并按照贵院有关规定和要求参与比选采购活动，否则贵院有权取消本单位的报名资格。同时，当报名单位较多时，贵院有择优选择邀请供应商的权利，对此表示理解和认可。此外，若因在规定时间内报名材料未及时提交或提交不全等因素造成的报名审核未通过，由本单位自行承担相应后果。 单位：（盖章）签名：其他说明情况2、报价表芜湖市中医院出生医学证明电子档扫描及归档服务项目报价表序号服务名称单位单价（元）数量总价（元）服务内容1出生医学证明电子档扫描及归档服务件12500整理、扫描、图像处理、条目信息录入、质检、装订、档案移交，按需配置,如牛皮纸、装订线、铅笔、签字笔、剪刀、档案盒及盒脊、移动硬盘、橡皮等(供应商自行预估数量和价格）档案整理用耗材以实际完成归档件数，据实结算合计：注：1、上述单价为综合单价，应包含一切税、费。2、投标人根据项目实际填写，表中单项，项目招标要求不涉及的可留空或自行调整。3、表格不够可以自行加页；具体配置请投标人填写完全，没有填写完全的则按无此配置评标。4、现场发放二次报价单。三、技术偏离表四、单位营业执照五、法定代表人身份证明/授权委托书法定代表人身份证明单位名称：单位性质：地址：成立时间：经营期限：姓名：性别：年龄：职务：身份证号码：系（单位名称）的法定代表人。特此证明。单位：（盖单位章）年月日法定代表人身份证复印件法定代表人身份证复印件（反面）法定代表人身份证复印件（反面）法定代表人身份证复印件（正面）法定代表人身份证复印件（正面）法定代表人授权委托书本人（姓名）系（投标人名称）的法定代表人，现委托（姓名）为我方代理人。代理人根据授权，以我方名义全权处理一切与（项目名称）投标有关的事宜，其法律后果由我方承担。委托期限：年月日至年月日代理人无转委托权。附：法定代表人身份证明报名单位：（盖单位章）法定代表人：（签字）身份证号码：委托代理人：（签字）身份证号码：年月日委托代理人身份证复印件委托代理人身份证复印件（正面）委托代理人身份证复印件（正面）委托代理人身份证复印件（反面）委托代理人身份证复印件（反面）六、其他资质材料七、企业声明函格式中小企业声明函本公司郑重声明，根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）的规定，本公司为______（请填写：中型、小型、微型）企业。即，本公司同时满足以下条件：1.根据《工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业〔2011〕300号）规定的划分标准，本公司为______（请填写：中型、小型、微型）企业。2.本公司参加______单位的______项目采购活动提供本企业制造的货物，由本企业承担工程、提供服务，或者提供其他______（请填写：中型、小型、微型）企业制造的货物。本条所称货物不包括使用大型企业注册商标的货物。本公司对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。单位名称（盖章）：日期：残疾人福利性单位声明函本单位郑重声明，根据《财政部民政部中国残疾人联合会关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号）的规定，本单位为符合条件的残疾人福利性单位，且本单位参加______单位的______项目采购活动提供本单位制造的货物（由本单位承担工程/提供服务），或者提供其他残疾人福利性单位制造的货物（不包括使用非残疾人福利性单位注册商标的货物）。本单位对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。单位名称（盖章）：日期：属于监狱企业的证明文件（提供由省级以上监狱管理局、戒毒管理局(含新疆生产建设兵团)出具的属于监狱企业的证明文件）节能产品认证证书（提供国家确定的认证机构出具的、处于有效期之内的产品认证证书）环境标志产品认证证书（提供国家确定的认证机构出具的、处于有效期之内的产品认证证书）承诺书致：（招标人名称）本单位郑重承诺：一、我单位具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，并在人员、设备、资金等方面具有相应的能力；具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。二、我单位承诺后期本项目招标内容如有相关政策调整将按照最新发布的相关规定和政策执行。三、我单位承诺中标后，会提供投标产品制造商（或具有同等法律效力的授权机构）针对本次项目投标出具的有效授权书（函）；四、近三年内（自投标截止之日向前追溯3年）我公司及我公司法定代表人未被人民法院判处行贿罪或被人民检察院/中华人民共和国国家监察委员会列入行贿犯罪档案。五、近三年内（自投标截止之日向前追溯3年）我公司及我公司法定代表人未被安徽省及国家卫生健康委政务网站列入商业贿赂不良记录。六、我单位承诺，一旦中标，将严格按照招标文件规定履约。七、我单位声明，对以上承诺，一旦发现虚假现象，本单位愿意承担相应法律责任，并随时无条件配合监管部门调查取证。投标人：（全称+公章）年月日诚信履约承诺函：（招标人）如我公司被推选为本项目中标人，郑重承诺以下事项：1.我公司投标文件所提供的标的信息均真实有效；2.我公司将按招标文件和投标文件的约定事项与招标人签订供货合同；3.我公司将按供货合同要求诚信履约；4.如我公司未在规定期限内签订供货合同或不履行合同，我公司愿承担相关法律责任，并自愿接受招标和相关监督管理部门对我公司因未签订供货合同或不履行供货合同的行为进行处罚。投标人：（全称+公章）年月日诚信投标承诺书本公司郑重承诺：一、将遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则参加项目的投标；二、本次投标所提交的一切材料都是真实、有效、合法的；三、不与其他投标人相互串通投标报价，不排挤其他投标人的公平竞争，不损害采购人或其他投标人的合法权益；四、不与采购人或集中采购机构串通投标，不损害国家利益、社会公共利益或者他人的合法权益；五、不向采购人或者评标委员会成员行贿以牟取中标；六、不以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标；七、不扰乱芜湖市中医医院招标采购秩序；八、不在开标后进行虚假恶意投诉；九、中标后不得将采购文件规定不予转包、分包的项目转包、分包于他人。投标单位：（全称+公章）年月日芜湖市中医院出生医学证明电子档扫描及归档服务项目报价表序号服务名称单位单价（元）数量总价（元）服务内容1出生医学证明电子档扫描及归档服务件12500整理、扫描、图像处理、条目信息录入、质检、装订、档案移交，按需配置,如牛皮纸、装订线、铅笔、签字笔、剪刀、档案盒及盒脊、移动硬盘、橡皮等(供应商自行预估数量和价格）档案整理用耗材以实际完成归档件数，据实结算合计：采购需求一、项目概况为适应新形式下对于出生医学证明档案保管和利用的要求，加强出生医学证明档案规范化管理和实体保护、提高档案利用效率，按照“关于印发《安徽省出生医学证明档案管理办法》（皖档发〔2023〕6号）”的通知要求及档案移交进馆的相关技术标准，完成芜湖市中医院出生医学证明档案整理、数字化加工、移交芜湖市档案馆等相关工作。本项目计划完成约13000份出生医学证明档案的整理和数字化加工工作（包含：出生医学证明档案整理、实体装订、数字化前处理、著录条目、全文扫描、图像处理、合成PDF、数据挂接、档案出入库、目录打印、数字化成果验收与移交等工作）。二、服务需求（1）参照技术规范《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《机关文件材料归档范围和档案保管期限》《数字档案馆系统测试办法》《数字档案室建设评价办法》《全宗卷规范》（GB/T12-2012）《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/450-2004）《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017)《档案著录规则》（DA/T18-1999）《档号编制规则》（DA/T13-1994）《档案数字化外包安全管理规范》《档案数字副本光学字符识别OCR规范》*关于印发《安徽省出生医学证明档案管理办法》（皖档发〔2023〕6号）*关于印发《芜湖市出生医学证明档案管理实施方案》的通知（二）技术需求1、档案实体出入库要求档案实体出库要求：供应商从档案库房中领取档案实体时，应填写相关登记表，主要记录事项有：出库日期、全宗号、年度、档号、数量、交接人员、备注事项等，可根据实际情况调整。档案实体入库要求：供应商应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报采购人进行处理，因供应商过错导致档案损毁的，供应商承担一切责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，应重新进行处理，合格率要求100%。2、档案整理的要求*（1）供应商应按照“关于印发《安徽省出生医学证明档案管理办法》（皖档发〔2023〕6号）”和“关于印发《芜湖市出生医学证明档案管理实施方案》的通知”要求档案移交进馆的相关技术标准进行规范整理。档案修复按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求进行修补处理；（2）在档案整理前，对可拆卸的文件进行预处理，进行包括启钉、拆分，抚平边角等工作，保证纸张的平整。涉及的破损档案修复主要针对一般破损的档案和轻微破损的档案。在修裱档案时，应保持档案内容的完整、不得损坏、丢失、涂改档案的内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真。（3）在档案拆卷前，要认真检查案卷信息，在确认无误后方可拆卷；拆除过程中要注意保护档案原件。（4）在档案整理过程中要进行页码检查，检查是否有错编页码（跳码、漏编页码）等。（5）档案整理完成后，供应商对已完成的档案整理结果进行自检，发现错误的数据进行修改或重录，同时发现纸质档案情况与档案交接时结果不一致的，要重新进行整理，并做好移交清点和登记工作。3、数字化前处理的要求（1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。（2）拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由供应商自行承担；（3）对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知采购人前去处理。4、条目著录的要求（1）按照《档号编制规则》、《纸质档案数字化技术规范》和《档案著录规则》要求，对已有的目录进行核对、修正、录入，确保准确和完整；没有目录需拟定后录入，并要体现档案内容的真实原意；（2）条目著录正确率应达到99.5%以上，主要关键字正确率需达到100%。5、全文扫描的要求（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容等方面完全一致。（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPEG格式扫描存储，以JPEG格式转PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件夹和PDF文件的命名按照档号统一命名。6、图像处理的要求（1）扫描图像方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。（2）图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容（3）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。（4）图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。不得有漏扫、重扫、多扫等情况发生，图像的排列顺序应与档案实体相一致。7、合成PDF文件和数据挂接的要求供应商应按“件”合成PDF文件，确保档案目录数据与档案PDF文件的一一对应。8、成果移交的要求（1）数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、芜湖市档案馆移交进馆的相关的要求。（2）供应商应将数字化成果完整备份至移动硬盘上，至少一式二份，每份移动硬盘中包含：电子目录、扫描原图（JPEG图像）、修图数据（JPEG图像）、PDF文件，提交采购人保存。（3）数字化备份载体（移动硬盘）应以全宗为单位进行数据备份。三、供应商要求1、安全管理的要求1、强化人员管理。项目负责人常驻加工现场，工作期间项目负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。2、与项目全体项目人员签订保密协议，加强对人员的保密教育,建立严格的保密制度，杜绝全体项目人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。3、在加工过程中，供应商须确保所有档案实体安全，确保在加工过程中不对档案原件造成损伤，不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，由供应商承担一切责任。4、供应商对纸质档案数字化及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化加工工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料给采购人。5、加工场地的安全及保密措施要符合《档案数字化外包安全管理规范》的要求。供应商要采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘、移动硬盘、光盘等不得带离加工现场。6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质等。7、项目完成后，供应商应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交采购人，不得擅自复制或留存，并按要求办理移交手续。8、在项目过程中，档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。扫描图像要保证档案扫描图像与档案原件一致、整洁、清晰。按采购人的要求录入有关信息项，确保信息详细、正确。做好档案的整理、录入、扫描、挂接、备份等工作，确保工作严谨，不遗不漏。9、场所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理。10、供应商在签订合同后必须成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。四、项目验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，文件目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。以下所列的指标完成，标记为“合格”。1、档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。2、图像质量：图像质量情况完好率100%，分辨率≥300dpi。3、格式封装：图像文件和PDF文件的命名差错率≤1‰，PDF文件无损坏、无空白页。4、目录核对和完善：以文件为单位，关键字段（档号、题名、文号、责任者、成文时间、保管期限、年度、页号、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。5、条目与图像挂接：挂接正确率100%。6、档案原始材料：100%不缺失。*7、项目结算按完整移交进档案馆份数乘中标单价进行结算；结算单价包含档案整理和移交时的各项包装、耗材、档案盒及盒脊、移动硬盘等费用。5、后续服务验收后一年内为项目售后服务期，出现数据质量问题，供应商应在24小时内到达现场进行服务，并在48小时内解决问题，否则视为违约。由于供应商原因导致数字化成果无法利用，供应商承担全部责任，在服务质量保证期内供应商应对出现的质量及安全问题-负责处理解决并承担一切费用
投标 / 标书制作要点（原创）
本出生医学证明电子档扫描及归档服务 档案整理用耗材涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。芜湖市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
