南宁市机关档案整理及数字化加工服务 文书档案整理 会计档案整理 照片档案整理 录像档案整理招标公告（南宁市人民政府地方志编纂办公室2026）
南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工服务项目采购启事
为完成南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工工作，拟对该项工作进行采购。现将信息公告如下：
一、项目名称
南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工服务项目。
二、采购方式及预、结算金额
1.根据《南宁市财政局关于转发广西政府集中采购目录及标准（2020年版）的通知》（南财采〔2020〕57号）、《南宁市财政局关于转发<关于调整广西政府采购项目公开招标数额和分散采购限额标准的通知>的通知》（南财采〔2021〕165号），本项目采购预算经费属于市本级预算金额50万以下的服务\货物类项目，采取自行采购——询价方式。
2.预算金额10000元，各单项报价不得超过《南宁市财政局关于明确南宁市本级纸质档案整理及数字化服务项目支出标准的通知》（南财预〔2024〕126号）规定的限额标准，否则报价无效。
3.最终结算金额按实际完成数量乘以成交单价进行计算，若超出合同金额则以合同金额进行结算。
三、采购需求
具体服务要求和需求详见附件。
时限要求：合同签订之日起3个月内完成所有服务内容。
四、响应供应商的资格要求
（一）信用要求：
响应供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录和不良信用记录。未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单，且符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的资格条件。须提供“信用中国”( https://www.creditchina.gov.cn/）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）等网站的查询截图，时间为响应截止时间前20天内。
（二）本项目的特定资格要求：
1.响应供应商必须具有中华人民共和国工商行政管理机关核发的有效企业营业执照，业务范围应含有档案整理服务、数据处理服务、数字化技术服务、档案数字化加工等相关项目。须提供证明供应商具有独立承担民事责任的能力的相关证件复印件加盖公章（如：营业执照、事业单位法人证书、执业许可证）
2.响应供应商不得有违法、违约行为、安全事故、泄密事故等不良记录。否则无资格参加本项目的采购活动。
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，项目完成后所有数据存储设备无偿交由我办保存。
4.企业负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的政府采购活动。否则，皆取消响应资格。
5.本项目不接受供应商以联合体方式进行投标。
（三）响应供应商应保证：
提供相关的证明材料，所提供的材料合法合规，符合国家相关行业标准；所提交的询价响应材料的所有内容真实合法有效；所提供的服务应当符合响应文件的技术要求,无权利瑕疵；否则应承担由此给我办造成的损失及相关责任。
五、响应文件提交时限及地址
每个响应供应商只能响应一次，响应文件一式三份（加盖公章），应包含的材料参考附件3。
响应截止时间：2026年4月21日18点00分（邮政函件以寄出邮戳时间为准，快递函件以签收时间为准）。
响应文件寄送地址：广西南宁市良庆区玉洞大道19号南宁市人民政府地方志编纂办公室407室。
联系人及联系方式：龙森林，0771-5849254。
六、评标结果告知
响应期截止后，采购人将对响应文件进行评审，并将评议确定的中标单位在南宁市人民政府地方志编纂办公室网站上公示五个工作日。
附件：1.南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度
机关档案整理及数字化加工服务项目需求
数量一览表
2.服务要求一览表
3.响应文件模板
南宁市人民政府地方志编纂办公室
2026年4月8日
表格名称
附件1—3.docx
操作
附件1—3.docx
附件1南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工服务项目需求数量一览表说明：请按本表进行单项报价。序号细项名称预计数量单位备注1文书档案整理600件按文书档案的整理要求规范整理，做好分类、期限鉴定、编页、排序、著录、装订、编制档号、输出目录、制作备考表、盖盒、装盒。2会计档案整理30卷采购人配比组卷，由中标单位按会计档案的整理要求，装订成册（包角包边）、编页码、填写附件数、封面信息、做好著录、编制档号、盖归档章、盖盒、装盒。3照片档案整理128件由采购人收集筛选，照片档案题名按时间、地点、人物、事件内容撰写，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善。采购人可委托中标单位晒像，产生的费用以晒相馆实际金额结算，照片分辨率600dpi或以上。4录像档案整理14件由采购人收集筛选，录像档案著录格式按照DA/T63—2017中相应元数据的著录说明执行，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善(待归档录像如需进行视频处理，中标单位需协助完成)。5实物档案整理1件由采购人收集筛选，实物档案题名按时间、地点、内容、实物名称撰写，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善。6数字化扫描10000（其中：高速9500，平板500）页档案数字化的技术参数：模式：彩色分辨率：300 DPI格式：JPG 格式，图像压缩率不低于 80%应对扫描图像进行纠偏、去污处理，确保图像与原件内容保持一致，无偏斜、失真、污损等情况。以A4页面计价，A3幅面按2页A4计算, A2幅面按4页A4计算, A1幅面按8页A4计算, A0幅面按16页A4计算。7档案级蓝光光盘备份6张2025年度、2020年度数据刻录、制作封面封底，编制光盘信息注：档案级蓝光光盘备份（50G每张，提供光盘及信息数据导入）。一式三份。2020年度光盘备份符合向市国家档案馆移交数字化档案的要求。所有数据存储设备无偿交由我办保存。8其他事项配合完成年检佐证材料按照《南宁市档案局关于开展机关单位档案工作年度检查的通知》等文件要求，配合完成我馆南宁市档案年检佐证材料，年检达到良好等次及以上。附件2服务要求一览表本服务需求一览表成交注★号的内容为实质性要求和条件。服务名称分项内容服务内容和要求南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工服务项目1.档案整理服务一、适用规范、标准档案整理归档参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22—2015》、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)、《会计档案管理办法》（第79号令）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则（试行）》、《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准（试行）》《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》等，符合档案“件”、“卷”的要求。二、服务内容2025年度南宁市人民政府地方志编纂办公室文书、会计、照片、录像、实物等各类档案整理，具体数量以实际工作量为准。三、档案整理服务要求：完成档案交接、档案鉴定、档案分类、划分保管期限、档案排序、质量审核、档案打码、条目录入、目录质检、数据导入、打印目录及封面、档案装盒、完善档案盒信息、档案归还上架等各项工作。（一）档案交接中标单位按采购人的要求，严格办理需整理档案资料的交接工作，建立严密的交接程序，做好交接记录，档案交接工作由采购人、中标单位各派一名经办人员负责，双方签字确认。（二）档案鉴定对需整理的档案按档案整理的标准要求进行鉴定工作，对重复件、模糊件、传真件、不具备保存价值的资料等需汇报给采购人并按照采购人的要求进行处理。（三）档案分类按档案归档整理办法要求，对档案进行分类。（四）划分保管期限对已进行分类的档案，按档案归档整理办法要求划分保管期限。（五）档案排序按年—类—保管期限的排序要求对档案进行排序。（六）质量审核审核档案鉴定、档案分类、划分保管期限、档案排序等是否符合档案归档整理办法要求，发现错误及时进行修改，确保档案整理的质量。（七）档案打码在档案的正面右下角，反面左下角逐页打码，页码需完整连贯，不能出现错码、漏码、重码等质量问题。（八）条目录入按照著录标准录入档案目录信息。（九）目录质检负责对所录入的条目信息进行质检，确保目录信息正确无误。（十）数据导入对已整理后的档案相关数据信息导入指定的档案管理系统中。（十一）打印目录及封面打印档案的目录及封面。（十二）档案装盒、完善档案盒信息对档案进行装盒并完善档案盒信息。（十三）档案归还上架将整理后的档案进行归还并上架。2.档案数字化加工服务一、适用规范、规范国家档案局《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2017）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)、《档案保管外包服务管理规范》（DA /T 67—2017)、《档案服务外包工作规范》、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《档案数字化光盘标识规范》(DA/T 52-2014)、《国家档案局办公室关于印发的通知》（档办发〔2014〕7 号）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区国家保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》、《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》、《南宁市纸质档案数字化加工项目验收管理实施细则》等。二、服务内容2025年度及以前年度南宁市人民政府地方志编纂办公室机关文书档案等原件数字化扫描加工，具体数量以实际工作量为准。三、数字化服务要求：（一）档案扫描工作服务流程1.分批进行档案交接、制作并填写档案登记表、完善档案页码、拆卷、扫描（高速、平板、PDF双层扫描）、扫描图像质检、图像处理、数据挂接校对、装订档案、装订质检、档案归还、刻录光盘与备份等各项工作。2.将制作的图像数据导入指定档案管理系统中，进行数据库挂接和检查工作。（二）档案前处理1.中标单位按采购人的要求，严格办理需数字化档案资料的交接工作，建立严密的交接程序，做好交接记录，档案交接工作由采购人、中标单位各派一名经办人员负责，双方签字确认。2.中标单位按采购人档案扫描的要求，制作并填写档案登记表，对档案进行拆卷，拆卷前需逐页清点案卷张、页数，完善档案页码，去除金属装订物，务必保持档案完整无损，不得人为恶意损害档案。3.按档案原排列顺序与装订方式进行装订，档案装订完成后对档案装订质量进行质检。4.将数字化装订好后的档案资料如数归还，不得丢失。（三）扫描质量要求1.扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。2.扫描后的图像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。3.扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上进行扫描。4.扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。5.扫描页面规格为A4，超过A4幅面的如无法一次扫描成形要求进行无缝拼接成单页（纸张幅面为A3的按2张A4折算，幅面为A2的按4张A4折算，以此类推）。★（四）数据挂接校对1.扫描后的图像文件按采购人档案管理系统要求的“图像文件命名”方式命名。2.由中标单位负责对扫描数据挂接的正确性进行核对。3.采购人对所进行的工作需进行全面质量抽查，对条目信息、挂接数据与原始档案进行核对。4.成品验收图像准确率：95%以上（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：95%以上；索引数据库挂接准确率：95%以上；否则采购人有权单方要求重做。★（五）数据提交1.完成扫描加工服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品图像数据档案级光盘3套。2.档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属采购人所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。3.投标人所采用的图像压缩格式若为自主知识产权的，请提供具有自主知识产权的证明材料复印件。最高限价合计（元）人民币贰万元整（¥10000.00元）商务条款一、合同签订期：自中标通知书发出之日起7日内二、★提交服务成果时间：合同签订之日起3个月内完成所有服务内容三、★提交服务成果地点：采购人指定地点。四、售后服务要求：1.★质量保证期1年（自提交成果并验收合格之日起计，在质保期内如因中标单位质量问题遇到返工和补做情况的，中标单位必须在3个法定工作日内负责无条件、无偿地返工和修正。）2.★中标单位应在质保期内提供5×8小时的服务，服务响应并上门的时间为1个工作日。3.免费维护期内，无论任何时候，采购方发现有数据不可用或其他质量问题等情况，中标单位应立即对相应部分数据进行处理，保证用户正常使用。五、其他要求：1.报价以各细项为条目进行报价，各报价中必须含以下部分，包括：（1）服务的价格；（2）必要的保险费用和各项税金；（3）其他（如技术支持、售后服务等费用）2.付款方式：中标单位应根据实际完成数量服务，合同的最终结算金额按实际完成数量乘以成交单价进行计算，若超出合同金额则以合同金额进行结算。中标单位全部完成项目后，提交给采购人统计数据清单，待采购人验收通过后，采购人根据中标单位实际供应数量向中标单位支付全部合同金额。中标单位应在采购人付款前向采购人提供等额的合法有效发票。采购人未收到中标单位开具的合格发票的，采购人有权顺延付款时间，直至中标单位交付发票为止，采购人不承担任何逾期付款的违约责任。付款时采购人以转账方式将结算款项转入中标单位指定账号。中标单位指定账户发生变更的，应在变更前书面通知采购人，否则采购人向原账户转账视为有效支付，由此产生的一切后果由中标单位自行承担。3.投标人请提供近三年（2023-2025年）从事纸质档案整理及数字化加工项目的成功案例（服务其它自治区机关事业单位和南宁市机关事业单位的业绩，并列明详细单位、服务年度、服务单位获评服务年度档案检查等次，附服务合同复印件等证明材料）。4.投标人在南宁市有固定营业场所，在南宁市有相应的售后服务机构和队伍。5.投标文件必须提供项目实施方案和服务方案。6. ★保密要求：成交中标单位须与采购人签订相关的《保密协议书》，严格遵守采购人保密制度要求，在项目实施过程中，必须对本项目所有项目信息以及接触到的材料予以保密，未经采购人书面许可，中标单位不得以任何形式向第三方透露本项目的任何内容。7. ★拟投入人员、办公设备及耗材：中标单位负责提供项目所需的人员、开展项目所需的计算机、扫描仪、装订机、棉线、档案章等档案整理所需设备和耗材（采购人另有要求除外）。附件3响应文件模板南宁市人民政府地方志编纂办公室2025年度机关档案整理及数字化加工服务项目响应文件（正本/副本）响应单位：（盖单位章）法定代表人或其委托代理人：（签字）联系人及联系方式：（签字）年月日目录（应附有页码）1.报价表（必须提供）；2.响应文件签署授权委托书（原件），附：法定代表人身份证明、被委托人身份证的复印件（必须提供）；3.资信资料（营业执照等材料复印件，必须提供）；4.项目实施方案（如有请提供）；5.业绩情况：近三年（2023—2025年）服务其它自治区机关事业单位和南宁市机关事业单位的业绩，并列明详细单位、服务年度、服务单位获评服务年度档案检查等次，附服务合同复印件等证明材料（如有请提供）；6.售后服务承诺书（如有请提供）；7.报价人认为需要提交的其他材料（如有请提供）。（以上提交的材料需加盖公章）1.报价表（必须提供）序号细项名称预计数量单位备注单价总价1文书档案整理600件按文书档案的整理要求规范整理，做好分类、期限鉴定、编页、排序、著录、装订、编制档号、输出目录、制作备考表、盖盒、装盒。2会计档案整理30卷采购人配比组卷，由中标单位按会计档案的整理要求，装订成册（包角包边）、编页码、填写附件数、封面信息、做好著录、编制档号、盖归档章、盖盒、装盒。3照片档案整理128件由采购人收集筛选，照片档案题名按时间、地点、人物、事件内容撰写，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善。采购人可委托中标单位晒像，产生的费用以晒相馆实际金额结算，照片分辨率600dpi或以上。4录像档案整理14件由采购人收集筛选，录像档案著录格式按照DA/T63—2017中相应元数据的著录说明执行，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善(待归档录像如需进行视频处理，中标单位需协助完成)。5实物档案整理1件由采购人收集筛选，实物档案题名按时间、地点、内容、实物名称撰写，对于撰写不规范的题名内容，中标单位后续详细咨询采购人后，根据情况再完善。6数字化扫描10000（其中：高速9500，平板500）页档案数字化的技术参数：模式：彩色分辨率：300 DPI格式：JPG 格式，图像压缩率不低于 80%应对扫描图像进行纠偏、去污处理，确保图像与原件内容保持一致，无偏斜、失真、污损等情况。以A4页面计价，A3幅面按2页A4计算, A2幅面按4页A4计算, A1幅面按8页A4计算, A0幅面按16页A4计算。7档案级蓝光光盘备份6张数据刻录、制作封面封底，编制光盘信息注：档案级蓝光光盘备份（50G每张，提供光盘及信息数据导入）。2020年度光盘备份符合向市国家档案馆移交数字化档案的要求。一式三份。所有数据存储设备无偿交由我办保存。8年检佐证材料配合完成年检佐证材料按照《南宁市档案局关于开展机关单位档案工作年度检查的通知》等文件要求，配合完成我馆南宁市档案年检佐证材料，年检达到良好等次。注：报价含税费。2.响应文件签署授权委托书本授权委托书声明：我（姓名）系（响应单位名称）的法定代表人，现授权委托的（姓名）为我公司签署项目响应文件的代理人，我承认代理人全权代表我所签署的本项目的响应文件的内容。代理人无转委托权，特此委托。代理人：性别：年龄：身份证号码：职务：响应单位：（盖单位公章）法定代表人：（签字或盖章）授权委托日期：年月日（备注：附法定代表人身份证明及身份证的复印件。复印件均须加盖响应单位公章）3.资信资料（必须提供）营业执照等材料复印件4.项目实施方案（如有请提供）5.业绩情况（如有请提供）近三年（2023—2025年）服务其它自治区机关事业单位和南宁市机关事业单位的业绩，并列明详细单位、服务年度、服务单位获评服务年度档案检查等次，附服务合同复印件等证明材料。6.售后服务承诺（如有请提供）7.响应单位认为需要提交的其他材料（如有请提供）
投标 / 标书制作要点（原创）
本机关档案整理及数字化加工服务 文书档案整理 会计档案整理 照片档案整理 录像档案整理涉及「招标公告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标公告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。南宁市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
