广州市档案数字化加工招标预告（广州市越秀区人民法院2023）
广州市越秀区人民法院2023年档案数字化加工项目采购需求公示
相关政府采购当事人：
受广州市越秀区人民法院（简称“采购人”）委托，广州市政府采购中心（以下简称“市政府采购中心”）组织实施广州市越秀区人民法院2023年档案数字化加工项目政府采购。为了保障政府采购各方当事人的合法权益，现遵循公开、公平、公正原则，将采购人提供的采购项目原始需求进行公示（见附件“采购需求”），广泛征求各方意见。
有关当事人可采取以下方式对采购需求提出意见或建议。
以书面形式（见附件“采购需求反馈意见书”）使用邮件（ggzyzczb@gz.gov.cn）发送至市政府采购中心，市政府采购中心负责将把相关意见或建议转交给采购人；
采购人将依据相关法律法规，按照实际情况修改完善需求，以符合相关法律法规要求。
本公示内容不作为质疑依据，市政府采购中心对反馈意见不作答复。
附件：
1.采购需求反馈意见书1.采购需求反馈意见书
广州市政府采购中心
2023年02月28日
附件：
CZ2023-0236预公告.docxCZ2023-0236预公告.docx
采购需求反馈意见书\n广州公共资源交易中心：\n 针对《…………采购项目需求公示》，我单位反馈意见如下：\n一、技术需求存在倾向性内容，建议进行如下修改。\n1、\n2、\n…\n二、技术需求存在不明确（或不完整）内容，无法报价，建议进行如下完善。\n1、\n2、\n…\n特此函告\n单位名称（公章）：\n年 月 日\n（联系人：XXX，联系电话：XX- XXX XXX）\n越秀区人民法院档案数字化加工项目一、限价要求★投标总报价报价，最高限价为人民币：叁佰捌拾万元整（￥：3800000.00）。并用于计算价格分。类别数量最高限价小计（元）备注诉讼档案扫描加工1000万页0.38元/页3800000其中电子案件随案生成扫描1页按0.5页折算，加册整理扫描1页按2页折算1.本项目服务总费用达到合同总价或合同期限届满，经项目验收完毕后结束。2.上述数量为采购人预测数量，采购人不保证中标人的实际发生量，结算时以实际验收的数量结合中标单价据实结算。3.限价已包含档案数字化加工所发生的各种人力成本、加工所需软硬件及耗材使用成本、软硬件接口开发费、税费以及一切技术和后续服务等费用，在综合单价外不再额外增加其他任何费用。标的提供时间：甲方提供入场条件后，乙方正式入场后启算，服务期限两年，当总费用达到合同总价或合同期限届满，经项目验收完毕后结束。二、任务要求（一）档案整理扫描中标人需制订一套科学的符合广州市越秀区人民法院业务需求的档案数字化加工服务管理流程规则；提供可靠的管理制度、管理规范及技术；提供高效的扫描设备、精炼的技术人员、相关用具及耗材。1.完成采购人要求的现行诉讼档案及历史诉讼档案的整理装订及影像化处理。包括档案整理、档案扫描加工服务、数据著录挂接等。（卷宗纸张情况复杂，有打印稿，也有部分手写稿、油印稿、发票、粘贴单、部分图纸等，多数为A4、16K纸张，也有A3-A0幅面，少量为其它规格纸张，有横排也有竖排，纸质差别较大，部分案卷附有照片、图纸和单据。）（1）档案整理包括：档案接收、分类、整理排卷、去钉、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、打印目录，著录检索信息（中标人需著录核对案卷、卷内信息，约20个字段，150-300个字）、生成并粘贴条形码、档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架；旧档案的拆装工作；（2）档案扫描加工包括：档案接收、高速扫描、平板扫描、图纸扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、数据挂接、归还装订、总质检、客户质检、数据备份等各项工作，最终形成可供影像档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接；（3）在服务过程中，中标人须在接收纸质卷宗后3个工作天内完成上述工作。（4）服务期间中标人提供一套完善的档案数字化加工服务管理流程系统，实现流程化作业及监控，保证数字化加工的质量和进度。2.完成采购人要求的案件随案生成扫描：中标人应安排至少4人每天在法院立案窗口、法院诉讼材料收转中心以及案件经办人处接收诉讼案卷材料，进行诉讼材料整理、贴RFID标签及扫描(高速扫描、平板扫描、图纸扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换)、分类编目工作，实现诉讼材料实时扫描上传并与相关业务系统挂接、送达相关负责人。在以上基础上，需保证案件卷宗过程化扫描加工可实现先扫描后立案，电子卷宗与纸质卷宗同步移送立案窗口的工作流程，加工成果符合上级法院关于电子卷宗文字自动识别回填至立案登记表系统的相关要求。在服务过程中，中标人须在接收纸质材料后2个工作天内完成上述工作。案件卷宗过程化扫描加工模式可根据采购人要求作出相应调整。（二）系统要求★中标人所形成的电子数据必须与越秀区人民法院电子档案管理系统、审判业务流程系统实现无缝数据对接。中标人在中标后10个工作日内完成符合越秀区人民法院业务规范的电子档案接口系统，实现与电子档案管理系统和用户其他业务系统集成，可以实时调阅已归档的电子案卷信息，并按照越秀区人民法院现有电子档案系统的格式将纸质材料电子化，同时导入电子档案系统中，相关电子材料必须在越秀区人民法院电子档案管理系统等相关业务系统顺利调取和利用方为合格，期间涉及与电子档案管理系统等相关业务系统的接口开发费等一律由中标人承担，须与原系统开发公司协调的，采购人可提供协助，但采购人不再支付中标费用以外任何费用。（中标人自带系统应包括档案接收、档案整理著录、档案扫描、档案处理、档案编目质检、条码打印、档案盒及软封皮打印、档案装订、总质检、客户抽检、扫描件加密、电子档案上传等。）三、诉讼档案电子化过程的具体要求（一）档案整理工作环节与质量要求档案整理环节细分包括：档案接收、档案整理（包括分类、整理排卷、去钉、去杂物、修补、托裱、展平、打页码）、著录检索信息（中标人需著录案卷、卷内信息，约20个字段，150-300个字）、生成并粘贴条形码、送档案扫描处理、打印（包括软封皮、盒面）、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架；各环节要求如下：1.档案接收：中标人需安排4名专门人员配合档案室接收各业务庭移交的档案，月底归档高峰期应根据需要增派人手。档案接收应以案卷移交本目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。协助做好各类案卷调阅工作，而且要做好装订卷宗后入库上架核查统计工作。接收环节主要注意以下事项：（1）由书记员将预处理过的纸质诉讼案卷材料送到加工场地；（2）中标人指定接收人对案卷材料逐页清点，与书记员共同进行案卷内容、目录、件数、张数的核对；（3）清点结束，中标人在移交清单上签字确认，并在档案管理系统作接收处理；（4）放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存。（5）各业务庭移交的案卷材料需当天完成接收。2.档案整理：对档案资料进行包括分类、整理排卷、去钉、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、信息录入、写目录、送档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、折盒缝线（将盒背脊多余部分折叠并缝线）、装订、贴封条盖章、装盒。在档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；对档案破损情况的，须征求采购方同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知采购单位；应对移交材料中的大头针、订书针等杂物清除；信息录入应按要求将案卷基本信息录入到现有的档案管理系统中，定期做好查阅目录本的打印装订工作，对录入信息保证100%准确；打印条形码、卷内目录、软封皮、档案盒等，打印要求清晰方正。档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；诉讼档案整理应对正副卷材料严格进行把关，不得将副卷材料装订到正卷中。档案整理要注意以下问题：（1）整理排序。按照最高人民法院《人民法院诉讼文书材料立卷规范》和《广州市越秀区人民法院诉讼档案归档整理规范》对诉讼档案分正、副卷进行排序，并去除订书钉和杂物，对形状大小不规则的纸质文件进行文件的补边、托裱、裁边、折叠等处理，处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小，每册厚度不得超过1.5cm。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购人档案人员反馈。（2）打页码。对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页号。如是文字在页面的正面，页号编在右上角；文字在页面的反面，页号则编在左上角。用号码机逐页进行编页码，从档案正文内容第一页起编写页码，按次序从1开始连续编号，避免出现重号、跳号和错号等情况。空白的页面不编页号。如遇到有页码已失效的情况，可用涂改液遮蔽原页码，再编制新页码。有裱贴的文件页码要编在文件内的右上角或反面的左上角。页码须用号码机进行编码，不能手写，页码需打印方正、清晰可辨。（3）编卷内目录。参照采购人档案目录的模板，按照相应标准来编写目录。各类案卷要对应相应目录模板，不得用错模板，按照目录顺序核对材料排序是否正确并修正，对于已注明页码的要求核对相关页码信息是否准确并进行修正；无注明页码的要，修正后填写对应页码。（4）打盒、打皮。严格按照采购人档案规范化整理要求和规范，对档案盒、备考表和封皮进行逐份打印。3.档案上架：采购单位验收合格后，中标人需指派3名专门人员按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架归档号、目录号的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架、打包装箱工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作；协助完成上诉案卷的调卷登记、录入工作。4.档案传递：负责对档案员调取案卷核查后进行传递的工作，阅卷结束后收回案卷；认真做好传送卷宗过程中的登记工作；保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密；不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案传送提供查阅，不得转送接收组、装订组工作人员或其他人员代为移送档案。5.历史档案的重新整理：拆除旧有装订后按以上1-4道工序进行。6.加册材料的整理：按以上1-4道工序进行，装订成册后需装入原卷宗内，并负责修改原卷宗硬盒、软封皮的册数、页数信息，有进行再审或二审的需填写再审或二审结果。（二）诉讼档案扫描工作环节与质量要求诉讼档案扫描工作环节主要包括以下内容：档案接收、著录检索信息、生成并粘贴条形码（条形码生成规则入场时由越秀区人民法院提供）、整理拆卷、扫描原件、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据挂接、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。各工作环节具体要求如下：1.总则：严格管理，明确责任，建立安全保密管理机制和质量管理机制，确保安全管理制度和质量管理制度落实，确保档案原件和数字化档案信息安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整规范的工作记录。2.档案扫描：扫描影像保持原档方向，对于用黑白二值扫描无法正确反映其上彩色信息的档案资料，以及彩色照片等，可使用彩色扫描；对于黑白照片及使用黑白二值扫描不能获得清晰图像的档案资料，可使用灰度扫描；对于上述情况外的大部分档案资料，应使用黑白二值扫描。在扫描过程中，应遵循以下几项标准：★（1）标准分辨率≥300dpi；对于字迹不清或难以辨认的材料扫描分辨率不能低于400dpi。（2）标准文件格式：单页TIFF或JPG；并按要求提交一份标准PDF格式文件，供浏览使用；（3）质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。3.扫描完成后，保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印，并装订到案卷最前面。4.图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。对如下档案扫描后要特殊处理。（1）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；（2）身份证等各类复印件；（3）各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；（4）字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；（5）旧契证、契证照片等历史时期较长的复印资料；（6）其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。5.文件存储：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以相应数字顺序号进行命名(命名标准由越秀区人民法院要求为准)。数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储，并且直接导入我院档案管理系统和审判管理系统，能够实时将经过检验的数据投入实际应用，即我院人员、当事人等在我院系统中可通过案号直接检索、调阅、利用相应的案件电子卷，并可通过页码具体控制允许调阅的页面。6.数据挂接：扫描图像文件应与目录数据进行挂接（目录数据规范以越秀区人民法院要求为准），并且符合上级法院对案件电子卷的管理规范和应用要求。同时核对每一份文件挂接后的页码、页数与移交时填写的页码、页数是否一致，不一致的应注明具体原因和处理办法。7.装订成册：扫描完毕的纸质档案应装订成册（负责卷宗的打印页码〈按照原页码〉、按已排好的顺序装订成册，封面盖上保管期限章〈按照原保管期限〉）。对历史档案进行拆装扫描的，应按原孔对照装订，不能重新打孔。8.打印和贴条码：将扫描完毕的纸质档案装订成册后，将相关的信息对应打印在卷皮和封面封盒上，并在后背装订口处贴上封条、封皮封盒贴条形码（条形码的产生规则按越秀区人民法院要求）。9.质量自检：中标人须安排3名专门人员进行质检。加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订、挂接）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付验收。10.验收提交：验收提交是指对加工项目所有成果的核实、验收。经过中标人专业人员的初检及项目经理的总质检合格后，档案数字化资料才可交由采购人进行最后的验收工作，中标人需全力配合采购人进行验收工作。档案原件验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；出现顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等差错，需要重新调整。扫描件页数与原始案卷要一致，“卷面信息”“卷内目录”“备考表”要正确，电子影像要清晰，挂接要正确。中标人须在接收归档纸质卷宗后3个工作日内完成验收并将纸质卷宗和扫描数据提交采购方。11.档案上架：档案员验收合格后2日内，中标人应安排3个专门人员负责排序上架。协助核查入库档案上架档号的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架和档案柜的标示以及库存档案的排列、倒架、打包；负责协助完成各类档案的数据统计工作；协助完成上诉案卷的调卷工作。（三）电子案件随案生成扫描工作环节与质量要求电子案件随案生成扫描工作环节主要包括以下内容：材料接收、信息录入（中标人需录入案号、接收人信息等，约5个字段，20-50个字）、材料整理、扫描原件（高速扫描、平板扫描、图纸扫描、图像处理、特殊图像处理、格式转换、图像质检）、分类编目、数据上传、生成并粘贴RFID标签（RFID标签生成规则入场时由越秀区人民法院提供）等各项工作。各工作环节具体要求如下：1.材料接收：中标人应安排至少4人每天在法院立案窗口、法院诉讼材料收转中心以及案件经办人处接收立案材料。2.信息录入：在立案系统登记案件信息，需录入案号、选择移交人和目录模板等（约5个项目，20-50个字）。3.材料整理：对立案材料进行简单整理，主要包括去杂物（订书钉、曲别针等）、展平、转向等。4.文件扫描：扫描影像保持原档方向，对于用黑白二值扫描无法正确反映其上彩色信息的档案资料，以及彩色照片等，可使用彩色扫描；对于黑白照片及使用黑白二值扫描不能获得清晰图像的档案资料，可使用灰度扫描；对于上述情况外的大部分档案资料，应使用黑白二值扫描。在扫描过程中，应遵循以下几项标准：★（1）标准分辨率≥300dpi；对于字迹不清或难以辨认的材料扫描分辨率不能低于400dpi。（2）标准文件格式：单页TIFF或JPG；并按要求提交一份标准PDF格式文件，供浏览使用；（3）质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。5.图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。对如下档案扫描后要特殊处理：（1）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；（2）身份证等各类复印件；（3）各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；（4）字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；（5）旧契证、契证照片等历史时期较长的复印资料；（6）其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。6.编目质检及上传：按照目录模板对扫描的文件进行分类编目，对扫描图像进行质检，并将质检完毕的扫描件上传至审判管理系统。若已上传的扫描件存在错扫、漏扫、编目错误等情况的，需联系有关部门将已上传的扫描件进行删除，并重新上传正确的扫描件，原上传的错误图像不计入总完成数量。7.贴RFID标签：按越秀区人民法院要求打印RFID标签，贴在立案审批表右上角。在以上基础上，需保证案件卷宗过程化扫描加工可实现先扫描后立案，电子卷宗与纸质卷宗同步移送立案窗口的工作流程，加工成果符合上级法院关于电子卷宗文字自动识别回填至立案登记表系统的相关要求。在服务过程中，中标人须在接收纸质材料后2个工作天内完成上述工作。案件卷宗过程化扫描加工模式可根据采购人要求作出相应调整。（四）项目实施要求采购人根据扫描数量需要提供1-2间约42平方米场地及水电，其他均由中标人提供。中标人提供的设备和人员不得少于招标文件的要求，且在项目实施过程中应该根据采购人相关业务流程规定的变化相应的增加设备和人员。中标人提供的设备要求如下：1.提供的相关设备要求（中标人提供的设备应完全包含但不仅限于列表设备，具体提供设备以满足采购人具体工作需要为准）软硬件和材料型号及用途数量A3平板高速扫描仪支持相当于或者优于300DPT8台平板扫描仪A3幅面, 扫描A3幅面不超过6秒10台A0大幅面扫描仪工程图纸专用扫描仪1台条码打印机相当于或者优越于Intermec PD42工业条码打印机6台条码扫描器相当于或者优越于nitech MS835条码扫描器20个电脑档案扫描加工用30台服务器档案临时存贮用2台UPS电源供服务供电用1台针式打印机A3幅面，专用于打印档案盒及软封皮5台激光打印机A4幅面，打印接收及过程清单5台ＤＶＤ刻录设备5台ＤＶＤ介质2000张电子档案扫描处理系统自主版权，无自主版权在签订合同时要提供原厂授权书1套装订机电动胶管装订机5台档案耗材中标人根据项目情况采购一批在使用的过程中，中标人负责设备维护保养、耗材采购和设备维修，越秀区人民法院不支付任何费用。入场服务后，中标人负责服务期间的维修保养，保证设备的服务期间能正常使用，服务期结束后，中标人将这些设备收回。主要设备指标应符合以下要求：（1）电脑要求配置：19寸以上纯平液晶显示器，4G以上内存，320G硬盘（注：配扫描仪的电脑需独立显卡，硬盘配320G以上为宜）。要求软件：操作系统；基本办公软件。（2）平板高速扫描仪要求配置：技术参数应达到以下标准：扫描仪最大扫描幅面为A3，最高分辨率不低于600DPI，扫描A4幅面，300DPI理论速度不低于80页/分钟，并解决与越秀区人民法院提供的电子档案管理系统与扫描软件系统的嵌入。（3）ＤＶＤ刻录设备和ＤＶＤ介质要求配置：技术参数应达到以下标准：DVD±R最大读取速度不低于16X，用于存储扫描加工的诉讼档案电子图像文件的ＤＶＤ介质。（4）针式打印机要求配置：技术参数应达到以下标准：打印针数为24针，打印速度不低于120字/秒，打印宽度102-406mm，用于打印档案盒封面的信息。（5）需承诺配备解决特殊档案扫描设备并在投标方案中说明。2．扫描加工服务单位的软件能力要求★（1）关于电子档案综合管理系统接口：中标人必须有能力根据越秀区人民法院提供的技术文档开发接口系统，满足档案数字化利用要求。实现与越秀区人民法院审判系统、电子档案管理系统数据交换接口开发，及时将质检通过的电子扫描件及电子档案目录数据上传到电子档案管理平台，并实现与审判系统资源共享。主要要求如下：a.中标人要有DB2、SYBASE等关系数据库开发能力；b.接口要求用JAVA技术进行开发；c.数据交互通过XML+WEBServices方式，电子扫描件以FTP方式上传。（2）电子档案扫描处理系统：扫描加工服务单位必须有能力自行安装所提供扫描仪的扫描加工管理软件，并和越秀区人民法院提供的电子档案综合管理系统有机连接。（3）档案在线扫描处理软件具有扫描，图像处理（去黑边，自动或手动纠斜，缩放，左右90°旋转，自动确定或更正图像标准幅面等），图像属性处理，索引建立，数据统计（日、周、月、年的统计数据查询和打印报表，可根据需要定制统计类别），数据维护，数据导入导出等基本功能，并可根据采购人实际情况做出适当的调整。扫描加工软件可与采购人业务系统衔接，实现档案扫描加工前从业务系统引入案件基本信息，衔接并引入案件基本信息所产生的费用由中标人承担，扫描加工后将成品的电子档案导入综合档案信息管理系统。（4）提供方便的档案图像查询和质量检查软件，可单独运行，也可与采购人业务系统衔接。图像查询软件具有设置用户权限，通过目录浏览图像，图像放大、缩小、旋转、移动、增加、删除，单页或批量打印等基本功能；质量检查软件可按采购人质量要求全面检查档案图像及其所有信息，统计数量，打印相应报表等功能。（5）档案借还软件、预约归档软件：扫描加工服务单位需提供一套档案借还管理软件，以便对档案借阅、流转情况进行管理，确保档案的安全；预约归档软件用于归档移交人进行归档预约，以便合理分配归档时间，控制归档数量，尽量保证均衡归档，以防出现某一时期归档过于集中而无法如期完成扫描加工工作。3．技术方案要求中标人需要制定一套完善且可行性强的项目实施技术方案。4．实施人员要求★（1）中标人的实施团队需要有档案信息化项目经验，至少提供档案中级职称1人，取得保密局颁发的保密工作岗位资质证书人员1名。（2）中标人在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，最少提供35人（具体提供的人员以满足采购人具体工作需要为准），团队成员必须具有中专或技工以上学历，需提供详细的团队名单及个人简历供越秀区人民法院审核。须有项目负责人1名，负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用。还须有定点设备维护人员1名。（3）进行档案数字化团队所有人员须经采购人确认同意后方能入场工作，如须更换工作人员，须在7个工作日前向采购人提交人员更换申请单，经过采购单位确认同意后方能进行人员的更换。（4）所有项目人员的食宿、交通和待遇等一切费用由中标人负责。中标人需对项目人员进行安全教育，项目过程中如发生工伤事故则由中标供应商负责，采购人无须对此承担责任。（5）要求服从采购单位的工作时间管理，工作人员上班时间应佩带工牌。5．责任追究档案遗失、污损、泄密、错漏赔偿要求如下（以扫描页数为计算标准），如有违反法律规定情节，将追究中标人及相关人员法律责任：（1）中标人成档案遗失的，按每册15万页赔偿，并追究法律责任；（2）中标人不遵守工作规则导致档案污损的，先进行修复，并按每页900页赔偿；无法修复的，按每册6.2万页赔偿；（3）中标人如因工作失误造成档案泄密，按每宗9万页进行赔偿，并追究法律责任；（4）中标人扫描未完成工作量按每页中标价乘以未完成页数进行赔偿，档案整理未完成工作量按每宗中标价乘以未完成宗数进行赔偿；（5）中标人终止合同未提前3个月通知采购方，按合同总价的10%进行赔偿；（6）中标人在数字化处理、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度依据以下标准进行赔偿：序号工序错误内容赔偿标准1录入录错、印错年度、类别、案号1500页/册录错、印错案件其他信息，如：当事人信息、承办人信息等；录错、印错名称信息；录错目录信息100页/处页码打印歪斜、不清晰；打印不齐、打印有黑边30页/处2整理装订软封皮装订错误，将一个案件的材料与另一案件的封皮装订在一起1500页/册正副卷材料装错1200页/册2册订成1册；装订时装错方向、打孔时打错方向600页/册打孔时打掉文字，装订时装订线压字100页/册装订时档案不整齐、装订线未按规定三点一线、线未拉紧、漏贴封条、漏盖封条印章30页/册3装盒装错盒或不同卷宗装在同一盒1000页/盒多册卷宗装入同一盒导致硬盒严重变形、卷内材料弯曲受损300页/盒同一案件的多盒材料未捆绑在一起100页/件4扫描挂接扫描件不清晰、出现明显偏色，无扫描图片、图像歪斜、页面有黑边、目录与材料内容挂接错误30页/处案件移交时未挂接300页/件5移交案卷没有按照三个工作日准时移交1000页/件6上架档案上错架、验收后2个工作日内没上架300页/件7其他其他出现的错误情况参照以上标准定6.对本服务不得转包、分包，或联合两家以上公司承揽。（五）项目验收要求1.中标人数据自检合格后方可递交越秀区人民法院验收。数据验收每季度验收一次，分批由中标人自检合格后提交。2.广州市越秀区人民法院对加工单位挂接完毕的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。验收以抽检方式进行，抽检比率为5%，根据《纸质档案数字化加工验收标准》（标准在入场服务时提供）进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到99.5%以上的，予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》。抽检合格率低于99.5%的，提交验收的当批次数据全部发回加工单位重新自检，自检合格后再提交验收。在退回自检期间，将不再向加工单位提供扫描档案。同一批次数据提交验收，经两次验收仍不合格的，扣除当批次相应价款，即此批次不进行计价；经三次以上验收不合格的，按合同约定承担相应责任。3.档案实体验收。档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%的予以验收通过。4.数据验收合格后，加工单位需刻录DVD光盘一式二份移交给越秀区人民法院；目录和全文数据要向越秀区人民法院内网电子档案综合管理系统数据库迁移。★（六）时间要求1.中标人必须在合同签订后10个工作日内，完成所有软硬件设备和人员的配备工作，并进场扫描服务，不能按期完成作业的，中标人按合同约定承担相应责任。2.中标人须在接收纸质材料后两个工作日内完成案件随案生成扫描工作，在接收归档纸质卷宗后3个工作日内完成诉讼档案扫描加工工作。3.如遇采购方因结案高峰或其他原因需要加班整理案卷的，中标人需配合，越秀区人民法院不支付任何费用。（七）安全要求中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和越秀区人民法院的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在越秀区人民法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育；须向采购人提供以下资料：工作人员登记表（每人一式一份）、工作人员身份证复印件及无犯罪记录证明（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。2.项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，须提前一周向采购人提供拟加入工作人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目的工作人员，中标供应商须在人员离岗前一周告知采购人。3.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不得以任何理由保存、复印、翻拍、打印各类档案资料，不得对他人泄露档案内容。4.不同的工序之间应采取相应的管理措施，杜绝遗失资料等泄密事故的发生。5.扫描加工场地的安全及保密措施。加工场地应具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。6.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在越秀区人民法院工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。7.统一着装、配带胸卡。不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，不得私自携带照相工具进入作业场所，通讯工具应在进入作业场所前交由专人统一保管。（八）服务要求1.服务场地要求：要求在越秀区人民法院指定地点。2.服务方式及内容（1）中标人须从项目整体验收合格之日起，提供1年免费质保服务，提供每周5天，每天24小时的不间断技术支持服务，提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务及培训，全方位响应需求。最迟在2个工作日内排除错误，如不能在2个工作日内解决，须采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。免费质保服务期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。★（2）项目实施阶段及免费质保服务期内，如因越秀区法院自身系统升级而需要进行升级档案加工系统及迁移电子数据的，中标人须配合业务系统开发商向采购人提供免费系统升级及电子数据迁移服务及培训。（3）为故障光盘提供补充刻录服务。（九）品质保证要求应提供品质保证的具体方案和流程的细节：1.加工成品严格符合越秀区人民法院提供的质量检验标准，符合率100%。2.索引数据和扫描文件之间的对应关系100％正确。3.签署保密协议，保证档案资料的安全性和保密性，100％确保档案资料不会遗失和档案信息不会泄漏。4.接受越秀区人民法院不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，将无条件执行招标方的整改要求。四、其他要求（一）双方各指定专人负责档案的清点交接工作。（二）要求中标人在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。（三）要求中标人在合同签订后按约定将有关扫描设备、软件修改、人力配置等总体配备完毕。（四）中标人需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。（五）中标人应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。（五）在综合单价外不再额外增加其他任何费用，即以扫描数量计算的综合价格，对于人工、设备、耗材、差旅费、杂费和管理费等均应均摊至每画幅项下，越秀区人民法院不接受报价外的任何其他费用。五、支付期次设置一、履约保证中标供应商应在合同生效后5个工作日，向采购人提交《政府采购履约担保函》，履约保证金额为合同总额的5%，中标供应商可以自行选择由银行或是广东省政府采购担保机构提供担保。若中标供应商没有违约行为，履约保函在质保期满后一个月自动失效。二、支付方式1.合同签订生效且正式入场后，根据资金保障情况，支付2023年预算30%的首付款，首付款自收到发票后10个工作日内办理支付手续。（项目总预算380万元，2023年度的财政预算为130万元，2024年度的预算以当年财政下达的金额为准。）2.在项目服务费累计达到首付款起，乙方每完成200万页诉讼档案数字化服务，可向甲方申请支付一次服务费（具体流程：乙方按照甲方验收确认的总量计算服务费的总量，凭国家正式发票向甲方申请付款，付款资金实际结算时间根据财政资金保障情况确定。）3.每次结算清单由甲方指定的人员进行核实验收合格后并签名确认，甲方签名确认的扫描加工总量验收单将作为双方每次结算时的结算凭证之一。
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化加工涉及「招标预告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标预告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。广州市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
