户籍档案数字化 档案管理服务招标预告（罗定市公安局2024）
项目编号： 445381-2024-00279
发布时间：2024-03-07 10:51:26
一、采购项目名称：罗定市公安局罗定市公安局户籍档案数字化项目采购需求征求意见公告
二、采购品目名称：C23200000 档案管理服务
三、本公告期限（不得少于5个工作日）自：2024年03月07日至2024年03月14日止
四、任何供应商、单位或者个人对本项目采购需求（征求意见稿）公告有异议的，可以自公告开始之日起至公告期满后5个工作日内将书面意见反馈给采购人、采购代理机构。
五、联系事项
（一）采购人：罗定市公安局地址：罗定市龙华西路113号
联系人：罗警官联系电话：0766-3726818
（二）采购代理机构：云浮市恒泽建筑工程有限公司地址：罗定市罗城街道区屋社区沿江四路(罗定市罗城街道区屋居委黄羌经济合作社的房屋第六层第四卡)
联系人：梁生联系电话：13288722417
1.采购需求公告附件.doc
罗定市公安局户籍档案数字化项目需求书采购人：罗定市公安局说明：1.响应投标人须对所投标段的服务进行整体响应，任何只对所投标段其中一部分内容进行的响应都被视为无效响应。2.用户需求书中打“★”号条款为实质性条款，投标人如有任何一条没有响应或负偏离，将按无效投标处理。3.用户需求书中打“▲”号条款为重要技术参数，但不作为无效投标条款。一、投标人的资格要求1.投标人应具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件。1）在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织或自然人，投标（响应）时提交有效的营业执照（或事业法人登记证或身份证等相关证明）副本复印件。分支机构投标的，须提供总公司和分公司营业执照副本复印件，总公司出具给分支机构的授权书。若投标人为依法设立的分公司或分支机构，则在获得其总公司授权后允许使用总公司及其授权分公司持有的相关资质和证书，资质和证书必须在有效期内。2）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供承诺函，格式自拟）；3）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度：具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（提供承诺函，格式自拟）；4）履行合同所必需的设备和专业技术能力：按投标（响应）文件格式填报设备及专业技术能力情况（或提供承诺函，格式自拟）；5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（在响应文件中提供承诺函）；2.落实政府采购政策需满足的资格要求：本项目不属于专门面向中小企业采购的项目。但需要落实的政府采购政策：《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）、《关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》(财库〔2014〕68号)、《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号)、《关于环境标志产品政府采购实施的意见》（财库〔2006〕90号）、《节能产品政府采购实施意见》的通知（财库〔2004〕185号）、《关于调整优化节能产品、环境标志产品政府采购执行机制的通知》（财库〔2020〕9号）等。2.本项目特定的资格要求。1）投标人未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。2）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同投标人，不得参加同一合同项下的政府采购活动。3）为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的投标人，不得再参加该采购项目的其他采购活动。3．本项目不接受联合体投标。二、项目概况1.1.项目建设背景户籍档案是指公安机关在居民户口管理过程中形成的档案。包括办理户口登记、户口迁移手续、申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。按纸质档案数字化技术规范和广东省户籍档案数字化工作规范的要求，规范所称户口管理，是指常住户口登记、暂住登记及居住证管理、居民身份证管理、人口信息管理等。根据档案数字化工作“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施，有序推进传统载体档案数字化进程”的指导原则（国家档案局《档案事业发展“十二五”规划》），按照省厅治安局《关于印发广东省户籍档案电子化管理应用工作实施方案的通知》（粤公网发{2019}1451号）工作部署要求，现计划利用3年在全市开展存量户籍纸质档案数字化加工工作，各区开展试点推进户籍档案数字化加工工作；至2025年底，全面完成存量户籍档案数字化加工工作。结合我市的实际特点，为加快推进我市户籍档案电子化建设应用工作，将对实体户籍档案进行电子化扫描、电子目录著录，逐步完善户籍档案的数字化管理，从根本上实现保护实体档案，提高查证效率的目标，进一步提升执政为民的服务质量。为加快户籍档案电子化管理的推行，我市将按照省厅、市局对户籍档案电子化的规划以及指导意见，将实现户籍档案电子化，让“死档案”变成“活信息”，为“互联网＋户政”提供数据支持，为严密户口登记管理，建立健全户口登记业务信息备案、分析、监管机制，堵塞管理漏洞，确保公民户口和身份证号的唯一性、权威性、准确性起到积极的推动作用。1.2.项目建设目标（1）总体目标为深入贯彻“放管服”改革决策部署，最大限度地满足社会各方面对户籍档案资源的利用需求，不断提高公安档案规范化管理水平，改变过去“重保管、轻利用”的传统观念，积极探索，本着立足实际，服务群众的理念，实行户籍档案即办即扫的录入模式，实现户籍档案电子化管理，逐步步入无纸化办公，大幅度的缩短查询办理时间，全面提升公安机关人口管理和服务群众工作的能力与水平，努力提高服务质量，全面助推“最多跑一次”改革工作，全力提升群众满意度。依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，依据《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》，依托户政档案电子化管理系统和数字化加工系统，对公安局户籍档案资料进行档案整理及档案数字化加工工作，建立全文图像数据库，以公安局户籍档案数据和户籍档案影像资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬、磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、光盘刻录技术、压缩存储技术，实现公安局户籍档案资料的海量存储、全面管理和综合利用，创建符合现代档案管理发展方向的具有公安特色的户籍档案工作体系，全面提高公安局户籍档案的管理和利用水平。进一步提升户政服务管理信息化水平，同时将电子数据同步上传到省户籍档案系统，以实现数据的统一管理及应用。（2）建设任务规范建设公安局户籍档案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。按照省厅治安局下发的《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》，依据规范对市公安局下属3个派出所的户籍业务其中约1,282,052页档案，拟在自合同签订之日起6个月内完成市公安局下属3个派出所户籍档案的数字化加工工作。加工的内容为户籍档案（常住人口登记表，迁入、迁出登记表，新生入户申请表，死亡登记表，申请变更登记表、人口统计表等）。（4）建设内容1）完成罗城、新城、双东三个派出所的库存户籍纸质档案电子化任务；2）完成罗城、新城、双东三个派出所的库存户籍档案电子数据导入到省户籍档案电子化管理平台。3）完成罗城、新城、双东三个派出所的户籍档案加工后，对纸质档案进行归档整理封装交付。1.3.遵循的依据和参考规范1.3.1.管理性标准规范1.《中华人民共和国档案法》2.《中华人民共和国档案法实施办法》3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委〔2003〕4号)4.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国***令第51号)5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发〔1998〕1号)6.《中华人民共和国保密法》1.3.2.业务性、技术性标准规范1.《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)2.《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2016)3.《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)4.《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）5.《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)6.《中国档案机读目录格式》(GB/T20163-2006)7.《档案著录规则》(DA/T18—2022)8.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）9.《广东省档案数字化工作安全管理指南》（粤档发〔2013〕32号）10.《全国公安机关机构代码编制规则》（GA/T380-2012）11.《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》（粤公网发〔2019〕1258号）三、项目采购内容3.1采购标的采购内容数量交货期最高限价罗定市公安局户籍档案数字化项目1项自合同签订之日起6个月内完成￥1,000,000.00元说明：项目实施内容：完成公安局约1,282,052页户籍档案数字化加工和验收3.2采购内容本次项目建设范围：根据项目要求，计划在合同签订之日起6个月内，完成库存档案约1,282,052页数字化加工和验收，详情如下：序号采购内容细项具体内容单位数量备注1户籍档案整理对未加工未组卷的档案进行组卷整理工作，工作内容包括以下：1、分拣组卷：对未整理的档案，按各种档案类型进行归类组卷，再进行案卷编归档号。2、档案排序：对档案顺序凌乱的材料按技术规范要求排序整理。3、档案打码：对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页号。如是文字在页面的正面，页号编在右上角； 文字在页面的反面，页号则编在左上角。项1 2户籍档案扫描、图像处理对已整理后的档案使用高速，平板扫描仪进行档案数字化扫描工作，扫描应采用（灰度、彩色）扫描方式，300dpi 分辨率，扫描文件以 JPEG或 PDF格式存储。有文字的图表、图章、签字、证明材料，都视为是“有内容”，需要扫描；连接性表格，若表格为空表，也需要扫描，以确保材料内容的连续性、完整性。使用加工系统对已扫描的档案图像进行纠偏、自动纠偏、反色、去噪、翻转、剪裁、清晰、缩放、图像校对、污渍、黑边、偏斜、纠偏处理，图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。在加工过程中，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。项1 3条目著录、条目核对采用人工搭配系统的方式按照《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》标准，按要求输入各类档案的著录信息项并将著录信息项导入广东省公安厅电子档案信息管理系统。采用人工的方式按照《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》标准，对已经著录的各类档案的著录信息项进行校验核对工作，确保档案实体与录入信息的对应性，准确性，一致性。项1 4质检挂接、还原装订通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接,并对最终上传挂接后的图像进行数量校对工作，保证上传率为100%。还原装订：扫描完成后，应按照原始标准重新装订。装订过程中应注意保持档案 的原貌、装订的顺序，做到安全、准确、无遗漏；在数字化过程中， 如发现有遗漏目录的、目录与页号对应不相符的，需重新打印输出卷 内目录，将新的卷内目录置于旧的卷内目录之上，进行档案装订；采用三孔一线法进行装订。项1 3.3项目详细服务内容及建设需求3.3.1档案数字化加工场地建设建议整理区域整理区域固定式储物柜装订还原区域数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理数据挂接扫描区域条目著录图像处理整理区域整理区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域档案周转区域加工场地区域划分示意图3.3.2作业场所要求按照本项目的建设规模，作业场所面积需在100平方米或以上，至少能容纳20个工作岗位。3.3.3加工场地要求数字化加工场地按规范应划分为周转区、整理区、扫描区、图像处理区、条目著录区、数据挂接区、装订还原区等。加工场地需设在档案部门独立、可封闭的建筑内，符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。需要加强现场管理。3.3.4安全保密管理3.3.4.1档案部门的安全管理1.成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。2.根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。原则上应将确定为数字化对象的非涉密纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有涉密等不需要扫描等页面应加以标注。3.绝密档案不得进行数字化。一般情况下，机密级、秘密级档案不作数字化处理，确需数字化加工的，须采取自主加工的方式进行。开展档案数字化工作，涉密和控制使用的档案应当分拣筛除，同时符合保密部门规定。4.对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。5.建立档案数字化安全保密制度，档案数字化工作外包的，应当与服务机构签订安全保密协议和不留存数据承诺，并严格落实；对档案数字化工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并签订保密协议。6.制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。7.建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。8.建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。3.3.4.2数字化服务机构的安全管理1.档案数字化工作外包的，应当选择具有国家乙级以上秘密载体印制资质且资质类别为档案数字化的服务机构，符合《档案服务外包规范》（DA/T68)、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发﹝2014﹞7号）。2.数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。3.数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民,国家另有规定的除外。4.数字化服务机构的工作人员提供本人身份证明和***门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。或者由背景审查方式确认数字化服务机构的工作人员无犯罪记录，且非公安重点管控人员。5.数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。6.数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。7.数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。8.数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。数字化服务机构要配有一定数量的涉密人员驻场工作，定期开展项目驻场人员保密审查。9.数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。10.数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。3.3.4.3数字化场所的安全管理1.数字化加工场所应当设在公安机关独立、可封闭的建筑内。不得将档案、资料运送到公安机关以外进行整理或者数字化处理。2.数字化加工场所应当符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防虫、防鼠、防污染等安全管理要求。3.数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。4.数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。5.数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期检查。6.数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。7.工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。8.工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。9.档案部门和数字化服务机构应指定人员对数字化加工场所进行日常巡查，对数字化保密、安全措施落实情况进行监督、检查，并做好记录。3.3.4.4数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理1.档案数字化一般使用公安机关提供的相关设备，使用服务机构设备的，在使用前经过保密部门的安全检查，使用后其中存储部件留存在公安机关。2.档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。3.档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。4.档案数字化加工网络应当与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备，采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，并定期检查。5.档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。6.档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。7.档案数字化加工过程中一般应使用档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化任务完成后，及时对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保设备中无信息留存。8.用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。加强检查，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。9.档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门，并办理交接手续。10.档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修。11.处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。3.3.4.5电子档案数据管理要求由于本项目涉及大量的信息系统采集和录入、平台数据管理、大数据分析、核对等内容，因此，需要投标人具有信息安全、数据治理方面的资质和服务能力，配置专业的实施、售后服务团队。3.4档案实体的安全管理1.档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。2.档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。3.档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。4.档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。5.档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。6.正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），专人负责，不得在加工工位上留存过夜。7.数字化档案由专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库，入库前进行完整性检查。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。3.5档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理1.档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。2.档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测和验收，检测合格后双方办理数据交接手续。3.档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。4.档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。5.数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。6.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。7.扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600dpi。8.应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。9.如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。10.纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，纸质档案数字图像利用时，也可将图像转换为OFD、PDF等其他格式。11.能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。3.6实体档案运输1、档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。2、纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。3、档案实体在运输过程中使用专用的推车和周转箱进行存放保护。到达加工现场后直接入柜交由专人管理，如需使用按批次进行登记、发放。4、档案运输过程中应注意地面高差，进出落差区域以及电梯时押送人员应仔细观察推车上的档案情况，防止档案掉落，确保档案安全。5、如有档案库房与数字化加工场所不在同一建筑大楼的情况，遇到刮风下雨等恶劣天气时，应停止实体档案的运输工作。如应用户要求继续运输的，必须将实体档案装入带密封功能的周转箱内，并采用加盖塑料布等防雨淋等防范措施，由专人用雨具遮挡后才能进行实体档案运输工作。6、如档案库房与加工场地相距比较远，需要汽车进行档案运输的，应严格要求汽车必须自带密封的车厢，且实体档案须装入带密封功能的的周转箱，需由二人以上进行押送；车辆须按照指定线路行驶，押送人员须保持手机畅通，以便主管人员及时了解运输情况；7、因违反档案交接制度导致档案丢失损毁事件发生的，造成泄露或遗失文件资料机密的人员,无论信节轻重,公司将提请客户单位或有关部门直接追究其行政或刑事责任。3.7库存档案加工流程要求根据省厅治安局对数字化加工的工作指导意见，对纸质档案进行档案借卷、扫描前处理(包括部分整理、补编写页号、档案装订物拆除等)、档案扫描、图像处理、目录核校或补录、索引检查、数据挂接、质检、成果移交、还卷归库、数据验收、数据备份等工作，从而实现档案电子化，形成档案的基础数据，以便能更好为各业务系统提供档案的基础数据服务（提供具体流程方案和流程图）。3.8质量要求3.8.1质量总体指标要求目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1%；（2）扫描图像：漏扫率≤0.2%；（3）图像质量：图像质量情况完好率100%；（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1%；（5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率98%，其余字段录入错误率≤5%；（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%；（7）档案原始材料：100%不缺失。3.8.2质量验收遵循的规范（1）扫描的图像标准必须参照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）的要求。（2）档案扫描分类时所依据全宗、案卷等信息必须符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-2022）的要求。（3）数字档案管理要求必须遵循国际《数字文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）的要求。3.8.3项目质量管理方案要求投标人需要建立完善的质量体系，有效控制工序质量，并在业务实施过程中加强业务培训；加强过程的监督检查和进度控制3.9档案数字化加工成果要求3.9.1实体档案归档要求档案数字化加工工作过程中，需对实体档案按照省厅的指导规范重新整编，立卷，归档等。3.9.2电子档案成果要求纸质档案数字化电子成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。对已有电子成果的档案，并建立了条目索引库，条目数据和电子图片数据全部上传挂接至省级户籍管理系统，便于存储和利用。在日常工作业务中如需查阅历史档案，可在省户籍管理系统上通过关键字段搜索所需要的档案材料，并可查阅、打印、下载等模糊查询，可对居民在本单位办理的业务进行查询统计，形成业务办理轨迹信息，提高民警处理业务效率3.10人员投入要求本项目是一项工期紧、任务重、内容复杂的户籍档案数字化加工项目。主要工作任务是对库存档案进行拆卷和前整理（排序、编页、修裱）、采用单页扫描方式进行数字化加工。其中还涉及到驱动扫描仪、图像处理、条目原文著录、成果数据对接市局平台、加工场所安防监控、数据安全防护、数据治理(对于存疑、矛盾的户籍数据脚本或开发软件工具进行提取上报)、网络安全(加工场地网络布置、公安网使用)等服务要求，为保障本项目的完成进度要求，人员要求如下：投入本项目的实施团队服务人员数量不得少于20人，根据实际情况增减人员的数量。3.11设备及软件投入要求投标人需要对本项目投入项目实施所需的数字化硬件设备与软件配置，包括服务器、扫描仪、图像处理工具、数据移交工具、电脑、打印机及配套耗材等，由投标人自行配置，不纳入采购范围内。1.4.项目实施及验收交付要求4.1项目实施要求实施计划报价投标人应制订详细可行的项目实施进度计划和项目时间表。组织和质量保证，要求报价投标人要制订本项目的质量管理措施，提供项目实施的人力安排和组织保证。完工期合同签订之日起6个月内完成项目所有建设内容。4.2项目验收要求1、验收标准完成数字化加工并自检100%合格后，成果数据挂接或移交到户籍档案管理平台，平台核查通过，实体档案已还原入库，项目验收（阶段性验收）文档齐全并符合要求，根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向采购方提出预验收申请。成果数据验收：根据项目实际情况以件或卷为单位，采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，综合抽检合格率应不低于95%。档案实体验收：逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，合格率达到100%。2、验收流程纸质档案数字化加工项目完成后进行验收：由档案部门检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。对挂接完毕的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。（1）预验收项目竣工后经测试和试运行合格，根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向采购方提出预验收申请。和采购方组成初验小组，对本次项目各项工作进行全面检查。（2）验收申请：预验收合格后，根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向用户方提出验收申请，并提交验收方案（计划书）。验收组一般由5—7人组成（含采购方），验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。验收形式：采用现场测试与会议相结合的形式。（3）验收结论验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合档案数字化工程建设标准规范、系统运行安全可靠、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详难以判断，或目标任务完成不足80%而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。3、验收方式项目最终一次性验收。4.3付款方式1、本合同签订后30个工作日内，支付合同总额的10%；；甲方经审核无异议的，办理财政支付手续。2、完成总工作量的50%，支付合同总额的30%；甲方经审核无异议的，办理财政支付手续。3、项目验收合格后，支付合同总额的55%；4、项目验收合格满一年后15个工作日支付合同总额的5%。4.4售后要求1、售后服务期验收合格后1年，售后服务期内，非人为或其他不可抗力因数造成的项目问题需处理的，服务单位需在1小时内响应，24小时内派员到场处理，且不得对采购人收取任何售后服务费用。4.5质保期项目验收合格后，免费质保期为1年，时间自“一标”数据最终验收合格并交付使用之日起计算，个别货物在采购货物清单内有具体要求保修方式的以该要求为准，人为因素损坏除外。免费维护期内，成交投标人负责对数据、系统性能进行维护，不得再向采购人收取费用，提供使用问题解答的专用电话服务，必要时候要到现场解决问题。4.6保密要求中标人在与采购人签订合同时，必须按照相关要求与采购人签订保密协议，双方必须对合作过程中涉及的国家和公安工作秘密、业务需求、协议、系统设计、技术成果等内容和相关事务保密。未经采购人书面许可，中标人不得向任何第三方提供和透露从对方获得的所有资料、数据和信息。
投标 / 标书制作要点（原创）
本户籍档案数字化 档案管理服务涉及「招标预告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标预告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
