会务服务 茶歇服务招标预告（三亚中央商务区管理局2025）
三亚中央商务区管理局
采购2025年度会务服务项目
采购需求公示
一、采购项目名称
三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目
二、采购内容
三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目采购
三、评标方式
综合评分
四、采购预算金额
99.64万元
五、本公告期限
自2025年2月17日12:30起至2月22日12:30止
六、联系事项
响应文件为纸质版材料（正本1份，副本4份），材料需密封装订加盖公章，封面写明投标单位及投标项目等信息。如需邮寄，包裹外包装需备注投标项目及单位名称。响应文件材料递交截止时间为2月22日12:30（北京时间），逾时不予接收。
材料接收地址:海南省三亚市吉阳区旅文.三亚总部港A2栋三亚中央商务区管理局
联系人：李先生，联系电话0898-88660711/15338955966
采购单位名称：三亚中央商务区管理局
附件1.三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目需求说明书
附件2.三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目报价单
附件3.三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目需求评分说明
附件4：授权委托书、无重大违法记录的声明函
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附件1三亚中央商务区管理局采购2025年度会务服务项目需求说明书一、项目概述随着三亚中央商务区管理局（以下简称“管理局”）各类业务的快速发展和对外交流的日益频繁，会务服务成为展现管理局形象、促进内外部沟通、深化合作关系的重要环节。为此，三亚中央商务区管理局拟采购2025年度会务服务，通过更加系统化、专业化的会务接待服务，确保管理局各类重要会议、接待、活动的顺利开展，现拟采购相关服务项目。2、采购内容（1）本次会务外包包含两个板块服务内容。第一个板块：综合保障，其中，会务服务安排不少于4人驻场提供会议服务，其中会务策划总监不少于1名、讲解员不少于1名，高级会务员不少于1名，其他综合人员不少于1名。会务通勤车辆保障：安排不少于1台车辆（7座/台）保障。第二个板块：为园区的开工仪式、集中现场签约、奠基仪式、年会等各类中小型活动提供全过程支持。（二）投标人服务要求1.会务策划总监主要根据甲方业务需求及规划，做好统筹、协调会务接待并配合部门负责人做好活动的策划、组织和实施工作。年会等各类中小型外场活动提供全过程支持(以下统称“活动支持服务”)，提供包括但不限于现场布置(如活动主视觉设计及延展、设备租赁、广告物料制作搭建等)、场地租赁、茶歇餐饮安排、现场人员(包括但不限于主持人、现场服务人员及秩序维护人员等)安排、活动宣传、嘉宾邀请、交通接送等活动配套服务。每年提供具体活动次数以甲方实际需求为准。2.高级会务员主要负责甲方各类会议接待、方案等统筹服务，包括但不限于会务场所协调安排、联系会务参与人员，会前、会中、会后的设备检查与维护、会议通知、会议材料打印、台卡摆放、茶水供应、文印区及茶水间管理、桌椅摆放、台账登记、环境保洁等工作。3.讲解员主要负责园区来访的政府、企业、客户展厅接待及讲解工作，包括接待标准编制、讲解词编写更新、英文讲解，以及对展厅内的设施设备进行监护，保证设施设备可以正常运行，保障接待讲解工作有序优质开展。4.综合人员主要负责管理局各类内外调研对接、保障等统筹服务，包括但不限于制作接待调研方案、会务用餐、各类会议的交通保障、流程对接、陪同人员协调等以及甲方交办的其他事项工作。三、委托事项甲方委托乙方组织和安排活动(会议)，包括活动的日程安排、与会人员的交通、食宿、接送及甲方要求的其他服务项目，具体内容以本合同、招投标文件及活动前乙方向甲方提供的方案为准，每次活动的内容安排(即方案)均作为本合同的重要组成部分，双方应严格执行。四、服务内容和服务标准事项服务内容服务标准综合保障甲方内部会议保障:1.根据甲方的业务需求及规划，统筹、协调会务接待，并配合甲方做好活动的策划、组织和实施工作。2.会议室管理及会务服务。3.基础茶水及常规饮品、茶歇服务。4.办公室保洁。5.会务信息记录与管理。6.招投文件载明的其他内容。1.按照会议分级（详见附件1.1）要求，提前完成会场布置及会议物品准备工作。2.根据与会人员需求，提供茶水、饮品，每10-15分钟巡视会场，补充茶水及饮品。3.根据甲方要求提供茶歇服务。4.会议结束后10分钟内，完成会场的清理及清洁。5.VIP客户(VIP客户由甲方确定)到访前10分钟至大厅迎宾引导及梯控服务。6.根据甲方安排，做好会议室的预定、分配工作，按日向甲方输出会务、接待信息统计。7.会议室每日全面清洁1次,会议间隙间循环保洁。活动支持服务根据甲方的要求，策划、统筹、组织中小型外场活动的承办。1.接到甲方需求之日起一周(临时活动3个工作日)内完成中小型外场活动承办方案(以下简称“承办方案”，并提交甲方审核；审核不通过的，乙方应自收到甲方修改意见之日起【1-2】日内完成修改并再次向甲方提交审核，直至甲方满意为止。2.中小型外场活动正式举办前两日，乙方人员开始对活动场地进行布置及氛围营造。3.严格按照甲方审核通过的承办方案组织活动，确保活动正常完结。4.人员接待，交通、餐饮保障，住宿保障均按甲方要求完成。5.全年提供不超过8次中小型外场活动。五、供应商具备的资质要求（一）在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）没有列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商。（二）供应商符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有+障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。（三）投标人服务要求：具备会务服务、会展服务资质，能提供充足的人力资源保障、完善的会务服务支持。（四）供应商应具有独立法人资格，经营范围符合采购服务项目范围，项目团队或其主要负责人近三年内有类似业务服务项目成功案例。（五）三年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明，能提供良好的售后服务。（六）不接受联合体。六、项目控制价（一）项目控制价为99.64万元。超出最高限价的报价按无效竞价处理。（二）合同金额及支付方式：以签订合同为准。七、评分方案（详见附件3评分说明）八、评标方法综合评分。九、服务需求时间自合同签订生效之日起算。十、提供材料（一）企业营业执照；（二）法定代表人身份证明；（三）授权委托书原件，经办人身份证明（经办人为法定代表人则不需要此材料）；（四）报价表（附件2）；（五）企业情况简介；（六）项目团队或其主要负责人近三年类似业务服务项目成功案例；（七）其他可提供的材料（如企业荣誉等）；（八）其他应提供的材料；供应商提供的信息应真实有效，如有虚假隐瞒情况，取消供应商竞价资格；若中选，则取消中选资格。附件1.1会务服务考评表序号考核内容评分标准1乙方按照投标文件规范要求完成岗前准备工作。发现一处不符合扣2分2协助甲方制定会务保障方案，并组织实施。3会前填写会议台账，详细记录参会时间、地点、与会人数。4熟练使用会议设备设施，保障会务正常进行。5及时通知与会人员会务信息，并确认参会信息。6VIP会议、一级会议、二级会议保障，会议开始前1小时完成会议布置、摆台。7礼貌接待参会人员，并指引入座。8会议负责人必须到会场监督，巡视会议室的准备情况和会务的进行情况，以便有突发事件时及时应对。9会中每30分钟空调测温一次，保障会场内温度舒适，确保会议设施设备正常运行。10每10-15分钟巡视一次会场，VIP 会议、一级会议每 20分钟补充与会人员茶水，二级会议每30分钟补充与会人员茶水。11负责会后收台、会议室清理及恢复工作，保证会议室达到随时使用状态，做到“人走、灯闭、门关”。12会议结束后，会议负责人及时对主办/申请方进行回访，填写《客户服务需求登记表》。13按照甲方要求按周、月输出会务接待信息及总结。14负责甲方与会务管理的司勤保障服务。15按照甲方需求，为与会人员提供茶歇服务。16未经甲方同意，工作时间未在工作岗位(无故缺勤)。17每季度经甲方认定的有效投诉不超过1次18半年度人员流动不超过1次。19制定应急预案并在突发情况发生事立即启用。附件2采购2025年度会务服务项目报价单项目内容单价数量总计会议服务相关费用接待服务相关费用调研服务相关费用活动服务相关费用费用小计（不含税）总价（含税）备注：1.各供应商应按本图表所示，对各项服务项目进行逐项报价，并计算得出费用合计（含税总价）；2.最终报价单的表格样式不做统一规定，细化内容由供应商补充填报；3.盖章后才视为有效报价。
附件3
三亚中央商务区管理局
采购2025年度会务服务项目需求评分说明
序号
评分要素
报价要求
评标说明
证明材料
1
投标报价（30分）
包干控制价99.64万元，超出视为无效报价。
评标基准价的计算
一次平均：所有投标人的有效标价算术平均值即为基准价(如果参与评标价平均值计算的有效投标人超过5家（不含）时，去掉1个最高值和1个最低值后取平均)。
二次平均：将各投标单位的投标报价进行一次平均，再对所有不高于一次平均的投标单位的投标报价进行二次平均，二次平均值即为基准价：有效投标家数小于等于5家的，一次平均值即为基准价：
偏差率=100%x(投标人评标价-评标基准价)/评标基准价
评标价得分计算公式示例：
1.如果投标人的评标价＞评标基准价，则评标价得分=F-偏差率x100xE1;
2.如果投标人的评标价≤评标基准价，则评标价得分=F+偏差率x100xE2：
其中：F为投标报价满分值：E1是评标价每高于评标基准价一个百分点的扣分值：E2是评标价每低于评标基准价一个百分点的扣分值。E1=0.2、E2=0.1。
投标人应有明确报价，须提供报价函并加盖公章。超过最高限价或者无报价的，响应文件将被拒绝。
2
服务方案（30分）
依据项目基本情况细化项目的相关服务方案。方案内容包括：策划方案及理念、制作方案等内容。
依据方案内容是否完整，服务进度计划是否明确有序，思路是否清晰，内容是否全面，文字表达是否通顺，能够根据实际情况进行制定，考虑问题周全，实施过程务实，各项指标均能完成等进行比较赋分。包括但不限于：
1.项目衔接方案；
2.服务人员培训方案；
3.服务人员管理办法；
4.项目承接优势。
优：21-30分
良：11-20分
一般：1-10分
方案差或无内容，此项不得分。
投标人须提供实施方案并加盖公章，不提供者不得分。
3
驻场服务团队（20分）
有针对本项目专业服务团队、组织结构合力、岗位职责明确，具有与本项目相适应的工作经验和学历的人员。
1. 团队成员配置必须同时满足以下要求，否则服务团队评分项不得分：服务团队安排不少于4人，其中至少包含1名会务策划总监、1名讲解员、1名高级会务员、1名其他综合人员；所有团队成员需由供应商缴纳3个月及以上的社保，确认为供应商全职聘用员工；
2. 在满足上述要求的基础上，服务团队中，每配置1名有一年（含）以上会议服务、会务接待、会务活动支持经验的人员计5分，每配置1名具备播音主持或英语专业相关学历证书的计3分，上述人员配置加分同一个人就高不重复，满分20分；
3. 未提供或提供不符合的不得分。
投标人须提供服务团队花名册、相关业绩证明、本单位近3个月的社保缴纳证明等；会议服务、会务接待、会务活动支持经验证明文件，包括但不限于服务过的业主单位开具的证明并加盖公章，劳工合同等材料复印件，加盖投标人单位公章，并承诺投标资质人是实际参与项目的人员。
4
企业业绩评分标准（20分）
近五年同类型项目相关业绩材料
近五年以来承接政府单位或国有企业会议服务等类似项目业绩，每提供一例得5分，最高得20分。（以签订合同时间为准，未明确合同时间不得分）。
投标人须提供中标通知书、合同或活动往来发票复印件并加盖公章，不提供者不得分。
授权委托书致：三亚中央商务区管理局本授权书声明：我系的单位负责人，现授权的为本公司的合法代理人，以本公司的名义经办项目相关事宜。代理人对该项目所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我均予以承认。代理人无转委托权。特此委托。投标人（公章）：单位负责人（签字或盖私章）：被授权人（签字）：签发日期：有限期：年月日————年月日被授权人身份证复印件粘贴处关于无重大违法记录的声明函书致：三亚中央商务区管理局自本项目比价评审之日起向前追溯三年，我单位没有以下重大违法记录：因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚。投标人（公章）日期：注：1.如不提供本声明函或不按本格式提供声明函，将作无效比价文件处理。2.供应商对其所声明内容的真实性负责。在评审过程中乃至确定评审结果后，如发现供应商所声明内容不真实，则其投标将作无效比价文件处理。
投标 / 标书制作要点（原创）
本会务服务 茶歇服务涉及「招标预告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标预告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。当地项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
