青岛市文化旅游交流活动 场地服务 高清LED显示屏 讲台麦 无线麦招标预告（青岛市文化和旅游局(青岛市文物局、青岛市新闻出版广电局)2025）
一、项目名称：
赴香港开展文化旅游交流活动项目 二、采购单位：
青岛市文化和旅游局 三、编制单位：
青岛市文化和旅游局 四、编制时间：
2025年6月20日 五、需求调查方式： 六、需求调查对象： 七、项目概况：
为扩大“2024-2025年上合组织旅游和文化之都”影响力，推动青岛与香港文化旅游业交流与合作，青岛市文化和旅游局拟赴香港开展文化旅游交流活动，主要内容为举办青岛文化旅游推介会并拜会文化旅游相关单位。 八、总预算：
79.23万元
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1_9_青岛市文化和旅游局赴香港开展文化旅游交流活动项目采购需求公示.doc
政府采购项目采购需求项目名称：赴香港开展文化旅游交流活动项目采购单位：青岛市文化和旅游局编制单位：青岛市文化和旅游局编制时间：2025年6月20日编制说明一、采购单位可以自行组织编制采购需求，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制。二、编制的采购需求应当符合《财政部关于印发政府采购需求管理办法的通知》（财库〔2021〕22号）要求及政府采购的相关规定。一、需求调查情况（一）是否开展需求调查是（二）需求调查方式论证（三）需求调查对象专家咨询论证（四）需求调查结果1.相关产业发展情况相关产业发展良好。2.市场供给情况供给数量满足需求、供应商数量满足服务要求。3.同类采购项目历史成交信息/4.可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购情况/5.其他相关情况无二、需求清单（一）项目概况赴香港开展文化旅游交流活动项目（二）采购项目预（概）算预算金额为79.23万元（三）采购标的汇总表包号标的名称计量单位数量采购预算（万元）1赴香港开展文化旅游交流活动项目宗179.23（四）技术商务要求1.项目说明1.1本章内容是根据采购项目的实际需求制定的。1.2本项目共分为1个包进行采购。供应商所报价格应为含税全包价，包含提供相关服务的所有费用，合同存续期间采购人不额外支付任何费用。2.服务要求2.1项目概况为扩大“2024-2025年上合组织旅游和文化之都”影响力，推动青岛与港澳文化旅游业交流与合作，青岛市文化和旅游局拟赴港澳开展文化旅游交流活动，主要内容为举办青岛文化旅游推介会并拜访文化旅游相关单位。2.2活动日程安排2.2.1活动时间（暂定2025年7月9日）2025年7月9日15:00-16:302.2.2活动地点香港中西区金钟中区附近酒店不小于600平米会场。2.2.3活动名称青岛文化旅游（香港）推介会2.2.4组织架构主办单位：青岛市人民政府承办单位：青岛市文化和旅游局、青岛市人民政府港澳事务办公室2.2.5参加人员（约120-130人）（一）香港方（约100人）香港文体旅局、旅发局、中联办、贸发局、投资推广署、紫荆文化代表及香港中旅集团主要负责人约20人。香港旅游业议会、香港中国旅游协会、香港华商旅游协会、香港教联会、香港旅行商代表、媒体记者等约80人。（二）青岛方（约20人）2.2.6主要议程1.嘉宾签到（场外进行非遗展示互动体验）2.部分嘉宾会前会见交流3.播放青岛宣传片4.青岛方、香港方嘉宾分别致辞5.青岛旅游线路产品推介、啤酒节推介及互动、旅游专家分享6.组织青岛文旅特色演出主持人宣布推介交流会结束，请领导和嘉宾共同参观青岛非遗展，并与嘉宾进行互动。（安排茶艺、剪纸、泥叫虎、古彩戏法道具、螺钿等非遗展示并请传承人表演讲解）。2.2.7服务内容要求（一）场地服务：港岛金钟附近酒店不小于600平米会场。（二）会场布置及配套（含大屏、音响及配套、灯光、舞台、嘉宾沙发茶几、会务布置、会务人员、物料筹备及制作等）。（三）综合服务（主视觉及延展设计、演出、住宿费、摄像摄影师，15位演员及非遗人员的接送机车辆、伙食费、国际机票、保险费等）。（四）宣传手册。（五）媒体宣传。2.2.8具体服务要求（一）场地服务1.香港中西区金钟附近酒店，现场活动面积不少于900平米，会场不小于600平米，120人课桌摆放，层高不低于4.4米，现场需设置推介区、非遗体验区、商品展示区、互动留影区、贵宾室等。要求氛围布置舒适、嘉宾动线合理，符合香港人习惯。贵宾室按会见形式摆放，满足12-14位。含7月9日上午彩排及下午会议。2.不小于60平米贵宾会见室，含10个以上单人沙发及配套木质茶几，并运输安装到位，7月9日全天使用。（二）会场布置及配套1.舞台设计、场景布置、设备需满足推介会及节目演出需求。具体包括但不限于：LED高清屏幕不少于45平方米，分辨率不低于3584*896，音响系统需满足会议需求与节目演出需求，并提供不少于2只鹅颈麦克、6只无线手持麦克，灯光系统需满足节目演出效果，提供不少于2台会议现场记录设备及输出设备。舞台尺寸不低于40平米。场景布置、舞台设计搭建、相关导示标识等满足推介会需求。（三）综合服务1.负责活动主视觉设计及推介物料制作。包括但不限于：主视觉、环节过渡页、嘉宾介绍页、电子导视、拍照背景板、签到背景板、引导标识、宣传图片、议程单、桌签、明白纸、手边单、座次表等相关物料延展设计及制作、串场PPT制作等。主视觉设计要求体现青岛元素、展示青岛活力、保证设计效果准确性和美观性，符合推介会要求。2.负责做好活动现场服务人员保障。主持人，摄影，摄像，礼仪，灯光、音响、AV控台等专业技术人员等不少于10人且现场会务执行人员不少于6人。3.负责活动现场拍摄图片、视频剪辑整理，版权归青岛市文化和旅游局所有。4.15位非遗及演职人员青岛往返香港经济舱机票、标准内食宿，接送机中巴车，境外意外险及必要的排练补贴。非遗展示内容包括茶艺、剪纸、泥塑、古彩戏法道具、螺钿等。5.负责推介会用宣传资料及展演道具等物料国际运输、通关。6.合理范围内，完成本次推介活动要求其他相关事宜。（四）宣传手册。尺寸约148mm*210mm，不少于88P，包含青岛食住行游购娱信息，不少于100张高清图片，图片无版权争议。（5）媒体宣传。不少于三家活动所在地主流媒体报道。★（六）供应商全程参与活动策划及筹备工作并派员到活动现场参与筹备及组织工作，包括不限于：1.负责活动整体策划案、现场执行方案制定。负责提供能展现青岛特色的演出节目方案、非遗展演方案。保证活动现场能体现青岛特色旅游资源及非遗展示，氛围热烈且有吸引力，符合香港嘉宾的喜好，实现良好的推介效果。2.做好嘉宾邀约工作。香港文体旅局、旅发局、中联办、贸发局、投资推广署、紫荆文化代表及香港中旅集团主要负责人约20人。邀请香港旅游业议会、香港中国旅游协会、香港华商旅游协会、香港教联会、香港旅行商代表、媒体记者等约80人。相关人员名单需向采购人报备并经采购人同意。3.供应商活动现场相关负责人员须保证24小时活动支持服务，保证活动安全顺利进行，期间做好酒店签到入住、餐饮酒店、各个交通口岸、接待车辆的24小时接待迎送工作，接待礼仪行为规范。供应商成交后应在合同签订时提供所有现场服务人员名单、有效通讯等信息，并保证信息的准确性。4.供应商需构建由足够数量的专业服务人员组成的项目服务团队为本项目服务。项目负责人应有较强的组织领导能力，具有承担相类似项目的经验。供应商需在响应文件中提供详细拟派主要团队人员组成清单。成交后项目负责人和主要成员未经采购人同意不得更换。5.供应商需综合考虑本项目相关活动流程所产生所有费用，应充分衡量和估计本项目履行中可能发生的其他潜在导致价格变动风险因素，报价接受后视为就本项目所有所需服务及所需相应设施、设备、材料、人员、耗材、等已经包含在该价格中，且不做任何调整。服务要求中所产生的一切费用均由成交供应商支付，活动期间如因对项目理解及活动规模不充足导致活动延期或出现服务停滞情况所产生的一切损失均由成交供应商负责。6.供应商需做好全过程档案、资料、财务明细记录、留痕工作，做好归类、资料移交工作。7.活动期间，因供应商组织不当造成食品安全、人身安全、消防安全、合同纠纷等，均由成交供应商承担责任，与采购人无关。同时若给采购人造成不良影响的，采购人依法追究成交供应商责任，成交供应商需做出赔偿同时消除不良影响。8.供应商及服务人员对活动过程中知晓的信息负有保密责任，未经采购人允许，不得私自传播。9.因不可抗力因素，活动需要延期进行的，合同相应延期履行。具体事宜合同中详细约定。2.2.9项目服务清单包括不限于：项目名称项目分类项目内容规格单位数量备注一、场地服务、会场布置及配套场地服务推介会场地服务≥600平方米项1120人课桌摆放，含上午彩排，下午会议贵宾会见室≥60平方米VIP项1活动期间贵宾会见室大屏高清LED显示屏（约14*3.5m）性能不低于LED高清屏幕不少于45平方米，分辨率不低于3584*896套19日上午彩排，下午推介会音响及配套全频线阵音箱性能不低于：1×1.3"高频驱动单元110°×40°覆盖133/137dB声压级只69日上午彩排，下午推介会反听音响性能不低于：2×10"低频单元110°×40°覆盖133/137dB声压级只29日上午彩排，下午推介会讲台麦性能不低于：双鹅颈可互换式电容话筒头，频率响应50-17000 Hz只29日上午彩排，下午推介会无线麦克性能不低于心形动圈音头频响范围20Hz–20kHz只49日上午彩排，下午推介会含主持人1个、节目演出2个，备用1个数字调音台性能不低于：48路输入通道12路立体声混音输出+LR3路立体声矩阵输出8个立体声FX引擎和专用立体声返回台19日上午彩排，下午推介会音箱装卸及运输服务装卸人工及运输服务次38日运输及安装，9日拆卸及运输会议现场记录设备性能不低于：显示≥16寸显存容量≥16G内存容量≥2TBHDMI接口USB接口台29日上午彩排，下午推介会灯光面光灯+两侧TRUSS专业搭建物料套1面光灯+桁架舞台舞台地毯含包边耗材套1嘉宾沙发、茶几VIP沙发贵宾单人沙发个109日1天VIP茶几木质茶几个109日1天搬运人工、市内运输服务装卸人工及运输服务项49日8点前运输及摆放、9日下午18点前撤场及运输会务布置拍照背景板木质背景板裱帆布喷绘4.5m*2.4m（H）套1用于嘉宾合影留念签到背景板木质背景板裱帆布喷绘4.5m*2.4m（H）套1摆放于会场签到台处导引标识牌易拉宝耗材个3大堂至会场沿途指示易拉宝，0.8*2m（H）人员音响师专业工程师人19日上午彩排，下午推介会AV控台人员专业工程师人2LED控制台技术操作1人，视频、PPT播放操作1人。9日上午彩排，下午推介会主持人专业商业主持人人19日上午彩排，下午推介会，含礼服服务及餐补礼仪人员专业礼仪人员人4舞台两侧各1人、签到及嘉宾引领2人。9日上午彩排，下午推介会，含礼服服务及餐饮服务物料筹备及制作议程单、桌签、明白纸、手边单、座次表耗材项1制作：桌签120个、议程单页120张、手边单20份、座次表10份现场文字材料输出设备性能不低于：喷墨打印（墨盒式），打印速度7.5 ppm台17月9日1天非遗围布置、展演道具及物料制作耗材套1非遗易拉宝5个2M*8M，泥塑、古彩戏法道具、螺钿非遗体验耗材、啤酒创意舞蹈道具。物料国际运输项1节目演出道具、服装、非遗展演道具国际运输。二、综合服务主视觉及延展设计会议活动主视觉及延展设计展厅及场内电子延展设计：含主视觉设计、环节过渡页、嘉宾介绍页、电子导视等涉及的延展设计；物料延展设计：如拍照背板、引导标识、宣传图片、议程单、桌签、明白纸、手边单、座次表、等相关物料延展项1演出演出节目排练服务10人3天项30住宿服务住宿服务2人1间间6非遗展演人员，预计5人，3间，3天2晚住宿服务2人1间间10演职人员，预计10人，5间，3天2晚摄像师推介会视频拍摄专业技师人次19日下午不少于3小时服务摄影师推介会照片拍摄专业技师人次19日下午不少于3小时服务接送机车辆服务车辆接送服务非遗展演人员、演职人员辆2香港机场/酒店接、送餐饮服务餐饮服务符合相应要求及标准人天45非遗展演人员预计5人，演职人员预计10人，共15人，3天国际机票青岛-香港-青岛非遗展演预计5人（茶艺1人、剪纸1人、泥塑1人、古彩戏法道具1人、螺钿1人）；演职人员预计10人人15保险境外意外险3天人15三、宣传品宣传品宣传手册约148mm*210mm不少于88P人200素材收集、图片拍摄、校对、印刷制作四、媒体宣传媒体宣传专业媒体平台项1不少于三家活动所在地主流媒体报道采购人允许偏离范围或者幅度:带“★”条款为实质性条款，供应商必须按照采购文件的要求做出实质性响应，不允许负偏离，否则响应无效。3.商务条件★◆3.1服务期限：合同签订后按照采购人要求完成对应服务内容直至验收合格。3.2服务地点：成交供应商提供服务地点。3.3付款方式：合同签订后预付合同金额的10%，服务完成验收合格后，自收到发票之日起5个工作日付款至合同金额的100%。3.4服务成果验收服务成果完成后，由采购人组成的验收小组签署验收报告，作为付款凭据之一。3.6服务保障成交供应商须为本项目指定一名项目负责人，完成采购人要求的相应服务内容。注：上述要求以及标注中：带“★”条款为实质性条款，投标人必须按照招标文件的要求做出实质性响应。带“◆”条款为可能实质性变动的内容。三、政府采购政策关于残疾人福利性单位参与政府采购政策及中小微企业、监狱企业参与政府采购政策等相关政策已在采购文件中落实。四、意见反馈方式本项目采购需求公示期间接受社会公众及潜在投标人的监督。潜在投标人有异议的，应当在公示时间截止前将书面意见反馈给采购人或者采购代理机构。书面意见包括采购需求的相关意见建议以及适用法律法规和行业标准等相关证明资料。五、项目联系方式采购人信息名称：青岛市文化和旅游局地址：青岛市山东路17号联系人：王绍杉联系方式：0532-85813825采购代理机构信息：名称：嘉信全过程项目咨询管理有限公司地址：青岛市市北区台柳路196号和达新都汇三层联系人：周涛联系方式：13605327893六、需求公示时间该项目采购需求公示期3日。七、采购需求最终以采购公告、采购文件为准。
投标 / 标书制作要点（原创）
本文化旅游交流活动 场地服务 高清LED显示屏 讲台麦 无线麦涉及「招标预告」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含招标预告或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。青岛市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
