广州市档案数字化运维服务 档案整理中标结果公示（广州市中西医结合医院2024）
公告内容：
广州市中西医结合医院信息技术服务（广州集采）定点采购定点议价成交公告
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定点议价成交公告
项目名称：广州市中西医结合医院信息技术服务（广州集采）定点采购
项目编号：DDYJ-2024-1383801
本项目于2024-12-18 16:46:05启动。现将本次议价结果公布如下：
本项目采用的是按项目的报价方式。
（一）成交供应商：同略科技有限公司
（二）成交价：43000.00（肆万叁仟元整）
（三）成交标的明细
服务描述
数量
单位
供应商报价(元)
是否中标
服务内容：档案数字化运维服务需求详细说明:查看附件
1
套
43,000.00
是
采购单位：广州市中西医结合医院
2024年12月19日
供应商廉洁承诺书为构建公开、公平、公正、诚信、廉洁的供需关系，促进廉政建设，确保阳光采购、廉洁经营，在此承诺：1、加强对本单位员工的教育和监督，提高员工法律意识和职业道德。2、严格遵守国家相关法律法规，不违反反腐倡廉的各项规定，坚持依纪依法开展业务活动，自觉接受有关执法执纪部门的监督检查。3、供方及其工作人员不得以商业贿赂等非法行为影响需方的工作，不得有下列行为：(1)向需方及其工作人员(含配偶、子女)赠送各种现金、商业预付卡、有价证券、支付凭证、股票、股权及贵重物品；以支付报酬的名义给予各种回扣、佣金、咨询费、劳务费或其他利益。(2)为需方报销应由其部门或工作人员(包括配偶、子女、亲友)个人支付的一切费用，或免费提供交通工具、通讯工具等各种物品；(3)违反规定安排需方工作人员在供方或供方相关企业兼职或领取兼职工资及报酬；(4)以各种名义安排需方工作人员及其家属参加各种高消费娱乐和旅游活动；(5)为需方工作人员及其子女、亲友装修住房；(6)与其他投标单位围标、串标，出让投标资格，恶意竞标，向招标人、评标委员会成员行贿和私下联系等不规范行为；(7)与采购人、其他供应商或者其他机构恶意串通，以不正当手段诋毁、排挤其他供应商；(8)利用非法手段向需方工作人员打探有关涉及需方的商业秘密、业务渠道等；(9)提供虚假材料，夸大自身技术和供应服务的能力。弄虚作假、以次充好、虚结虚算。4、对违规行为的举报及处理(1)双方均建立廉政专线，受理对工作人员进行索贿、行贿的举报。并提供证据，协助发生索贿或行贿行为的一方追究相关人员责任。(2)需方工作人员有违反本承诺书有关规定的，供方应及时向需方领导或者需方纪检监察部门举报，一经查实，将依法依纪严肃处理；对知情不报的供方，取消其供应商资格。(3)供方及其人员有违反本承诺书有关规定的，需方有权终止合同；供方需支付合同金额20%的违约金；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。5、本承诺书作为合同附件，与购销合同具有同等法律效力。供应商（盖章）：1、服务内容本次服务项目为完成医院2022至2024年传统载体文书档案的数字化加工及整理工作，挂接至档案管理系统形成电子档案，并做好数据备份，实现档案信息在档案管理系统中的利用、审阅、打印等功能。主要内容如下：序号项目内容1档案整理完成医院3000件文书档案的整理工作2档案扫描、图像处理完成医院45000页文书档案数字化加工工作3目录著录完成医院1500条条目信息著录工作4系统挂接对扫描数据案卷信息、条目信息、页码、挂接等数据进行全面的质量检查核对。与原始 档案进行核对，核查全文与目录信息、页数、图像文件总数与目录总数的一致性进行核 对，检查正确率达100%合格后，由服务商负责按采购方的要求将合格的影像文件挂接到 综合档案管理系统。数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件 进行检查，检查图像文件的命名格式是否符合要求，图像是否能打开，发现错误及时做 出修正，否则采购方有权单方要求重做。挂接后的数据要保证运行的正确和稳定，如出 现漏挂、重挂、挂错的要重新挂接。2、项目实施及售后要求1.1.总体要求按照《DA/T22-2015归档文件整理规则》、《DA/T31-2017纸质档案数字化规范》、《档案著录规则》、《档案数字化外包安全管理规定》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和相关制度，规范开展档案数字化工作，工作内容包括档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、质检自检、验收与移交、档案归还入库、档案上架等，加工过程中确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全前期准备档案出库数字化前处理目录数据库建立档案扫描图像处理档案上架档案归还入库数字化成果验收及移交质量自检数据挂接数字化加工详细流程图前期准备布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订三方《保密协议》。制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等。档案出库按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。数字化前处理（一）档案交接中选方须派专人与采购人各部门的档案管理人员对其部门待整理业务档案进行清点交接，做好登记，双方签字确认，确保交接过程中档案材料完整、安全、保密。（二）档案整理中选方须依据以下相关标准规范开展档案整理工作：《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》（DA/T22）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38)、《照片档案管理规范》（GB/T11921）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014)、《档号编制规则》（DA/T13)、《档案著录规则》（DA/T18)、《档案主题标引规则》（DA/T19）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）、《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）、扫描影像标准遵照国际标准《ISO9005-1文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》执行。（三）确定扫描页原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面则加以标注。（四）编制页号对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不可以破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。（五）目录数据准备按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。（六）拆除装订以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，则注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时则采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。目录数据库建立制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定符合DA/T18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均严格遵守。数据库选择考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。数据库结构的设计特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据及时进行修改。档案扫描根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。图像处理对扫描后的图像进行图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污、质检等，以达到最佳的图片效果。档案著录中选方须依据部门要求和业务档案形成的规律、文件材料之间的逻辑关系等，对档案材料进行基本信息著录。如有不符合档案著录的，必须进行修改完善，必须保证相关信息齐全、完整、准确。确保目录信息与实体材料一一对应。数据挂接借助档案数字化加工系统对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。质量自检安排2名以上专职人员进行质检。对方建立严格的质量检测体系，对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付验收。对方会认真检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。检查标准为：目录数据、图像文件页码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，扫描的页面内容是否完整、保持档案原版原貌，图像清晰度达是否达到方便阅读、布局合理、图文挂接准确的要求。自查率达到98%。数字化成果验收及移交（一）验收方式由档案部门或采购人成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。（二）验收内容纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。（三）验收指标能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率不低于95%。（四）验收结论每批纸质档案数字化成果质量检验达到标准要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。（五）移交验收合格的数据按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。档案归还入库（一）档案装订纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，则注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。（二）档案归还入库按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。档案上架项目验收合格后2日内，对方安排1-2个专人负责协助排序上架。协助核查入库档案上架档号的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架和档案柜的标示以及库存档案的排列、倒架、打包；负责协助完成各类档案的统计工作；协助完成调卷工作。加工成果数据挂接纸质档案扫描加工完毕后，以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像合并为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。对方对现有的数字化加工管理软件中使用XML数据格式进行全程基础数据元管理，对每张图片进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等），并通过软件中的“索引分系统”进行直观的定义和修改。经过该系统全工序多重校验方式，达到目录数据与影像对应关系（即索引信息）的100%准确度。1.2.人员组织管理（1）成交供应商必须针对本项目专门建立一个完善和稳定的管理组织机构。稳定的项目负责人，其中必须包括一名专职负责的项目经理。（2）项目实施期间，项目经理、实施人员必须长驻广州，接到采购人通知2小时内必须到达采购人现场处理问题。在项目实施期间，投标人承诺的项目经理和关键人员未经用户同意不得调整，成交供应商如中途更换项目经理，必须征得采购人同意。成交供应商必须无条件接受采购人的监督检查，并承担人员不足、不到位所导致的相关质量、进度等违约责任。（3）对成交供应商在项目实施过程中出现资源、进度、质量协调控制不力的情况，采购人有权要求更换相关项目人员，成交供应商必须予以配合，并确保不影响项目建设的进度和质量。（4）投标人必须在响应文件中提出项目组织方案、人员名单及沟通方案。（5）项目实施期间，现场驻场人员不少于1人，后期根据工作的进展情况进行调整增派驻场人员。1.3.项目实施进度要求项目实施时间：合同签订后，2025年8月31日前完成数字化及整理工作。1.4.售后服务(1)★自验收之日起，数字化加工及整理服务免费质保期1年。3、信息安全及保密要求（1）成交服务商在签订合同之前，须向采购人提交保密承诺书（详见附件）。成交服务商应严格遵守信息安全方面的规定，自觉保守信息资源秘密。项目成果以及采购人为方便项目实施所提供给成交服务商的相关资料文档，实施过程中所产生的资料、文档、数据、相关附属品均属于信息资源，成交服务商应保证这些信息在项目期间及项目完成后规定时间内的安全。成交服务商应建立并实际运行项目进展期间的信息安全管理规范，以确保项目启动、实施及完成后的信息安全。（2）非经采购人书面许可，成交服务商不得以任何形式泄漏以上材料。因成交服务商原因导致上述资料、文档、数据安全受到威胁的，采购人有权要求成交服务商采取措施消除影响，并赔偿相应损失。（3）成交服务商要承担合同履行时所要尽的一切保密义务。成交服务商对项目实施过程中的资料、数据进行保密，未经采购人书面同意不得泄露，且保密责任不因合同的中止或解除而失效。附件：合同方保密承诺书甲方：广州市中西医结合医院乙方(承诺方)：鉴于甲乙双方根据采购结果准备进行项目，为确保该项目的实施以及合作过程中涉及甲方相关秘密信息不被泄露，经甲乙双方协商，乙方应对甲方的秘密信息承担保密义务。乙方已知悉理解有关保密法规及甲方相关保密制度、应承担的保密义务和法律责任等，现特签署本承诺书，对乙方的保密义务及责任作出郑重承诺。第1条秘密信息定义本承诺书中所指的秘密或秘密信息，是指保密期内的国家秘密、甲方工作秘密和商业秘密，和虽属于他人但甲方有保密义务的信息以及甲方其他未公开的信息。具体包括但不限于：1.甲方技术信息：甲方信息化建设中的技术信息，包括完整的技术方案、开发过程中的阶段性技术成果以及取得的有价值的技术数据，针对技术问题的技术诀窍，操作流程、技术指标、计算机软件、数据库、研究开发记录、技术报告、检测报告、图纸等；2.甲方人事信息：包括甲方的人事档案、薪酬、人员考核培训情况、人员引进方案等人力资源管理信息；3.甲方运营信息：包括甲方业务运行的各种信息，如甲方经营策略、管理诀窍、客户资料、货源情报、投标资料、营销计划、市场调查资料、定价政策、经济合同、经济指标、货源情况、司法文书等；4.甲方药品、处方、检查、器械耗材等统计信息；5.甲方财务信息：包括甲方的各项财务凭证、财务报表、成本核算数据、预决算报告、涉税报表等各项财务资料；6.患者信息：包括甲方门诊、住院患者的相关诊疗信息，如患者个人身份信息、基本信息、疾病诊断、诊疗计划、病历信息、费用信息、处方、检验检查信息等；7.依照法律、法规或相关协议规定，甲乙双方均应承担对外保密义务的其它事项。8.甲方其他未公开的信息。第2条保密义务根据第一条定义的保密信息，乙方应承担保密义务，并承诺如下：1.认真遵守国家保密法律法规，以及和甲方签署的各项合同协议及保密承诺书，履行保密义务。2.乙方保证从甲方获取的保密信息仅用于合作有关的用途和目的，自愿接受甲方保密管理部门的监督和管理。3.乙方保证对甲方提供的保密信息予以妥善保存，并采取有效的安全保护措施进行保密。4.乙方不得刺探与本身业务无关的甲方保密信息。5.不得向任何未经甲方授权的任何第三方(包括法人、自然人和其他社会组织)披露、提供、泄露所掌握、知悉、管理的甲方秘密信息。6.不得允许（出借、赠与、出租、转让等处理甲方保密信息的行为皆属于“允许”）或协助未经甲方授权的任何第三方使用甲方的秘密信息。7.乙方向乙方工作人员提供从甲方获取的保密信息前，应向其提示保密信息的保密性和应承担的义务，并保证上述人员以书面形式同意接受本保密承诺书的约束。8.若乙方与第三方合并、被第三方兼并或被第三方直接或间接控制，则乙方的保密义务由该第三方自动继承延续。如乙方公司继续存续，则乙方与该第三方同时负有保密义务。9.如果乙方被要求向政府部门、法院或其他公权部门提供保密信息，应立即向甲方予以通报，以便甲方能及时采取保密抗辩等措施对该保密信息予以必要保护。10.如发现泄密隐患或发生泄密事件，乙方应立即向甲方以及相关保密管理部门报告，及时采取补救措施，并协助、配合有关部门进行查处。第3条保密期限1.承诺保密期的起始日期为本承诺书签署之日。2.承诺保密期的截止日期为乙方获得甲方书面许可之日，或者是甲方主动向公众披露保密内容之日。第4条违约责任如果承诺方违反本承诺，自愿承担一切经济及法律责任。乙方（承诺方盖章)：_年月日备注：本承诺书格式、内容不得随意修改。
投标 / 标书制作要点（原创）
本档案数字化运维服务 档案整理涉及「中标结果公示」，投标方需重点关注：① 营业执照经营范围须含中标结果公示或对应服务类目；② 提供同类项目业绩证明；③ 报价方案与售后响应须明确；④ 紧盯投标截止与开标节点，建议提前完成标书制作与盖章。广州市项目常要求本地化服务能力与快速响应，务必在投标文件中凸显。
标书制作联系冯经理：17551026086
